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Formulaires du site Web authentifié par le patient

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Présentation de l'authentification des patients pour les formulaires de site Web

Les formulaires de site Web permettent aux cliniques d'héberger des formulaires Ocean sur une URL afin que les patients puissent compléter de manière sécurisée des auto-références, l'admission de nouveaux patients, le renouvellement d'ordonnances, les demandes de rendez-vous, et plus encore. Cette URL de formulaire de site Web peut être hébergée sur le site Web d'une clinique ou envoyée à un patient par e-mail.

Quels sont les formulaires de site Web authentifiés par les patients?

Ocean peut restreindre l'accès à un formulaire de site Web aux patients ayant un dossier existant dans le DMÉ de la clinique. Ocean le fait en ajoutant une fonctionnalité d'authentification des patients (PA) comme étape initiale. Lorsqu'il est utilisé avec le formulaire électronique de message entrant, les patients peuvent également soumettre des fichiers et des documents à leur fournisseur de soins de santé.

Avantages clés:

  • Facile pour les patients - Les patients ne sont pas tenus de créer un compte ou de se connecter à un portail patient pour soumettre en toute sécurité des informations et des fichiers
  • Intégré au DMÉ - Les notes des soumissions acceptées peuvent être importées directement dans le dossier du patient en un seul clic
  • Personnalisable - Comme tous les outils orientés vers les patients d'Ocean, le formulaire de site Web peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique (par ex. logo de la clinique, message de bienvenue, etc.)

Fonctionnement pour les patients:

  1. Le patient accède à votre formulaire de site Web.

    • Un patient accède au site Web de votre clinique et trouve votre formulaire de site Web. Cela peut être un lien hypertexte sous forme de bouton (par ex. "Contacter l'équipe de santé familiale"). Si vous choisissez de ne pas afficher votre formulaire de site Web sur le site Web de votre clinique, l'URL peut être partagée directement avec votre patient en utilisant la messagerie sécurisée d'Ocean.

  2. Le patient saisit des informations pour s'authentifier.

    • Le patient saisit son prénom, nom de famille, date de naissance et numéro d'assurance-maladie dans l'écran d'authentification des patients et soumet.
    • Pour authentifier le patient, Ocean recherchera dans le DMÉ un dossier correspondant à ces informations. S'il y a une correspondance, le patient peut passer à l'étape suivante.

  3. Le patient remplit le formulaire et ajoute éventuellement des pièces jointes.

    • Le patient peut maintenant remplir le formulaire électronique "Message entrant". Si le patient souhaite inclure une pièce jointe, il peut cliquer sur le bouton +Télécharger un fichier pour attacher un fichier depuis son appareil. Ocean acceptera des pièces jointes avec une limite de taille de 10 Mo par pièce jointe et jusqu'à 50 Mo au total pour toutes les pièces jointes. Ocean a également une limitation sur certains types de fichiers (.jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .mp3, .mp4, .txt, .pdf). Si un patient télécharge un type de fichier qui n'est pas pris en charge ou qui est trop volumineux, Ocean lui donnera le message d'erreur approprié concernant la taille ou le type.

  4. Notification de réussite affichée.

    • Le patient est informé que sa soumission a été soumise avec succès et peut quitter la session.

Pour apprendre comment ces pièces jointes sont ensuite téléchargées dans votre DMÉ, apprenez comment télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire Web.

Vous voulez commencer? Apprenez comment configurer un formulaire Web pour permettre aux patients d'envoyer des pièces jointes en toute sécurité.

Comment puis-je configurer un formulaire de site Web authentifié par le patient pour permettre aux patients d'envoyer des pièces jointes en toute sécurité?

Un formulaire de site Web authentifié par le patient permet aux patients d'envoyer en toute sécurité un message avec une ou plusieurs pièces jointes à la clinique. Seuls les patients ayant des dossiers existants dans le DMÉ de la clinique peuvent accéder à ce formulaire.

Prérequis

1. Créer un nouveau lien de formulaire de site Web

  • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page Paramètres Admin, sélectionnez 'Liens de Formulaire de Site Web'.
  • Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Configuration de Lien de Formulaire de Site Web' dans le coin inférieur droit.

2. Configurez les paramètres de votre formulaire de site Web

  • Nom
    Le nom de votre lien de site Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible par les patients.
    Annuaire
    L'annuaire que vous avez créé ou revendiqué.
    Type de formulaire de site Web
    Indiquez le type de lien de formulaire de site Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire authentifié'.
    URL de redirection
    Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie lors de la soumission du formulaire.
    Type d'authentification
    Choisissez si les patients doivent s'authentifier en utilisant leur numéro d'assurance maladie ou un ID alternatif*.
    Étiquette d'ID alternatif*
    Si l'ID alternatif est choisi comme type d'authentification, saisissez l'étiquette qui sera affichée aux patients lors de l'authentification (par exemple, "Numéro étudiant").
    Référence de sous-site
    Applicable uniquement si les frais de votre formulaire de site Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites peuvent être trouvées dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
    Activé
    Une fois activé, votre lien de formulaire de site Web peut être accédé en utilisant l'URL fournie après sa création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas prêt à activer le lien pour le moment, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.
  • Une fois prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre Formulaire de site Web authentifié pour les patients.

3. Définir l'adresse e-mail de notification de votre formulaire de site Web

  • Au sein du Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Sur la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Compte du site'.

  • Saisissez l'adresse e-mail qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaire de site Web dans le champ 'Adresse e-mail de notification du formulaire de site Web'.

    Plusieurs adresses e-mail peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

4. Désactiver/Activer votre Formulaire de site Web authentifié pour les patients

Une fois que vous avez créé et configuré votre Formulaire de site Web authentifié pour les patients, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

  • À l'intérieur de la zone des paramètres des liens de formulaire du site Web, il suffit de cliquer sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
  • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case à cocher 'Actif'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

Directory Listing Supprimé/Non réclamé?

Note : Si la liste de répertoire associée à votre formulaire de site Web authentifié par le patient est supprimée ou non réclamée de votre site Ocean, le formulaire sera automatiquement désactivé.

Comment télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire de site Web authentifié par le patient?

1. Accéder et Examiner la Soumission

  • Une fois qu'un patient soumet un Formulaire de site Web authentifié par le patient, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse 'Courriel de notification du formulaire de site Web' définie dans la page de votre Compte de site Ocean Site.

    Note : Si aucun 'Courriel de notification du formulaire de site Web' n'a été défini, la notification par courriel sera envoyée à l'adresse 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' de votre site Ocean.

  • Dans le Portail Ocean, la soumission peut être trouvée dans le dossier 'Nouveau' de la zone des Formulaires de site Web.

  • Après avoir ouvert la soumission, les détails de la soumission du patient sont affichés sous la section 'Résumé du formulaire de référence' et toutes les pièces jointes de fichier sont incluses sous la section 'Messagerie'.

2. Importer la Soumission dans votre DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro
Option 1: Acheminement de téléchargement manuel
  • Cliquez sur le bouton 'Aperçu' (œil violet) pour afficher la pièce jointe dans un nouvel onglet de votre navigateur Web.
  • Faites un clic droit sur l'image dans votre navigateur Web et cliquez sur 'Copier' pour la copier dans votre presse-papiers.
  • Retournez à l'onglet de soumission principal et cliquez sur 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher le téléchargement de la note du formulaire Ocean dans le dossier du patient correspondant dans le DMÉ.
  • Ouvrez le dossier du patient correspondant dans PS Suite.
  • Localisez et faites un clic droit à l'intérieur de la note Ocean nouvellement générée, puis sélectionnez 'Coller' pour insérer la pièce jointe de votre presse-papiers.
  • Dans la fenêtre d'aperçu de la pièce jointe, cliquez sur 'Sauvegarder dans [nom du patient]'.
  • La pièce jointe sera désormais associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. En cliquant sur l'icône de trombone, vous pourrez consulter la pièce jointe.
Option 2: 'Gérer les documents reçus' Acheminement

PS Suite dispose d'un acheminement intégré de "Gérer les documents reçus". Cet acheminement permet aux utilisateurs de PS Suite de pointer leur DMÉ vers un dossier spécifique sur leur ordinateur, de donner au DMÉ l'accès aux fichiers téléchargés à partir de ce dossier, et de les supprimer immédiatement après leur téléchargement dans le DMÉ.

Cela permet d'éviter l'étape manuelle importante de devoir supprimer les fichiers contenant des RPS d'un ordinateur. À la clinique, cette fonctionnalité est généralement utilisée par les administrateurs pour importer des documents par télécopieur, mais peut également être utile lors de la gestion de ces pièces jointes via Ocean.

  • À partir du dossier d'un patient, choisissez Dossier, et sélectionnez Gérer les documents reçus dans le menu
  • Saisissez le nom du patient dans la case Sélectionner le patient. Ensuite, sélectionnez l'option du bouton radio Pièce jointe à une note existante. Enfin, cliquez sur le bouton Sélectionner la note pour recevoir la pièce jointe.
  • Dans le dossier du patient, choisissez la note à laquelle vous souhaitez attacher le document en cliquant sur la case à cocher à côté de la date pour la mettre en surbrillance en vert (vous ne pouvez attacher le document qu'à une seule note). Laissez le dossier du patient ouvert et revenez à la fenêtre "Gérer les documents reçus". Si nécessaire, modifiez les utilisateurs à notifier qui doivent examiner ce document. Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le dossier du patient.
  • La pièce jointe sera désormais associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. En cliquant sur l'icône de trombone, vous pourrez examiner la pièce jointe. Le document disparaît également de la liste "Gérer les documents reçus" et est supprimé de manière sécurisée du dossier source sur votre poste de travail.
Option 3: 'Automatically Import Attachments to DMÉ' Acheminement

Fonctionnalité d'accès anticipé

Note: La fonctionnalité 'Automatically Import Attachments to DMÉ' est une fonctionnalité d'accès anticipé. Si vous souhaitez participer au programme d'accès anticipé, veuillez contacter l'équipe de soutien d'OceanMD.

Avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous que le paramètre 'Automatically Import Attachments to DMÉ' a été activé dans vos paramètres Ocean Cloud Connect.

  • Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans le Portail Ocean, la note de formulaire Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de progrès.
  • Toute(s) pièce(s) jointe(s) générera une autre Note de progrès avec le fichier pertinent téléchargé et attaché automatiquement via une icône de trombone.

Redirection des soumissions de formulaires de site Web authentifiées par le patient vers un fournisseur

Les cliniques multi-fournisseurs recevant des messages entrants et du contenu de la part des patients peuvent bénéficier de la possibilité d'identifier et de router la soumission au fournisseur pertinent dans le Portail Ocean. Cet article décrit comment capturer facultativement le nom du fournisseur dans le formulaire, et le routage ultérieur de la soumission à un fournisseur spécifique pour examen.

1. Configurer le formulaire électronique 'Message entrant' (Facultatif)

PS Suite Med Access OSCAR Pro Accuro Autre DMÉ

  • Pour les utilisateurs de PS Suite, le nom du 'Médecin/IPS du patient' (assigné dans PS Suite) apparaîtra automatiquement dans la colonne 'Priorité' du Portail Ocean. Aucune configuration n'est nécessaire.

2. Acheminement de la soumission au fournisseur

Le personnel administratif peut examiner les soumissions dans le Portail Ocean et les acheminer au fournisseur concerné.

Note : Les fournisseurs doivent avoir un compte utilisateur Ocean et être un utilisateur sur votre site Ocean pour pouvoir examiner les soumissions.

  • Dans la section 'Formulaires de site Web' du Portail Ocean, localisez la soumission dans le dossier 'Nouveau' et cliquez dessus pour l'ouvrir.

  • Examinez la section 'Résumé du formulaire de référence' pour déterminer le fournisseur pertinent identifié par le patient.

    Note : Si vous n'avez pas effectué la configuration facultative à l'étape 1, vous pouvez passer cette étape.

  • Sélectionnez le fournisseur pertinent dans le champ 'Doit être examiné' et cliquez sur 'Notifier'. Une notification par courriel sera envoyée au fournisseur.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder et fermer'.

3. Le fournisseur examine la soumission

  • Le fournisseur recevra une notification par courriel l'informant qu'une soumission de formulaire de site Web a été marquée comme nécessitant son examen.
  • En cliquant sur le bouton 'Voir la soumission de formulaire de site Web' dans le courriel, la soumission s'ouvrira directement dans un nouvel onglet pour que le fournisseur puisse l'examiner.
  • Alternativement, le fournisseur peut accéder à la soumission depuis son dossier 'Pour moi' dans la section Formulaires de site Web du Portail Ocean.
  • Pour plus de conseils sur la façon de visualiser la pièce jointe soumise par le patient et sur la façon d'importer la soumission et les pièces jointes dans votre DMÉ, veuillez consulter : Comment télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire de site Web?