Comment OceanMD valide-t-il les annonces de répertoire de services de santé en tant que fournisseurs de soins de santé légitimes?

Introduction

La carte de santé Ocean est composée de listes représentant les fournisseurs de services de santé (FSS) et les responsables de l'information sur la santé (RPS) tels que décrits dans la loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA).

Il est très important que les listes du répertoire soient précises et à jour pour éviter toute divulgation accidentelle ou malveillante de renseignements personnels sur la santé à des tiers non fiables par des personnes qui réfèrent involontairement aux services répertoriés.

Par conséquent, des mesures de protection doivent être mises en place pour empêcher les individus de se faire passer pour des fournisseurs de services de santé, afin que les personnes qui réfèrent ne leur envoient pas involontairement les renseignements personnels sur la santé de leurs patients. Des politiques doivent également exister pour garantir que les listes contiennent des coordonnées à jour afin d'éviter que les télécopies et les appels téléphoniques des patients ne soient envoyés au mauvais endroit.

Maintenir des informations précises et à jour dans un répertoire complet des services de santé est un défi permanent. Pour minimiser les risques, les politiques d'OceanMD sont décrites ci-dessous.

Utilisation prioritaire des sources officielles

Lorsque cela est possible, les listes du répertoire dans Ocean sont directement extraites des "Sources officielles", qui contiennent une liste complète des médecins et autres fournisseurs de services de santé dans la province. Ces services d'enregistrement ont leurs propres mécanismes bien développés et publiquement fiables pour valider les listes.

Par conséquent, les informations contenues dans ces listes sont transitoirement considérées comme fiables par Ocean, à jour et représentatives d'un responsable de l'information sur la santé du monde réel digne de confiance. Par exemple, les numéros de téléphone et de télécopie des médecins du Registre des fournisseurs de services de Cybersanté Ontario sont présentés dans le répertoire comme des informations précises.

Les informations de ces sources officielles sont régulièrement actualisées dans Ocean pour garantir que les informations restent à jour.

Sources officielles en date de mai 2018 :

HINPs tiers utilisant Ocean

OceanMD permet également à certaines organisations à but non lucratif d'agir en tant que leurs propres Fournisseurs de Réseau d'Information sur la Santé (HINP). Ces organisations ont leurs propres politiques pour valider les informations de santé. Un exemple de HINP utilisant Ocean est l'organisation CFFM Care Innovations basée dans le LHIN de Waterloo Wellington en Ontario.

Ces HINP tiers peuvent valider et soumettre leurs propres listes en tant que sous-ensemble dans le répertoire plus large des services de santé d'Ocean. OceanMD examine régulièrement les politiques de ces HINP en ce qui concerne Ocean et apporte son soutien aux HINP pour garantir qu'ils respectent la politique de confidentialité de l'entreprise.

HINPs tiers actuels en date de mai 2018 :

Création de listes et réclamations de listes

Les listes représentant les responsables de l'information sur la santé (RPS) peuvent être saisies ou mises à jour dans Ocean par le HINP ou le RPS lui-même :

1. Un utilisateur authentifié agissant au nom d'un HINP affilié à Ocean peut saisir manuellement une nouvelle annonce de santé dans Ocean sous son propre sous-répertoire à tout moment. Ce processus facilite la création par les HINPs de leur propre répertoire complet de services de santé de confiance. Lorsqu'un HINP crée une annonce, il assume la responsabilité de valider cette annonce en utilisant ses propres politiques et procédures.
2. Les utilisateurs de l'Admission centrale, désignés et validés comme dignes de confiance par OceanMD, peuvent saisir manuellement une nouvelle annonce de santé dans Ocean, ou mettre à jour une annonce non réclamée, à tout moment. L'utilisateur de l'Admission centrale assume la responsabilité de valider cette annonce en utilisant ses propres politiques et procédures. Cela se fera généralement au moment de la transcription des références entrantes, lors de l'importation et de la mise à jour des informations du fournisseur référent à partir du Healthmap.
3. Alternativement, les HIC peuvent choisir de créer et de revendiquer indépendamment leur propre annonce dans le répertoire OceanMD, ou de "revendiquer" une annonce comme étant la leur. Ces annonces contiennent à la fois des informations d'identification et des informations de contact pour le HIC. Étant donné que ces individus dans ce cas ne sont pas encore validés par un HINP comme dignes de confiance, l'annonce est signalée comme telle dans le répertoire pour avertir les référents d'une éventuelle violation de la vie privée si des informations personnelles devaient être envoyées. Les HINPs peuvent procéder à la validation de ces annonces revendiquées, après quoi l'avertissement est supprimé et remplacé par un indicateur approprié de l'approbation du HINP.

Validation des annonces d'OceanMD lorsqu'il agit en tant que HINP

Dans les cas où OceanMD agit en tant que HINP, l'entreprise assume directement la responsabilité de valider les annonces.

Les étapes de validation des annonces d'OceanMD sont les suivantes :

1. Les annonces signalées comme nécessitant une validation sont examinées quotidiennement par un administrateur HINP désigné.
2. Pour chaque annonce nécessitant une validation :
   • L'administrateur examine l'annonce à la recherche d'inexactitudes initiales évidentes ou d'informations inappropriées.
   • En cas de considération de l'annonce comme étant peu fiable ou jugée comme du "spam", elle est supprimée immédiatement.
   • Si l'annonce est jugée appartenir à un autre HINP, tel qu'un programme financé régionalement, le représentant du support du HINP est contacté et invité à postuler à l'HINP alternatif au lieu d'OceanMD.
   • Une recherche Internet est également effectuée avec deux services distincts (par exemple Google et Bing de Microsoft) pour localiser toute information publiquement accessible concernant l'annonce afin de garantir la cohérence avec les informations revendiquées.
   • Si un site Web est trouvé qui correspond à l'annonce, il doit être recoupé pour garantir la cohérence avec les informations de l'annonce.
   • Les informations de contact de l'annonce, y compris le téléphone, le fax, le site Web et l'e-mail, sont recoupées avec une source officielle. Les sources officielles comprennent :
     • L'annuaire officiel des professions de santé, par exemple le CPSO pour les médecins de l'Ontario
     • Un annuaire régional officiel des services sociaux (comme centralhealthline.ca)
     • Un partenaire vendeur établi, tel que TELUS, QHR ou WELL, qui peut attester de la revendication
     • Si une source officielle n'est pas disponible : la validation doit être escaladée à la direction et/ou au responsable de la confidentialité pour envisager des moyens de validation alternatifs en tant que cas spécial, en tenant compte du risque d'une attaque d'ingénierie sociale.

3. Si les informations passent ce test de dépistage initial, l'administrateur appelle le numéro de téléphone fourni sur la source officielle. Pendant l'appel téléphonique, l'administrateur identifie OceanMD et explique le but de l'appel, puis procède à énumérer clairement toutes les informations de l'annonce telles que soumises pour confirmer l'exactitude.

   L'administrateur confirme avec le représentant de la clinique quel utilisateur revendique cette annonce et quel site Ocean. Pour éviter toute confusion affirmative, l'administrateur doit confirmer que le représentant de la clinique est conscient de manière indépendante que l'annonce est revendiquée par cet utilisateur Ocean particulier sur ce site Ocean particulier.

   • • Jusqu'à deux messages vocaux sont laissés les jours séparés.
4. Si 7 jours s'écoulent sans que l'administrateur confirme manuellement avec succès l'exactitude de ces informations, l'annonce est supprimée.
5. Cependant, si l'annonce est confirmée avec succès, la validation est complétée par l'administrateur et étiquetée dans l'annuaire en conséquence. L'heure, la date, l'administrateur ayant approuvé l'annonce et les étapes de validation prises par l'administrateur sont consignés.

Signalement et Correction des Informations d'Annonce Non Valides ou Obsolètes

Toutes les personnes interagissant avec Ocean doivent signaler et rapporter rapidement les annonces de services de santé contenant des informations inexactes. Tout utilisateur de l'annuaire peut rapidement et facilement alerter OceanMD de la préoccupation en cliquant sur un lien hypertexte situé à côté des informations de l'annonce.

Une fois qu'une annonce est signalée comme potentiellement inexacte, l'annonce est signalée pour tous les utilisateurs avec la correction suggérée par l'utilisateur. OceanMD examine manuellement de tels rapports quotidiennement. Si une annonce est gérée par un HINP distinct, OceanMD informe le HINP de ces rapports afin que le HINP puisse prendre les mesures appropriées. Sinon, OceanMD suit les mêmes étapes de validation que celles utilisées pour la validation initiale de l'annonce pour garantir que les nouvelles informations sont exactes.