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  2. Formulaires du site web
  3. Créer un lien de formulaires de site web

Créer un lien de formulaires de site web

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  1. Créer un répertoire des services pour votre clinique

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites hébergeant des formulaires de site Web doivent être enregistrés sur le réseau de fournisseurs Ocean.

    Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires de site Web profitent du réseau de eRéférence Ocean. Cela signifie que tous les sites hébergeant un formulaire de site Web doivent être répertoriés sur le réseau de fournisseurs Ocean en suivant les étapes ci-dessous :

    1. Créer une fiche d'annuaire pour votre site Ocean

    • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu', et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Fiches d'annuaire'.
    • Créez une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton 'Ajouter une nouvelle fiche' et en saisissant les détails de votre clinique.
    • Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications' une fois terminé.

    2. Demande de validation

    Une fois que vous avez créé votre fiche d'annuaire, contactez l'équipe de support OceanMD afin que nous puissions valider votre fiche d'annuaire en tant qu'organisation légitime pour accepter les données des patients.

    Vous serez informé une fois que votre fiche d'annuaire aura été validée.

    Supprimer/Déclarer une fiche d'annuaire ?

    Veuillez noter : Si une fiche d'annuaire est supprimée ou déclarée, tous les liens associés aux formulaires de site Web seront automatiquement désactivés.

  2. Créer et configurer vos formulaires de site Web

    Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaire de site Web à partir du Portail Ocean.

    1. Créer un nouveau lien de formulaire de site Web

    • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Sur la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
    • Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Configuration de Lien de Formulaire de Site Web' dans le coin inférieur droit.

    2. Configurez les paramètres de votre formulaire de site Web.

    • Nom
      Le nom de votre lien de site Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible par les patients.
      Annuaire
      L'annuaire que vous avez créé ou revendiqué à l'étape 1 du guide de configuration.
      Type de formulaire de site Web
      Indiquez le type de lien de formulaire de site Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire de site Web'.
      URL de redirection
      Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie lors de la soumission du formulaire de site Web.
      Référence de sous-site
      Applicable uniquement si les frais de votre formulaire de site Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites peuvent être trouvées dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
    • eFormulaires
      Sélectionnez le(s) eFormulaire(s) Ocean que les patients devront compléter lorsqu'ils accèderont à votre lien de formulaire de site Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre dans lequel ils ont été ajoutés ici.
      Envoyer un e-mail de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire de site Web
      Si activée, les patients recevront une notification par e-mail lorsque vous acceptez la soumission.
      Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour collecter les adresses e-mail des patients pour utiliser cette fonctionnalité.
      Activé
      Une fois activé, votre lien de formulaire de site Web sera accessible en utilisant l'URL fournie après sa création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas prêt à activer le lien pour le moment, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

    • Une fois prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire de site Web.

    3. Définir votre e-mail de notification de formulaire de site Web

    • À partir du Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Sur la page des Paramètres Admin, sélectionnez 'Site Account'.

    • Entrez l'adresse e-mail qui devrait recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires sur le site dans le champ 'Website Form Notification Email'.

      Plusieurs adresses e-mail peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

    4. Désactiver/Activer vos formulaires de site web.

    Une fois que vous avez créé et configuré le lien de votre formulaire de site web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

    • Dans la zone des paramètres des liens de formulaires de site web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
    • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case à cocher 'Actif'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

    Directory Listing Supprimé/Non réclamé?

    Veuillez noter : Si la fiche de répertoire associée à votre/vos liens de formulaires de site web est supprimée ou non réclamée de votre site Ocean, tous les liens de formulaires de site web associés seront automatiquement désactivés.

  3. Publier vos formulaires de site Web

    Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

    Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par e-mail.

    Accéder à l'URL de votre formulaire de site Web

    • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
    • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaires de site Web'.
    • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il vous suffit de copier-coller cette URL selon vos besoins.
  4. Afficher et gérer les soumissions de formulaires de votre site Web

    Une fois que vos Formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter les soumissions des patients, que vous pouvez gérer depuis la vue des Formulaires de site Web dans le Portail Ocean.

    1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

      • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et choisissez Compte du site.

        Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications pour les soumissions de formulaires de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

    2. Consulter vos soumissions

    3. Importer les soumissions dans votre DMÉ.

      • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
    PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

    Intégration de PS Suite Cloud Connect

    Si la soumission provient d'un patient déjà existant dans votre DMÉ et que votre formulaire électronique est configuré pour mapper le numéro d'assurance-maladie du patient au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant en tant que note de rencontre.

    Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et importera la note en tant que note de rencontre.

    Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs correspondants du DMÉ en fonction de la configuration du formulaire électronique.

    Intégration de formulaire personnalisé de PS Suite

    • Si la soumission provient d'un patient déjà existant dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de rencontre.
    • Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier dans votre DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire, puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de rencontre.
    • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs correspondants du DMÉ en fonction de la configuration du formulaire électronique.

    Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez consulter Importer les soumissions de formulaires de site Web du Ocean Portail dans un DMÉ.

  5. Consultez le Guide des formulaires de site Web

    Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

    Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.

Créer un répertoire des services pour votre clinique

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, tous les sites hébergeant des formulaires de site Web doivent être enregistrés sur le réseau de fournisseurs Ocean.

Pour garantir que les protocoles de sécurité et de chiffrement nécessaires sont en place pour la confidentialité des patients, les formulaires de site Web profitent du réseau de eRéférence Ocean. Cela signifie que tous les sites hébergeant un formulaire de site Web doivent être répertoriés sur le réseau de fournisseurs Ocean en suivant les étapes ci-dessous :

1. Créer une fiche d'annuaire pour votre site Ocean

  • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu', et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Fiches d'annuaire'.
  • Créez une nouvelle fiche en cliquant sur le bouton 'Ajouter une nouvelle fiche' et en saisissant les détails de votre clinique.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder les modifications' une fois terminé.

2. Demande de validation

Une fois que vous avez créé votre fiche d'annuaire, contactez l'équipe de support OceanMD afin que nous puissions valider votre fiche d'annuaire en tant qu'organisation légitime pour accepter les données des patients.

Vous serez informé une fois que votre fiche d'annuaire aura été validée.

Supprimer/Déclarer une fiche d'annuaire ?

Veuillez noter : Si une fiche d'annuaire est supprimée ou déclarée, tous les liens associés aux formulaires de site Web seront automatiquement désactivés.

Créer et configurer vos formulaires de site Web

Vous pouvez créer et configurer les paramètres de vos liens de formulaire de site Web à partir du Portail Ocean.

1. Créer un nouveau lien de formulaire de site Web

  • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Sur la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaire de site Web'.
  • Cliquez sur le bouton 'Nouvelle Configuration de Lien de Formulaire de Site Web' dans le coin inférieur droit.

2. Configurez les paramètres de votre formulaire de site Web.

  • Nom
    Le nom de votre lien de site Web, à des fins internes. Ce nom n'est pas visible par les patients.
    Annuaire
    L'annuaire que vous avez créé ou revendiqué à l'étape 1 du guide de configuration.
    Type de formulaire de site Web
    Indiquez le type de lien de formulaire de site Web que vous créez. Dans ce cas, sélectionnez 'Formulaire de site Web'.
    URL de redirection
    Si une URL est saisie, le patient sera automatiquement redirigé vers l'URL fournie lors de la soumission du formulaire de site Web.
    Référence de sous-site
    Applicable uniquement si les frais de votre formulaire de site Web sont couverts par différents payeurs. Plus d'informations sur les sous-sites peuvent être trouvées dans "Créer des factures séparées pour différents services Ocean".
  • eFormulaires
    Sélectionnez le(s) eFormulaire(s) Ocean que les patients devront compléter lorsqu'ils accèderont à votre lien de formulaire de site Web. Si plusieurs eFormulaires sont sélectionnés, les patients les compléteront dans le même ordre dans lequel ils ont été ajoutés ici.
    Envoyer un e-mail de notification au demandeur lors de l'acceptation de ce formulaire de site Web
    Si activée, les patients recevront une notification par e-mail lorsque vous acceptez la soumission.
    Note : Votre eFormulaire sélectionné doit être configuré pour collecter les adresses e-mail des patients pour utiliser cette fonctionnalité.
    Activé
    Une fois activé, votre lien de formulaire de site Web sera accessible en utilisant l'URL fournie après sa création et la facturation commencera. Si vous n'êtes pas prêt à activer le lien pour le moment, gardez simplement ce paramètre désactivé jusqu'à ce que vous soyez prêt.

  • Une fois prêt, cliquez sur le bouton 'Créer' pour compléter la configuration de votre lien de formulaire de site Web.

3. Définir votre e-mail de notification de formulaire de site Web

  • À partir du Ocean Portail, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Sur la page des Paramètres Admin, sélectionnez 'Site Account'.

  • Entrez l'adresse e-mail qui devrait recevoir les notifications pour les nouvelles soumissions de formulaires sur le site dans le champ 'Website Form Notification Email'.

    Plusieurs adresses e-mail peuvent être incluses, séparées par des virgules ou des points-virgules.

4. Désactiver/Activer vos formulaires de site web.

Une fois que vous avez créé et configuré le lien de votre formulaire de site web, vous pouvez le désactiver ou l'activer à tout moment.

  • Dans la zone des paramètres des liens de formulaires de site web, cliquez simplement sur le bouton 'Configurer' pour ajuster les paramètres.
  • Apportez les modifications souhaitées à la configuration du lien (par exemple, activer ou désactiver la case à cocher 'Actif'), puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder'.

Directory Listing Supprimé/Non réclamé?

Veuillez noter : Si la fiche de répertoire associée à votre/vos liens de formulaires de site web est supprimée ou non réclamée de votre site Ocean, tous les liens de formulaires de site web associés seront automatiquement désactivés.

Publier vos formulaires de site Web

Une fois que vos formulaires de site Web ont été configurés, vous pouvez utiliser l'URL générée pour le publier sur le site Web de votre clinique.

Une fois que votre lien de formulaire de site Web a été créé et configuré, une URL unique sera générée. Vous pouvez publier cette URL sur le site Web de votre clinique ou envoyer l'URL directement aux patients par e-mail.

Accéder à l'URL de votre formulaire de site Web

  • Connectez-vous au Portail Ocean, sélectionnez 'Menu' et cliquez sur 'Admin'.
  • Dans la page des paramètres d'administration, sélectionnez 'Liens de formulaires de site Web'.
  • L'URL unique est fournie sous le nom de votre configuration de formulaire de site Web. Il vous suffit de copier-coller cette URL selon vos besoins.

Afficher et gérer les soumissions de formulaires de votre site Web

Une fois que vos Formulaires de site Web sont actifs, vous pouvez commencer à collecter les soumissions des patients, que vous pouvez gérer depuis la vue des Formulaires de site Web dans le Portail Ocean.

  1. Activer les notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web

    • Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel pour les soumissions de formulaires de site Web entrantes, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur le bouton Menu, sélectionnez Admin, et choisissez Compte du site.

      Entrez l'adresse courriel à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications pour les soumissions de formulaires de site Web dans le champ Courriel de notification de formulaire de site Web. Plusieurs adresses courriel peuvent être séparées par une virgule ou un point-virgule.

  2. Consulter vos soumissions

  3. Importer les soumissions dans votre DMÉ.

    • Après avoir accepté une soumission, une fenêtre "Importer" apparaîtra.
PS Suite Med Access Accuro OSCAR OSCAR Pro Autres DMÉ

Intégration de PS Suite Cloud Connect

Si la soumission provient d'un patient déjà existant dans votre DMÉ et que votre formulaire électronique est configuré pour mapper le numéro d'assurance-maladie du patient au DMÉ, la soumission sera automatiquement importée dans le dossier du patient correspondant en tant que note de rencontre.

Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier existant dans votre DMÉ, Ocean créera automatiquement un nouveau dossier patient et importera la note en tant que note de rencontre.

Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs correspondants du DMÉ en fonction de la configuration du formulaire électronique.

Intégration de formulaire personnalisé de PS Suite

  • Si la soumission provient d'un patient déjà existant dans votre DMÉ, ouvrez son dossier et appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de rencontre.
  • Si la soumission provient d'un nouveau patient sans dossier dans votre DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire, puis appuyez sur le bouton 'Importer' dans la barre d'outils Ocean. Entrez le code d'importation numérique fourni par Ocean pour importer la soumission dans le dossier en tant que note de rencontre.
  • Dans les deux cas, les informations démographiques collectées dans la soumission seront intégrées dans les champs correspondants du DMÉ en fonction de la configuration du formulaire électronique.

Pour plus de détails sur la façon d'importer les soumissions de formulaires de site Web dans votre DMÉ, veuillez consulter Importer les soumissions de formulaires de site Web du Ocean Portail dans un DMÉ.

Consultez le Guide des formulaires de site Web

Consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment personnaliser vos paramètres de formulaires de site Web, ainsi que des conseils sur la meilleure façon de gérer vos formulaires de site Web.

Maintenant que vous avez créé un lien vers les formulaires de site Web, consultez le Guide des formulaires de site Web pour apprendre comment gérer au mieux vos formulaires de site Web.