1. Accéder et examiner la soumission
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Une fois qu'un patient soumet un formulaire de site Web authentifié par le patient, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de notification du formulaire de site Web définie dans la page de compte de site de votre site Ocean.
Note : Si aucune 'adresse courriel de notification du formulaire de site Web' n'a été définie, la notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel de votre site Ocean 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean'.
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- Dans l'Ocean Portail, la soumission peut être trouvée dans le dossier 'Nouveau' de la zone des formulaires de site Web.
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Après avoir ouvert la soumission, les détails de la soumission du patient sont affichés sous la section 'Résumé du formulaire de référence' et toutes les pièces jointes sont incluses sous la section 'Messagerie'.
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2. Importer la soumission dans votre DMÉ
L'acheminement recommandé pour importer la soumission dans votre DMÉ dépend de votre configuration de Ocean Cloud Connect.
Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' dans votre configuration de Ocean Cloud Connect est désactivé, nous recommandons de suivre Option 1 ou Option 2.
Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' dans votre configuration de Ocean Cloud Connect est activée, nous recommandons de suivre Option 3.
- Cliquez sur le bouton 'Aperçu' (œil violet) pour voir la pièce jointe dans un nouvel onglet de votre navigateur web.
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- Cliquez avec le bouton droit sur l'image dans votre navigateur web et cliquez sur 'Copier' pour la copier dans votre presse-papiers.
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- Retournez à l'onglet principal de soumission et cliquez sur 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher le téléchargement de la note Ocean eForm dans le dossier patient correspondant dans le DMÉ.
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- Ouvrez le dossier patient correspondant dans PS Suite.
- Localisez et cliquez avec le bouton droit dans la note Ocean nouvellement générée, et sélectionnez 'Coller' pour insérer la pièce jointe de votre presse-papiers.
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- Dans la fenêtre d'aperçu de la pièce jointe, cliquez sur 'Sauvegarder dans [nom du patient]'.
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- La pièce jointe sera maintenant associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. Cliquer sur l'icône de trombone vous permettra de revoir la pièce jointe.
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PS Suite dispose d'un acheminement intégré « Gérer les documents reçus ». Cet acheminement permet aux utilisateurs de PS Suite de pointer leur DMÉ vers un dossier spécifique sur leur ordinateur, de donner au DMÉ l'accès aux fichiers téléchargés à partir de ce dossier, et de les supprimer immédiatement après leur téléchargement dans le DMÉ.
Cela évite l'étape manuelle importante de devoir supprimer des fichiers contenant des RPS d'un ordinateur. En clinique, cette fonctionnalité est généralement utilisée par les administrateurs pour importer des documents faxés, mais peut également être utile lors de la gestion de ces pièces jointes via Ocean.
- À partir du dossier d'un patient, choisissez Fichier, et sélectionnez Gérer les documents reçus dans le menu
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- Entrez le nom du patient dans la boîte Sélectionner le patient . Ensuite, sélectionnez l'option de bouton radio Pièce jointe à une note existante. Enfin, cliquez sur le bouton Sélectionner la note pour recevoir la pièce jointe .
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- Dans le record du patient, choisissez la note à laquelle vous souhaitez attacher le document en cliquant sur la case à cocher à côté de la date pour la marquer en vert (vous ne pouvez attacher le document qu'à une seule note). Laissez le record du patient ouvert et revenez à la fenêtre « Gérer les documents reçus ». Si requis, modifiez les utilisateurs à notifier qui doivent examiner ce document. Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le patient.
- La pièce jointe sera maintenant associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. Cliquer sur l'icône de trombone vous permettra de revoir la pièce jointe. Le document disparaît également de la liste « Gérer les documents reçus » et il est supprimé en toute sécurité du dossier source sur votre poste de travail.
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Configuration Cloud Connect Requise
Avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous que le paramètre « Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ » a été activée dans vos paramètres Ocean Cloud Connect.
- Une fois la soumission « Acceptée » ou « Terminée » dans l'Ocean Portail, la note eForm Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de progrès.
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- Toute(s) pièce(s) jointe(s) générera une autre Note de progrès avec le fichier pertinent téléchargé et attaché automatiquement via une icône de trombone.
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- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans l'Ocean Portail, la note eForm Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Tâche Terminée.
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Toutes les pièces jointes de fichiers seront téléchargées en tant que Tâche Active avec une pièce jointe PDF.
Prérequis
- Vérifiez que le paramètre 'Sauvegarder les formulaires de site Web en tant que' est défini sur 'Documents' et qu'un Dossier/Sous-dossier de Documents a été sélectionné dans Ocean Cloud Connect.
- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans l'Ocean Portail, la note eForm Ocean résultante et toute(s) pièce(s) jointe(s) de fichier seront téléchargées dans le dossier du patient respectif en tant que 'Document' unique.
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- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans l'Ocean Portail, la note eForm Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de Progression.
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- Toutes les pièces jointes de fichiers seront téléchargées en tant que 'Nouveau Document'.