Si votre clé de chiffrement partagée a été perdue, malheureusement, OceanMD n’a aucun moyen de retrouver ou de récupérer votre clé unique en votre nom (c’est l’une des façons dont nous contribuons à garantir que les données des patients sont toujours sécurisées). Cependant, il existe quelques options de dépannage que vous pouvez essayer pour la récupérer par vous-même :
1. Essayez Ocean Portail.
- Connectez-vous à Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche et sélectionnez 'Admin'.
- Dans la page des paramètres Admin, sélectionnez 'Chiffrement'.
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Cliquez sur l’icône en forme d’œil pour afficher votre clé de chiffrement partagée.
Si votre clé de chiffrement partagée n’apparaît pas, l’« indice » peut vous aider à retrouver où vous devriez chercher et/ou ce que vous avez choisi comme clé.
2. Essayez votre DMÉ.
Si vous utilisez PS Suite, OSCAR ou OSCAR Pro, et que votre DMÉ est intégré à votre site Ocean, vous pouvez peut-être accéder à votre clé de chiffrement partagée depuis votre DMÉ.
- Dans PS Suite, ouvrez le formulaire personnalisé Ocean et sélectionnez 'Paramètres'. Entrez les identifiants de votre compte utilisateur Ocean, puis sélectionnez 'Clé de chiffrement partagée' pour l’afficher.
- Dans OSCAR ou OSCAR Pro, ouvrez l’eFormulaire Ocean (par exemple, via le raccourci Ocean dans l’horaire du DMÉ ou dans la section « Gérer les eFormulaires » du panneau d’administration), sélectionnez 'Paramètres'.
- Ensuite, sélectionnez 'Paramètres avancés', puis sélectionnez 'Réinitialiser la clé de chiffrement partagée'. Votre clé de chiffrement partagée existante sera affichée. Une fois la clé copiée depuis la boîte, cliquez sur le bouton 'Annuler'.
3. Essayez le navigateur Web d’un collègue.
Un utilisateur Ocean qui peut voir les données des patients dans son navigateur Web peut le faire parce qu’il a la clé de chiffrement partagée sauvegardée dans le stockage local de son navigateur. Si vous avez configuré Ocean à l’aide de votre navigateur, il se peut qu’elle soit disponible en vous connectant à Ocean Portail en utilisant ce même navigateur. Si un autre collègue a configuré Ocean, vous pouvez lui demander de se connecter à Ocean Portail et de vérifier.
- Dans les deux cas, consultez les étapes décrites dans l’option 1 ci-dessus pour vérifier la page 'Chiffrement' dans les paramètres Admin de votre site Ocean.
4. Essayez une tablette Ocean.
- Si vous avez une tablette Ocean, vous pouvez afficher la clé de chiffrement partagée dans le Menu d’administration (qu’un utilisateur Ocean avec des privilèges d’administrateur peut accéder en appuyant sur le logo Ocean ou l’icône « engrenage » en bas à gauche). Depuis ce menu Admin, choisissez « Afficher la clé de chiffrement partagée » pour voir la clé de votre site.
5. Essayez Ocean Cloud Connect.
- Allez sur Ocean Cloud Connect et connectez-vous avec les identifiants de votre compte utilisateur Ocean.
- Cliquez sur 'Afficher la clé de chiffrement partagée'.
- L’accès à la clé de chiffrement partagée nécessite un code d’autorisation de l’équipe de soutien OceanMD. Veuillez contacter l’équipe de soutien OceanMD pour obtenir votre code
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Votre clé de chiffrement partagée sera affichée.
Note : Par mesure de sécurité, l’affichage de votre clé de chiffrement partagée dans Ocean Cloud Connect enverra automatiquement une notification par courriel à l’adresse courriel de l’administrateur clinique / contact de soutien Ocean de votre site Ocean.
Si vous avez essayé toutes les options ci-dessus et que vous ne trouvez toujours pas votre clé de chiffrement partagée...
Si votre clé de chiffrement partagée (SEK) est réellement perdue, vous devrez en créer une nouvelle et mettre à jour tous vos appareils. Veuillez noter qu’une fois la SEK réinitialisée, toutes les réponses de patients ou références antérieures seront irrécupérables par votre personnel ou l’équipe Ocean.
Si vous avez épuisé toutes les autres options et êtes prêt à réinitialiser votre SEK (et à perdre tous les records de patients en attente dans Ocean), veuillez demander à un administrateur de votre site Ocean de contacter l’équipe de soutien OceanMD.
Veuillez noter qu’Ocean n’acceptera les demandes de réinitialisation de SEK que d’un membre du personnel de la clinique ayant des privilèges d’administrateur Ocean.
Protéger votre clé de chiffrement partagée à l’avenir
Votre clé de chiffrement partagée est une protection importante contre l’accès non autorisé aux données de vos patients, et doit donc être manipulée avec soin et conservée en lieu sûr. Il est également recommandé de limiter l’accès à la clé aux titulaires de comptes administratifs de confiance. Afin de prévenir le pire scénario d’une clé perdue (et de données patient perdues), nous recommandons les étapes suivantes :
- Un accès administratif dans Ocean est requis pour modifier la clé de chiffrement partagée. Par conséquent, vous devriez limiter les privilèges d’administrateur à un petit nombre d’utilisateurs de confiance. Cependant, assurez-vous toujours d’avoir une redondance, au cas où un utilisateur admin quitte l’organisation.
- Ocean vous permet de sauvegarder un « indice ». Assurez-vous que l’indice permettra toujours à un utilisateur admin de récupérer la clé. Cela peut inclure la mention d’un emplacement de stockage secondaire.
- Vous pouvez télécharger, imprimer et compléter cette carte de référence clinique et la conserver en lieu sûr pour référence future.
- Envisagez un outil de stockage de mots de passe en ligne sécurisé conçu pour une utilisation partagée en équipe, tel que Common Key ou 1Password.