Confidentialité et Sécurité de la Clinique

Les sites Ocean qui sont intégrés à un DMÉ à l’aide de Connexion Cloud Ocean sont requis de stocker la clé de chiffrement partagée dans Connexion Cloud lors du processus d’intégration.

Cependant, les sites Ocean qui 1) ne sont pas intégrés à un DMÉ, ou 2) sont intégrés à un DMÉ sans utiliser Connexion Cloud Ocean (par exemple, une intégration eOrientation FHIR) doivent également utiliser Connexion Cloud pour stocker de façon sécuritaire la clé de chiffrement partagée sans configurer un DMÉ en suivant les étapes ci-dessous.

Stocker votre clé de chiffrement partagée

Mise à jour de votre clé de chiffrement partagée

Si vous modifiez la clé de chiffrement partagée de votre site Ocean, assurez-vous de la mettre également à jour dans Connexion Cloud.

L'annuaire des services de santé d'Ocean aide les fournisseurs à localiser d'autres fournisseurs de services qui peuvent offrir des services à leurs patients.

Chaque fournisseur a une inscription correspondante dans l'annuaire des services de santé (OceanHealthMap.ca) qui répertorie les coordonnées du fournisseur, ainsi que diverses options de communication entre fournisseurs.

Les principaux canaux de communication utilisés par ces fournisseurs incluent les moyens suivants :

• Téléphone
• Télécopieur
• Adresse physique
• Courriel
• Communication électronique sécurisée utilisant Ocean (pour les orientations électroniques, consultations électroniques, formulaires Web, etc.)

Puisque la communication entre fournisseurs implique généralement l'échange d'informations personnelles sur la santé (IPS) d'un patient dans le but de fournir des soins, d'un point de vue de la confidentialité, il est crucial que ces listes fournissent des coordonnées exactes et un moyen de communication sécurisé.

En tant que fournisseur de services électroniques, OceanMD suit un certain nombre de stratégies pour assurer l'intégrité des listes dans l'annuaire des services de santé d'Ocean.

Les fournisseurs de réseaux d'information sur la santé (HINP) peuvent aider à la validation et à la maintenance des listes sous leur juridiction. Les HINP sont encouragés à utiliser les stratégies suivantes, ainsi que leurs propres meilleures pratiques, pour protéger la confidentialité des patients.

Validation des coordonnées de base de la liste

En tant que HINP facilitant cette communication pour un ensemble spécifique de fournisseurs utilisant Ocean, vous assumez la responsabilité de vous assurer raisonnablement que les fournisseurs dans l'annuaire ont des coordonnées exactes et à jour.

Il est très important de garder l'information des listes à jour. Sinon, les fournisseurs pourraient utiliser des informations incorrectes ou obsolètes pour envoyer des informations personnelles sur la santé (IPS), comme un ancien numéro de télécopieur utilisé pour une orientation de patient, ce qui pourrait entraîner une atteinte à la vie privée.

Votre HINP doit élaborer et mettre en œuvre un processus dédié et continu pour maintenir en toute sécurité l'exactitude et l'actualité de ces coordonnées. Pour des conseils sur l'élaboration de ce processus, veuillez consulter cet article : Comment OceanMD valide-t-il les listes d'annuaires de services de santé en tant que fournisseurs de soins de santé légitimes ?

Lorsque les coordonnées de la liste sont validées avec succès, elles peuvent être utilisées comme référence raisonnablement fiable pour les moyens de communication traditionnels (téléphone, télécopieur, courrier, etc.).

Cependant, l'approbation de l'utilisation des listes pour la communication électronique (comme l'eOrientation) implique des considérations supplémentaires en matière de confidentialité. Des étapes supplémentaires sont requises pour valider complètement les fournisseurs qui offrent ces services électroniques.

Validation des listes pour la réception de communications électroniques via Ocean

Avant de permettre aux fournisseurs de participer à l'échange sécurisé d'IPS via Ocean, il est important que le HINP s'assure que ces fournisseurs disposent non seulement de coordonnées à jour dans la liste, mais aussi que :

1. S'assure que les fournisseurs sont véritablement représentés dans le monde réel par les comptes utilisateurs Ocean et le site Ocean qu'ils déclarent représenter dans la liste (par le processus de validation d'identité)
2. S'assure que ces fournisseurs ont donné un consentement éclairé pour participer en tant que fournisseurs de soins au sein du réseau Ocean, ainsi que l'engagement de traiter les communications électroniques envoyées via Ocean de manière sûre, sécurisée et en temps opportun. Ce consentement est généralement fourni par un accord de participation spécifique au HINP signé.

1. Validation d'identité

Il est important de savoir que tout utilisateur malveillant sur Internet pourrait tenter de s'inscrire à un compte Ocean et d'usurper l'identité d'un véritable fournisseur de soins de santé en revendiquant une liste dans l'annuaire. Contrairement à un téléphone public, un numéro de télécopieur publié ou une adresse postale physique, cet utilisateur pourrait recevoir directement des informations personnelles sur la santé (par exemple, sous la forme d'une eOrientation envoyée par un orienteur sans méfiance), sauf si des mesures de protection appropriées sont en place.

Un HINP est en mesure de valider que la revendication de la liste par l'utilisateur est légitime. Pour avoir confiance en cette étape de validation, au minimum, le HINP doit d'abord :

• Parler avec une personne en personne ou au téléphone et vérifier son intention récente de revendiquer cette liste dans Ocean.
• Avoir une preuve objective que cette personne a l'autorité d'agir au nom de la clinique (par exemple, en l'appelant via le numéro de téléphone public de la clinique)
• Valider les coordonnées de la liste à l'aide d'une source externe telle qu'une page Internet publique ou l'annuaire du CPSO (dans l'article mentionné ci-dessus)
• S'assurer que le nom d'utilisateur Ocean et le site Ocean revendiquant cette liste dans Ocean correspondent aux informations de cette personne telles qu'elles ont été communiquées en dehors d'Ocean (c'est-à-dire s'assurer qu'elles correspondent aux informations communiquées par téléphone ou en personne).

2. Consentement et engagement du fournisseur

Avant de valider une revendication de liste, le HINP devrait avoir un accord standard en place avec le fournisseur. L'accord devrait inclure, au minimum :

• Les rôles et responsabilités du fournisseur agissant en tant que destinataire de messages Ocean.
• Un examen de la façon dont les services peuvent affecter la confidentialité des personnes concernées par l'information (par exemple, une évaluation des incidences sur la vie privée).
• Un engagement à se conformer aux restrictions et conditions conformément à la LPRPDE et/ou à la loi provinciale sur la confidentialité applicable.
• Un examen de leur responsabilité à surveiller les messages Ocean et à y répondre dans un délai raisonnable (similaire à la norme de soins pour les spécialistes en ce qui concerne la réponse aux orientations envoyées par télécopieur dans les délais prescrits)

Si les critères ci-dessus sont respectés conformément à la politique de votre propre organisation (telle que déterminée par votre responsable de la confidentialité), vous pouvez procéder à la validation de la revendication de la liste.

Validation des revendications de liste dans Ocean pour la communication électronique

Une fois que les exigences ci-dessus ont été examinées et approuvées, un représentant du HINP peut procéder à la validation de la liste (une fois que le compte utilisateur Ocean du représentant a reçu ce privilège de la part d'OceanMD).

Nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes pour garantir une utilisation sécurisée de vos tablettes Ocean. La mise en œuvre de chaque recommandation peut dépendre du fabricant de la tablette ou d'autres matériels.

Requis

Assurez-vous que tous les comptes Google (ou autres) sont supprimés de chaque tablette avant l'utilisation par le patient

Ces comptes ne sont pas nécessaires pour la configuration ou le fonctionnement du logiciel Ocean et peuvent permettre l'installation d'applications à partir du Google Play Store, ou l'accès à d'autres services. Ils peuvent être temporairement nécessaires pour l'installation d'autres applications de sécurité lors de la configuration de la tablette (par exemple, pour une suppression à distance), mais ils doivent être supprimés immédiatement par la suite. Pour ce faire, accédez aux paramètres de la tablette, localisez la section "Comptes" et supprimez chaque compte trouvé.

Fortement recommandé

Activer l'épinglage de l'écran

Si vous utilisez Android 5.0 ou une version supérieure, épingler l'application Tablette Patient empêchera les patients de naviguer en dehors d'Ocean lors de l'utilisation de la tablette. L'épinglage désactive les boutons physiques sur l'appareil, ainsi que la zone de notification normalement accessible en faisant glisser vers le bas depuis le haut de l'écran.

Pour désactiver l'épinglage de l'écran, il suffit de retourner au Menu d'administration et de sélectionner "Désactiver l'épinglage de l'écran."

Configurer vos tablettes pour utiliser un réseau Wi-Fi invité

Le logiciel Ocean a seulement besoin d'accéder à Internet. Il n'a pas besoin d'accéder à des ordinateurs internes de la clinique, c'est pourquoi nous vous recommandons vivement de configurer le routeur Wi-Fi de votre clinique pour avoir un réseau invité qui sépare les tablettes de vos systèmes internes de la clinique. La configuration de ce réseau dépend du modèle de votre routeur Wi-Fi.

Installer un logiciel de "suppression à distance" sur chaque tablette

Les packages de logiciels de suppression à distance vous permettent de suivre les tablettes via une application web et de les réinitialiser à distance à l'état d'usine s'ils se connectent à Internet, supprimant ainsi l'accès à tous les services Ocean. Si une tablette est perdue, elle peut être désenregistrée facilement en utilisant le Portail Ocean pour éviter l'accès à des données de patients et des frais inutiles.

Activer la validation de la date de naissance d'Ocean

Dans l'onglet Tablettes du Portail Ocean, entrez dans les paramètres de la tablette et assurez-vous que, sur l'écran d'introduction, "Toujours afficher l'écran d'introduction" et "Utiliser la validation de la date de naissance" sont tous les deux activés. Cela nécessitera que le patient fournisse sa date de naissance (mois et jour) avant de continuer.

Éviter les claviers des fabricants de tablettes

Certains de ces claviers incluent des fonctionnalités de "texte prédictif" qui peuvent afficher des suggestions de texte qui ont peut-être été apprises à partir des réponses de patients précédents. Bien que nous ne croyions pas que cela puisse exposer des RPS puisque les suggestions ne sont pas liées à un patient particulier, cela pourrait causer de l'alarme et est inutile.

Nous recommandons d'utiliser le clavier Google par défaut ("Gboard"), qui peut être téléchargé depuis le Google Play Store, ou de désactiver toute fonction de texte prédictif. Les tablettes Samsung sont connues pour être livrées avec le clavier Samsung qui a cette fonction activée par défaut (apprenez comment désactiver le texte prédictif sur les claviers Samsung).

Optionnel

Restriction des Téléchargements

Si vous êtes préoccupé par le fait que les patients installent des applications supplémentaires sur vos tablettes, vous pouvez facultativement utiliser un compte restreint pour le logiciel Ocean. Les comptes restreints sont disponibles en tant que fonctionnalité sur certains modèles de tablettes et peuvent être configurés pour empêcher l'installation d'applications, les modifications des paramètres de la tablette, etc. sans mot de passe. Cependant, il y a quelques inconvénients à cela :

• Le logiciel de la tablette patient ne pourra plus se mettre à jour automatiquement. Chaque tablette devra être mise à jour manuellement périodiquement en utilisant le compte administrateur de la tablette.
• Il y aura des étapes de configuration supplémentaires pour chaque tablette et le mot de passe administrateur devra être mémorisé. Si le mot de passe administrateur est oublié, il sera nécessaire de faire une réinitialisation aux paramètres d'usine et de reconfigurer la tablette.

Ocean offre l’authentification à deux facteurs (2FA) comme fonctionnalité optionnelle afin de fournir un niveau de sécurité supplémentaire pour les utilisateurs Ocean. La fonctionnalité peut être activée par les utilisateurs en suivant les étapes décrites dans Comment activer et désactiver l’authentification à deux facteurs.

Rapport de conformité à l’authentification à deux facteurs

Les administrateurs du site peuvent accéder à un rapport de conformité 2FA pour aider à suivre la conformité des utilisateurs à la politique 2FA de l’organisation.

Application de l’authentification à deux facteurs

Pour obtenir de l’information supplémentaire sur la façon d’appliquer la conformité 2FA pour tous les utilisateurs de votre site Ocean, veuillez consulter Application de l’authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs de votre site Ocean.

IPs et URLs de Production Ocean

Modifications du pare-feu entrant requises (Autoriser le trafic d'Ocean vers votre réseau)

Recevoir des événements Webhook pour l'engagement des patients ou les mises à jour d'eOrientation :

• 35.182.46.13
• 3.98.235.196
• 15.222.173.33
• 15.222.94.245
• 15.222.201.88

Intégrer CloudConnect avec un DMÉ OscarPro :

• 15.222.173.33
• 15.222.94.245
• 15.222.201.88

Modifications du pare-feu sortant requises (Autoriser le trafic de votre réseau vers Ocean)

Accéder au portail Ocean et/ou aux API Ocean :

Les requêtes vers Ocean transitent par Cloudflare. Voir une liste à jour des IPs pour le réseau Cloudflare ici. N'importe laquelle de ces IPs peut être utilisée pour communiquer avec la plateforme Ocean.

URLs Ocean

Si vous avez un pare-feu configuré pour ne permettre l'accès qu'à certaines URLs sur liste blanche, vous devrez ajouter les URLs suivantes à votre liste blanche afin de profiter de toutes les fonctionnalités d'Ocean.

• https://cloudconnect.cognisantmd.com
  • Autoriser l'accès au portail de configuration CloudConnect pour les intégrations DMÉ.
• https://ipinfo.io
  • Utilisé dans l'Ocean Healthmap pour déterminer où se trouve un utilisateur en fonction de son IP.
• https://ocean.cognisantmd.com
  • Permet l'accès à l'Ocean Portail pour configurer un site Ocean et examiner les données des patients stockées dans Ocean. (Réponses aux formulaires, orientations, etc.).
• https://s3.amazonaws.com/ocean.wave
  • Pour les utilisateurs de tablettes, télécharger les dernières versions de l'application Ocean Tablet.
• https://s3.amazonaws.com/ocean.pss
  • Pour les utilisateurs de PSS, télécharger les dernières versions du formulaire personnalisé Ocean et de la barre d'outils Ocean pour une utilisation dans PSS.
• https://sentry.io
  • Permettre l'envoi de rapports d'erreur des applications Ocean fonctionnant sur tablettes et dans les navigateurs web à un service que nous utilisons pour enquêter et résoudre les problèmes.
• https://ws.ebs.health.gov.on.ca:1444/HCVService/HCValidationService
  • Pour les utilisateurs de kiosques, permettre la validation en temps réel des cartes de santé avec le ministère de la Santé de l'Ontario.
• https://www.oceanhealth.ca
  • Les URLs trouvées dans les notifications aux patients (Email, SMS) utilisent ce domaine.
• https://www.cognisantmd.com
  • Il y a des liens vers la documentation, le portail de support, et la soumission d'un ticket.
• https://maxcdn.bootstrapcdn.com
  • Fournit un support CDN pour le CSS et JavaScript de Bootstrap.
• https://fonts.googleapis.com
  • Nous permet de récupérer des polices spécifiques de la bibliothèque de polices Google.
• https://ajax.googleapis.com
  
  • Nous permet de récupérer des bibliothèques hébergées par Google (jQuery & jQuery UI).
•  https://maps.googleapis.com
  
  • Nous permet de récupérer des données de l'API Google Maps.
• https://fonts.gstatic.com
  • Nous permet de récupérer des polices spécifiques de la bibliothèque de polices Google.
• https://maps.gstatic.com
  • Nous permet de récupérer des données de l'API Google Maps.
• https://cdn.jsdelivr.net
• Un CDN qui héberge des projets JS et open source (fuseaux horaires et locales).

IPs et URLs de Développement Ocean

Les IPs suivantes doivent être ajoutées aux listes blanches entrantes lors du développement et des tests de nouvelles intégrations API contre nos environnements de pré-production :

• 54.236.209.188
• 34.228.180.183
• 44.192.0.146
• 107.21.66.254

Si vous avez un pare-feu configuré pour ne permettre l'accès qu'à certaines URLs sur liste blanche, vous devrez ajouter les URLs suivantes à votre liste blanche pour pouvoir accéder à nos environnements de staging et/ou de test :

• Staging
  • https://staging.cognisantmd.com
• Test
  • https://test.cognisantmd.com

Journal des modifications

Introduction

Ce guide vise à aider les responsables de l'information sur la santé et les administrateurs de site Ocean à examiner et interpréter le journal d'audit de votre site Ocean pour la conformité à la LPRPS en ce qui concerne l'audit et la surveillance.

Sous la direction de la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) / la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), les responsables de l'information sur la santé (RIS), y compris les médecins et les infirmières praticiennes, ont le devoir de s'assurer que les plateformes contenant des RPS sont auditées et que les journaux d'audit sont examinés de manière périodique et aléatoire pour aider à protéger les informations personnelles sur la santé (RPS) contre une utilisation ou une divulgation non autorisée.

Selon le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario :

"La journalisation, l'audit et la surveillance de tous les accès aux dossiers électroniques contenant des renseignements personnels sur la santé sont importants pour garantir la confidentialité des individus et la confidentialité de leurs renseignements personnels sur la santé. La capacité de journaliser tous les cas où des renseignements personnels sur la santé sont recueillis, utilisés et divulgués par des mandataires permettra aux responsables de répondre aux demandes d'information et aux plaintes concernant la collecte, l'utilisation ou la divulgation des renseignements personnels sur la santé d'un individu; d'auditer et de surveiller toutes les collectes, utilisations et divulgations de renseignements personnels sur la santé par l'ensemble de leurs mandataires; et d'enquêter sur des violations de la vie privée réelles ou présumées, y compris des cas d'accès non autorisé. La journalisation, l'audit et la surveillance peuvent constituer un moyen efficace de dissuasion contre les accès non autorisés si tous les mandataires sont informés que toutes leurs activités liées aux dossiers électroniques contenant des renseignements personnels sur la santé seront journalisées ...

La politique et les procédures devraient exiger que le responsable effectue un audit et une surveillance continus, ciblés (réactifs) et aléatoires (proactifs) des journaux"

Journalisation d'audit dans Ocean

Ocean, en tant que système offrant un accès aux RPS pour les utilisateurs, devrait être inclus dans les activités d'audit régulières des RIS (en plus du DMÉ du site et d'autres plateformes contenant des RPS).

Pour aider à cette tâche, Ocean capture toutes les activités des utilisateurs liées au stockage, à la récupération et à la présentation des RPS à la fois à partir du DMÉ sous-jacent et d'Ocean lui-même. Toutes les données d'audit pour un site Ocean spécifique sont disponibles en téléchargement à tout moment.

Les journaux et les exportations d'Ocean ne fournissent un accès qu'aux activités spécifiques au site Ocean. D'autres activités, telles que les interactions avec un DMÉ sous-jacent ou les activités de divulgation ultérieures (telles que l'impression / l'envoi par courriel de RPS), ne sont pas capturées par Ocean. Pour examiner ces activités, il est recommandé aux administrateurs de site de consulter également les journaux d'audit du DMÉ ainsi que les journaux d'utilisation spécifiques des terminaux informatiques conformément à la politique d'audit interne.

Exportation des données d'audit

Pour exporter le journal d'audit, accédez à la section Rapports de votre page d'administration du site Ocean. Choisissez la date de début et de fin pertinente, et choisissez l'utilisateur "Tous" pour un audit global du site.

Le rapport est ensuite téléchargé sous forme de fichier CSV, qui peut être ouvert et consulté par toute application de tableur grand public telle qu'Excel ou Google Sheets.

Bien que le rapport d'audit en lui-même ne contienne aucun RPS, il doit néanmoins être traité comme une documentation sensible, avec les sauvegardes appropriées en place pour la transmission, le stockage et la suppression cryptés de ces informations, comme requis.

Ocean fournit aux administrateurs de site un accès direct aux données d'audit des deux derniers mois. Les entrées d'audit plus anciennes sont archivées et peuvent être obtenues en soumettant un ticket de support.

Description du Rapport d'Audit

Lorsque le fichier CSV est ouvert dans une application de tableur, les colonnes suivantes devraient être visibles. Une ligne d'exemple est incluse dans la capture d'écran à titre d'exemple.

Les données d'audit représentent une extraction directe des valeurs stockées dans Ocean, et peuvent être interprétées à l'aide de ce guide :

Points à Examiner en Termes de Confidentialité des Patients

Chaque action d'audit répertoriée ci-dessus représente une activité utilisateur qui peut être pertinente pour comprendre le contexte plus large du comportement enregistré de chaque utilisateur dans Ocean, vous devriez donc consulter le guide lié ci-dessus lorsque des audits de routine et/ou réactifs sont effectués sur votre site.

• CONSULTER_PATIENTS : L'utilisateur a ouvert l'onglet Patients, qui affiche la vue récapitulative standard contenant les noms des patients :
• OBTENIR_PATIENT : Un dossier patient a été récupéré de la base de données par numéro de référence Ocean ("ref") et renvoyé à un client (pour le montrer à l'utilisateur dans le navigateur web ou pour une tablette/kiosque Ocean).
• TÉLÉCHARGER_PATIENT : Un patient a été téléchargé du DMÉ pour créer un dossier patient Ocean. Le ref est l'identifiant de référence assigné par Ocean ; externalPatientRef est l'identifiant patient du DMÉ ; le client est le système général qui a téléchargé le dossier patient ; et la version décrit la version du client.

Ces actions d'audit vous aideront à identifier les dossiers patients spécifiques qui ont pu être utilisés ou divulgués.

Cet article fournit une description des différents types d’entrées du journal d’audit répertoriées dans les journaux d’audit d’Ocean.

Notez que, puisque la liste des types d’audit dans Ocean continue de croître, la liste suivante sera mise à jour périodiquement et peut ne pas être exhaustive.

Exporter le journal d’Activité de l’Utilisateur

Les journaux d’Activités des Utilisateurs offrent un aperçu de toutes les activités des utilisateurs Ocean sur votre site Ocean.

Pour télécharger un journal d’activité utilisateur, vous devez être un utilisateur administratif sur votre site Ocean. Connectez-vous au Portail Ocean et cliquez sur « Menu » dans le coin supérieur gauche. Sélectionnez « Admin » et, à partir de la page des Paramètres Admin, sélectionnez « Rapports ». Sous l’en-tête Exporter les Activités des Utilisateurs, sélectionnez une plage de dates et un utilisateur Ocean pour vos journaux. Cliquez sur le bouton Exporter pour télécharger un fichier .csv sur votre ordinateur.

Pour plus d’informations sur la consultation des journaux d’audit de votre site pour des raisons de confidentialité, veuillez consulter cet article.

Types d’Audit

Chaque record d’audit contient :

• Site n° : Le numéro de site Ocean sous lequel l’action a été effectuée
• Nom d’utilisateur : Le nom d’utilisateur Ocean de l’utilisateur qui a déclenché directement ou indirectement l’action d’audit.
• Date de création : La date/heure à laquelle l’action a été enregistrée dans Ocean (ce qui devrait être à quelques millisecondes près de l’événement réel)