Ocean vous permet de téléverser en lot une liste de patients à partir d’un fichier afin de faciliter la réalisation d’interventions basées sur la population ou l’envoi de messages de groupe aux patients. Une liste de patients peut être téléversée avec un « ID de cohorte » spécifié par l’utilisateur, que vous pouvez utiliser pour envoyer des lots de questionnaires en ligne ou de messages sécurisés.
Note : Par défaut, les messages de groupe peuvent être envoyés à des groupes d’une taille maximale de 100 patients. La configuration d’une « Adresse d’envoi » personnalisée augmente cette limite à 1000 patients. Pour plus d’informations sur la façon de configurer une adresse d’envoi personnalisée, consultez cet article : Envoyer des courriels en utilisant votre propre adresse
Si nécessaire, veuillez consulter Comment diviser un fichier .csv en cohortes plus petites.
Avis important
Veuillez noter que le service de messagerie de cohorte d’Ocean est conçu pour gérer de façon optimale un maximum de 1000 courriels par site à la fois. L’envoi de nombreux groupes de 1000 courriels en succession rapide retardera considérablement l’envoi de ces courriels pour votre site et les autres sites Ocean. Cela pourrait également entraîner le blocage de tous les courriels Ocean par les fournisseurs de services de courriel, empêchant leur livraison à vos patients. Ocean priorisera l’envoi des messages individuels aux patients par rapport aux courriels de cohorte en lot.
Nous comprenons l’importance de tenir votre population de patients informée des mises à jour importantes. Pour envoyer des courriels de masse rapidement, il est recommandé d’utiliser un service de marketing par courriel de masse. Si cela n’est pas possible, veuillez n’envoyer qu’un seul message de cohorte toutes les 60 minutes afin de ne pas nuire à la capacité d’Ocean de livrer les courriels en temps opportun.
Téléverser un fichier de cohorte de patients dans Ocean
1. Créez votre fichier de liste de patients.
- Dans votre DMÉ, vous devrez exporter une liste de patients, incluant leurs informations démographiques de base.
- La façon d’obtenir cette liste de patients varie selon le DMÉ utilisé, mais implique habituellement l’exécution et l’exportation d’un rapport de recherche dans le système.
- Pour savoir comment obtenir un fichier correctement formaté accepté par Ocean, veuillez consulter cet article.
2. Téléversez et nommez votre fichier de liste de patients.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n’êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton « Menu » dans le coin supérieur gauche et sélectionnez « Patients ». Sous le menu Actions dans la barre latérale de gauche (près du bas), sélectionnez « Téléverser des patients à partir d’un fichier ».
- Recherchez le fichier que vous avez créé à l’étape 1.
- Sélectionnez l’« Importateur » approprié dans le menu déroulant.
-
Donnez un nom au fichier à côté de « Assigner l’ID de cohorte ».
Note : L’option « Mettre en file d’attente les eFormulaires pour les patients téléversés » n’est généralement pas nécessaire pour la messagerie de cohorte et peut habituellement être ignorée.
Si vous souhaitez que les patients reçoivent des eFormulaires dans le cadre du message de cohorte, ajoutez ces eFormulaires au modèle de message que vous utilisez.
Note : Un patient ne peut appartenir qu’à une seule cohorte. Si un patient est inclus dans deux fichiers de cohorte, il sera assigné à la cohorte téléversée la plus récemment.
3. Envoyez votre message de groupe aux patients.
Avertissement
- Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléversement d’une cohorte et l’envoi d’un message à cette cohorte. Cela garantit qu’Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.
- Les fonctionnalités « Permettre au patient de répondre » et « Permettre au patient de téléverser des pièces jointes » / « Permettre au patient de répondre avec une pièce jointe » ne sont pas disponibles lors de l’utilisation des Messages de groupe avec Ocean. Les patients n’auront pas la possibilité de répondre à votre message (avec ou sans pièce jointe), même si ces fonctionnalités sont activées dans le modèle choisi.
- Vous ne pouvez pas inclure de pièces jointes dans votre Message de groupe aux patients.
- Pour envoyer un message de groupe aux patients, sélectionnez « Courriel à la cohorte » dans le menu Actions en bas à gauche de l’onglet Patients.
- Sélectionnez votre groupe à l’aide du menu déroulant « Sélectionner la cohorte ».
- Sélectionnez le modèle que vous souhaitez envoyer dans le menu Modèles dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue. (Apprenez à configurer vos modèles de Messagerie aux patients dans cet article.)
- Sélectionnez « Envoyer les invitations » pour envoyer vos courriels.
4. Consultez les journaux de transactions de vos messages de groupe aux patients.
- À des fins d’audit ou de suivi, vous pouvez télécharger un record de tous les courriels en lot envoyés à vos différentes cohortes de patients. Pour ce faire, accédez à la page Paramètres d’administration dans le Portail Ocean.
- Cliquez sur « Rapports » et sous « Exporter les journaux de transactions des courriels en lot », sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez voir dans votre fichier exporté. Pour voir toutes les transactions de messages de groupe, laissez ces champs de date vides.
- Si vous souhaitez uniquement voir le rapport pour un groupe spécifique, saisissez l’ID de cohorte dans le champ sous la plage de dates. Pour voir toutes vos cohortes, laissez ce champ vide.
- Cliquez sur « Exporter » et votre journal sera téléchargé sous forme de fichier .csv, qui pourra ensuite être ouvert dans Microsoft Excel. Un dictionnaire de données de l’exportation peut être téléchargé en cliquant sur le bouton bleu à droite.
- Télécharger le dictionnaire de données « Journaux de transactions des courriels en lot »
Exporter un fichier de cohorte de patients à partir d’Ocean
Ocean offre la possibilité de voir/exporter les patients d’une cohorte Ocean particulière. Ceci est utile pour déterminer à quelle(s) cohorte(s) appartient chaque patient dans Ocean. Pour exporter une cohorte :
- Dans la section Patients du Portail Ocean, cliquez sur « Exporter la cohorte ».
- Sélectionnez la cohorte que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur « Exporter ». Votre cohorte sera téléchargée sous forme de fichier .csv, qui pourra ensuite être ouvert dans Microsoft Excel.
- Un dictionnaire de données de l’exportation peut être téléchargé en cliquant sur le bouton bleu à droite.
- Télécharger le dictionnaire de données « Exporter la cohorte »