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Guide des formulaires de site Web

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Acheminement de base de la gestion des formulaires de site Web

  1. Recevoir une soumission de vos formulaires de site Web.

    • Une fois qu'une nouvelle soumission est complétée, le 'Courriel de notification de formulaire de site Web' (qui peut être configuré dans la section "Compte du site" de la page Paramètres administratifs) recevra une notification de sa complétion.

      Note : Si aucun 'Courriel de notification de formulaire de site Web' n'a été configuré, les courriels de notification de nouvelle soumission de formulaire de site Web seront envoyés au courriel 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean'.

  2. Examiner la soumission.

    • Suivez le lien vers le Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Formulaires de site Web".
    • Vous trouverez la nouvelle soumission dans le dossier "Nouveau".
    • Cliquez sur la soumission pour voir ses détails et confirmer qu'il s'agit d'une demande de patient légitime.

  3. Accepter ou Compléter la soumission.

    • S'il s'agit d'une simple demande de renseignements du patient qui peut être répondue par une seule réponse, saisissez simplement votre réponse dans la case "Commentaires pour le demandeur et le patient" (dans le volet de Planification des horaires) et marquez la demande comme "Terminée".
    • S'il s'agit d'une demande de rendez-vous, une fois que vous avez vérifié qu'il s'agit d'une demande de patient légitime, acceptez la soumission.

  4. Importer les informations dans le dossier de votre patient.

    • Une fois que vous avez complété ou accepté la demande, vous serez présenté avec la Fenêtre d'importation.
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Intégration Cloud Connect

Pour les utilisateurs de PS Suite intégrés à Ocean Cloud Connect, si vous avez un dossier patient existant avec un numéro de carte santé correspondant, les notes seront importées automatiquement dans le dossier patient.

Si l'importation échoue, vous pouvez télécharger manuellement la soumission et la télécharger dans votre DMÉ sous forme de document PDF.

Intégration de Formulaire Personnalisé

  • Pour les utilisateurs de PS Suite qui utilisent l'intégration de Formulaire Personnalisé (c'est-à-dire, pas Cloud Connect), vous devrez peut-être ouvrir le dossier patient pertinent dans PS Suite, utiliser le bouton "Importer" dans la barre d'outils Ocean et saisir manuellement le numéro d'importation fourni dans la fenêtre d'importation.

Note : S'il s'agissait d'une simple demande de patient, une fois que vous avez marqué la demande comme "Terminée" et importé la note dans le dossier du patient de votre DMÉ, alors vous avez terminé le traitement de cette demande (et pouvez passer les étapes suivantes décrites ci-dessous).

  1. Confirmer la réservation du rendez-vous (si applicable).

    • Si vous avez un champ "Courriel" sur votre formulaire de site Web, une fois que vous avez sauvegardé la réservation du rendez-vous, le patient recevra un courriel contenant les détails du rendez-vous et une option de confirmation de leur rendez-vous planifié.
    • Le patient sera alors déplacé dans le dossier "Réservé non confirmé" jusqu'à ce qu'il confirme son rendez-vous en cliquant sur le bouton dans la notification par courriel qui lui a été envoyée ou que vous le marquiez manuellement comme confirmé.
    • Une fois que le patient a confirmé son rendez-vous, il sera alors déplacé dans le dossier "Réservé confirmé" de la vue des Formulaires de site Web.

  2. Marquer la demande comme terminée.

    • Une fois que la date du rendez-vous du patient est passée, vous pouvez retourner à la vue des Formulaires de site Web de l'Ocean Portail pour trouver leur soumission et la marquer comme "Terminée".
    • Cela déplacera la demande dans le sous-dossier "Terminé" du dossier "Traité".

Boîtes de réception des formulaires de site Web

Si vous avez configuré des Formulaires de site Web (c'est-à-dire un questionnaire en ligne disponible au public via un lien sur votre site Web), vous serez notifié lorsqu'une nouvelle soumission est complétée et les résultats de cette soumission apparaîtront dans vos boîtes de réception des Formulaires de site Web dans le Ocean Portail. Ci-dessous décrit le processus selon lequel les soumissions sont reçues et traitées.

Note : Étant donné que les Formulaires de site Web sont disponibles au public, les soumissions entrent d'abord dans votre boîte de réception des Formulaires de site Web, plutôt que directement dans le DMÉ (afin de filtrer les soumissions bidon avant qu'elles n'entrent dans le DMÉ).

  1. Voir votre soumission.

    • Une fois qu'une nouvelle soumission est terminée, le 'Courriel de notification de formulaire de site Web' (qui peut être configuré dans la section "Compte du site" de la page Paramètres administrateur) recevra une notification de sa complétion.

      Note : Si aucun 'Courriel de notification de formulaire de site Web' n'a été configuré, les nouveaux courriels de notification de soumission de formulaire de site Web seront envoyés au courriel 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean'.

    • À partir de là, vous pouvez vous connecter au Portail Ocean et vérifier votre nouvelle soumission dans la boîte de réception "Nouveau" de la vue des formulaires de site Web.

    • Cliquez sur la nouvelle soumission pour voir ses détails.

      Général
      C'est ici que toutes les informations démographiques fournies sur votre formulaire de site Web seront renseignées, y compris le nom du patient, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, etc.
      Notes
      C'est ici que vous pouvez ajouter des notes en texte libre ou prédéfinies liées à la soumission (par exemple, Tentative de contact, le patient a été vu, etc.).
      Résumé du formulaire de recommandation
      C'est ici que les résultats du formulaire de site Web seront renseignés (alias la "note clinique" associée au formulaire de site Web).
      Planification des horaires
      C'est ici que vous pouvez enregistrer si et/ou quand vous avez réservé un rendez-vous pour ce patient (si, par exemple, votre formulaire de site Web était destiné aux patients demandant à prendre un rendez-vous dans votre clinique). Si le patient a fourni son adresse e-mail, vous pouvez également ajouter un commentaire pour la réservation "Commentaires pour le prescripteur et le patient) et/ou joindre un fichier pour qu'ils le consultent (en utilisant l'icône de trombone), si nécessaire.

  2. Gérez votre soumission.

    • Une fois que vous avez modifié la demande selon vos préférences, vous pouvez soit "Accepter" soit "Refuser".
    • Après avoir cliqué sur 'Accepter', une fenêtre d'importation apparaîtra, la demande sera déplacée dans votre dossier "Rendez-vous non confirmés". Pour plus de détails sur la façon d'importer des demandes, veuillez consulter cet article.
    • À partir de là, si vous avez réservé un rendez-vous pour le patient, vous ou le patient pouvez confirmer la réservation de leur rendez-vous (à condition que le patient ait donné son consentement par courriel). Une fois que le patient a été vu, vous pouvez marquer la demande comme "Terminée".

Importer les soumissions de formulaires de site Web depuis Ocean Portail vers un DMÉ

Nous prenons actuellement en charge les importations à partir de formulaires Web pour TELUS PS Suite, Med Access, DMÉ OSCAR, OSCAR Pro (WELL Health) et QHR Accuro. Si vous n'utilisez aucun de ces DMÉ, de nombreuses cliniques utilisent toujours des formulaires Web sans intégration de DMÉ, car vous avez également la possibilité d'exporter les soumissions vers un tableur ou en PDF à tout moment.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Classique OSCAR Pro Autre DMÉ

Formulaire Web collecte le numéro d'assurance maladie

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
  • Cliquez sur le bouton "Menu", "eFormulaires". Trouvez le eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre Formulaire Web, et ouvrez le eFormulaire dans l'Éditeur d'eFormulaire.
  • Assurez-vous que votre eFormulaire comporte un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de la note).
  • Note : Si vous acceptez également les soumissions de patients qui n'ont pas d'enregistrement existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire comporte des champs obligatoires qui sont associés à des champs DMÉ correspondants pour le prénom du patient (Prénom(s)) et nom de famille (Nom), en plus de leur sexe.
  • De retour dans le Portail Ocean, ouvrez la vue "Formulaires Web" et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".

  • Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".

    Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.

  • Les informations sont automatiquement téléchargées sous forme de note de rencontre dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie correspondant dans PS Suite, ou si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie correspondant n'existe, un nouveau dossier sera créé.
  • Retournez au Portail Ocean et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si ce n'est pas déjà fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.

Formulaire du site Web ne contient pas de champ Assurance maladie

  • De retour dans le Portail Ocean, ouvrez la vue des Formulaires de site Web et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
  • Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Accepter".
  • Il affichera un numéro de référence du patient (généralement composé de 3 chiffres):
  • Sur la barre d'outils dans PS Suite, cliquez sur "Import" et saisissez ce numéro. Les mises à jour démographiques seront appliquées et la note sera importée en tant que note de rencontre par Ocean.
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Redirection des soumissions de formulaire du site Web vers un fournisseur

Les cliniques multi-fournisseurs recevant des soumissions de formulaires de site Web de la part des patients peuvent bénéficier de la capacité d'identifier et de router la soumission au fournisseur pertinent dans le Portail Ocean. Cet article décrit comment capturer facultativement le nom du fournisseur dans le formulaire, et le routage ultérieur de la soumission à un fournisseur spécifique pour examen.

1. Configurer votre formulaire électronique (Facultatif)

Étant donné que les liens de formulaires de site Web peuvent être configurés pour héberger n'importe quel formulaire électronique Ocean, les étapes ci-dessous sont démontrées avec un formulaire électronique générique. Vous pouvez facultativement appliquer ces étapes à votre propre formulaire électronique Ocean hébergé sur votre lien de formulaire de site Web.

PS Suite Med Access OSCAR Pro Accuro Autre DMÉ

  • Pour les utilisateurs de PS Suite, le nom du 'Médecin/PI du patient' (assigné dans PS Suite) apparaîtra automatiquement dans la colonne 'Priorité' du Portail Ocean. Aucune configuration n'est nécessaire.

2. Acheminement de la soumission au fournisseur

Le personnel administratif peut examiner les soumissions dans le Portail Ocean et les acheminer au fournisseur concerné.

Note : Les fournisseurs doivent avoir un compte utilisateur Ocean et être un utilisateur sur votre site Ocean pour examiner les soumissions.

  • Dans la section 'Formulaires de site Web' du Portail Ocean, localisez la soumission dans le dossier 'Nouveau' et cliquez dessus pour l'ouvrir.

  • Examinez la section 'Résumé du formulaire de référence' pour déterminer le fournisseur pertinent identifié par le patient.

    Note : Si vous n'avez pas effectué la configuration facultative à l'étape 1, vous pouvez passer cette étape.

  • Sélectionnez le fournisseur pertinent dans le champ 'Besoin de révision' et cliquez sur 'Notifier'. Une notification par courriel sera envoyée au fournisseur.
  • Cliquez sur 'Sauvegarder et Fermer'.

3. Le fournisseur examine la soumission

  • Le fournisseur recevra une notification par courriel l'informant qu'une soumission de formulaire de site Web a été marquée comme nécessitant sa révision.
  • En cliquant sur le bouton 'Voir la soumission de formulaire de site Web' dans le courriel, la soumission s'ouvrira directement dans un nouvel onglet pour que le fournisseur puisse la réviser.
  • Alternativement, le fournisseur peut accéder à la soumission depuis son dossier 'Pour moi' dans la section Formulaires de site Web du Portail Ocean.
  • Pour plus de conseils sur la manière de gérer la soumission de formulaire de site Web et l'importer dans votre DMÉ, veuillez consulter : Acheminement de base des formulaires de site Web