Télécharger un fichier de cohorte de patients dans Ocean pour les messages de groupe

Avis important

Veuillez noter que le service de messagerie de cohorte d'Ocean est conçu pour gérer de manière optimale pas plus de 1000 courriels par site à la fois. L'envoi de nombreuses cohortes de 1000 courriels en succession rapide retardera considérablement l'envoi de ces courriels pour votre site et d'autres sites Ocean. Cela peut également entraîner le blocage par les fournisseurs de services de messagerie de tous les courriels Ocean destinés à vos patients. Ocean donnera la priorité à l'envoi de messages individuels aux patients par rapport aux courriels en masse des cohortes.

Nous comprenons la nécessité de tenir informée votre population de patients des mises à jour importantes. Pour envoyer rapidement des courriels en masse (par exemple, des informations sur les mises à jour liées à la COVID à l'ensemble de votre population de patients), il est recommandé d'utiliser un service de marketing par courriel en masse. Si ce n'est pas une option, veuillez envoyer un seul message de cohorte toutes les 60 minutes pour éviter d'impact sur la capacité d'Ocean à livrer les courriels en temps opportun.

La première étape pour envoyer un message de groupe dans Ocean est d'obtenir un fichier de votre DMÉ. Ce fichier contient la liste des patients que vous ciblez dans votre message de groupe. Chaque DMÉ a une manière unique d'obtenir ce fichier, veuillez donc développer l'onglet approprié ci-dessous pour les instructions spécifiques à votre DMÉ.

Avertissements

  • Obtenir un fichier de cohorte de votre DMÉ est un processus avancé qui ne devrait être effectué que par des administrateurs de DMÉ. Vous devez être à l'aise pour créer et affiner des recherches dans votre DMÉ et diviser les résultats de recherche en cohortes plus petites tout en maintenant le bon format de fichier.
  • Par défaut, les messages de groupe dans Ocean peuvent être envoyés à des groupes avec une taille maximale de 100 patients. Si vous avez exporté un fichier .csv de votre DMÉ et qu'il contient plus de 100 patients, veuillez consulter Comment Diviser un Fichier .csv en Cohortes Plus Petites.
  • Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte, ou lors du téléchargement de cohortes consécutives. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients de chaque cohorte.
Importateur HN (PS Suite)

Prérequis

  • L'importateur de NAM nécessite que votre DMÉ soit intégré en utilisant Ocean Cloud Connect.

L'importateur de NAM attend un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) ou un fichier texte (.txt) au format de valeurs séparées par des virgules avec une ligne d'en-tête déclarant les champs ci-dessous dans l'ordre suivant :

  • Nom de famille
  • Prénom(s)
  • Assurance maladie
  • ...

Note : Tous les champs peuvent suivre "Assurance maladie" - seuls les 3 champs spécifiés ci-dessus (c'est-à-dire prénom, nom de famille et numéro d'assurance maladie) sont requis.

Étapes pour obtenir un fichier .csv à partir de PS Suite :

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de recherche de PS Suite dans votre DMÉ pour obtenir ce fichier.

Pour votre commodité, un exemple de recherche d'exportation de PS Suite utilisant le format de colonnes requis peut être téléchargé en appuyant sur le bouton ci-dessous.

Nous vous recommandons de télécharger, extraire et importer le fichier .srx dans votre DMÉ PS Suite, puis d'ajuster les critères de recherche selon vos besoins.

Télécharger l'exemple de recherche

  • Utilisez le bouton bleu ci-dessus pour télécharger un fichier zip contenant le fichier de recherche. Une fois téléchargé, localisez le fichier zip dans votre dossier Téléchargements.
  • Décompressez le fichier en double-cliquant dessus. Cela vous fournira le fichier .srx qui peut être importé dans PS Suite.
  • Pour importer ceci dans PS Suite, ouvrez la fenêtre 'Record' dans PS Suite.
  • Ouvrez le menu 'Paramètres' sélectionnez 'Modifier les recherches...'.
  • Ouvrez le menu 'Modifier' et sélectionnez 'Importer des recherches...'.
  • Sélectionnez le fichier .srx que vous avez extrait précédemment, et appuyez sur 'Choisir'.

    Cela importe la recherche d'exemple dans votre liste de recherches dans PS Suite.

  • Sélectionnez 'Recherche d'importation PSS HN' dans votre liste de recherches disponibles, et examinez les critères de recherche.

    La recherche d'exemple fournie localise les patients dans votre DMÉ qui ont moins de 200 ans et ont un numéro d'assurance maladie.

  • Vous pouvez affiner vos résultats de recherche en modifiant les critères de recherche, comme rechercher des patients dans une tranche d'âge spécifique comme indiqué dans l'image à droite.

    Note: Par défaut, les messages de groupe dans Ocean ne peuvent être envoyés qu'à des groupes d'un maximum de 100 patients, sauf si vous utilisez votre propre adresse e-mail. Des critères de recherche larges peuvent fournir une liste de patients supérieure à 100 patients.

  • Cliquez sur 'Effectuer une recherche...' pour développer les paramètres de recherche supplémentaires.
  • Cliquez sur le bouton 'Rechercher' en bas à droite de la fenêtre pour exécuter la recherche.
  • Après avoir lancé la recherche, à partir du menu 'Rapport', choisissez 'Utilitaires' puis 'Enregistrer au format CSV...'. Nommez le fichier de manière à ce qu'il soit facilement reconnaissable pour vous.
  • Le fichier enregistré peut maintenant être téléchargé dans Ocean en utilisant l'Importateur HN.

Veuillez consulter cet article pour plus de détails sur le téléchargement de votre liste de patients dans Ocean et l'envoi d'un courriel standard.

Note : Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.

Importateur de patients Med Access

L'Importateur de patients Med Access attend un fichier .xls. Le fichier d'export par défaut de Med Access devrait déjà être formaté correctement pour être utilisé avec l'importateur, mais pour confirmer, la ligne 1 du fichier doit inclure le titre "Liste des patients :", tandis que la ligne 2 doit contenir les en-têtes de toutes les colonnes suivantes dans cet ordre :

  • Nom de famille
  • Prénom
  • Initiales
  • Numéro d'assurance
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Fournisseur
  • Adresse
  • Ville
  • Province
  • Code postal
  • Indicatif régional
  • Numéro de téléphone

Étapes pour obtenir un fichier .xls à partir de Med Access :

    • Dans Med Access, cliquez sur l'option de menu Rapports, située dans le coin supérieur droit de la fenêtre principale.
    • Dans la fenêtre de rapport, définissez les critères de votre recherche en développant les catégories pertinentes du côté droit.
    • Par exemple, l'image à droite montre les résultats d'une recherche de patients dans le DMÉ qui ont "Cognisantmd, One" répertorié comme Fournisseur principal, et qui sont dans la tranche d'âge de 40 à 45 ans.

      Note : Par défaut, les messages de groupe dans Ocean ne peuvent être envoyés qu'à des groupes comportant un maximum de 100 patients, sauf si vous utilisez votre propre adresse e-mail. Des critères de recherche larges peuvent fournir une liste de patients supérieure à 100 patients.

    • Appuyez sur le bouton 'Rechercher' avec l'icône de jumelles pour exécuter la recherche.
    • Une fois la liste résultante des patients affichée, cliquez sur le bouton "Excel" en bas pour télécharger le fichier .xls.

      Assurez-vous de définir le champ de liste déroulante "Limite" sur le nombre le plus élevé, généralement 200, pour garantir l'absence d'avertissements de troncature dans les données d'exportation.

    • Le fichier .xls sauvegardé peut maintenant être téléchargé vers Ocean en utilisant l'Importateur de patients Med Access.

Veuillez consulter cet article. pour plus de détails sur le téléchargement de votre liste de patients dans Ocean et l'envoi d'un e-mail standard.

Note : Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.

Importateur HN (Accuro)

Prérequis

  • L'importateur d'AM nécessite que votre DMÉ soit intégré en utilisant Ocean Cloud Connect.

L'importateur d'AM s'attend à un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) ou un fichier texte (.txt) au format de valeurs séparées par des virgules avec une ligne d'en-tête déclarant les champs ci-dessous dans l'ordre suivant :

  • Nom de famille
  • Prénom(s)
  • Assurance maladie
  • ...

Note : N'importe quel champ peut suivre "Assurance maladie" - seuls les 3 champs spécifiés ci-dessus (c'est-à-dire prénom(s), nom de famille et assurance maladie) sont requis.

Étapes pour obtenir un fichier .csv à partir d'Accuro :

    • Cliquez sur l'icône Accuro dans le coin inférieur gauche du DMÉ et accédez à Rapports > Générateur de requêtes.
    • Dans le Générateur de requêtes, cliquez sur l'icône plus vert pour créer une nouvelle requête.
    • Nommez votre nouvelle requête et appuyez sur "OK" pour l'ajouter à la liste des définitions dans le panneau le plus à gauche du Générateur de requêtes.
    • Ajoutez des règles pertinentes à votre requête pour filtrer les patients que vous souhaitez télécharger vers Ocean.

      Note: Par défaut, les messages de groupe dans Ocean ne peuvent être envoyés qu'à des groupes d'un maximum de 100 patients, sauf si vous utilisez votre propre adresse e-mail. Des critères de recherche larges peuvent fournir une liste de patients supérieure à 100 patients.

      Par exemple, si vous souhaitez créer une exportation de tous les patients avec un fournisseur de bureau spécifique :
      1. Dans le panneau "Nouvelle règle", sélectionnez "Démographie" dans le menu déroulant "Catégorie de règle", et sélectionnez "Fournisseur de bureau" dans la liste qui apparaît.
      2. Dans le panneau "Gérer la règle", ajoutez votre ou vos contraintes en appuyant sur le bouton "Nouveau" et sélectionnez le fournisseur de bureau désiré sur lequel vous souhaitez filtrer.
      3. Appuyez sur "Ajouter une règle" dans le coin supérieur droit pour ajouter cette règle à votre requête.
    • Lorsque votre requête est prête, sélectionnez "Exécuter le rapport" dans le coin inférieur droit.
    • Il se peut que vous soyez invité à "Vérifier les correspondances d'alerte." Selon vos préférences, vous pouvez filtrer les correspondances de patients par fournisseur et types de vue. Vous pouvez également décider des champs de requête que vous souhaitez afficher dans le rapport final. Cliquez sur le bouton "Exécuter" lorsque vous êtes prêt à continuer.
    • Lorsque la vue du rapport s'ouvre, sélectionnez le bouton "Exporter."
    • Dans la fenêtre des Résultats de l'exportation, assurez-vous que "Chiffrement" n'est pas coché, car Ocean ne peut pas analyser un fichier protégé par mot de passe.
    • Cliquez sur le bouton "..." pour définir le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier d'exportation. Assurez-vous de sélectionner un emplacement auquel vous pouvez accéder facilement, car vous devrez télécharger le fichier dans Ocean.
    • Saisissez le nom de fichier approprié suivi de l'extension de fichier .csv et cliquez sur "OK".
    • Localisez le fichier CSV exporté sur votre ordinateur et confirmez que les paramètres par défaut ont été appliqués et que les trois premières colonnes du fichier ont les en-têtes "Nom de famille," "Prénom(s)," et "PHN."
    • Le fichier .csv peut maintenant être téléchargé vers Ocean en utilisant l'Importateur HN.

Veuillez consulter cet article pour plus de détails sur le téléchargement de votre liste de patients dans Ocean et l'envoi d'un courriel standard.

Note : Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.

Importateur AM (OSCAR Pro)

Prérequis

L'Importateur AM attend un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) ou un fichier texte (.txt) au format de valeurs séparées par des virgules avec une ligne d'en-tête déclarant les champs ci-dessous dans l'ordre suivant :

  • Nom de famille
  • Prénom(s)
  • Assurance maladie
  • ...

Note : Tous les champs peuvent venir après "Assurance maladie" - seuls les 3 champs spécifiés ci-dessus (c'est-à-dire prénom, nom de famille et numéro d'assurance maladie) sont requis.

Obtention d'un fichier .csv à partir d'OSCAR Pro

Pour obtenir un fichier de votre DMÉ OSCAR Pro à utiliser avec les Messages de Groupe d'Ocean, veuillez contacter le Support Client OSCAR Pro pour demander de l'aide afin de générer un fichier .csv qui respecte les critères de formatage mentionnés ci-dessus et qui capture la population de patients souhaitée.

Veuillez consulter cet article. pour plus de détails sur le téléchargement de votre liste de patients dans Ocean et l'envoi d'un courriel standard.

Note : Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.

Autre

Alors que les onglets et importateurs ci-dessus sont suffisants pour obtenir un fichier de cohorte PS Suite, Med Access et Accuro, des importateurs supplémentaires sont disponibles dans Ocean. Veuillez développer chaque onglet ci-dessous pour voir les détails de chaque importateur supplémentaire.

Importateur standard

L'importateur standard attend un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv) avec les champs déclarés dans l'ordre suivant :

  • nom de famille
  • prénom(s)
  • date de naissance (aaaa-mm-jj)
  • sexe
  • numéro d'assurance maladie
  • raison de la visite
  • adresse e-mail
  • DMÉ du patient
  • note

Note : Il n'y a pas de ligne d'en-tête.

Importateur standard des rendez-vous Wolf

Cet importateur Wolf est basé sur le format d'exportation standard du planificateur de rendez-vous de Wolf DMÉ.

Il attend un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) avec les champs déclarés dans l'ordre suivant :

  • type de réservation
  • province d'assurance
  • AM
  • nom de famille
  • prénom(s)
  • date de naissance
  • DPID
  • Date du rendez-vous (aaaa-mm-jj)
  • Durée du rendez-vous
  • Raison du rendez-vous
  • champ vide
  • indicatif régional
  • numéro de téléphone

Note : Il n'y a pas de ligne d'en-tête.

Importateur de patients Wolf

Cet importateur Wolf attend un fichier qui doit inclure une ligne d'en-tête.

Cependant, les colonnes dans le fichier peuvent être dans n'importe quel ordre.

Note : Les noms doivent être inclus en tant que champ unique entre guillemets : par exemple “Doe, John”.

Importateur général

L'importateur général attend un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) avec les champs suivants dans l'ordre suivant :

  • Nom de famille
  • Prénom(s)
  • Date de naissance
  • Sexe
  • Téléphone à la maison
  • Téléphone mobile
  • Téléphone professionnel
  • E-mail
  • Adresse
  • Ville
  • Province
  • Code postal
  • Province du numéro d'assurance maladie
  • Numéro d'assurance maladie
  • Code de version du numéro d'assurance maladie
  • Date du rendez-vous
  • Fournisseur

Note : Il y a une ligne d'en-tête.

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