Nous prenons actuellement en charge les importations à partir des formulaires de site Web pour TELUS PS Suite, Med Access, OSCAR DMÉ, OSCAR Pro (WELL Health), et QHR Accuro. Si vous n'utilisez pas l'un de ces DMÉ, de nombreuses cliniques utilisent encore les formulaires de site Web sans intégration DMÉ, car vous avez également la possibilité d'exporter les soumissions vers une feuille de calcul ou en tant que PDF à tout moment.
Formulaire du site Web collecte le numéro d'assurance maladie
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche supérieur et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page des paramètres d'administration et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", "eFormulaires" Trouvez l'eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre formulaire de site Web, et ouvrez l'eFormulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire a un élément obligatoire qui demande le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Formatage des notes).
- Note : Si vous acceptez également des soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire a des champs obligatoires qui sont mappés aux champs DMÉ correspondants pour le prénom (firstName) et le nom de famille (surname) du patient, en plus de leur sexe.
- De retour dans le Ocean Portail, ouvrez la vue "Formulaires de site Web" et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle sera normalement dans le dossier "Nouveau".
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour à la fois déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Les informations seront automatiquement téléchargées dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie correspondant dans PS Suite, ou si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie correspondant n'existe, un nouveau dossier sera créé.
- Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est activée dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée comme une note de progression textuelle et comme une pièce jointe PDF.
- Si le paramètre 'Importer automatiquement les pièces jointes dans le DMÉ' est désactivé dans votre configuration Cloud Connect, la soumission sera importée uniquement comme une note de progression textuelle.
- Retournez à l'Ocean Portail, et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si cela n'a pas déjà été fait). La soumission sera classée dans le dossier correspondant.
Le formulaire du site Web ne contient pas de champ pour le numéro d'assurance maladie
- Si votre formulaire de site Web ne contient pas de champ pour le numéro d'assurance maladie, vous pouvez importer la soumission en utilisant le bouton "Import" sur la barre d'outils Ocean.
- De retour dans l'Ocean Portail, ouvrez la vue Formulaires de site Web et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Accepter".
- Il affichera un numéro de référence du patient (généralement à 3 chiffres) :
- Sur la barre d'outils dans PS Suite, cliquez sur "Import" et entrez ce numéro. Les mises à jour démographiques seront appliquées et la soumission sera importée dans le dossier en tant que Note de progrès textuelle unique.
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- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche supérieur et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page des paramètres d'administration et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", sélectionnez "eFormulaires", et localisez l'eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre formulaire de site Web, et ouvrez l'eFormulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire a un élément obligatoire qui demande le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Formatage des notes).
- Note : Si vous acceptez également des soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire a des champs obligatoires qui sont mappés aux champs DMÉ correspondants pour le prénom (firstName) et le nom de famille (surname) du patient, en plus de leur sexe.
- Une fois que vous avez reçu une soumission de formulaire de site Web, retournez au Ocean Portail, ouvrez la vue Formulaires de site Web et localisez la soumission dans le dossier "Nouveau".
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour à la fois déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Les informations sont automatiquement téléchargées dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie correspondant dans Med Access, ou si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie correspondant n'existe, un nouveau dossier sera créé.
- La soumission sera stockée dans le dossier du patient en tant que Tâche active avec une pièce jointe PDF contenant les informations de la soumission.
- Retournez à l'Ocean Portail, et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' si ce n'est pas déjà fait. La soumission sera classée dans le dossier de la boîte de réception respective.
TELUS définit l'état pour les patients nouvellement créés par Ocean comme "Non confirmé". Veuillez vous assurer de vous connecter à votre DMÉ, de rechercher le patient nouvellement créé et de changer son état en "Actif".
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" à partir de la page des paramètres d'administration et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", eFormulaires" Trouvez l'eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre formulaire de site Web, et ouvrez l'eFormulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire a un élément obligatoire qui demande le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Formatage des notes).
- Note : Si vous acceptez également des soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire a des champs obligatoires qui sont mappés aux champs DMÉ correspondants pour le prénom (firstName) et le nom de famille (surname) du patient, en plus de leur sexe.
- Une fois que le patient a fait une soumission, elle apparaîtra dans le dossier "Nouveau" de la vue Formulaires de site Web de l'Ocean Portail.
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour à la fois déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Ocean recherchera un patient existant dans le DMÉ avec le numéro d'assurance maladie correspondant. Si aucun n'est trouvé, il créera automatiquement un nouveau dossier patient avec les informations démographiques de la demande. La soumission sera stockée dans le dossier du patient en tant que Note de rencontre ou Document, selon votre configuration Cloud Connect.
- Retournez à l'Ocean Portail, et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si cela n'a pas déjà été fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche supérieur et sélectionnez "eFormulaires". Trouvez l'eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre formulaire de site Web et ouvrez l'eFormulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire a un élément obligatoire qui demande le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est réglé sur "hn" (dans l'onglet Formatage des Notes).
- Une fois que vous avez reçue une demande de votre formulaire de site Web, vérifiez s'il existe un dossier patient dans le DMÉ. Si le patient n'existe pas, vous devez créer manuellement un dossier patient avec le numéro d'assurance maladie du patient.
- De retour dans le Ocean Portail, ouvrez la vue "Formulaires de site Web" et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Accepter". La fenêtre d'importation affichera un numéro d'importation.
- Accédez à votre OSCAR DMÉ et localisez ce patient. Ouvrez la barre d'outils Ocean et cliquez sur le bouton "Importer".
- Entrez le numéro d'importation depuis l'Ocean Portail. Une confirmation
- Une fenêtre de confirmation apparaîtra pour confirmer quelles notes du patient seront mises à jour dans le dossier. Cliquez sur "Oui - C'est le bon dossier". Les notes et les mises à jour démographiques seront appliquées au dossier du patient.
- Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page des paramètres d'administration et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", eFormulaires" Trouvez l'eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre formulaire de site Web, et ouvrez l'eFormulaire dans l'éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire a un élément obligatoire qui demande le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Formatage des notes).
- Note : Si vous acceptez également des soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire a des champs obligatoires qui sont mappés aux champs DMÉ correspondants pour le prénom (firstName) et le nom de famille (surname) du patient, en plus de leur sexe.
- Une fois que le patient a fait une soumission, elle apparaîtra dans le dossier "Nouveau" de la vue Formulaires de site Web de l'Ocean Portail.
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour à la fois déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Ocean recherchera un patient existant dans le DMÉ avec le numéro d'assurance maladie correspondant. Si aucun n'est trouvé, il créera automatiquement un nouveau dossier patient avec les informations démographiques de la demande. La note sera automatiquement téléchargée en tant que document PDF dans le dossier du patient.
- Retournez à l'Ocean Portail, et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si cela n'a pas déjà été fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.
- Connectez-vous au Ocean Portail, ouvrez la vue Formulaires de site Web et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Une fois que vous avez localisé la soumission du patient, ouvrez-la et cliquez sur 'Accepter'.
- Une fois que vous avez accepté la soumission, vous aurez la possibilité de la télécharger. Faites un clic droit sur le lien de téléchargement et sauvegardez le PDF dans un dossier de votre choix.
- À partir de là, vous pouvez téléchargez vers votre fichier PDF nouvellement téléchargé dans le record du patient dans votre DMÉ.