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Formulaires du site Web authentifié par le patient

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Présentation de l'authentification des patients pour les formulaires de site Web

Les formulaires de site Web permettent aux cliniques d'héberger des formulaires Ocean sur une URL afin que les patients puissent compléter de manière sécurisée des auto-références, l'admission de nouveaux patients, le renouvellement d'ordonnances, les demandes de rendez-vous, et plus encore. Cette URL de formulaire de site Web peut être hébergée sur le site Web d'une clinique ou envoyée à un patient par e-mail.

Quels sont les formulaires de site Web authentifiés par les patients?

Ocean peut restreindre l'accès à un formulaire de site Web aux patients ayant un dossier existant dans le DMÉ de la clinique. Ocean le fait en ajoutant une fonctionnalité d'authentification des patients (PA) comme étape initiale. Lorsqu'il est utilisé avec le formulaire électronique de message entrant, les patients peuvent également soumettre des fichiers et des documents à leur fournisseur de soins de santé.

Avantages clés:

  • Facile pour les patients - Les patients ne sont pas tenus de créer un compte ou de se connecter à un portail patient pour soumettre en toute sécurité des informations et des fichiers
  • Intégré au DMÉ - Les notes des soumissions acceptées peuvent être importées directement dans le dossier du patient en un seul clic
  • Personnalisable - Comme tous les outils orientés vers les patients d'Ocean, le formulaire de site Web peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre clinique (par ex. logo de la clinique, message de bienvenue, etc.)

Fonctionnement pour les patients:

  1. Le patient accède à votre formulaire de site Web.

    • Un patient accède au site Web de votre clinique et trouve votre formulaire de site Web. Cela peut être un lien hypertexte sous forme de bouton (par ex. "Contacter l'équipe de santé familiale"). Si vous choisissez de ne pas afficher votre formulaire de site Web sur le site Web de votre clinique, l'URL peut être partagée directement avec votre patient en utilisant la messagerie sécurisée d'Ocean.

  2. Le patient saisit des informations pour s'authentifier.

    • Le patient saisit son prénom, nom de famille, date de naissance et numéro d'assurance-maladie dans l'écran d'authentification des patients et soumet.
    • Pour authentifier le patient, Ocean recherchera dans le DMÉ un dossier correspondant à ces informations. S'il y a une correspondance, le patient peut passer à l'étape suivante.

  3. Le patient remplit le formulaire et ajoute éventuellement des pièces jointes.

    • Le patient peut maintenant remplir le formulaire électronique "Message entrant". Si le patient souhaite inclure une pièce jointe, il peut cliquer sur le bouton +Télécharger un fichier pour attacher un fichier depuis son appareil. Ocean acceptera des pièces jointes avec une limite de taille de 10 Mo par pièce jointe et jusqu'à 50 Mo au total pour toutes les pièces jointes. Ocean a également une limitation sur certains types de fichiers (.jpg, .jpeg, .png, .tiff, .tif, .mp3, .mp4, .txt, .pdf). Si un patient télécharge un type de fichier qui n'est pas pris en charge ou qui est trop volumineux, Ocean lui donnera le message d'erreur approprié concernant la taille ou le type.

  4. Notification de réussite affichée.

    • Le patient est informé que sa soumission a été soumise avec succès et peut quitter la session.

Pour apprendre comment ces pièces jointes sont ensuite téléchargées dans votre DMÉ, apprenez comment télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire Web.

Vous voulez commencer? Apprenez comment configurer un formulaire Web pour permettre aux patients d'envoyer des pièces jointes en toute sécurité.

Comment configurer un formulaire de site web authentifié pour les patients afin de leur permettre d'envoyer des pièces jointes en toute sécurité ?

Un formulaire Web authentifié pour les patients permet aux patients d’envoyer en toute sécurité un message avec une ou plusieurs pièces jointes à la clinique. Seuls les patients ayant déjà un record dans la DMÉ de la clinique peuvent accéder à ce formulaire.

Prérequis

1. Créer un nouveau lien de formulaire Web

  • Connectez-vous à Ocean Portail, sélectionnez « Menu » et cliquez sur « Admin ».
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez « Liens de formulaires Web ».
  • Cliquez sur le bouton « Nouvelle configuration de lien de formulaire Web » dans le coin inférieur droit.

2. Configurer les paramètres de votre formulaire Web

  • Nom
    Le nom de votre lien Web, à des fins internes. Ce nom n’est pas visible pour les patients.
    Listes d'annuaires
    La Listes d'annuaires que vous avez créée ou revendiquée.
    Type de formulaires Web
    Indiquez le type de lien de formulaire Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez « Formulaire authentifié ».
    URL de redirection
    Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l’URL fournie après la soumission du formulaire.
    Type d’authentification
    Choisissez si les patients doivent s’authentifier à l’aide de leur Assurance maladie ou d’un ID alternatif*.
    Étiquette d’ID alternatif*
    Si l’ID alternatif est choisi comme type d’authentification, saisissez l’étiquette qui sera affichée aux patients lors de l’authentification (ex. : « Numéro d’étudiant »).
    Référence du sous-site
    Applicable uniquement si les frais de votre formulaire Web sont couverts par différents payeurs. Plus d’informations sur les sous-sites sont disponibles dans « Créer des factures distinctes pour différents services Ocean ».
    Activée
    Une fois activée, votre lien de formulaire Web peut être accessible à l’aide de l’URL fournie après la création et la facturation commencera. Si vous n’êtes pas prêt à activer le lien, laissez simplement ce paramètre désactivé jusqu’à ce que vous soyez prêt.
  • Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton « Créer » pour compléter la configuration de votre formulaire Web authentifié pour les patients.

3. Définir l’adresse courriel de notification du formulaire Web

  • Dans Ocean Portail, sélectionnez « Menu » et cliquez sur « Admin ».
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez « Compte du site ».

  • Entrez l’adresse courriel qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires Web dans le champ « Courriel de notification du formulaire Web ».

    Plusieurs adresses courriel peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

4. Désactiver/Activer votre formulaire Web authentifié pour les patients

Une fois que vous avez créé et configuré votre formulaire Web authentifié pour les patients, vous pouvez le désactiver ou l’activer à tout moment.

  • Dans la section des paramètres des liens de formulaires Web, cliquez simplement sur le bouton « Configurer » pour ajuster les paramètres.
  • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (ex. : activer ou désactiver la case « Activée »), puis cliquez sur le bouton « Sauvegarder ».

Listes d'annuaires supprimée/non revendiquée ?

Note : Si la Listes d'annuaires associée à votre formulaire Web authentifié pour les patients est supprimée ou non revendiquée de votre site Ocean, le formulaire sera automatiquement désactivé.

Comment puis-je télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire de site Web authentifié par le patient ?

1. Accéder et examiner la soumission

  • Une fois qu'un patient soumet un formulaire de site Web authentifié par le patient, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de notification du formulaire de site Web définie dans la page de compte de site de votre site Ocean.

    Note : Si aucune 'adresse courriel de notification du formulaire de site Web' n'a été définie, la notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de votre site Ocean 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean'.

  • Dans l'Ocean Portail, la soumission peut être trouvée dans le dossier 'Nouveau' de la zone des formulaires de site Web.

  • Après avoir ouvert la soumission, les détails de la soumission du patient sont affichés sous la section 'Résumé du formulaire de référence' et toutes les pièces jointes sont incluses sous la section 'Messagerie'.

2. Importer la soumission dans votre DMÉ

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

L'acheminement recommandé pour importer la soumission dans votre DMÉ dépend de votre configuration de Ocean Cloud Connect.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' dans votre configuration de Ocean Cloud Connect est désactivé, nous recommandons de suivre Option 1 ou Option 2.

Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' dans votre configuration de Ocean Cloud Connect est activée, nous recommandons de suivre Option 3.

Option 1 : Acheminement de téléchargement manuel
  • Cliquez sur le bouton 'Aperçu' (œil violet) pour voir la pièce jointe dans un nouvel onglet de votre navigateur web.
  • Cliquez avec le bouton droit sur l'image dans votre navigateur web et cliquez sur 'Copier' pour la copier dans votre presse-papiers.
  • Retournez à l'onglet principal de soumission et cliquez sur 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher le téléchargement de la note Ocean eForm dans le dossier patient correspondant dans le DMÉ.
  • Ouvrez le dossier patient correspondant dans PS Suite.
  • Localisez et cliquez avec le bouton droit dans la note Ocean nouvellement générée, et sélectionnez 'Coller' pour insérer la pièce jointe de votre presse-papiers.
  • Dans la fenêtre d'aperçu de la pièce jointe, cliquez sur 'Sauvegarder dans [nom du patient]'.
  • La pièce jointe sera maintenant associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. Cliquer sur l'icône de trombone vous permettra de revoir la pièce jointe.
Option 2 : Acheminement « Gérer les documents reçus »

PS Suite dispose d'un acheminement intégré « Gérer les documents reçus ». Cet acheminement permet aux utilisateurs de PS Suite de pointer leur DMÉ vers un dossier spécifique sur leur ordinateur, de donner au DMÉ l'accès aux fichiers téléchargés à partir de ce dossier, et de les supprimer immédiatement après leur téléchargement dans le DMÉ.

Cela évite l'étape manuelle importante de devoir supprimer des fichiers contenant des RPS d'un ordinateur. En clinique, cette fonctionnalité est généralement utilisée par les administrateurs pour importer des documents faxés, mais peut également être utile lors de la gestion de ces pièces jointes via Ocean.

  • À partir du dossier d'un patient, choisissez Fichier, et sélectionnez Gérer les documents reçus dans le menu
  • Entrez le nom du patient dans la boîte Sélectionner le patient . Ensuite, sélectionnez l'option de bouton radio Pièce jointe à une note existante. Enfin, cliquez sur le bouton Sélectionner la note pour recevoir la pièce jointe .
  • Dans le record du patient, choisissez la note à laquelle vous souhaitez attacher le document en cliquant sur la case à cocher à côté de la date pour la marquer en vert (vous ne pouvez attacher le document qu'à une seule note). Laissez le record du patient ouvert et revenez à la fenêtre « Gérer les documents reçus ». Si requis, modifiez les utilisateurs à notifier qui doivent examiner ce document. Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le patient.
  • La pièce jointe sera maintenant associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. Cliquer sur l'icône de trombone vous permettra de revoir la pièce jointe. Le document disparaît également de la liste « Gérer les documents reçus » et il est supprimé en toute sécurité du dossier source sur votre poste de travail.
Option 3 : Acheminement « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ »

Configuration Cloud Connect Requise

Avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous que le paramètre « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » a été activée dans vos paramètres Ocean Cloud Connect.

  • Une fois la soumission « Acceptée » ou « Terminée » dans l'Ocean Portail, la note eForm Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de progrès.
  • Toute(s) pièce(s) jointe(s) générera une autre Note de progrès avec le fichier pertinent téléchargé et attaché automatiquement via une icône de trombone.

Redirection des soumissions de formulaires de site Web authentifiées par le patient vers un fournisseur

Les cliniques multi-fournisseurs recevant des messages entrants et du contenu de la part des patients peuvent bénéficier de la possibilité d'identifier et de router la soumission au fournisseur pertinent dans le Portail Ocean. Cet article décrit comment capturer facultativement le nom du fournisseur dans le formulaire, et le routage ultérieur de la soumission à un fournisseur spécifique pour examen.

1. Configurer le formulaire électronique 'Message entrant' (Facultatif)

PS Suite Med Access OSCAR Pro Accuro Autre DMÉ

  • Pour les utilisateurs de PS Suite, le nom du 'Médecin/IPS du patient' (assigné dans PS Suite) apparaîtra automatiquement dans la colonne 'Priorité' du Portail Ocean. Aucune configuration n'est nécessaire.

2. Acheminement de la soumission au fournisseur

Le personnel administratif peut examiner les soumissions dans le Portail Ocean et les acheminer au fournisseur concerné.

Note : Les fournisseurs doivent avoir un compte utilisateur Ocean et être un utilisateur sur votre site Ocean pour pouvoir examiner les soumissions.

  • Dans la section 'Formulaires de site Web' du Portail Ocean, localisez la soumission dans le dossier 'Nouveau' et cliquez dessus pour l'ouvrir.

  • Examinez la section 'Résumé du formulaire de référence' pour déterminer le fournisseur pertinent identifié par le patient.

    Note : Si vous n'avez pas effectué la configuration facultative à l'étape 1, vous pouvez passer cette étape.

  • Sélectionnez le fournisseur pertinent dans le champ 'Doit être examiné' et cliquez sur 'Notifier'. Une notification par courriel sera envoyée au fournisseur.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder et fermer'.

3. Le fournisseur examine la soumission

  • Le fournisseur recevra une notification par courriel l'informant qu'une soumission de formulaire de site Web a été marquée comme nécessitant son examen.
  • En cliquant sur le bouton 'Voir la soumission de formulaire de site Web' dans le courriel, la soumission s'ouvrira directement dans un nouvel onglet pour que le fournisseur puisse l'examiner.
  • Alternativement, le fournisseur peut accéder à la soumission depuis son dossier 'Pour moi' dans la section Formulaires de site Web du Portail Ocean.
  • Pour plus de conseils sur la façon de visualiser la pièce jointe soumise par le patient et sur la façon d'importer la soumission et les pièces jointes dans votre DMÉ, veuillez consulter : Comment télécharger une pièce jointe soumise via un formulaire de site Web?

Restrictions au niveau du patient pour les formulaires de site web authentifiés par le patient

Les cliniques utilisant les formulaires de site Web authentifiés par le patient (PAWF) peuvent souhaiter restreindre l'accès de certains patients à ces formulaires. Cela peut aider à prévenir les abus, à gérer les patients ayant des besoins élevés ou à contrôler quand et comment les patients peuvent contacter la clinique. En utilisant les termes de restriction ci-dessous, les cliniques peuvent bloquer des patients individuels pour qu'ils ne puissent pas compléter les enregistrements PAWF.

Champ DMÉ pertinent

PS Suite

  • Consultez le tableau des termes de restriction Ocean ci-dessous et entrez manuellement le(s) terme(s) de restriction pertinent(s) directement dans le champ 'Commentaires' du dossier du patient.

Med Access

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Notes' (sous le titre Assignations de soins & Notes) du dossier du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

Accuro

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Dossier papier' du dossier du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

OSCAR Pro

  • Les utilisateurs peuvent ajouter le(s) terme(s) de restriction Ocean pertinent(s) dans le champ 'Notes' du dossier principal du patient pour appliquer des restrictions au niveau individuel du patient. Voir le tableau ci-dessous pour une liste complète des termes de restriction Ocean.

Termes de restriction Ocean

Terme Restriction
"no_wf" Empêche le patient de pouvoir soumettre un formulaire de site Web authentifié par le patient.
  • Les patients qui ont été restreints des formulaires de site Web authentifiés par le patient en utilisant les restrictions ci-dessus reçoivent un message d'erreur indiquant que leur réservation n'a pas pu être traitée.