Si votre clé de chiffrement partagée a été perdue, malheureusement, OceanMD n’a aucun moyen de retrouver ou de récupérer votre clé unique en votre nom (c’est l’un des moyens que nous utilisons pour garantir que les données des patients sont toujours sécurisées). Cependant, il existe quelques options de dépannage que vous pouvez essayer pour tenter de la récupérer par vous-même :
1. Essayez le Portail Ocean.
- Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
- Dans la page Paramètres d'administration, sélectionnez 'Chiffrement'.
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Cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher votre clé de chiffrement partagée.
Si votre clé de chiffrement partagée n’apparaît pas, l’« indice » peut vous aider à retrouver où chercher et/ou ce que vous avez choisi comme clé.
2. Essayez votre DMÉ.
Si vous utilisez PS Suite, OSCAR ou OSCAR Pro, et que votre DMÉ est intégré à votre site Ocean, vous pourriez être en mesure d’accéder à votre clé de chiffrement partagée à partir de votre DMÉ.
- Dans PS Suite, ouvrez le formulaire personnalisé Ocean et sélectionnez 'Paramètres'. Entrez les informations d’identification de votre compte utilisateur Ocean, puis sélectionnez 'Clé de chiffrement partagée' pour l’afficher.
- Dans OSCAR ou OSCAR Pro, ouvrez l’eForm Ocean (par exemple, via le raccourci Ocean dans l’horaire du DMÉ ou dans la section « Gérer les eFormulaires » du panneau d’administration), sélectionnez 'Paramètres'.
- Ensuite, sélectionnez 'Paramètres avancés', puis sélectionnez 'Réinitialiser la clé de chiffrement partagée'. Votre clé de chiffrement partagée existante sera affichée. Une fois la clé copiée à partir de la boîte, cliquez sur le bouton 'Annuler'.
3. Essayez le navigateur Web d’un collègue.
Un utilisateur Ocean qui peut consulter les données des patients dans son navigateur Web peut le faire parce qu’il a la clé de chiffrement partagée sauvegardée dans le stockage local de son navigateur. Si vous avez configuré Ocean à l’aide de votre navigateur, il se peut qu’elle soit disponible en vous connectant au Portail Ocean avec ce même navigateur. Si un autre collègue a configuré Ocean, vous pouvez lui demander de se connecter au Portail Ocean et de vérifier.
- Dans les deux cas, consultez les étapes décrites dans l’option 1 ci-dessus pour vérifier la page 'Chiffrement' dans les Paramètres d’administration de votre site Ocean.
4. Essayez une tablette Ocean.
- Si vous avez une tablette Ocean, vous pouvez afficher la clé de chiffrement partagée dans le Menu d’administration (qu’un utilisateur Ocean avec des privilèges d’administrateur peut accéder en appuyant sur le logo Ocean ou l’icône « engrenage » en bas à gauche). À partir de ce menu Admin, choisissez « Afficher la clé de chiffrement partagée » pour voir la clé de chiffrement partagée de votre site.
5. Essayez Connexion Cloud Ocean.
- Allez sur Connexion Cloud Ocean et connectez-vous avec les informations de votre compte utilisateur Ocean.
- Cliquez sur 'Afficher la clé de chiffrement partagée'.
- L’accès à la clé de chiffrement partagée nécessite un code d’autorisation de l’équipe de Soutien OceanMD. Veuillez contacter l’équipe de Soutien OceanMD pour obtenir votre code.
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Votre clé de chiffrement partagée sera affichée.
Note : Par mesure de sécurité, la consultation de votre clé de chiffrement partagée dans Connexion Cloud Ocean enverra automatiquement une notification par courriel à l’adresse courriel de l’administrateur clinique / contact de Soutien Ocean de votre site Ocean.
Si vous avez essayé toutes les options ci-dessus et que vous ne trouvez toujours pas votre clé de chiffrement partagée...
Si votre clé de chiffrement partagée (SEK) est réellement perdue, vous devrez en créer une nouvelle et mettre à jour tous vos appareils. Veuillez noter qu’une fois la SEK réinitialisée, toutes les réponses de patients ou références antérieures seront irrécupérables par votre personnel ou l’équipe Ocean.
Si vous avez épuisé toutes les autres options et êtes prêt à réinitialiser votre SEK (et à perdre tous les records de patients en attente dans Ocean), veuillez demander à un administrateur de votre site Ocean de contacter l’équipe de Soutien OceanMD.
Veuillez noter qu’Ocean n’acceptera les demandes de réinitialisation de SEK que d’un membre du personnel de la clinique ayant des privilèges d’administrateur Ocean.
Protéger votre clé de chiffrement partagée à l’avenir
Votre clé de chiffrement partagée est une protection importante contre l’accès non autorisé aux données de vos patients, et doit donc être manipulée avec soin et conservée en lieu sûr. Il est également recommandé de limiter l’accès à la clé aux détenteurs de comptes administratifs de confiance. Afin de prévenir le pire scénario d’une clé perdue (et de données patient perdues), nous recommandons de prendre les mesures suivantes :
- L’accès administratif dans Ocean est requis pour modifier la clé de chiffrement partagée. Par conséquent, vous devriez limiter les privilèges d’administrateur à un petit nombre d’utilisateurs de confiance. Cependant, assurez-vous toujours d’avoir une redondance, au cas où un utilisateur administrateur quitterait l’organisation.
- Ocean vous permet de sauvegarder un « indice ». Assurez-vous que l’indice permettra toujours à un administrateur de récupérer la clé. Cela peut inclure la mention d’un emplacement de stockage secondaire.
- Vous pouvez télécharger, imprimer et compléter cette Carte de référence clinique et la conserver dans un endroit sûr pour référence future.
- Envisagez un outil sécurisé de stockage de mots de passe en ligne conçu pour une utilisation partagée en équipe, tel que Common Key ou 1Password.