Les prestataires peuvent vouloir limiter les rendez-vous réservés en ligne à un ou plusieurs créneaux horaires particuliers pendant la journée ou la semaine. Par exemple, proposer des rendez-vous de santé mentale à partir de 15h00 à 17h00 les lundis et mercredis, mais à aucun autre moment. Une autre raison courante est de s'assurer que différents types de rendez-vous ne peuvent pas être réservés en même temps - par exemple, les patients ne devraient pas pouvoir réserver un rendez-vous « Physique » dans des créneaux horaires réservés aux rendez-vous de « Santé mentale ».
Prérequis
- Utilisateurs PSS : Veuillez vous assurer que votre horaire est configuré pour permettre plusieurs réservations. Vous pouvez trouver ce paramètre dans le planificateur PS Suite sous Rendez-vous -> Changer de fournisseur. Sélectionnez le fournisseur approprié et assurez-vous que "Réservations uniques seulement" est décoché comme indiqué dans l'image à droite.
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1. Créer un type de rendez-vous de remplacement dans votre DMÉ avec "réservation en ligne" ou "/ob" dans le nom.
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Tout d'abord, vous devrez créer un nouveau type de rendez-vous dans votre DMÉ avec "réservation en ligne" ou "/ob" (sensible à la casse) dans le nom du rendez-vous. Vous utiliserez ce type de rendez-vous DMÉ pour assigner des créneaux horaires "de remplacement" dans votre horaire DMÉ que vous souhaitez rendre disponibles pour les rendez-vous réservés uniquement en ligne. Vous pouvez choisir de créer un type de rendez-vous de remplacement générique "réservation en ligne" pour tous les rendez-vous à réserver, cependant vous pouvez également créer des remplacements plus spécifiques tels que "Santé mentale /ob" pour les rendez-vous de santé mentale, "Physique /ob" pour les rendez-vous physiques, ou "Télémedecine /ob" pour les rendez-vous de télémedecine.
Lors de la création de votre nouveau(s) type(s) de Rendez-vous de remplacement, assurez-vous de sélectionner une "Couleur de fond par Défaut" unique afin de pouvoir facilement voir où il a été appliqué dans votre horaire DMÉ. Pour des informations sur l'endroit où trouver les types de rendez-vous dans votre DMÉ, veuillez vous référer à la section "Où trouver les types de rendez-vous DMÉ" dans notre guide sur Cartographie des types de rendez-vous DMÉ.
Dans l'image ci-dessous, un type de rendez-vous de remplacement a été créé pour les rendez-vous de santé mentale - le Nom du type de rendez-vous est "Santé mentale /ob", et la Couleur de fond par Défaut est rouge. Cela sera appliqué aux créneaux horaires vides de l'horaire DMÉ pour indiquer les moments où les rendez-vous de santé mentale peuvent être réservés.
2. Assigner un ou plusieurs créneaux horaires dans votre DMÉ en utilisant votre type de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créé.
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Dans votre horaire PS Suite, vous pouvez maintenant indiquer les créneaux horaires disponibles pour être réservés en ligne (ou indiquer des créneaux horaires spécifiques pour des types de rendez-vous spécifiques) en appliquant les types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créés à vos créneaux horaires vides souhaités. Assurez-vous que le(s) créneau(x) horaire(s) que vous assignez ne chevauchent pas d'autres créneaux horaires assignés ou des heures non disponibles (x violet dans l'horaire PS Suite).
Pour allouer rapidement plusieurs créneaux horaires, sélectionnez le créneau horaire de départ, sélectionnez votre type de rendez-vous "de remplacement" (par exemple, "Santé mentale /ob"), et indiquez la durée en minutes pour le nombre de créneaux horaires que vous souhaitez allouer (par exemple, 120 minutes = 2 heures). Vous pouvez également appliquer une récurrence pour créer un modèle (par exemple, si vous souhaitez définir cette restriction chaque semaine).
L'image ci-dessous fournit un exemple d'un type de rendez-vous de remplacement "Santé mentale /ob" correctement appliqué pour une durée de 2 heures de 7h00 à 9h00.
Si vous avez créé de nouveaux types de rendez-vous "réservation en ligne" ou "/ob" dans votre DMÉ et assigné des créneaux horaires à ces nouveaux types de rendez-vous, connectez-vous à Ocean Cloud Connect et effectuez une synchronisation complète de l'horaire. Cliquez sur la flèche à côté de Synchroniser les rendez-vous récents et sélectionnez Synchroniser l'horaire complet.
3. Créez votre liste de rendez-vous disponibles en ligne et activez le mappage des types de rendez-vous DMÉ.
Note : Vous devez être un utilisateur administratif sur votre site Ocean pour configurer la réservation en ligne pour les étapes suivantes.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton Menu en haut à gauche de l'Ocean Portail et sélectionnez Réservation en ligne. Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.
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À côté de Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer. Vous avez peut-être déjà complété la création de vos types de rendez-vous - sinon, ajoutez le nom et la durée des rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne (pour tous les horaires de réservation), et assurez-vous d'avoir activé le mappage des types de rendez-vous DMÉ. Vous pouvez vous référer à Configurer les types de rendez-vous pour la réservation en ligne si nécessaire avant de continuer.
Assurez-vous de ne pas mapper aux types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" nouvellement créés - ceux-ci seront plus pertinents à l'étape suivante. Assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder.
4. Associez les types de rendez-vous de remplacement "réservation en ligne" ou "/ob" à leur rendez-vous respectif dans l'horaire de réservation.
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Dans votre zone de configuration de la réservation en ligne, sélectionnez « Modifier » à côté de l'horaire de réservation pertinent. Sous le titre « Types de Rendez-vous », vous pouvez voir les Types de Rendez-vous si vous les avez ajoutés précédemment. Sinon, vous pouvez ajouter les Types de Rendez-vous pertinents qui ont été créés à l'étape précédente à l'horaire de réservation maintenant (consultez Configurer les horaires des fournisseurs si nécessaire).
Appuyer sur « Modifier les restrictions » à côté d'un Type de Rendez-vous vous permet d'activer des restrictions pour chaque type de rendez-vous. Par exemple, pour restreindre les rendez-vous de santé mentale à être réservés dans des créneaux horaires qui ont notre type de rendez-vous de remplacement « Santé mentale /ob » appliqué, la première option peut être utilisée. Des restrictions supplémentaires de Type de Rendez-vous peuvent être appliquées si désiré. Assurez-vous d'appuyer sur le bouton vert « Sauvegarder les restrictions ».
Une fois que vous avez complété et sauvegardé les restrictions pour chaque type de rendez-vous, assurez-vous d'appuyer sur le bouton « Sauvegarder » en bas à gauche pour sauvegarder l'ensemble de l'horaire de réservation.
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Si vous souhaitez appliquer cette restriction pour tous vos fournisseurs, vous devez répéter cette étape pour chaque horaire de réservation individuel.
L'image ci-dessous montre que le type de rendez-vous « Santé mentale » est restreint à être réservé uniquement dans des créneaux horaires dans le DMÉ qui ont le type de rendez-vous de remplacement « Santé mentale /ob » appliqué comme indiqué à l'étape 2 ci-dessus.
Avertissement : Différences dans les Types de Rendez-vous du DMÉ
Le Type de Rendez-vous du DMÉ que vous avez configuré à l'étape 3 doit être différent du type de rendez-vous du DMÉ que vous avez assigné à l'étape 4.
- À l'étape 3, vous mappez vos rendez-vous de réservation en ligne aux Types de Rendez-vous du DMÉ. Lorsque ce rendez-vous est réservé en ligne, il entrera dans votre horaire DMÉ avec le Type de Rendez-vous du DMÉ associé. En utilisant la capture d'écran à droite comme exemple, réserver un rendez-vous « Visite téléphonique » en ligne entrera dans votre horaire DMÉ réservé comme un Type de Rendez-vous DMÉ « TELEPHONECON ».
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- À l'étape 4, vous mappez la restriction pour le rendez-vous de remplacement vivant sur l'horaire de réservation au créneau horaire assigné dans votre DMÉ à l'étape 2. Ocean recherchera le type de rendez-vous du DMÉ défini sur la restriction, et ne réservera que des rendez-vous de ce type dans cet horaire, dans ce créneau. En utilisant la capture d'écran à droite comme exemple, les patients réservant une « Visite téléphonique » ne verront que les créneaux horaires qui ont été assignés au type de rendez-vous de remplacement « réservation en ligne ». Lorsqu'un rendez-vous est réservé avec succès, il entrera dans le créneau horaire assigné comme réservation en ligne et réservé comme un rendez-vous « TELEPHONECON ».
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1. Définissez vos créneaux de modèle dans Med Access.
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Connectez-vous à votre DMÉ Med Access et appliquez des modèles aux créneaux horaires de votre emploi du temps.
Les modèles peuvent être appliqués en cliquant avec le bouton droit sur le créneau horaire souhaité, en sélectionnant 'Nouveau modèle', puis en sélectionnant le type de modèle souhaité. Après avoir sélectionné votre type de modèle, vous pouvez éventuellement définir un modèle récurrent.
2. Créez votre liste de rendez-vous disponibles en ligne et activez la correspondance des types de rendez-vous DMÉ.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton Menu en haut à gauche de l'Ocean Portail et sélectionnez Réservation en ligne. Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.
- À côté de Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer. Vous avez peut-être déjà complété la création de vos types de rendez-vous - sinon, ajoutez le nom et la durée des rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne (pour tous les horaires de réservation), et assurez-vous d'avoir activé la correspondance des types de rendez-vous DMÉ. Vous pouvez vous référer à Configurer les types de rendez-vous pour la réservation en ligne si nécessaire avant de continuer.
3. Sélectionnez vos créneaux de modèle dans Ocean et appliquez la restriction de type de rendez-vous.
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Modifiez l'Horaire de réservation pour lequel vous souhaitez appliquer la restriction de rendez-vous. Sous le paramètre 'Permettre aux patients de réserver dans les créneaux horaires DMÉ avec les modèles Med Access suivants appliqués', sélectionnez tous les types de modèles que vous souhaitez qu'Ocean considère comme disponibles pour la réservation en ligne.
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Après avoir ajouté vos types de rendez-vous souhaités à votre horaire de réservation, appuyez sur Modifier les restrictions à côté de l'un des types de rendez-vous ajoutés.
Activez la restriction nommée 'Réserver uniquement dans les créneaux horaires avec les modèles Med Access suivants appliqués :' en utilisant la case à cocher, et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le(s) type(s) de modèle approprié(s) dans lequel ce type spécifique de rendez-vous devrait pouvoir être réservé.
- Appuyez sur le bouton vert 'Sauvegarder les restrictions' sur le type de rendez-vous, puis sauvegardez l'ensemble de l'horaire de réservation en utilisant le bouton 'Sauvegarder' en bas à gauche.
1. Définissez votre suggestion de rendez-vous dans Accuro.
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Connectez-vous à votre DMÉ Accuro et appliquez des suggestions de rendez-vous aux créneaux horaires de votre emploi du temps.
Les suggestions de rendez-vous peuvent être appliquées en cliquant avec le bouton droit sur le créneau horaire souhaité, en sélectionnant 'Appliquer la suggestion de rendez-vous', puis en sélectionnant le type de suggestion souhaité.
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2. Créez votre liste de rendez-vous disponibles en ligne et activez la correspondance des types de rendez-vous DMÉ.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton Menu en haut du Ocean Portail et sélectionnez Réservation en ligne. Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin supérieur droit.
- À côté de Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer. Vous avez peut-être déjà complété la création de vos types de rendez-vous - sinon, ajoutez le nom et la durée des rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne (pour tous les horaires de réservation), et assurez-vous d'avoir activé la correspondance des types de rendez-vous DMÉ. Vous pouvez vous référer à Configurer les types de rendez-vous pour la réservation en ligne si nécessaire avant de continuer.
3. Sélectionnez les créneaux de suggestion de rendez-vous pour votre horaire de réservation et appliquez la restriction de type de rendez-vous.
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Modifiez l'horaire de réservation pour lequel vous souhaitez appliquer la restriction de rendez-vous. Sous le paramètre 'Permettre aux patients de réserver dans les créneaux horaires DMÉ avec les suggestions de rendez-vous Accuro suivantes appliquées', sélectionnez tous les types de suggestions que vous souhaitez qu'Ocean considère comme disponibles pour la réservation en ligne.
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Après avoir ajouté vos types de rendez-vous souhaités à votre horaire de prestataire, appuyez sur Modifier les restrictions à côté de l'un des types de rendez-vous ajoutés.
Activez la restriction nommée ' Réserver uniquement dans les créneaux horaires avec les suggestions de rendez-vous Accuro suivantes appliquées :' en utilisant la case à cocher, et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le(s) type(s) de suggestion approprié(s) dans lequel ce type spécifique de rendez-vous devrait pouvoir être réservé.
- Appuyez sur le bouton vert 'Sauvegarder les restrictions' sur le type de rendez-vous, puis sauvegardez l'ensemble de l'horaire de réservation en utilisant le bouton 'Sauvegarder' en bas à gauche.
1. Créer des codes de modèle dans OSCAR Pro.
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Pour des instructions sur la façon de configurer les codes de modèle dans OSCAR Pro, vous pouvez regarder la vidéo tutorielle ci-dessous. Alternativement, vous pouvez vous référer à la section Gestion des horaires du manuel d'OSCAR, ou contacter votre fournisseur de services DMÉ.
2. Créer votre liste de rendez-vous disponibles en ligne et activer la correspondance des types de rendez-vous DMÉ.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton Menu en haut du Ocean Portail et sélectionnez Réservation en ligne. Cliquez sur le bouton Paramètres dans le coin droit supérieur.
- À côté de Types de rendez-vous, cliquez sur Configurer. Vous avez peut-être déjà complété la création de vos Types de rendez-vous - sinon, ajoutez le nom et la durée des rendez-vous que vous souhaitez rendre disponibles pour la réservation en ligne (pour tous les horaires de réservation), et assurez-vous d'avoir activé la correspondance des types de rendez-vous DMÉ. Vous pouvez vous référer à Configurer les types de rendez-vous pour la réservation en ligne si nécessaire avant de continuer.
3. Appliquer la restriction de type de rendez-vous dans la configuration de l'horaire de réservation dans Ocean.
- Modifier l'Horaire de réservation auquel vous souhaitez appliquer la restriction de rendez-vous.
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Après avoir ajouté vos types de rendez-vous souhaités à votre horaire de fournisseur, appuyez sur 'Modifier les restrictions' à côté de l'un des types de rendez-vous ajoutés.
Activer la restriction nommée 'Réserver uniquement dans les créneaux horaires avec le(s) code(s) de modèle OSCAR Pro suivant(s) appliqué(s) :' en utilisant la case à cocher, et utilisez le menu déroulant pour sélectionner le(s) code(s) de modèle approprié(s) dans lequel ce type spécifique de rendez-vous devrait pouvoir être réservé.
- Appuyez sur le bouton vert 'Sauvegarder les restrictions' sur le type de rendez-vous, puis sauvegardez l'ensemble de l'horaire de réservation en utilisant le bouton 'Sauvegarder' en bas à gauche.