Meilleure pratique : Utilisation des Rappels Ocean
Rappels aux patients sont des courriels automatisés envoyés aux patients avant leurs rendez-vous planifiés. Ces courriels automatisés vous permettent d’aviser les patients de leurs rendez-vous à venir, ainsi que, de façon optionnelle, d’envoyer de façon sécurisée des messages et des eFormulaires aux patients.
Lorsque vous configurez vos Rappels Ocean pour les rendez-vous réservés en ligne, assurez-vous que votre fenêtre de réservation (combien de temps à l’avance un patient peut réserver un rendez-vous en ligne) correspond à votre fenêtre de rappel (moment où vos rappels sont envoyés aux patients).
Par exemple, les Rappels Ocean peuvent seulement être envoyés au minimum un jour avant le rendez-vous. Si vous permettez aux patients de réserver en ligne pour des rendez-vous le jour même, ils ne recevront pas votre courriel de rappel.
Fonctionnalité avancée : Utilisation des formulaires de réservation et post-réservation
Si vous décidez de mettre en file d’attente des formulaires à compléter par les patients en utilisant le formulaire de réservation et le formulaire post-réservation au lieu des Rappels Ocean, veuillez noter qu’il s’agit d’une fonctionnalité avancée d’Ocean. Cette fonctionnalité est recommandée uniquement pour les utilisateurs avancés des eFormulaires Ocean. Si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité mais que vous n’êtes pas familier avec les eFormulaires Ocean, nous avons un contractuel tiers qui peut vous aider à configurer cela pour votre clinique. Contactez-nous pour en savoir plus.
La réservation en ligne d’Ocean exploite la puissance des eFormulaires Ocean à deux moments lors de l’expérience de réservation en ligne des patients. Le premier est un formulaire de réservation et le second est un formulaire post-réservation.
Le formulaire de réservation est présenté au patient à l’étape 3 - Détails. Il est recommandé de garder ce eFormulaire bref afin de ne pas compliquer la réservation du rendez-vous pour les patients.
Le formulaire de réservation contient trois éléments spéciaux (référence d’élément appointmentType, appointmentDuration et reasonForVisit). Il est important de ne pas modifier ces trois types d’éléments. Ocean est programmé pour remplir et extraire des informations cruciales au fonctionnement de la réservation en ligne à partir de ces champs.
Pour mettre en file d’attente des formulaires à l’aide du formulaire de réservation à l’étape 3 - Détails, utilisez les Actions eFormulaires.
Par exemple, si vous souhaitez mettre en file d’attente un formulaire selon le rendez-vous sélectionné par votre patient, vous devrez utiliser l’expression suivante : appointmentType.r == "Follow up" où "Follow up" est le type de rendez-vous de votre configuration de Type de rendez-vous.
Dans l’expérience de réservation avancée en clinique, puisque le patient sélectionne d’abord le type de rendez-vous désiré avant de choisir l’horaire de réservation (c’est-à-dire, en dehors du formulaire de pré-réservation), l’information sur le type de rendez-vous n’est pas capturée dans le formulaire de pré-réservation. Par conséquent, la programmation eFormulaire utilisant la référence du type de rendez-vous n’est pas prise en charge pour les acheminements de réservation avancée en clinique.
Note : Ceci n’est actuellement pas pris en charge pour les acheminements de réservation avancée en clinique qui utilisent le formulaire de pré-réservation par équipe.
Le formulaire post-réservation est présenté au patient à l’étape 5 - Confirmation.
Pour mettre en file d’attente des formulaires à l’aide du formulaire post-réservation à l’étape 5 - Confirmation, vous devrez utiliser un type d’élément formule pour recueillir la réponse appointmentType du formulaire de réservation de l’étape 3.
Légende : appointmentType : $$
Type d’élément : Formule
Référence d’élément : appointmentType
Afficher ce champ si : false
Formule : ScriptUtil.getResponse("form_ref", "appointmentType");
Où form_ref fait référence à la référence eFormulaire de votre formulaire de réservation.
À partir de là, utilisez les Actions eFormulaires pour mettre en file d’attente des formulaires selon le type de rendez-vous sélectionné par le patient dans le formulaire de réservation de l’étape 3.
Puisque le eFormulaire post-réservation est optionnel (les patients peuvent simplement fermer la fenêtre sans compléter les eFormulaires que vous avez configurés), les Rappels Ocean peuvent être une façon plus fiable d’envoyer aux patients des informations et des eFormulaires avant leur rendez-vous (voir ci-dessus).
Veuillez noter que si vous modifiez votre formulaire de réservation, vous devrez modifier le form_ref dans votre formulaire post-réservation.