Guide de création d'eFormulaires

• • Pour commencer, connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "eFormulaires".
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  • À partir d'ici, vous pouvez rechercher des eFormulaires existants, les modifier selon vos préférences et/ou créer de nouveaux eFormulaires à partir de zéro.

• La Bibliothèque Principale d'eFormulaires Ocean

  • Utilisez la barre de recherche pour parcourir notre vaste bibliothèque principale d'eFormulaires Ocean. Vous pouvez télécharger un tableau avec la liste complète des formulaires disponibles pour votre site en sélectionnant "Exporter tous les formulaires accessibles à ce site" dans le menu "Plus". Pour prévisualiser certains de nos formulaires préférés, veuillez visiter notre page produit eFormulaires.
  • Une fois que vous avez trouvé un formulaire que vous souhaitez utiliser, vous pouvez le modifier selon vos préférences en cliquant sur le titre du formulaire et en sélectionnant "Modifier". Une fois que vous avez modifié un formulaire, son titre apparaîtra en bleu (plutôt qu'en noir par défaut).

• La Bibliothèque Partagée d'eFormulaires Ocean

  • Si vous ne trouvez pas le formulaire que vous recherchez, vous pouvez consulter la bibliothèque partagée d'eFormulaires Ocean qui contient tous les formulaires créés par nos utilisateurs Ocean.
  • Vous pouvez accéder à cette bibliothèque plus étendue de formulaires en sélectionnant "Voir les formulaires partagés" dans le menu "Plus".
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  • Si vous trouvez un formulaire que vous souhaitez utiliser, cliquez sur son titre, puis cliquez sur le bouton "Importer" pour le rendre disponible sur votre site.
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  • Les formulaires importés peuvent être modifiés (pour les personnaliser pour votre site), détachés du site source (si vous souhaitez apporter des modifications au formulaire, indépendamment de sa source d'origine) et peuvent également être synchronisés avec le formulaire sur le site source (si vous souhaitez capturer les mises à jour apportées au formulaire par le site source).
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• Créer de Nouveaux eFormulaires Ocean

  • Si vous ne trouvez toujours pas le formulaire que vous recherchez, vous pouvez créer un nouveau formulaire à partir de zéro en sélectionnant le bouton "Créer un nouveau formulaire" et en suivant les étapes de "Créer un nouveau eFormulaire Ocean".

Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouveau formulaire électronique Ocean.

Lorsque vous sélectionnez Ajouter un élément, vous verrez un menu similaire à celui affiché dans la capture d'écran ci-dessous.

Les options de base comprennent : l'onglet Général, l'onglet Format de note et l'onglet Scripts et plus.

Lorsque vous ajoutez une section, les options de menu sont similaires à celles du Ajouter un élément. Dans cet article, nous expliquons les principales différences entre les options "Ajouter un élément" et "Ajouter une section".

Vous trouverez ci-dessous la liste complète des types d'éléments disponibles dans l'Éditeur d'eFormulaires que vous pouvez choisir pour ajouter à vos eFormulaires Ocean.

Les diagrammes peuvent être des outils utiles pour les patients afin de montrer où ils ressentent de l'inconfort. Le Diagramme de douleur corporelle est un excellent formulaire électronique à cette fin, mais vous pouvez également personnaliser votre propre diagramme. Cet article décrit comment créer votre propre diagramme.

1. Ajouter un élément "Diagramme".

   • Ouvrez votre formulaire électronique dans l'éditeur de formulaire électronique.
   • Cliquez sur le signe plus bleu (+) et sélectionnez "Diagramme".
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   • Renommez votre diagramme et choisissez un fond d'image pour votre diagramme.
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2. Ajouter des "Étiquettes" à votre diagramme.

   • Une fois que vous avez téléchargé votre image, vous pouvez ajouter des étiquettes à différents endroits sur le diagramme. Vous pouvez le faire en cliquant sur "Ajouter un élément".
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   • Déplacez le 'X' à l'endroit approprié sur l'image de fond et étiquetez-le en utilisant le champ "Légende".
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   • Continuez à ajouter des éléments jusqu'à ce que vous soyez satisfait de toutes les étiquettes de votre diagramme.
   • Sauvegardez votre formulaire électronique et votre diagramme sera prêt à être utilisé!

Vous pouvez ajouter un hyperlien à un eFormulaire en utilisant le type d'élément "Label".

Les eFormulaires sont souvent longs et compliqués, ce qui peut être accablant pour les patients. Pour éviter cela, vous pouvez souhaiter diviser votre eFormulaire en eFormulaires distincts et les lier ensemble dans un groupe favoris, via les Actions eFormulaire, ou en utilisant les règles de tablette.

Parfois, il peut être plus facile de simplement afficher un petit ensemble de questions sur des pages séparées, imitant la présentation de plusieurs eFormulaires - c'est-à-dire le support multi-pages dans l'Éditeur d'eFormulaires Ocean. Les eFormulaires multi-pages apparaîtront comme plusieurs formulaires pour les patients, tout en générant une seule note de rencontre dans votre DMÉ.

Activation de la fonctionnalité des eFormulaires multi-pages

Suivez les étapes ci-dessous pour structurer votre formulaire de sorte que chacune des sections de votre eFormulaire apparaisse comme une nouvelle page pour le patient.

Maintenant, le formulaire ressemblera plus ou moins à la même chose dans l'Éditeur d'eFormulaires, ce qui facilitera la modification. Traitez simplement les sections de niveau supérieur dans votre eFormulaire comme de nouvelles pages. Plus tard, lorsque vous prévisualiserez ou chargerez le formulaire sur une tablette, vous verrez ces sections affichées comme des pages distinctes.

Par exemple, consultez la version 2015 de l' enquête sur l'expérience des patients de Qualité des services de santé Ontario.

La mise en forme des eFormulaires peut être utile pour rendre vos eFormulaires Ocean et les notes cliniques générées par Ocean plus faciles à interpréter pour le lecteur de manière efficace. Ce qui suit décrit quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour formater vos eFormulaires et les notes cliniques générées.

Utilisez HTML pour appliquer des styles de mise en forme

Dans l'éditeur d'eFormulaires, vous pouvez utiliser des balises HTML simples dans les légendes pour rendre en gras, souligner ou mettre en italique des parties de la note clinique générée à partir de votre eFormulaire.

Par exemple :

Ce <b>mot</b> apparaîtra en gras, ces <i>deux mots</i> apparaîtront en italique et ces <u>derniers mots</u> apparaîtront soulignés.

Le résultat apparaîtra dans la note clinique de votre DMÉ comme suit :

Ce mot apparaîtra en gras, ces deux mots apparaîtront en italique et ces derniers mots apparaîtront soulignés

Créer un titre dans la note clinique

Si vous souhaitez ajouter un titre en haut de votre note clinique, suivez ces étapes :

1. Ouvrez votre formulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
2. Cliquez sur "Ajouter un élément", et faites glisser l'élément en haut de l'eFormulaire, au-dessus de tout le texte.
3. Dans le champ "Légende", saisissez le titre que vous souhaitez voir apparaître en haut de votre note clinique avec des balises HTML simples. Pour "Type", sélectionnez "Étiquette".

   Par exemple :

   • <b><u>Visite de soins préventifs</u></b><br>

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   • Les balises <b></b> rendent le titre en gras.
   • Les balises <u></u> rendent le titre souligné.
   • La balise <br> ajoute un saut de ligne après le titre.
4. Dans l'onglet "Formatage de la note", trouvez l'option "Créer une note pour cet élément" et sélectionnez "toujours" dans le menu déroulant.
5. Dans l'onglet "Scripts et plus", saisissez la valeur "false" dans le champ d'entrée "Afficher ce champ si". Cela désactivera l'affichage du titre pour le patient et le rendra visible uniquement pour le clinicien consultant la note.

Afficher la valeur d'un élément dans une légende ou une note personnalisée

Pour accéder à la valeur d'un élément dans le champ de légende ou de note personnalisée, vous pouvez ajouter la chaîne spéciale "$$". Cela est particulièrement utile lors de l'utilisation de champs de formule. Si vous souhaitez afficher la formule résultante afin que le patient puisse également la voir, vous pouvez ajouter une légende telle que "Score: $$" dans le champ "Légende". Si vous souhaitez ajouter une note personnalisée à un élément, vous pouvez également utiliser la balise "$$" dans le champ "Note personnalisée".

Inclure des messages ou du texte simple en tant qu'étiquettes

Ajoutez des éléments dans vos eFormulaires en tant qu'Étiquettes pour des messages, tels que des instructions ou des informations de consentement (par opposition aux légendes de section, qui sont automatiquement en gras et peuvent être difficiles à lire).

Ajouter des espaces vides entre les éléments de question dans les formulaires

Ajouter un élément de ligne vide

Ajouter de l'espace blanc à un élément

Alternativement, vous pouvez formater une note personnalisée afin d'ajouter de l'espace blanc supplémentaire avant ou après un élément. Pour ce faire :

1. Ouvrez votre formulaire dans l'Éditeur de formulaire électronique.
2. Cliquez sur l'élément que vous souhaitez entourer d'espace blanc.
3. Pour insérer une ligne vide avant l'élément, copiez et collez le libellé de l'élément (de l'onglet Général) dans le champ "Note personnalisée" (dans l'onglet Format de la note).
   • Déplacez votre curseur au début du texte dans le champ "Note personnalisée" et appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier pour ajouter une ligne vide avant le texte du libellé.
4. Pour insérer une ligne vide après la section, copiez et collez le libellé de l'élément (de l'onglet Général) dans le champ "Note personnalisée" (dans l'onglet Format de la note).
   • Déplacez votre curseur à la fin du texte dans le champ "Note personnalisée" et appuyez sur la touche "Entrée" de votre clavier pour ajouter une ligne vide après le texte.

Autres personnalisations

Il existe de nombreuses options de formatage personnalisables pour la note clinique générée par Ocean. Cela inclut la modification de la couleur, de l'ordre, de l'espacement, etc. des réponses du formulaire électronique dans la note clinique. Ces changements peuvent être configurés dans l'onglet "Format de la note" de l'Éditeur de formulaire électronique. Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez consulter "l'onglet Format de la note" dans : "Guide de l'Éditeur de formulaire électronique - Ajouter un élément".

Formatage Avant et Après l'ensemble des eFormulaires

Note : Ce formatage est vraiment utile uniquement pour les utilisateurs de PS Suite ou OSCAR.

Vous pouvez configurer Ocean pour ajouter du texte par défaut ou de l'espacement avant ou après toutes les notes cliniques générées par des eFormulaires complétés sur votre site, ou entre les notes individuelles des eFormulaires.

Préfixe de Note

Ce texte est inséré au début des notes générées par Ocean du patient.

Pour avoir une balise qui apparaît avant une note générée par Ocean, vous pouvez entrer quelque chose comme :

@OceanNote: Terminé

Délimiteur de Note

Ce texte est inséré entre les notes individuelles des eFormulaires, applicable lorsque deux eFormulaires ou plus ont été complétés consécutivement pour un même patient.

Pour insérer une ligne vide entre les notes des eFormulaires, entrez une ligne vide :

Suffixe de Note

Ce texte est inséré à la fin des notes générées par Ocean du patient.

Pour avoir une balise qui apparaît après une note générée par Ocean, vous pouvez entrer quelque chose comme :

(note créée à l'aide d'Ocean)

Formatage Avant et Après les Sections des eFormulaires

Au sein d'un eFormulaire individuel, vous pouvez vouloir ajouter de l'espace blanc supplémentaire avant ou après une note de section.

Pour ce faire, ouvrez votre formulaire dans l'Éditeur d'eFormulaires, cliquez sur la section, et accédez à l'onglet Formatage des Notes.

• Pour insérer une ligne vide avant la section, insérez une ligne vide avant l'en-tête de la section dans le champ "Note Personnalisée".
• Pour insérer une ligne vide après la section, tapez $$ dans le champ "Note Personnalisée", puis une ligne vide après (appuyez deux fois sur Entrée sur votre clavier).

Note : $$ est une balise spéciale dans Ocean qui représente la note intégrée de la section. Elle sera remplacée par la réponse du patient sur le formulaire.

Vous pouvez ajouter des traductions pour les éléments de votre eFormulaire en suivant les étapes ci-dessous. Si vous ajoutez de nouveaux éléments à votre eFormulaire après avoir effectué la traduction initiale, vous devrez répéter les étapes ci-dessous pour traduire les nouveaux éléments ajoutés.

1. Précisez votre langue souhaitée

   • Ouvrez votre formulaire dans l'éditeur de formulaire électronique.
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   • À partir du Menu d'action en haut à droite, sélectionnez "Internationaliser".
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   • Entrez le code de langue standard ISO à deux caractères de votre choix (par exemple, le français est "FR"; l'espagnol est "ES").
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2. Fournir les traductions des chaînes

   • Retournez au Menu d'action et sélectionnez "Traductions de chaînes...".
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   • La fenêtre 'Traductions de chaînes' fournit une ligne par élément de formulaire électronique à traduire sous la colonne 'Texte', avec la traduction par défaut comme "FR: {chaîne originale en anglais}".
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   • Remplacez l'ensemble de la chaîne de substitution (en incluant la partie "FR:") par la traduction linguistique appropriée.

     Note: Ocean ne réalise pas de traduction automatique. Vous devez fournir la traduction équivalente pour saisir dans le champ 'Texte' pour chaque élément de votre formulaire électronique.

   • Une fois que vous avez remplacé toutes les chaînes de substitution par votre langue traduite, appuyez sur "OK", puis appuyez sur 'Enregistrer les modifications' dans l'éditeur de formulaire électronique pour sauvegarder votre travail.

3. Testez vos traductions

   • Pour tester le formulaire électronique une fois qu'il a été traduit, choisissez "Prévisualiser" dans le Menu d'action du formulaire électronique, puis ajoutez "&locale=fr" à la fin du lien de prévisualisation dans la barre d'adresse. (Assurez-vous que le code de langue est en lettres minuscules.)

     Par exemple, pour prévisualiser le PHQ-9 en français, visitez : https://ocean.cognisantmd.com/questionnaires/preview/QuestionnairePreview.html?ref=phq9&locale=fr

Il existe une poignée de raccourcis clavier utiles qui peuvent être utilisés dans l'Éditeur de formulaire électronique. Ci-dessous se trouve une liste de combinaisons de touches disponibles pour raccourcir diverses actions.

Nom John Smith
Âge 40
Genre masculin

• Créer un nouvel élément de section

  • Dans l'Éditeur de formulaires électroniques Ocean, créez un nouvel élément de section.
  • Avec la section sélectionnée, ouvrez l'onglet "Formatage de la note"
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  • Cochez la case à côté du champ intitulé "Séparer les éléments de liste dans la note en utilisant :"
  • Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez "(espace)"
  • Créez les éléments de formulaire applicables dans la section

• Modifier chaque élément de formulaire

  • Sélectionnez chaque élément de formulaire individuel et ouvrez l'onglet "Formatage de la note"
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  • Sous le champ "Afficher la note pour cet élément :", cochez la case "sur la même ligne que les autres notes"

Nom John SmithÂge 40Genre masculin

• Rédiger une note personnalisée

  • Sélectionnez l'élément de formulaire applicable et ouvrez l'onglet "Formatage de la note"
  • 
  • Cochez la case à côté de "Note personnalisée" et saisissez du texte
  • Note : Le contenu écrit dans la zone de note personnalisée ne sera visible que dans la note de rencontre finale et ne sera pas visible par le patient remplissant le formulaire.

[Le nom du patient est ]John Smith[, âgé de ]40[ ans, de sexe ]masculin

Le nom du patient est John Smith, âgé de 40 ans, de sexe masculin