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  2. Formulaires du site web
  3. Créer un lien de formulaires de site web

Créer un lien de formulaires de site web

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  1. Créer un Directory Listing pour votre clinique

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de cryptage nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites Ocean hébergeant des formulaires de site Web doivent être enregistrés dans le Provider Network Ocean.

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de cryptage nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires de site Web tirent parti du Provider Network Ocean. Cela signifie que tous les sites Ocean hébergeant un formulaire de site Web doivent être répertoriés dans le Provider Network Ocean en suivant les étapes ci-dessous.

    Note : Si votre site Ocean dispose déjà d'un ou plusieurs Directory Listing(s) validés pour une utilisation dans le Provider Network Ocean (par exemple, pour accepter des eReferrals ou des consultations électroniques), vous pouvez le réutiliser pour votre lien de formulaire de site Web et passer cette étape dans le guide de configuration.

    1. Créer un Directory Listing pour votre site Ocean

    • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu', et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Directory Listings'.
    • Créez un nouveau Directory Listing en cliquant sur le bouton 'Ajouter Nouveau Listing'.
    • Dans le champ 'Nom du listing', entrez un nom pour votre Directory Listing (par exemple, "Dr. John Smith" ou "Clinique Médicale ABC"). Ce nom est visible publiquement dans l'Ocean Healthmap.

    • Sous la section 'Objectif du listing', réglez le paramètre 'Ce listing acceptera-t-il des eRequests?' sur 'Non'. Cela masque les paramètres dans votre Directory Listing qui ne sont pertinents que lorsque vous prévoyez d'accepter des eRequests.

      Note : Si vous réutilisez un Directory Listing que vous avez déjà configuré pour accepter des eRequests (par exemple, Orientations électroniques, Consultations électroniques) dans l'Ocean Provider Network, vous n'avez pas besoin de modifier votre Objectif du listing.

    • Sous la section 'Informations de contact', entrez les informations de contact de votre clinique. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge.

    • Sous la section 'Informations sur le clinicien', indiquez si ce Directory Listing représente un groupe de prestataires de soins de santé ou un individu prestataire de soins de santé.

      Si ce Directory Listing représente un individu, vous devez entrer les informations du clinicien de ce prestataire de soins de santé avant de sauvegarder votre listing.

      Note : Ces informations affectent l'assignation des tâches DMÉ, et sont stockées et maintenues indépendamment de toute Information sur le clinicien qu'un utilisateur peut entrer dans les paramètres de son compte utilisateur Ocean individuel.

    • Sous la section 'Détails du Service', entrez éventuellement une 'Description' générale pour que votre annonce soit affichée publiquement sur l'Ocean Healthmap et toute 'Langue parlée' supplémentaire à votre clinique.
    • Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de votre Directory Listing, cliquez sur 'Sauvegarder'.

    2. Validation de la demande

    Une fois que vous avez créé votre Directory Listing, contactez l'équipe de support OceanMD afin que nous puissions valider votre Directory Listing en tant qu'organisation légitime pour accepter les données des patients.

    Vous serez informé une fois que votre Directory Listing aura été validé.

    Supprimer/Ne plus revendiquer un Directory Listing ?

    Veuillez noter : Si un Directory Listing est supprimé ou non revendiqué, tous les liens de formulaires de site Web associés seront automatiquement désactivés.

  2. Créer et configurer les formulaires de votre site web

    Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaire de site Web depuis le Ocean Portail.

    1. Créer un nouveau lien de formulaire de site Web

    • Connectez-vous au Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
    • Cliquez sur le bouton 'Configuration du nouveau lien de formulaire de site Web' dans le coin inférieur droit.

    2. Configurer les paramètres de votre formulaire de site Web.

    • Nom
      Le nom de votre lien de formulaire de site Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible par les patients.
      Directory Listing
      Sélectionnez le Directory Listing à associer à ce lien de formulaire de site Web. Le nom du Directory Listing apparaîtra sous la colonne 'Provider' dans la zone de réception des formulaires de site Web du Ocean Portail.
      Type de formulaire de site Web
      Indiquez le type de lien de formulaire de site Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire de site Web'.
      URL de redirection
      Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie après la soumission du formulaire de site Web.
      Référence de sous-site
      Applicable uniquement si les frais de votre formulaire de site Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites peuvent être trouvées dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
    • eFormulaire
      Sélectionnez les eFormulaires Ocean que les patients compléteront en accédant à votre lien de formulaire de site Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre dans lequel ils ont été ajoutés ici.
      Envoyer un e-mail de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire de site Web
      Si activée, les patients recevront une notification par e-mail lorsque vous acceptez la soumission.
      Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour collecter les adresses e-mail des patients afin d'utiliser cette fonctionnalité.
      Activée
      Une fois activé, votre lien de formulaire de site Web peut être accessible en utilisant l'URL fournie après la création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas encore prêt à activer le lien, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

    • Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire de site Web.

    3. Configurez votre e-mail de notification de formulaire de site Web

    • Dans le Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Compte du site'.

    • Entrez l'adresse e-mail qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires de site web dans le champ 'E-mail de notification de formulaire de site web'.

      Plusieurs adresses e-mail peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

    4. Désactiver/Activer vos formulaires de site web.

    Une fois que vous avez créé et configuré votre lien de formulaire de site web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

    • Dans la zone des paramètres des liens de formulaire de site web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
    • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case à cocher 'Actif'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

    Liste de répertoire Supprimée/Non revendiquée ?

    Veuillez noter : Si la liste de répertoire associée à vos liens de formulaire de site web est supprimée ou non revendiquée de votre site Ocean, tous les liens de formulaire de site web qui y sont associés seront automatiquement désactivés.

  3. Publier vos formulaires de site web

    Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

    Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par courriel.

    Accéder à votre URL de formulaire de site Web

    • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
    • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il suffit de copier et coller cette URL selon vos besoins.

    Intégration des liens de formulaire de site Web et utilisation des iFrames

    Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de formulaire de site Web dans votre site Web en utilisant une iFrame HTML. Les iFrames intégrées peuvent ne pas toujours charger ou afficher correctement le formulaire, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

  4. Afficher et gérer vos soumissions de formulaires de site Web

    Une fois que vos formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter des soumissions de patients, que vous pouvez gérer à partir de la vue Formulaires de site Web dans l'Ocean Portail.

    1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

      • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous à l'Ocean Portail, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et sélectionnez Compte du site.

        Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications pour votre soumission de formulaire de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

    2. Voir vos soumissions

    3. Importer des soumissions dans votre DMÉ.

      • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
    PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

    Intégration PS Suite Cloud Connect

    Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ et que votre eForm est configuré pour mapper le numéro d’assurance-maladie des patients au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant.

    Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et y importera la note.

    Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée comme une note de progression textuelle et comme une pièce jointe PDF.
    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée uniquement comme une note de progression textuelle.

    Intégration de formulaire personnalisé PS Suite (Héritage)

    • Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression.
    • Si la soumission provient d'un nouveau patient qui n'a pas de dossier dans votre DMÉ, commencez par créer un nouveau dossier provisoire puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression textuelle.
    • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

    Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez vous référer à Importation des soumissions de formulaires de site Web à partir du Ocean Portail vers un DMÉ.

  5. Consultez le Guide des formulaires de site Web

    Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

    Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.

Créer un Directory Listing pour votre clinique

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de cryptage nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites Ocean hébergeant des formulaires de site Web doivent être enregistrés dans le Provider Network Ocean.

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de cryptage nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires de site Web tirent parti du Provider Network Ocean. Cela signifie que tous les sites Ocean hébergeant un formulaire de site Web doivent être répertoriés dans le Provider Network Ocean en suivant les étapes ci-dessous.

Note : Si votre site Ocean dispose déjà d'un ou plusieurs Directory Listing(s) validés pour une utilisation dans le Provider Network Ocean (par exemple, pour accepter des eReferrals ou des consultations électroniques), vous pouvez le réutiliser pour votre lien de formulaire de site Web et passer cette étape dans le guide de configuration.

1. Créer un Directory Listing pour votre site Ocean

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu', et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Directory Listings'.
  • Créez un nouveau Directory Listing en cliquant sur le bouton 'Ajouter Nouveau Listing'.
  • Dans le champ 'Nom du listing', entrez un nom pour votre Directory Listing (par exemple, "Dr. John Smith" ou "Clinique Médicale ABC"). Ce nom est visible publiquement dans l'Ocean Healthmap.

  • Sous la section 'Objectif du listing', réglez le paramètre 'Ce listing acceptera-t-il des eRequests?' sur 'Non'. Cela masque les paramètres dans votre Directory Listing qui ne sont pertinents que lorsque vous prévoyez d'accepter des eRequests.

    Note : Si vous réutilisez un Directory Listing que vous avez déjà configuré pour accepter des eRequests (par exemple, Orientations électroniques, Consultations électroniques) dans l'Ocean Provider Network, vous n'avez pas besoin de modifier votre Objectif du listing.

  • Sous la section 'Informations de contact', entrez les informations de contact de votre clinique. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge.

  • Sous la section 'Informations sur le clinicien', indiquez si ce Directory Listing représente un groupe de prestataires de soins de santé ou un individu prestataire de soins de santé.

    Si ce Directory Listing représente un individu, vous devez entrer les informations du clinicien de ce prestataire de soins de santé avant de sauvegarder votre listing.

    Note : Ces informations affectent l'assignation des tâches DMÉ, et sont stockées et maintenues indépendamment de toute Information sur le clinicien qu'un utilisateur peut entrer dans les paramètres de son compte utilisateur Ocean individuel.

  • Sous la section 'Détails du Service', entrez éventuellement une 'Description' générale pour que votre annonce soit affichée publiquement sur l'Ocean Healthmap et toute 'Langue parlée' supplémentaire à votre clinique.
  • Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de votre Directory Listing, cliquez sur 'Sauvegarder'.

2. Validation de la demande

Une fois que vous avez créé votre Directory Listing, contactez l'équipe de support OceanMD afin que nous puissions valider votre Directory Listing en tant qu'organisation légitime pour accepter les données des patients.

Vous serez informé une fois que votre Directory Listing aura été validé.

Supprimer/Ne plus revendiquer un Directory Listing ?

Veuillez noter : Si un Directory Listing est supprimé ou non revendiqué, tous les liens de formulaires de site Web associés seront automatiquement désactivés.

Créer et configurer les formulaires de votre site web

Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaire de site Web depuis le Ocean Portail.

1. Créer un nouveau lien de formulaire de site Web

  • Connectez-vous au Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
  • Cliquez sur le bouton 'Configuration du nouveau lien de formulaire de site Web' dans le coin inférieur droit.

2. Configurer les paramètres de votre formulaire de site Web.

  • Nom
    Le nom de votre lien de formulaire de site Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible par les patients.
    Directory Listing
    Sélectionnez le Directory Listing à associer à ce lien de formulaire de site Web. Le nom du Directory Listing apparaîtra sous la colonne 'Provider' dans la zone de réception des formulaires de site Web du Ocean Portail.
    Type de formulaire de site Web
    Indiquez le type de lien de formulaire de site Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire de site Web'.
    URL de redirection
    Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie après la soumission du formulaire de site Web.
    Référence de sous-site
    Applicable uniquement si les frais de votre formulaire de site Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites peuvent être trouvées dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
  • eFormulaire
    Sélectionnez les eFormulaires Ocean que les patients compléteront en accédant à votre lien de formulaire de site Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre dans lequel ils ont été ajoutés ici.
    Envoyer un e-mail de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire de site Web
    Si activée, les patients recevront une notification par e-mail lorsque vous acceptez la soumission.
    Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour collecter les adresses e-mail des patients afin d'utiliser cette fonctionnalité.
    Activée
    Une fois activé, votre lien de formulaire de site Web peut être accessible en utilisant l'URL fournie après la création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas encore prêt à activer le lien, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

  • Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire de site Web.

3. Configurez votre e-mail de notification de formulaire de site Web

  • Dans le Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Compte du site'.

  • Entrez l'adresse e-mail qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires de site web dans le champ 'E-mail de notification de formulaire de site web'.

    Plusieurs adresses e-mail peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

4. Désactiver/Activer vos formulaires de site web.

Une fois que vous avez créé et configuré votre lien de formulaire de site web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

  • Dans la zone des paramètres des liens de formulaire de site web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
  • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case à cocher 'Actif'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

Liste de répertoire Supprimée/Non revendiquée ?

Veuillez noter : Si la liste de répertoire associée à vos liens de formulaire de site web est supprimée ou non revendiquée de votre site Ocean, tous les liens de formulaire de site web qui y sont associés seront automatiquement désactivés.

Publier vos formulaires de site web

Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par courriel.

Accéder à votre URL de formulaire de site Web

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
  • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il suffit de copier et coller cette URL selon vos besoins.

Intégration des liens de formulaire de site Web et utilisation des iFrames

Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de formulaire de site Web dans votre site Web en utilisant une iFrame HTML. Les iFrames intégrées peuvent ne pas toujours charger ou afficher correctement le formulaire, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

Afficher et gérer vos soumissions de formulaires de site Web

Une fois que vos formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter des soumissions de patients, que vous pouvez gérer à partir de la vue Formulaires de site Web dans l'Ocean Portail.

  1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

    • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous à l'Ocean Portail, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et sélectionnez Compte du site.

      Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications pour votre soumission de formulaire de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

  2. Voir vos soumissions

  3. Importer des soumissions dans votre DMÉ.

    • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

Intégration PS Suite Cloud Connect

Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ et que votre eForm est configuré pour mapper le numéro d’assurance-maladie des patients au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant.

Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et y importera la note.

Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée comme une note de progression textuelle et comme une pièce jointe PDF.
  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée uniquement comme une note de progression textuelle.

Intégration de formulaire personnalisé PS Suite (Héritage)

  • Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression.
  • Si la soumission provient d'un nouveau patient qui n'a pas de dossier dans votre DMÉ, commencez par créer un nouveau dossier provisoire puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression textuelle.
  • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez vous référer à Importation des soumissions de formulaires de site Web à partir du Ocean Portail vers un DMÉ.

Consultez le Guide des formulaires de site Web

Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.