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Guide de facturation

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Ocean Facturation (Aperçu)

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Les frais Ocean ne sont facturés que lorsque des services sont utilisés ou activés. À la fin de chaque mois, un processus automatisé rassemblera tous les "éléments facturables" (c'est-à-dire les jours d'utilisation de la tablette, les questionnaires web envoyés, etc.) dans une facture et l'enverra au "Payeur" sur votre Site Ocean, que vous pouvez définir dans la section "Facturation" de la vue Admin du Portail Ocean.

Si vous êtes facturé par l'intermédiaire d'un fournisseur de DMÉ, votre utilisation d'Ocean sera reflétée sur la facture fournie par le fournisseur de DMÉ.

Configuration des informations de paiement

OceanMD accepte les paiements par carte de crédit (Visa, MasterCard et American Express) et par débit bancaire.

  • Pour activer les paiements automatiques, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur votre nom en haut à droite, et sélectionnez 'Facturation'.

  • Si vous payez par carte de crédit, sélectionnez l'option 'Carte de crédit', saisissez vos informations de carte de crédit, puis cliquez sur 'Confirmer les informations de paiement'.

    Si vous payez par débit bancaire, sélectionnez l'option 'Débit bancaire', saisissez votre nom et votre adresse e-mail (en tant que personne autorisant l'utilisation des coordonnées bancaires), puis cliquez sur 'Confirmer les informations de paiement' pour saisir vos coordonnées bancaires.

  • Une fois vos informations de paiement confirmées, accédez aux paramètres Admin de votre Site Ocean.
  • Cliquez sur 'Facturation'.
  • Vérifiez que votre compte utilisateur est sélectionné dans le champ 'Payeur'.

Mise à jour de l'adresse e-mail de l'administrateur financier

Les factures sont toujours envoyées à l'adresse e-mail du Payeur du Site Ocean, cependant si vous avez des e-mails supplémentaires qui devraient également recevoir des factures par e-mail, vous pouvez les inclure dans le champ 'Adresse e-mail de l'administrateur financier' des paramètres de votre Compte Site.

  • À partir de la page Paramètres administrateur, sélectionnez 'Compte du site'.

  • Entrez l'adresse e-mail à laquelle les factures doivent être envoyées dans le champ 'Adresse e-mail de l'administrateur financier', et cliquez sur 'Sauvegarder les modifications'.

Mise à jour de vos informations de paiement

Pour mettre à jour les informations de paiement associées à votre compte utilisateur Ocean, suivez les étapes ci-dessous.

Si vous souhaitez changer le payeur pour votre site Ocean, veuillez consulter : Changer votre payeur Ocean.

  • Connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur votre nom en haut à droite, et sélectionnez 'Facturation'.
  • Cliquez sur 'Supprimer le mode de paiement' pour supprimer votre mode de paiement existant.

  • Entrez vos nouvelles informations de paiement.

    Si vous payez par carte de crédit, sélectionnez l'option 'Carte de crédit', saisissez vos informations de carte de crédit, puis cliquez sur 'Confirmer les informations de paiement'.

    Si vous payez par prélèvement bancaire, sélectionnez l'option 'Prélèvement bancaire', saisissez votre nom et votre e-mail (car vous êtes la personne autorisant l'utilisation des coordonnées bancaires), puis cliquez sur 'Confirmer les informations de paiement' pour saisir vos coordonnées bancaires.

  • Une fois confirmé, vos nouvelles informations de paiement s'afficheront sur la page.

Changer votre payeur Ocean

Si vous avez une nouvelle personne en charge des finances qui sera responsable du paiement de vos factures Ocean, vous pouvez la définir comme le payeur de votre ou de vos sites Ocean.

Cela peut être fait en demandant à un administrateur de site existant pour votre site Ocean de suivre les étapes ci-dessous avec la nouvelle personne en charge des finances :

  • Une fois que les informations de paiement du nouveau payeur ont été saisies dans son compte utilisateur Ocean, accédez à la section 'Facturation' de la page Paramètres d'administration et sélectionnez le nom d'utilisateur Ocean du nouveau payeur comme 'Payeur' pour le site Ocean.
  • Vous pouvez éventuellement accorder l'accès administrateur du site au nouveau payeur si nécessaire.

Mise à jour du Payeur pour Plusieurs Sites Ocean

Si vous avez plusieurs sites Ocean et que vous devez mettre à jour chaque site pour avoir le même Payeur, suivez les étapes ci-dessous pour chacun de vos sites :

  • Dans le Portail Ocean, cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit et changez de site pour passer au site Ocean suivant que vous souhaitez mettre à jour le Payeur.
  • Invitez le payeur à rejoindre le site Ocean en saisissant l'adresse e-mail associée à son compte utilisateur Ocean existant.
  • Une fois que le nouveau payeur rejoint le site Ocean, accédez à la section 'Facturation' de la page Paramètres d'administration et sélectionnez le nom d'utilisateur Ocean du nouveau payeur comme 'Payeur' pour le site Ocean.
  • Vous pouvez éventuellement accorder l'accès administrateur du site au nouveau payeur si nécessaire.

Créer des factures distinctes pour différents services Ocean

En utilisant des sous-sites, vous pouvez suivre la facturation séparée pour les produits dans votre site Ocean (c'est-à-dire, Tablettes, Messages & Rappels aux Patients, Études, Formulaires de Site Web, et Réservation en Ligne). Les sous-sites sont particulièrement utiles pour les sites avec des projets Ocean simultanés financés par différentes sources ou pour différents cliniciens payant pour des produits séparés.

Note : Il ne peut y avoir qu'un seul utilisateur désigné comme 'Payer' pour un site Ocean. Les payeurs spécifiques aux sous-sites ne peuvent pas être configurés. Les sous-sites sont destinés à suivre les frais encourus par chaque sous-site afin que la réconciliation entre les sous-sites (c'est-à-dire, en dehors d'Ocean) soit plus facile.

1. Créer vos sous-sites

  • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche et sélectionnez "Admin".
  • Sélectionner 'Facturation'.
  • Cliquez sur 'Ajouter un sous-site'.
  • Précisez une Référence de Sous-site (nom) et une Description de Sous-site, puis cliquez sur 'Sauvegarder'.
  • Le sous-site sera ajouté au tableau des sous-sites dans votre site Ocean.
  • Répétez les étapes C et D pour chaque sous-site que vous souhaitez créer.

2. Précisez les sous-sites pour la facturation de chaque produit Ocean

Pour préciser la facturation de chaque produit Ocean à un sous-site particulier, suivez les étapes ci-dessous :

Tablettes/Kiosques Rappels aux Patients Études Formulaires de Site Web Réservation en Ligne
  • Connectez-vous à l'Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes & Kiosques".
  • Sélectionnez la tablette que vous souhaitez modifier et cliquez sur l'icône de verrouillage à côté du champ "Sous-site". L'icône devrait changer pour un dossier, au lieu d'un symbole de verrouillage.
  • Sélectionnez le sous-site approprié dans le menu déroulant à côté de l'icône de dossier.