Combien de temps les records des patients (avec RPS) sont-ils conservés dans Ocean ?

Ocean n'est pas un DMÉ/DSÉ et n'est pas un dépôt à long terme d'informations de santé pour un patient. Tous les dossiers des patients sont finalement supprimés d'Ocean. Ocean ne conserve les dossiers des patients dans un format crypté que pour une durée limitée afin de soutenir les différentes manières dont les cliniques utilisent le système. Après ce délai, le dossier du patient est définitivement supprimé de la base de données Ocean, bien qu'il soit disponible dans les sauvegardes de la base de données pendant un an.

Par exemple, lorsqu'un patient a un rendez-vous planifié, le dossier du patient est crypté et téléchargé dans Ocean un jour ou deux avant l'heure du rendez-vous. Il est supprimé après que le DMÉ télécharge la note générée. Le temps total dans Ocean peut être de 3 à 4 jours.

Pour un exemple contrasté, si une patiente nouvellement enceinte s'inscrit pour un rendez-vous pédiatrique pour un nouveau-né, elle pourrait recevoir un questionnaire web Ocean Online des mois avant la naissance et être invitée à compléter le formulaire à la livraison. Dans ce cas, le dossier du patient pourrait être stocké dans Ocean pendant 5 mois.

Le comportement d'Ocean est guidé par le principe de confidentialité de la LPRPDE de "Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation". Les lignes directrices en matière de confidentialité recommandent que les RPS soient conservés dans le moins d'endroits possible pour le moins de temps possible. Le dossier principal des renseignements personnels sur la santé pour les cliniques est le DMÉ/DSÉ. De plus, les patients dans Ocean sont des "instantanés" d'un patient à un moment donné (lorsque le patient a été téléchargé). Bien que les patients puissent être mis à jour facilement par le DMÉ/DSÉ, avoir plusieurs copies des dossiers des patients est généralement problématique en raison du potentiel de données obsolètes.

Avertissements :

• Vous pouvez "verrouiller" un patient dans Ocean pour demander qu'Ocean laisse le dossier tel quel et stocké dans Ocean, bien que cela doive être réservé à des situations spéciales uniquement.
• Les données d'étude Ocean capturées pour un patient sont conservées indéfiniment (jusqu'à ce qu'elles soient supprimées par le site Ocean propriétaire).
• La piste d'audit maintenue par Ocean vit indéfiniment, ce qui vous permet de mapper l'ID DMÉ du patient à un numéro de référence Ocean pour l'accès à la tablette, l'accès au questionnaire web, les enregistrements d'audit de complétion de formulaire, etc. à des fins d'audit.
• Les RPS cryptés seront maintenus dans les sauvegardes de la base de données Ocean pendant un an maximum. Les sauvegardes Ocean sont maintenues dans une installation sécurisée avec tous les accès enregistrés. L'accès est limité au personnel des opérations d'OceanMD.

Délais détaillés pour les patients conservés dans Ocean :

• Pour les patients avec des formulaires en attente : 30 jours ou jusqu'à l'expiration du lien hypertexte sécurisé pour accéder au formulaire
  • Le patient sera conservé dans Ocean pour la plus longue des deux durées.
• Pour les patients avec des notes qui n'ont pas été téléchargées : 90 jours (si vous avez des patients dans cette situation, ce qui suit se produira : "Que dois-je faire si je vois 'Avertissement d'Ocean : Notes nécessitent un téléchargement ?'")
• Pour les patients qui ont toutes les notes téléchargées et aucun formulaire en attente : 14 jours
• Pour les patients qui ont des messages sécurisés non ouverts et aucun formulaire en attente : 14 jours ou jusqu'à l'expiration du lien hypertexte sécurisé pour accéder au message
  • Le patient sera conservé dans Ocean pour la plus longue des deux durées.
• Pour les patients avec un rendez-vous planifié dans un DMÉ intégré sans formulaires ou mises à jour en attente : 14 jours après leur date du rendez-vous
• Pour les patients avec une eOrientation, une Consultation électronique, des Formulaires Web, un Formulaire Web Authentifié par le Patient, ou des soumissions de Réservation en Ligne associées : jusqu'à ce que toutes les soumissions associées soient purgées du site Ocean
  • Les soumissions sont associées aux patients existants via un numéro d'assurance maladie/ID alternatif correspondant. Dans le cas de la création d'un nouveau patient (par exemple, accepter une soumission, créer une nouvelle soumission), le patient est explicitement lié à la soumission en utilisant une valeur de référence unique pour le patient.

eOrientations/Consultations électroniques

Les eOrientations et les Consultations électroniques sont stockées dans Ocean indéfiniment jusqu'à ce qu'elles atteignent un état terminal. Une fois que l'eOrientation/la Consultation électronique atteint un état terminal, elle sera éventuellement archivée selon les règles détaillées dans : Combien de temps les eOrientations et les Consultations électroniques sont-elles stockées après avoir été envoyées via Ocean ?

Les données analytiques des eOrientation/Consultation électronique capturées par Ocean sont conservées indéfiniment. Pour des informations supplémentaires, veuillez consulter Soutien analytique dans les Consultations électroniques et/ou les eFormulaires d'eOrientation.

Lorsqu'une Consultation électronique/eOrientation dans un état 'Annulé' ou 'Refusé' approche de sa date d'archivage, elle passera automatiquement dans le dossier d'état 'Avertissements de suppression' 14 jours avant d'être archivée. De plus, les sites Ocean reçoivent un email hebdomadaire d'avertissement de suppression chaque lundi matin contenant une liste d'éléments (c'est-à-dire, eOrientations, Consultations électroniques, Soumissions de Formulaires Web, Notes de Patients) qui doivent être supprimés de leur site.

Soumissions de Formulaires Web/Formulaires Web Authentifiés par le Patient

• Les soumissions de Formulaires Web dans le dossier d'état 'Nouveau', 'Accepté', ou 'Terminé' sont conservées pendant 180 jours à partir de la date de soumission.
• Si des informations de rendez-vous sont ajoutées dans la soumission du formulaire web, elles sont conservées jusqu'à la date du rendez-vous + 30 jours.
• Si un 'Temps anticipé jusqu'au rendez-vous' est entré dans la soumission du formulaire web, il est conservé jusqu'à la fin de la plage de dates estimée + 60 jours.
• Si un examen est demandé par un autre utilisateur sur le site, la soumission sera stockée pendant 12 mois après la date à laquelle l'examen a été demandé.
• Lorsqu'une soumission de formulaire web est programmée pour suppression, elle passe dans le dossier d'état "Avertissements de suppression", qui apparaît en rouge. Un utilisateur peut "prolonger" le temps de rétention pour des blocs supplémentaires de 60 jours.
• Comme ci-dessus, Ocean vous notifiera avec une alerte si vous avez des avertissements de suppression.

Soumissions de Réservation en Ligne

• Si la date du rendez-vous est dans les 180 jours suivant la date de la réservation, la soumission sera conservée dans Ocean pendant 180 jours après la date de la réservation.
• Si la date du rendez-vous est au-delà de 180 jours suivant la date de la réservation, la soumission sera conservée dans Ocean pendant 30 jours après la date du rendez-vous réservé.
• Si l'examen de la soumission est demandé par un autre utilisateur sur le site en utilisant la fonction 'Besoin d'examen', la soumission sera stockée pendant 12 mois après la date à laquelle l'examen a été demandé.
• Lorsqu'une soumission de réservation en ligne est programmée pour suppression, elle passe dans le dossier d'état "Avertissements de suppression" 14 jours avant d'être supprimée. Un utilisateur peut "prolonger" le temps de rétention pour des blocs supplémentaires de 60 jours.

Pièces jointes de fichiers non utilisées

Ocean prend en charge la possibilité d'inclure des fichiers et/ou des notes provenant de DMÉ intégrés en tant que pièce jointe dans un message au patient, ou comme une pièce jointe dans une eOrientation/Consultation électronique.

Ce processus implique généralement 1) de prendre des mesures dans le DMÉ pour d'abord télécharger le fichier dans Ocean, puis 2) d'envoyer ensuite le message au patient/eOrientation/Consultation électronique. Pendant le temps entre ces deux actions, la pièce jointe téléchargée existe dans Ocean et est associée au patient concerné, mais elle n'est pas encore associée à un message/eOrientation/Consultation électronique spécifique.

À ce moment-là, la pièce jointe est considérée comme "non utilisée". Une fois que la pièce jointe est incluse dans un message/eOrientation/Consultation électronique envoyé, elle est considérée comme "utilisée" et hérite de la chronologie de purge de l'eOrientation/Consultation électronique ou du dossier patient associé décrite ci-dessus.

Lorsque la pièce jointe est dans l'état "non utilisée", elle peut être incluse dans un message/eOrientation/Consultation électronique par tout utilisateur au sein du site Ocean qui interagit avec le patient associé. Par exemple, si l'utilisateur A effectue les étapes dans le DMÉ pour d'abord télécharger le fichier dans Ocean mais ne procède pas à l'envoi du message/eOrientation/Consultation électronique, l'utilisateur B pourrait ensuite sauter ces étapes initiales et "utiliser" la pièce jointe lors de l'envoi d'un message/eOrientation/Consultation électronique pour ce patient.

Vous pouvez également supprimer manuellement une pièce jointe non utilisée à tout moment en cliquant sur le “X” à côté du fichier. Lorsque vous faites cela, la pièce jointe n'est plus considérée comme “non utilisée” et est retirée de la file d'attente du patient. Elle ne persistera pas dans une session future ni ne sera disponible pour une utilisation future, même si elle n'a jamais été envoyée dans un message/eOrientation/Consultation électronique.

Chaque nuit, vers 2h00 HNE, Ocean purge automatiquement toutes les pièces jointes de fichiers "non utilisées" qui ont plus de 24 heures. Cela signifie qu'une pièce jointe de fichier "non utilisée" pourrait être conservée dans Ocean jusqu'à un maximum de 48 heures avant d'être automatiquement purgée.