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  2. Formulaires du site web
  3. Créer un lien de formulaires de site web

Créer un lien de formulaires de site web

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  1. Créer une Listes d'annuaires pour votre clinique

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites Ocean hébergeant des formulaires Web doivent être inscrits dans le Provider Network d’Ocean.

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires Web tirent parti du Provider Network d’Ocean. Cela signifie que tous les sites Ocean hébergeant un formulaire Web doivent être répertoriés dans le Provider Network d’Ocean en suivant les étapes ci-dessous.

    Note : Si votre site Ocean possède déjà une ou plusieurs Listes d'annuaires validées pour une utilisation dans le Provider Network d’Ocean (par exemple, pour accepter des orientations électroniques ou des consultations électroniques), vous pouvez les réutiliser pour votre lien de formulaire Web et passer cette étape du guide de configuration.

    1. Créer une Liste d'annuaires pour votre site Ocean

    • Connectez-vous à Ocean Portail, sélectionnez « Menu », puis cliquez sur « Admin ».
    • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez « Listes d'annuaires ».
    • Créez une nouvelle Liste d'annuaires en cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle liste ».
    • Dans le champ « Nom de la liste », saisissez un nom pour votre Liste d'annuaires (par exemple, « Dr John Smith » ou « Clinique médicale ABC »). Ce nom est visible publiquement dans Ocean Healthmap. Ce nom de liste peut être rendu bilingue en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».

    • Dans la section « Objectif de la liste », réglez le paramètre « Cette liste acceptera-t-elle des eRequêtes ? » sur « Non ». Cela masque les paramètres de votre Liste d'annuaires qui ne sont pertinents que si vous prévoyez d’accepter des eRequêtes.

      Note : Si vous réutilisez une Liste d'annuaires que vous avez déjà configurée pour accepter des eRequêtes (par exemple, des orientations électroniques, des consultations électroniques) dans le Provider Network d’Ocean, vous n’avez pas besoin de modifier l’Objectif de la liste.

    • Dans la section « Coordonnées », saisissez les coordonnées de votre clinique. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge. Les coordonnées peuvent être rendues bilingues en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».

    • Dans la section « Informations sur le clinicien », indiquez si cette Liste d'annuaires représente un groupe de professionnels de la santé ou un individu professionnel de la santé.

      Si cette Liste d'annuaires représente un individu, vous devez saisir les informations du clinicien avant de sauvegarder votre liste.

      Note : Cette information a un impact sur l’assignation des tâches dans le DMÉ et est stockée et maintenue indépendamment de toute information sur le clinicien qu’un utilisateur pourrait saisir dans les paramètres de son propre compte Ocean.

    • Dans la section « Détails du service », saisissez au besoin une « Description » générale de votre liste qui sera affichée publiquement sur Ocean Healthmap ainsi que toute « Langue parlée » supplémentaire à votre clinique. La description peut être rendue bilingue en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».
    • Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de votre Liste d'annuaires, cliquez sur « Sauvegarder ».

    2. Demander la validation

    Une fois que vous avez créé votre Liste d'annuaires, contactez l’équipe de soutien OceanMD afin que nous puissions valider votre Liste d'annuaires comme organisation légitime pour l’acceptation de données patient.

    Vous serez avisé une fois que votre Liste d'annuaires aura été validée.

    Supprimer/Abandonner une Liste d'annuaires ?

    Veuillez noter : Si une Liste d'annuaires est supprimée ou abandonnée, tout lien de formulaire Web associé sera automatiquement désactivé.

  2. Créer et configurer vos formulaires de site Web

    Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaires Web à partir du Ocean Portail.

    1. Créer un nouveau lien de formulaire Web

    • Connectez-vous à Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Website Form Links'.
    • Cliquez sur le bouton 'Nouvelle configuration de lien de formulaire Web' dans le coin inférieur droit.

    2. Configurer les paramètres de votre formulaire Web.

    • Nom
      Le nom de votre lien de formulaire Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible pour les patients.
      Listes d'annuaires
      Sélectionner la Listes d'annuaires à associer à ce lien de formulaire Web. Le nom de la Listes d'annuaires apparaîtra sous la colonne 'Fournisseur' dans la zone de réception des formulaires Web du Ocean Portail.
      Type de formulaires Web
      Indiquez le type de lien de formulaire Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire Web'.
      URL de redirection
      Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie après la soumission du formulaire Web.
      Référence du sous-site
      Applicable uniquement si les frais de votre formulaire Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites sont disponibles dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
    • eFormulaire
      Sélectionner le ou les eFormulaires Ocean que les patients devront compléter lorsqu'ils accèdent à votre lien de formulaire Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre que celui dans lequel ils ont été ajoutés ici.
      Envoyer un courriel de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire Web
      Si activée, les patients recevront une notification par courriel lorsque vous acceptez la soumission.
      Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour recueillir les adresses courriel des patients afin d'utiliser cette fonctionnalité.
      Active
      Une fois activée, votre lien de formulaire Web peut être accessible à l'aide de l'URL fournie après la création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas prêt à activer le lien, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

    • Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire Web.

    3. Définir votre courriel de notification de formulaire Web

    • Dans Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Compte du site'.

    • Entrez l'adresse courriel qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires Web dans le champ 'Courriel de notification de formulaire Web'.

      Plusieurs adresses courriel peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

    4. Désactiver/Activer vos formulaires Web.

    Une fois que vous avez créé et configuré votre lien de formulaire Web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

    • Dans la zone des paramètres des liens de formulaires Web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
    • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case 'Active'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

    Listes d'annuaires supprimée/non revendiquée ?

    Veuillez noter : Si la Listes d'annuaires associée à votre ou vos liens de formulaires Web est supprimée ou non revendiquée de votre site Ocean, tout lien de formulaire Web associé sera automatiquement désactivé.

  3. Publier vos formulaires de site web

    Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

    Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par courriel.

    Accéder à votre URL de formulaire de site Web

    • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
    • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il suffit de copier et coller cette URL selon vos besoins.

    Intégration des liens de formulaire de site Web et utilisation des iFrames

    Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de formulaire de site Web dans votre site Web en utilisant une iFrame HTML. Les iFrames intégrées peuvent ne pas toujours charger ou afficher correctement le formulaire, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

  4. Afficher et gérer vos soumissions de formulaires de site Web

    Une fois que vos formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter des soumissions de patients, que vous pouvez gérer à partir de la vue Formulaires de site Web dans l'Ocean Portail.

    1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

      • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous à l'Ocean Portail, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et sélectionnez Compte du site.

        Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications pour votre soumission de formulaire de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

    2. Voir vos soumissions

    3. Importer des soumissions dans votre DMÉ.

      • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
    PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

    Intégration PS Suite Cloud Connect

    Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ et que votre eForm est configuré pour mapper le numéro d’assurance-maladie des patients au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant.

    Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et y importera la note.

    Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée comme une note de progression textuelle et comme une pièce jointe PDF.
    • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée uniquement comme une note de progression textuelle.

    Intégration de formulaire personnalisé PS Suite (Héritage)

    • Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression.
    • Si la soumission provient d'un nouveau patient qui n'a pas de dossier dans votre DMÉ, commencez par créer un nouveau dossier provisoire puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression textuelle.
    • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

    Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez vous référer à Importation des soumissions de formulaires de site Web à partir du Ocean Portail vers un DMÉ.

  5. Consultez le Guide des formulaires de site Web

    Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

    Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.

Créer une Listes d'annuaires pour votre clinique

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites Ocean hébergeant des formulaires Web doivent être inscrits dans le Provider Network d’Ocean.

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires Web tirent parti du Provider Network d’Ocean. Cela signifie que tous les sites Ocean hébergeant un formulaire Web doivent être répertoriés dans le Provider Network d’Ocean en suivant les étapes ci-dessous.

Note : Si votre site Ocean possède déjà une ou plusieurs Listes d'annuaires validées pour une utilisation dans le Provider Network d’Ocean (par exemple, pour accepter des orientations électroniques ou des consultations électroniques), vous pouvez les réutiliser pour votre lien de formulaire Web et passer cette étape du guide de configuration.

1. Créer une Liste d'annuaires pour votre site Ocean

  • Connectez-vous à Ocean Portail, sélectionnez « Menu », puis cliquez sur « Admin ».
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez « Listes d'annuaires ».
  • Créez une nouvelle Liste d'annuaires en cliquant sur le bouton « Ajouter une nouvelle liste ».
  • Dans le champ « Nom de la liste », saisissez un nom pour votre Liste d'annuaires (par exemple, « Dr John Smith » ou « Clinique médicale ABC »). Ce nom est visible publiquement dans Ocean Healthmap. Ce nom de liste peut être rendu bilingue en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».

  • Dans la section « Objectif de la liste », réglez le paramètre « Cette liste acceptera-t-elle des eRequêtes ? » sur « Non ». Cela masque les paramètres de votre Liste d'annuaires qui ne sont pertinents que si vous prévoyez d’accepter des eRequêtes.

    Note : Si vous réutilisez une Liste d'annuaires que vous avez déjà configurée pour accepter des eRequêtes (par exemple, des orientations électroniques, des consultations électroniques) dans le Provider Network d’Ocean, vous n’avez pas besoin de modifier l’Objectif de la liste.

  • Dans la section « Coordonnées », saisissez les coordonnées de votre clinique. Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque rouge. Les coordonnées peuvent être rendues bilingues en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».

  • Dans la section « Informations sur le clinicien », indiquez si cette Liste d'annuaires représente un groupe de professionnels de la santé ou un individu professionnel de la santé.

    Si cette Liste d'annuaires représente un individu, vous devez saisir les informations du clinicien avant de sauvegarder votre liste.

    Note : Cette information a un impact sur l’assignation des tâches dans le DMÉ et est stockée et maintenue indépendamment de toute information sur le clinicien qu’un utilisateur pourrait saisir dans les paramètres de son propre compte Ocean.

  • Dans la section « Détails du service », saisissez au besoin une « Description » générale de votre liste qui sera affichée publiquement sur Ocean Healthmap ainsi que toute « Langue parlée » supplémentaire à votre clinique. La description peut être rendue bilingue en sélectionnant le bouton « Ajouter le français ».
  • Une fois que vous êtes satisfait de la configuration de votre Liste d'annuaires, cliquez sur « Sauvegarder ».

2. Demander la validation

Une fois que vous avez créé votre Liste d'annuaires, contactez l’équipe de soutien OceanMD afin que nous puissions valider votre Liste d'annuaires comme organisation légitime pour l’acceptation de données patient.

Vous serez avisé une fois que votre Liste d'annuaires aura été validée.

Supprimer/Abandonner une Liste d'annuaires ?

Veuillez noter : Si une Liste d'annuaires est supprimée ou abandonnée, tout lien de formulaire Web associé sera automatiquement désactivé.

Créer et configurer vos formulaires de site Web

Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaires Web à partir du Ocean Portail.

1. Créer un nouveau lien de formulaire Web

  • Connectez-vous à Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Website Form Links'.
  • Cliquez sur le bouton 'Nouvelle configuration de lien de formulaire Web' dans le coin inférieur droit.

2. Configurer les paramètres de votre formulaire Web.

  • Nom
    Le nom de votre lien de formulaire Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible pour les patients.
    Listes d'annuaires
    Sélectionner la Listes d'annuaires à associer à ce lien de formulaire Web. Le nom de la Listes d'annuaires apparaîtra sous la colonne 'Fournisseur' dans la zone de réception des formulaires Web du Ocean Portail.
    Type de formulaires Web
    Indiquez le type de lien de formulaire Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire Web'.
    URL de redirection
    Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie après la soumission du formulaire Web.
    Référence du sous-site
    Applicable uniquement si les frais de votre formulaire Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites sont disponibles dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
  • eFormulaire
    Sélectionner le ou les eFormulaires Ocean que les patients devront compléter lorsqu'ils accèdent à votre lien de formulaire Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre que celui dans lequel ils ont été ajoutés ici.
    Envoyer un courriel de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire Web
    Si activée, les patients recevront une notification par courriel lorsque vous acceptez la soumission.
    Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour recueillir les adresses courriel des patients afin d'utiliser cette fonctionnalité.
    Active
    Une fois activée, votre lien de formulaire Web peut être accessible à l'aide de l'URL fournie après la création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas prêt à activer le lien, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

  • Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire Web.

3. Définir votre courriel de notification de formulaire Web

  • Dans Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Compte du site'.

  • Entrez l'adresse courriel qui doit recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires Web dans le champ 'Courriel de notification de formulaire Web'.

    Plusieurs adresses courriel peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

4. Désactiver/Activer vos formulaires Web.

Une fois que vous avez créé et configuré votre lien de formulaire Web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

  • Dans la zone des paramètres des liens de formulaires Web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
  • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case 'Active'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

Listes d'annuaires supprimée/non revendiquée ?

Veuillez noter : Si la Listes d'annuaires associée à votre ou vos liens de formulaires Web est supprimée ou non revendiquée de votre site Ocean, tout lien de formulaire Web associé sera automatiquement désactivé.

Publier vos formulaires de site web

Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par courriel.

Accéder à votre URL de formulaire de site Web

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
  • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il suffit de copier et coller cette URL selon vos besoins.

Intégration des liens de formulaire de site Web et utilisation des iFrames

Il est recommandé de ne PAS intégrer votre lien de formulaire de site Web dans votre site Web en utilisant une iFrame HTML. Les iFrames intégrées peuvent ne pas toujours charger ou afficher correctement le formulaire, ce qui peut entraîner des problèmes d'utilisabilité et de fiabilité pour vous et vos patients.

Afficher et gérer vos soumissions de formulaires de site Web

Une fois que vos formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter des soumissions de patients, que vous pouvez gérer à partir de la vue Formulaires de site Web dans l'Ocean Portail.

  1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

    • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous à l'Ocean Portail, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et sélectionnez Compte du site.

      Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir des notifications pour votre soumission de formulaire de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

  2. Voir vos soumissions

  3. Importer des soumissions dans votre DMÉ.

    • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

Intégration PS Suite Cloud Connect

Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ et que votre eForm est configuré pour mapper le numéro d’assurance-maladie des patients au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant.

Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et y importera la note.

Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée comme une note de progression textuelle et comme une pièce jointe PDF.
  • Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée uniquement comme une note de progression textuelle.

Intégration de formulaire personnalisé PS Suite (Héritage)

  • Si la soumission provient d'un patient qui existe déjà dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression.
  • Si la soumission provient d'un nouveau patient qui n'a pas de dossier dans votre DMÉ, commencez par créer un nouveau dossier provisoire puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de progression textuelle.
  • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs DMÉ correspondants en fonction de la configuration de l'eForm.

Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez vous référer à Importation des soumissions de formulaires de site Web à partir du Ocean Portail vers un DMÉ.

Consultez le Guide des formulaires de site Web

Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.