Chaque fois qu’un dossier patient est chargé dans Ocean, il reçoit son propre numéro de référence Ocean (« ref »). Bien qu’Ocean supprime constamment les données des patients lorsqu’elles ne sont plus nécessaires (c’est-à-dire après que les résultats ont été téléchargés dans le DMÉ), il se peut que vous manquiez d’« espace » dans Ocean puisque le numéro par défaut à 3 chiffres ne permet de charger que 900 patients à la fois.
De plus, Ocean tente de générer un numéro aléatoire pour chaque patient chargé, donc à l’approche de 900 dossiers, vous pouvez constater qu’Ocean met un peu plus de temps à répondre et abandonne parfois en retournant une erreur. Considérez cela comme un avertissement précoce que vous manquez d’espace.
Heureusement, vous pouvez facilement modifier votre site Ocean pour utiliser des numéros de référence à 4, 5, 6 ou même 7 chiffres en suivant les étapes ci-dessous.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton « Menu » dans le coin supérieur gauche et cliquez sur « Admin ».
- Cliquez sur « Fonctionnalités du site » depuis la page des Paramètres Admin.
- Modifiez le paramètre « Chiffres pour les références patient générées » à 4, 5, 6 ou 7 chiffres.
- Désormais, la prochaine fois que vous essayerez de saisir une ref sur une tablette, celle-ci se réinitialisera pour forcer la saisie de quatre chiffres.
Note : Lorsque vous modifiez le nombre de chiffres des références patient, gardez à l’esprit que plus vous utilisez de chiffres, plus votre personnel devra saisir de chiffres dans les tablettes Ocean pour chaque patient devant compléter un eForm.
Gestion des patients avec d’anciennes références
Une fois que vous avez modifié le nombre de chiffres des références, il se peut que certains patients aient encore d’anciennes références dans leurs dossiers. Pour charger ces références sur la tablette, il suffit d’ajouter un ou des zéro(s) devant. Par exemple, si un patient a déjà la référence 123 et que vous passez à 4 chiffres, vos tablettes accepteront 0123 pour charger le patient 123. Cela dit, il serait judicieux de changer le nombre de chiffres de votre site Ocean en fin de journée ou pendant la fin de semaine afin de minimiser le nombre de patients nécessitant l’ajout de zéros.