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Fonctionnalités avancées d'eRéférence dans OSCAR Pro (Well DMÉ)

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Envoyer une eOrientation/Consultation électronique avec Pièces jointes à partir du OSCAR Pro

Les acheminements suivants peuvent être utilisés pour inclure des pièces jointes de OSCAR Pro dans une eOrientation/Consultation électronique Ocean.

Types de fichiers non pris en charge : Veuillez noter que l'intégration entre OSCAR Pro et Ocean ne prend actuellement pas en charge l'attachement des types de fichiers suivants à partir de OSCAR Pro : "tiff", "tif", "mp3", "mp4", "txt".

Scénario 1 : Initier une eOrientation/Consultation électronique avec une pièce jointe

  • Dans le dossier du patient dans OSCAR Pro, créer une nouvelle 'Consultation'.
  • Cliquez sur 'Attacher un fichier à la consultation'.
  • Sélectionnez les éléments souhaités du dossier du patient à inclure comme pièce jointe, puis cliquez sur 'Terminé Fermer la fenêtre'.

  • Les pièces jointes sélectionnées apparaîtront sur le côté gauche de la fenêtre de Consultation. Ensuite, cliquez sur le bouton 'Orienter' dans le coin supérieur droit.

  • Note : La fenêtre 'Consultation' se fermera automatiquement après avoir cliqué sur le bouton 'Orienter'. Tout texte saisi dans les champs de 'Consultation' ne sera pas transféré dans Ocean. Ne faites aucune autre modification dans cette fenêtre, au-delà de simplement ajouter les pièces jointes.
  • Le Healthmap Ocean se lancera dans un nouvel onglet du navigateur. Après avoir recherché et sélectionné un destinataire d'eOrientation, la ou les pièces jointes seront automatiquement incluses près du bas du formulaire d'orientation.
  • Cliquez sur l'icône "œil violet" pour prévisualiser la pièce jointe avant d'envoyer l'eOrientation. Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur le "X" rouge pour la retirer de l'orientation.
  • Après avoir rempli le formulaire d'orientation et prévisualisé vos pièces jointes, envoyez votre eOrientation en cliquant sur le bouton 'Envoyer l'eOrientation'.

Scénario 2 : Ajouter des pièces jointes après l'envoi d'une eOrientation/Consultation électronique

Avertissement

Ce flux de travail utilise la fonctionnalité Gestionnaire de pièces jointes dans OSCAR Pro, qui n'est pas officiellement prise en charge par OSCAR Pro pour une utilisation avec les eOrientations/Consultations électroniques Ocean pour le moment.

Si une eOrientation/Consultation électronique a déjà été envoyée, mais que vous souhaitez maintenant inclure une pièce jointe de OSCAR Pro, suivez les étapes ci-dessous :

  • Dans le dossier du patient dans OSCAR Pro, ouvrez le 'Gestionnaire de pièces jointes'.

  • Activez la case à cocher pour la ou les pièces jointes souhaitées, puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder pour Ocean'.

    Note : Seuls les éléments des sections Documents, HRMs, Laboratoires et eFormulaires peuvent être sauvegardés pour Ocean.

  • Fermez la fenêtre du Gestionnaire de pièces jointes.
  • Cliquez sur le bouton 'Résumé du patient' dans la barre d'outils Ocean.
  • Sous le titre 'Envoyé', cliquez sur l'eOrientation/Consultation électronique envoyée à laquelle vous souhaitez ajouter la ou les pièces jointes.

  • Dans la zone 'Messagerie', cliquez sur le bouton 'Ajouter des pièces jointes', et sélectionnez une pièce jointe téléchargée.

    Si vous avez plusieurs pièces jointes à télécharger, répétez cette étape. La ou les pièces jointes seront téléchargées dans la zone 'Messagerie'.

  • Cliquez sur l'icône œil violet pour prévisualiser chaque pièce jointe avant de les envoyer.
  • Incluez éventuellement un message tapé, puis cliquez sur le bouton 'Envoyer' pour l'envoyer au destinataire.

Scénario 3 : Ajouter des pièces jointes à une eOrientation/Consultation électronique qui a été initiée mais pas encore envoyée

Avertissement

Ce acheminement utilise la fonctionnalité Gestionnaire de pièces jointes dans OSCAR Pro, qui n'est pas officiellement prise en charge par OSCAR Pro pour une utilisation avec les eOrientations/Consultations électroniques Ocean pour le moment.

Si vous avez initié une eOrientation/Consultation électronique sans pièce jointe et décidez que vous souhaitez inclure une pièce jointe avant de l'envoyer, mais que vous ne voulez pas perdre les progrès réalisés lors du remplissage du formulaire d'orientation, suivez les étapes ci-dessous :

  • Un message de confirmation apparaîtra indiquant que votre référence a été 'Sauvegardée pour plus tard' avec succès. Cliquez sur 'OK'.
  • Retournez au dossier du patient dans OSCAR Pro et ouvrez le 'Gestionnaire de pièces jointes'.

  • Activez la case à cocher pour la ou les pièces jointes souhaitées, puis cliquez sur le bouton 'Sauvegarder pour Ocean'.

    Note : Seuls les éléments des sections Documents, HRMs, Laboratoires et eFormulaires peuvent être sauvegardés pour Ocean.

  • Fermez la fenêtre du Gestionnaire de pièces jointes.
  • Cliquez sur le bouton 'Résumé du patient' dans la barre d'outils Ocean.
  • Sous le titre 'Boîte d'envoi - Sauvegardé pour plus tard', cliquez sur la eOrientation/Consultation électronique incomplète à laquelle vous souhaitez ajouter la ou les pièces jointes.

  • Le formulaire de référence partiellement rempli que vous avez sauvegardé précédemment s'ouvrira dans un nouvel onglet. Cliquez sur le bouton 'Ajouter les pièces jointes' et sélectionnez une pièce jointe téléchargée.

    Si vous avez plusieurs pièces jointes à télécharger, répétez cette étape.

  • Cliquez sur l'icône œil violet pour prévisualiser chaque pièce jointe avant d'envoyer la référence.
  • Après avoir rempli le reste du formulaire de référence, envoyez votre eOrientation en cliquant sur le bouton 'Envoyer eOrientation'.

Affichage des mises à jour des eOrientations envoyées dans OSCAR Pro à l'aide de la fenêtre de consultation

Prérequis

Ces étapes sont pour les DMÉ Oscar WELL, utilisant Oscar Pro. Veuillez vous assurer que vous avez activé Ocean Cloud Connect en utilisant le guide de configuration suivant.

Les utilisateurs d'Oscar DMÉ peuvent accéder et mettre à jour leurs orientations électroniques Ocean envoyées directement à partir de la fenêtre de Consultation dans le dossier de rencontre du patient.

  • Entrez dans le dossier de rencontre du patient et cliquez sur la Consultation que vous souhaitez voir et/ou mettre à jour.
  • Pour mettre à jour l'orientation électronique dans Ocean, choisissez le bouton "Modifier sur Ocean" en haut de la fenêtre.
  • Cela ouvrira l'orientation électronique Ocean dans une nouvelle fenêtre. Ici, vous pouvez effectuer des actions telles que modifier l'information du patient, modifier l'information de la note d'orientation, envoyer un message ou annuler l'orientation.
  • Note : Ocean notifiera automatiquement les autres parties prenantes de l'orientation de toute mise à jour effectuée.

Les mises à jour de l'état concernant l'orientation électronique envoyée peuvent être consultées depuis le tableau de bord des patients Ocean (accessible depuis le lien d'orientation électronique sur la barre d'outils Ocean), OU directement depuis la Consultation dans Oscar.

  • Entrez dans le dossier de rencontre du patient et cliquez sur la consultation dont vous souhaitez voir l'état.
  • La fenêtre de consultation affichera l'état de consultation Oscar correspondant pour l'eOrientation Ocean sur le côté gauche. Par exemple, lorsque l'eOrientation est d'abord envoyée et acceptée, l'état affiché sera "En attente de rappel du spécialiste".
  • Lorsque l'eOrientation Ocean est réservée par le site destinataire, et que le patient n'a pas encore confirmé les détails du rendez-vous, l'état de la consultation sera mis à jour à "En attente de rappel du patient". La date, l'heure et les notes du rendez-vous seront mises à jour avec toute information que le destinataire a ajoutée au volet de planification des horaires de l'eOrientation.
  • Une fois que le patient a confirmé le rendez-vous, soit par courriel, soit directement avec l'expéditeur ou le destinataire de l'orientation, l'état de la consultation sera mis à jour à "Réservation confirmée".
  • Lorsque l'eOrientation Ocean est marquée comme soit Complétée soit Annulée/Refusée, l'état de la consultation sera mis à jour à "Complété".
  • Après que l'eOrientation a été marquée comme Complétée par le destinataire, la couleur de la consultation dans Oscar passera du texte rouge au texte bleu.

Recevoir une eOrientation dans OSCAR Pro avec Ocean Cloud Connect

Prérequis

Ces étapes sont pour les DMÉ Oscar WELL, utilisant Oscar Pro. Veuillez vous assurer que vous avez activé Ocean Cloud Connect en utilisant le guide de configuration suivant.

Pour les utilisateurs de DMÉ Oscar WELL, l'acheminement pour recevoir des orientations électroniques Ocean et les importer dans le DMÉ est plus simplifié que le flux de destinataire hérité.

Deux avantages principaux incluent :

Ocean crée automatiquement le dossier du patient dans Oscar (si le patient n'existe pas encore), et Ocean télécharge automatiquement la note d'orientation dans les documents du patient.

  • Note : Afin de permettre à Ocean de créer des dossiers de patients à partir des orientations électroniques acceptées, vous DEVEZ vous assurer que dans la configuration de vos paramètres d'orientation électronique, l'option "Créer des dossiers pour les nouveaux patients" est réglée sur "Oui".

Le flux de destinataire peut être accompli par les étapes suivantes :

  • Ouvrez le Ocean Portail en sélectionnant le logo Ocean sur la barre d'outils Ocean dans le dossier de rencontre d'un patient, OU en ouvrant le formulaire électronique OCEAN et en sélectionnant le logo là-bas.
  • Naviguez vers la vue Orientations électroniques de votre site, et cliquez sur le dossier Nouveau dans le menu de gauche.
  • Ouvrez la nouvelle eOrientation et cliquez sur "Accepter".
  • Une fenêtre d'importation apparaîtra. Lorsque Cloud Connect a terminé de créer un nouveau dossier patient Oscar et de télécharger l'orientation, la fenêtre d'importation se mettra à jour pour indiquer que l'information du patient a été importée avec succès dans le DMÉ.
  • Note : Pour créer un patient, Ocean a besoin au minimum : prénom(s), nom de famille, assurance maladie, sexe, et date de naissance à partir de l'orientation. Si le patient a un ID DMÉ, le processus d'importation l'utilisera pour faire correspondre le patient. Sinon, le numéro d'assurance maladie est utilisé pour faire correspondre un patient. Si l'eOrientation ne contient pas de numéro d'assurance maladie, ou si Ocean trouve plus d'une correspondance basée sur le numéro d'assurance maladie, le patient ne sera pas créé.
  • Recherchez le patient dans votre DMÉ Oscar. Le dossier maître contiendra toutes les informations démographiques reçues sur l'orientation électronique Ocean.
  • Dans le dossier de rencontre du patient, une copie de la note d'orientation peut être trouvée dans la zone Documents du patient.
  • La barre d'outils Ocean dans le dossier de rencontre se mettra à jour pour afficher une eOrientation active pour le patient. Cliquez sur le nombre d'eOrientations affichées pour ouvrir le tableau de bord du patient Ocean. Cela vous permettra de passer en revue toutes les orientations actives du patient et de les mettre à jour directement dans Ocean.

Envoi de notifications de rendez-vous d'eOrientation à partir d'OSCAR Pro

Prérequis

Ces étapes sont destinées aux utilisateurs d'Oscar WELL DMÉ, utilisant Oscar Pro. Veuillez vous assurer que vous avez activée Ocean Cloud Connect en utilisant le guide de configuration suivant.

Ocean Cloud Connect permet aux destinataires de référence Oscar de continuer à planifier tous les rendez-vous d'eOrientation dans leur planificateur Oscar. À partir de là, l'utilisateur peut ensuite lancer le formulaire OCEAN pour mettre à jour les rendez-vous de référence dans Ocean. Les étapes pour ce faire sont décrites ci-dessous.

  • Apportez les modifications souhaitées au(x) rendez-vous du patient dans le planificateur Oscar (réserver, annuler ou reprogrammer un rendez-vous, etc.)
  • Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez le lien OC. sur le rendez-vous. Si vous n'avez pas configuré cette préférence pour les raccourcis de rendez-vous, veuillez suivre ces étapes pour le faire.
  • Le formulaire électronique Ocean s'ouvrira. Cliquez sur le bouton Mise à jour de la référence.
  • Le Tableau de bord du patient s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre, et vous serez invité à choisir la référence à mettre à jour. Cliquez sur la référence associée à la notification de rendez-vous pour l'ouvrir.
  • Dans le volet de planification des horaires de la référence, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez ajouter à la référence.
  • Conseil rapide : Tous les futurs rendez-vous du patient à partir du planificateur Oscar seront listés. Si plus d'un rendez-vous est associé à la référence, vous pouvez cliquer sur chaque rendez-vous applicable. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l'icône "+" pour ajouter un deuxième créneau de rendez-vous au volet de planification des horaires de la référence, puis choisir le deuxième rendez-vous listé pour remplir le créneau nouvellement ajouté.
  • Ajoutez tous les commentaires de réservation souhaités et/ou pièces jointes au volet de planification des horaires de la référence. Ensuite, choisissez Terminé pour sauvegarder et fermer la référence. Cela déclenchera une notification par courriel de réservation au fournisseur référent, et une au patient, SI le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel.
  • Note: Si vous souhaitez annuler un rendez-vous sur une eOrientation, suivez les étapes A à D ci-dessus. Le rendez-vous récemment annulé sera répertorié dans le volet de planification des horaires avec un 'X' à côté. Sélectionnez-le pour supprimer le rendez-vous de l'eOrientation Ocean. Cliquez sur 'Terminé' pour sauvegarder et fermer l'orientation. Les notifications de rendez-vous seront déclenchées pour le fournisseur référent et le patient, SI le patient a consenti à recevoir des notifications par courriel.