Qu'est-ce qu'une Autorité régionale?
Une Autorité régionale (AR) est un concept au sein de la plateforme Ocean, conçu pour permettre aux programmes régionaux ou provinciaux de gérer et d'administrer de façon centralisée divers aspects de leur déploiement Ocean. Les utilisateurs désignés comme Autorité régionale ont accès à un site Ocean configuré avec des fonctionnalités supplémentaires afin de leur permettre de gérer de façon autonome les éléments clés du programme sans avoir besoin d'une assistance directe d'OceanMD.
Plus précisément, les utilisateurs désignés comme AR peuvent effectuer les actions suivantes à partir de leur site Ocean d'Autorité régionale :
- Approuver les Listes d'annuaires sur le Healthmap d'Ocean
- Approuver/accepter la responsabilité des licences de site pour les eOrientations, eConsultations, Messagerie aux patients et rappels, et Réservation en ligne d'Ocean
- Téléverser et gérer les ententes d'Autorité régionale
- Accéder aux rapports et analyses sur l'utilisation et les licences de l'Autorité régionale
Ces fonctionnalités visent à simplifier l'administration à travers plusieurs sites, assurant ainsi que les programmes régionaux ou provinciaux puissent gérer efficacement leurs solutions Ocean à grande échelle.
Qu'est-ce qui rend une Autorité régionale unique?
Zone d'approbations
- Le principal objectif d'une Autorité régionale est d'aider les entités de programmes provinciaux à administrer le déploiement d'Ocean dans leur juridiction. Pour soutenir cela, des fonctionnalités uniques ont été créées spécifiquement pour les sites Ocean d'Autorité régionale, dont plusieurs se trouvent dans la page « Approbations », accessible à partir du menu du site.
- Pour les utilisateurs appartenant à un site d'Autorité régionale, la page « Approbations » sert de page d'accueil par défaut. Lors de la connexion à Ocean, ou lors du retour au site AR depuis un autre site Ocean, les utilisateurs seront automatiquement dirigés vers la page « Approbations ». Cela permet un accès rapide aux outils et aux acheminements les plus pertinents pour leur rôle.
Rappel : La zone « Approbations » n'est accessible que si le site Ocean a été configuré comme Autorité régionale par les administrateurs système d'OceanMD.
Les différentes fonctionnalités que l'on retrouve dans la zone « Approbations » sont détaillées ci-dessous :
Par défaut, les sites Ocean encourront des frais lorsqu'ils reçoivent une eOrientation/eConsultation sauf si la liste d'annuaire du destinataire a fait une demande et a été approuvée par une autorité régionale.
- L’onglet 'Approbations des listes' affiche une vue en tableau de toutes les listes d'annuaires (et leur site Ocean associé) qui ont fait une demande et/ou ont été approuvées par votre site Ocean d'autorité régionale.
Pour qu'une liste d'annuaire apparaisse dans le tableau, un administrateur du site au sein du site Ocean propriétaire de la liste d'annuaire doit soumettre manuellement une demande à l'autorité régionale (c.-à-d., Étape 8 dans "Mise à jour des paramètres de votre liste d'annuaire").
- Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, une notification par courriel est envoyée à l'adresse courriel du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie dans le site Ocean de l'autorité régionale pour les avertir de la demande en attente.
La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher une ou plusieurs listes d'annuaires spécifiques à l'aide d'un mot-clé.
La case à cocher 'Nécessite une approbation' peut être utilisée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les listes d'annuaires qui ont fait une demande à l'autorité régionale mais qui n'ont pas encore été approuvées (c.-à-d., un état 'En attente').
Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver une liste d'annuaire sous l'autorité régionale.
Note : Les utilisateurs de l'autorité régionale doivent avoir un accès administrateur du site pour approuver une liste d'annuaire.
Après approbation, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur clinique/Contact de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été approuvée.
Important : Avant d'approuver une liste d'annuaire, les utilisateurs de l'autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère d'approbation défini par l'entité du programme provincial.
- Une fois approuvée, une note sera automatiquement appliquée à la liste d'annuaire dans l’Ocean Healthmap identifiant l'autorité régionale par laquelle la liste a été approuvée. Cette note est visible pour toutes les personnes parcourant l’Ocean Healthmap qui sont connectées à un compte utilisateur Ocean.
Le bouton 'Refuser/Retirer' peut être utilisé pour refuser la demande actuellement en attente d'une liste d'annuaire auprès de l'autorité régionale, ou pour retirer une liste d'annuaire précédemment approuvée de l'autorité régionale.
Note : Les utilisateurs de l'autorité régionale doivent avoir un accès administrateur du site pour refuser une liste d'annuaire.
Après le refus/retrait, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur clinique/Contact de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été refusée.
- Important : Avant de refuser/retirer une liste d'annuaire, les utilisateurs de l'autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère de refus défini par l'entité du programme provincial.
- Au moment de refuser une demande ou de retirer une liste d'annuaire précédemment approuvée, l'autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/retrait. Cette raison est incluse dans la notification de refus par courriel.
- En cliquant sur le bouton 'Modifier' à droite d'une liste d'annuaire, les utilisateurs de l'autorité régionale peuvent consulter et modifier la valeur 'Nombre de cliniciens' et le 'Commentaire' associé.
L’onglet 'Approbations des licences de site' est utile pour les programmes provinciaux afin de gérer la mise en œuvre et la prise en charge des frais de licence pour les produits d’Engagement du patient Ocean et de contrôler la contribution d’un site Ocean à un Répertoire de demandes de service externe.
Note : Par défaut, les sites Ocean utilisateurs finaux encourront des frais de licence lors de l’utilisation de la Messagerie Ocean pour les patients et/ou de la Réservation en ligne sauf si une autorité régionale a d’abord assumé la responsabilité des frais.
- Le tableau affiche tous les sites Ocean qui ont au moins une liste d'annuaire ayant fait une demande et/ou ayant été approuvée par l'autorité régionale.
Pour chaque site Ocean, le nombre respectif de listes d'annuaires approuvées, le nombre de licences de Messagerie pour les patients dont l'autorité régionale a assumé la responsabilité, le nombre de licences de Réservation en ligne dont l'autorité régionale a assumé la responsabilité, et les frais de licence de site estimés par mois sont affichés.
- Dans la colonne '# de listes d'annuaires approuvées', une valeur de '0' indique qu'au moins une liste d'annuaire du site Ocean a fait une demande à l'autorité régionale, mais n'a pas encore été approuvée (c.-à-d., elle est actuellement En attente).
- Dans la colonne '# de licences de Messagerie pour les patients', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie pour les patients pour le site Ocean.
- Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie pour les patients pour le site Ocean, mais qu'aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.
- Dans la colonne '# de licences de Réservation en ligne', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en ligne pour le site Ocean.
- Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en ligne pour le site Ocean, mais qu'aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.
Pour gérer l’Entente de site pour un site Ocean, les utilisateurs de l'autorité régionale ayant un accès administrateur du site peuvent cliquer sur le bouton 'Gérer' du côté droit.
- Dans la page 'Gérer l’entente de site', les utilisateurs de l'autorité régionale peuvent :
- • Activer la capacité pour un site Ocean de contribuer des données à un Répertoire de demandes de service (si un a été défini)
- • Assumer la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie pour les patients et à la Réservation en ligne pour un site Ocean
- • Effectuer la validation du site utilisateur pour un site Ocean (si la validation du site utilisateur a été activée par l’AR)
- L’onglet « Ententes de licence signées » vous permet de trouver et de consulter les utilisateurs qui ont signé l’Entente de licence de l’Autorité régionale en activant la case à cocher « J’accepte les conditions d’utilisation » lors de l’envoi de leur première eOrientation à une Liste d’annuaire approuvée par l’Autorité régionale.
- Lors de la première consultation de l’onglet « Ententes de licence signées », aucun utilisateur n’est affiché par défaut. Pour rechercher et/ou consulter des utilisateurs, utilisez l’une des options suivantes :
- Option 1 : Définissez le critère « Rechercher par » sur « Nom », saisissez le terme de recherche, puis cliquez sur l’icône de loupe pour lancer la recherche.
- Option 2 : Définissez le critère « Rechercher par » sur « Version » et sélectionnez la version souhaitée de l’Entente de licence de l’Autorité régionale. Le tableau ci-dessous affichera tous les utilisateurs ayant signé la version sélectionnée de l’Entente de licence de l’Autorité régionale.
- Tous les utilisateurs du site Ocean de l’Autorité régionale (c.-à-d. même les utilisateurs sans accès administrateur du site) peuvent invalider l’Entente de licence signée d’un utilisateur en cliquant sur le bouton « Modifier la licence » pour l’utilisateur concerné et en sélectionnant « Invalider ».
Note : Le paramètre « Signataire de l’entente HINP » et le bouton « Mise à jour HINP » sont obsolètes.
Une fois l’Entente de licence signée d’un utilisateur invalidée, il sera invité à nouveau à activer la case à cocher « J’accepte les conditions d’utilisation » la prochaine fois qu’il enverra une eOrientation à une Liste d’annuaire approuvée par l’Autorité régionale.
Important : Avant d’invalider une Entente de licence signée d’un utilisateur, les utilisateurs de l’Autorité régionale doivent s’assurer d’avoir respecté tous les processus ou critères standardisés définis par l’entité provinciale du programme.
L’onglet « Approbations des utilisateurs eConsultation » vous permet de trouver et de consulter les utilisateurs qui ont fait une demande et/ou ont été approuvés par l’Autorité régionale pour rejoindre un programme d’eConsultation.
- Pour faire une demande d’adhésion à un programme d’eConsultation, les utilisateurs cliquent sur le bouton « Soumettre la demande à l’Autorité régionale » dans les paramètres de leur compte utilisateur.
Note : Seuls les utilisateurs ayant les rôles Utilisateur suivants sont autorisés à soumettre une demande : Spécialiste, Médecin de famille, Infirmière praticienne.
Interface utilisateur propre à la province
Note : Selon la valeur « Province » définie dans le compte utilisateur, le nom et la description du paramètre peuvent différer :
- Si la province est Ontario, le paramètre s’appelle « Demande TReC » et comprend une description propre à l’Ontario.
- Si la province est Nouvelle-Écosse, le paramètre s’appelle « Demande NSHA eConsult PoC » et comprend une description propre à la Nouvelle-Écosse.
- Si une autre province ou territoire est sélectionné, le paramètre s’appelle « Demande eConsultation » et comprend une description générique.
- Une fois la demande d’un utilisateur soumise, il apparaîtra dans le tableau « Approbations des utilisateurs eConsultation ».
La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un utilisateur précis par nom ou nom d’utilisateur.
La case à cocher « À réviser » peut être activée pour filtrer le tableau afin d’afficher uniquement les utilisateurs ayant soumis une demande mais qui n’ont pas encore été approuvés (c.-à-d. un statut de demande « En attente »).
Le bouton « Approuver » peut être utilisé pour approuver la demande d’un utilisateur afin de rejoindre le programme d’eConsultation. Lors de l’approbation, une notification par courriel sera envoyée à l’adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean pour l’informer de l’approbation.
Important : Avant d’approuver une demande, les utilisateurs de l’Autorité régionale doivent s’assurer d’avoir examiné la demande de l’utilisateur conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l’entité provinciale du programme.
Le bouton « Refuser/Retirer » peut être utilisé pour refuser une demande en attente d’un utilisateur ou retirer un utilisateur précédemment approuvé. Lors du refus ou du retrait, une notification par courriel sera envoyée à l’adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean pour l’informer du refus.
- Important : Avant de refuser ou de retirer une demande, les utilisateurs de l’Autorité régionale doivent s’assurer d’avoir examiné l’utilisateur ou la demande conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l’entité provinciale du programme.
- Au moment de refuser une demande ou de retirer un utilisateur précédemment approuvé, l’Autorité régionale doit préciser une raison pour le refus ou le retrait. Cette raison est incluse dans la notification par courriel informant l’utilisateur du refus.
- Une fois la demande d’un utilisateur approuvée, la case à cocher « Répondre en tant qu’eConsultation » et le paramètre « Temps de facturation » sont mis à la disposition de l’utilisateur dans la zone « Messagerie » de toute eOrientation/eConsultations reçue à leur site Ocean.
Rappel : Les utilisateurs offrant des eConsultations doivent s’assurer que leur site Ocean est configuré pour afficher les dossiers d’état eConsultation et que les offres de services de santé sur leur Liste d’annuaire sont configurées pour accepter les eConsultations Ocean (sauf si l’utilisateur participe à l’Initiative eOrientation vers eConsultation propre à l’Ontario).
- Cet export fournit un fichier CSV contenant toutes les Listes d’annuaires ayant fait une demande et/ou ayant été approuvées par le site Ocean de l’Autorité régionale. L’export inclut les Listes d’annuaires ayant un état « En attente » et/ou « Approuvée ».
- Dictionnaire de données « Exporter les listes »
- Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les sites Ocean qui possèdent au moins une Liste d’annuaire ayant fait une demande auprès du site Ocean de l’Autorité régionale.
- Dictionnaire de données « Exporter les sites »
- Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean ayant accepté les conditions d’utilisation de l’Entente de licence de l’Autorité régionale lors de l’envoi d’une eOrientation à une Liste d’annuaire approuvée par le site Ocean de l’Autorité régionale.
- Dictionnaire de données « Exporter les utilisateurs »
Ce bouton permet de consulter la version actuelle de l’Entente de licence téléversée sur le site Ocean de l’Autorité régionale. Une fois cliqué, la version actuelle de l’Entente de licence s’affiche et l’identificateur de la version actuelle est visible au bas de la fenêtre de visualisation de l’Entente de licence.
Ce bouton peut être utilisé pour téléverser ou mettre à jour l’entente de licence pour l’Autorité régionale.
- Dans le champ « Version », précisez un identificateur de version à associer à la version de l’entente de licence qui est téléversée.
- Dans le champ « Fichier de licence », cliquez sur « Choisir un fichier », sélectionnez le fichier HTML pertinent sur votre ordinateur, puis cliquez sur « Téléverser ».
- Après le téléversement, la version précédente de l’entente de licence sera immédiatement remplacée par la nouvelle version.
Notes sur l’entente de licence
- Après qu’une nouvelle version de l’entente de licence est téléversée sur le site Ocean de l’Autorité régionale, tous les utilisateurs qui envoient des aiguillages devront réactiver la case « J’accepte les conditions d’utilisation » lors de l’envoi de leur premier aiguillage vers une liste d’annuaire qui a été approuvée par l’Autorité régionale après la mise à jour de la version.
- Après qu’une nouvelle version de l’entente de licence est téléversée sur le site Ocean de l’Autorité régionale, toutes les listes d’annuaires qui avaient été préalablement approuvées par l’Autorité régionale seront automatiquement mises à jour avec la dernière version de l’entente de licence de l’Autorité régionale.
- Les entités des programmes provinciaux sont responsables de s’assurer que les destinataires d’aiguillages (c’est-à-dire ceux ayant une ou des listes d’annuaires approuvées par l’Autorité régionale) sont informés de tout changement à l’entente de licence appliquée à leur(s) liste(s) d’annuaire.
- Lors de la création de votre fichier HTML, nous déconseillons l’utilisation de Microsoft Word, car il peut générer des formats HTML non standards qui ne sont pas acceptés par le téléverseur HTML d’Ocean.
- La politique Content-Security-Policy (CSP) d’Ocean applique des règles qui bloquent les scripts (script-src 'none'), le contenu intégré (child-src 'none'), les plugins (object-src 'none'), les soumissions de formulaires (form-action 'none') et les URL relatives (base-uri 'none') dans le fichier de l’entente de licence.
Sondages de l’Autorité régionale
Chaque site Ocean d’une Autorité régionale a la possibilité d’intégrer trois liens de sondage dans l’acheminement eOrientation/eConsultation afin de recueillir les mesures de l’expérience rapportée par les patients (PREMs) et les données de satisfaction des fournisseurs. Les Autorités régionales peuvent profiter de jusqu’à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil de sondage tiers.
Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article suivant : Qu’est-ce qu’un sondage d’Autorité régionale et comment puis-je le configurer ?
Analytique de l’Autorité régionale
Par défaut, des valeurs analytiques désidentifiées sont toujours recueillies sur les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations/eConsultations. Cela permet à chaque site Ocean d’analyser divers indicateurs pour leurs orientations/consultations reçues, tels que les tendances d’orientation, les taux de refus et les temps d’attente. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter Soutien analytique dans les eConsultations et/ou les eFormulaires d’eOrientation et Accès à l’analytique des eOrientations.
Dans le contexte d’un déploiement provincial financé d’Ocean, il est utile d’avoir une vue d’ensemble de ces données désidentifiées pour tous les sites Ocean participant au programme. Ocean y parvient en donnant aux sites Ocean de l’Autorité régionale l’accès à toutes les données analytiques désidentifiées pour les orientations envoyées vers les Listes d’annuaires qui ont été « Approuvées » par l’Autorité régionale (comme décrit ci-dessus).
Note : Les utilisateurs de l’Autorité régionale doivent avoir un accès Admin du site pour exporter les données analytiques.
- Cela signifie que lorsqu’un utilisateur du site Ocean de l’Autorité régionale exporte les données analytiques des orientations, le fichier .csv généré contiendra les données analytiques agrégées pour les orientations envoyées à toute Liste d’annuaire ayant été « Approuvée » par l’Autorité régionale.
Notes analytiques
- Ocean prend en charge l’exportation d’un maximum de 50 000 records analytiques d’orientation à la fois lors de l’exécution de l’exportation analytique des orientations dans le Portail Ocean.
- Pour exporter plus de 50 000 records analytiques d’orientation, nous recommandons d’exécuter plusieurs rapports avec des valeurs séquentielles de « Date de début » et « Date de fin » (par exemple, exporter par mois ou par trimestre civil).
- L’analytique des orientations peut également être consultée via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez consulter Ocean Open API.
- L’Ocean Open API prend en charge l’exportation d’un maximum de 1 000 records analytiques d’orientation à la fois.
- Bien qu’Ocean recueille toujours les valeurs « Core Analytic » par défaut, les formulaires d’orientation peuvent être personnalisés pour recueillir des « Analytique personnalisée (ax_) » et « Analytique personnalisée (fx_) » supplémentaires.
- Pour plus d’informations sur les Analytique personnalisée (fx_) et (ax_), veuillez consulter Comment ajouter des valeurs analytiques personnalisées à mon formulaire d’eOrientation/eConsultation ? et Comment créer un modèle d’exportation personnalisé pour les données analytiques d’eOrientation & eConsultation ?
- Dans le contexte d’un déploiement provincial financé d’Ocean, l’entité provinciale du programme devrait tenir compte de tout objectif basé sur l’analytique et s’assurer que les valeurs analytiques souhaitées ont été configurées pour être recueillies dans le(s) formulaire(s) d’orientation pour chaque Liste d’annuaire approuvée.
Résumé des accès utilisateur : « Admin du site » vs « Non-Admin du site »
Pour référence rapide, le tableau ci-dessous présente les actions pouvant être effectuées dans un site Ocean d’Autorité régionale (AR) par un utilisateur avec ou sans accès Admin du site :
« O » indique que l’action peut être effectuée, tandis que « N » indique que l’action ne peut pas être effectuée par l’utilisateur.
| Action | Non-Admin du site | Admin du site |
|---|---|---|
| Accéder à la zone « Approbations » dans le site Ocean de l’AR | O | O |
| Exécuter le rapport « Exporter les utilisateurs » | O | O |
| Exécuter le rapport « Exporter les listes » | O | O |
| Exécuter le rapport « Exporter les sites » | O | O |
| Cliquer sur le bouton « Voir la convention de licence » | O | O |
| Téléverser une nouvelle convention de licence à l’aide du bouton « Téléverser une nouvelle convention de licence » | O | O |
| Cliquer sur le bouton « Modifier » sur une Liste d’annuaire dans le tableau des approbations de listes | O | O |
| Accéder à la zone « Paramètres d’administration » du site Ocean de l’AR | N | O |
| « Approuver » et « Refuser/Retirer » des Listes d’annuaires dans l’onglet « Approbations de listes » | N | O |
| « Approuver » et « Refuser/Retirer » des utilisateurs dans l’onglet « Approbations des utilisateurs eConsultation » | N | O |
| Cliquer sur le bouton « Modifier la licence » pour « Invalider » un utilisateur dans l’onglet « Conventions de licence signées » | O | O |
| Cliquer sur le bouton « Gérer la convention du site » pour un site Ocean dans l’onglet « Approbations des conventions de site » | N | O |
| Contrôler la contribution d’un site Ocean à un Répertoire de demandes de service dans la zone « Gérer la convention du site » | N | O |
| Contrôler la prise en charge par le site Ocean de l’AR des frais de licence de Messagerie et de Réservation en ligne pour les sites Ocean utilisateurs finaux dans la zone « Gérer la convention du site » | N | O |
| Accéder à l’analytique des orientations au niveau de l’Autorité régionale dans la zone « Rapports » du site Ocean de l’AR | N | O |
| Configurer les sondages de l’Autorité régionale dans la zone « Fonctionnalités du site » du site Ocean de l’AR | N | O |