Accepter de nouveaux patients pour la réservation en ligne

Ocean prend en charge l'acceptation de nouveaux patients en utilisant la Réservation en ligne. Les sections d'article ci-dessous détaillent comment configurer vos Horaires de Réservation Ocean et les Liens de Réservation pour prendre en charge l'acceptation de nouveaux patients, ainsi que l'acheminement utilisé lors de l'acceptation d'un tout nouveau patient via la réservation en ligne.

Configuration

1. Configurer votre Site Ocean pour créer de nouveaux patients dans votre DMÉ.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
  • Cliquez sur 'Fonctionnalités du site'.
  • Activez la case à cocher 'Autoriser les réservations en ligne acceptées à créer des patients dans votre DMÉ'.
  • Cliquez sur 'Enregistrer les modifications'.

2. Configurer l'Horaire de Réservation Ocean.

html
  • Ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Réservation en ligne'.
  • Cliquez sur le bouton 'Paramètres' dans le coin supérieur droit.
  • Sous l'en-tête 'Horaires de réservation', localisez l'horaire de réservation pertinent et cliquez sur 'Modifier'.
  • Sous l'en-tête 'Restrictions', repérez le paramètre intitulé 'Qui est autorisé à réserver cet horaire?' et définissez-le sur 'Tous les patients'.
  • Cliquez sur le bouton 'Modifier les paramètres avancés' en bas de la page de configuration de l'horaire de réservation.
  • Assurez-vous que votre Formulaire de réservation est configuré pour capturer les informations démographiques du patient nécessaires pour créer de nouveaux dossiers dans votre DMÉ, ainsi que les informations de contact de base du patient au cas où vous auriez besoin de les contacter (par exemple, sexe, code de version de la carte santé (le cas échéant), numéro de téléphone, adresse e-mail).

    Conseil : Nous vous recommandons d'utiliser le formulaire de base 'Admission de nouveau patient - Réservation en ligne ' trouvé dans la bibliothèque de formulaires Ocean eForm.

  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer votre horaire de réservation.

3. Configurer le lien de réservation Ocean.

html
  • Sous l'en-tête 'Liens de réservation', localisez le calendrier de réservation pertinent et cliquez sur 'Modifier'.
  • Sous l'en-tête 'Qui peut réserver ce lien?', assurez-vous que la case à cocher 'Limitez la réservation en ligne aux patients ayant un dossier dans votre DMÉ' est désactivée.
  • Sous l'en-tête 'Authentification', assurez-vous que le 'Type d'authentification' est défini sur 'Assurance maladie'.

    Note : Ocean n'accepte pas la création de nouveaux dossiers de patients en utilisant des identifiants alternatifs.

  • Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour enregistrer votre lien de réservation.

Acheminement pour Accepter les Nouveaux Patients

1. Identifier quand un rendez-vous a été pris pour un nouveau patient.

Une fois que votre calendrier de réservation et votre lien de réservation ont été configurés pour accepter les nouveaux patients, les nouveaux patients (c'est-à-dire les patients sans dossier existant dans votre DMÉ) pourront réserver en ligne. Une fois qu'un rendez-vous a été pris pour un nouveau patient, un rendez-vous sera créé dans votre calendrier DMÉ sans dossier de patient associé.

Astuce : Ces rendez-vous peuvent être facilement identifiés par la présence du terme '(AM non dans le DMÉ : ##########)' dans les détails du rendez-vous.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • De plus, les rendez-vous pour les nouveaux patients peuvent être facilement identifiés dans la section 'Rendez-vous en ligne' du Portail Ocean par l'absence d'une valeur de 'DMÉ' (Dossier Médical Électronique) existante.

2. Importez le patient dans votre DMÉ pour créer un nouveau dossier patient.

  • Une fois prêt à créer un dossier dans votre DMÉ pour le nouveau patient, localisez le rendez-vous dans la section 'Rendez-vous en ligne' du Portail Ocean, et cliquez dessus pour l'ouvrir.
  • Cliquez sur le bouton 'Importer dans le DMÉ' pour déclencher l'importation des détails du patient à partir de la soumission de rendez-vous en ligne d'Ocean dans un nouveau dossier patient dans votre DMÉ.
  • Une fenêtre d'Importation s'affichera indiquant l'état de l'importation. Si l'importation a échoué (par exemple, en raison de champs démographiques clés manquants dont Ocean a besoin pour créer un dossier dans votre DMÉ), un message d'erreur apparaîtra pour vous informer de l'échec.

3. Liez le nouveau dossier patient créé dans votre DMÉ au rendez-vous réservé dans votre calendrier DMÉ.

Après avoir importé le patient dans votre DMÉ pour créer un nouveau dossier patient, vous pouvez effectuer la dernière étape de lier le dossier nouvellement créé avec le rendez-vous dans le calendrier DMÉ :

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
  • Double-cliquez sur le rendez-vous dans l'agenda du DMÉ Med Access pour ouvrir les détails du rendez-vous.
  • Entrez le nom de famille et le prénom du patient dans les champs de recherche 'Nom de famille' et 'Prénom(s)' et appuyez sur la touche Entrée/Retour de votre clavier pour lancer la recherche.
  • Vérifiez que le bon dossier patient a été lié au rendez-vous, puis cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Le dossier patient nouvellement créé est maintenant lié au rendez-vous réservé dans votre agenda du DMÉ.

État du patient par défaut : 'Non confirmé'

Par défaut, Med Access définit l'État du patient pour les nouveaux patients par Ocean comme 'Non confirmé'. Veuillez vous assurer de mettre à jour l'État du patient avec la valeur appropriée (par exemple, 'Actif').

Vous avez d’autres questions ? Envoyer une demande