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Mémoire du formulaire

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Mémoire du formulaire (Aperçu)

Introduction

En raison de notre stricte adhérence aux protocoles de confidentialité et de sécurité, Ocean ne stockera ni ne se souviendra d'aucune information identifiable à long terme sur les patients directement. Il est délibérément conçu pour NE PAS remplacer votre dossier médical électronique (DMÉ) et, par conséquent, repose sur votre DMÉ pour le stockage à long terme.

Cependant, le DMÉ n'est pas toujours capable de stocker certaines informations dans un format utilisable et réutilisable à des fins cliniques. Les réponses spécifiques aux formulaires électroniques ou les soumissions antérieures des formulaires Ocean ne correspondent pas toujours bien aux champs du DMÉ ou ne sont pas nécessairement réimportées lorsque Ocean est utilisé à nouveau pour le même patient. Par exemple, vous pouvez vouloir que Ocean ne montre un formulaire qu'une seule fois, ou réaffiche les réponses antérieures d'un patient lorsqu'un formulaire est affiché une deuxième fois.

Par conséquent, ces champs sont plus facilement suivis par Ocean lui-même, en utilisant la Mémoire de Formulaire. La Mémoire de Formulaire vous permet de stocker les informations décrites ci-dessus provenant d'Ocean, sans compromettre la confidentialité du patient.

Comment ça fonctionne

Pour lier les réponses antérieures aux patients, Ocean utilise un "hachage cryptographique unidirectionnel" des champs statiques du patient, comme leur numéro d'assurance maladie et leur date de naissance. Ce hachage crée une clé pseudonyme unique qui peut être utilisée pour lier les réponses antérieures du même patient, sans permettre à quiconque d'identifier le patient derrière une clé donnée.

La Mémoire de Formulaire vous permet d'inclure des variables telles que "joursDepuisDernièreComplétion" et "premièreFois" dans le script des formulaires électroniques et les règles des tablettes, afin de permettre le dépistage des maladies chroniques, les formulaires d'administration clinique périodiques, les études de recherche longitudinales, ou (dans une situation plus complexe) des "sessions" étatiques avec les patients en utilisant le "rememberTag" pour maintenir l'état.

Mémoire de Formulaire à travers les Produits Ocean

Quels produits peuvent collecter la Mémoire de Formulaire?

Pris en charge:

  • Tablettes/Kiosques
  • eFormulaires envoyés via Messagerie Patient
  • eFormulaires envoyés via Rappels Patient

Non pris en charge:

  • Réservation en ligne
  • Formulaires de site web
  • Formulaires de site web authentifiés par le patient
  • Formulaires d'étude Ocean publics
Quels produits peuvent accéder aux réponses stockées dans la Mémoire de Formulaire?

Pris en charge:

  • Règles de Tablettes/Kiosques
  • eFormulaires complétés via Tablette/Kiosque
  • eFormulaires envoyés via Messagerie Patient
  • eFormulaires envoyés via Rappels Patient

Non pris en charge:

  • Réservation en ligne
  • Formulaires de site web
  • Formulaires de site web authentifiés par le patient
  • Règles de Rappels
  • Formulaires d'étude Ocean publics
Quels produits peuvent accéder à la Mémoire de Formulaire à partir d'un eFormulaire 'lanceur'?

Si vous avez un eFormulaire 'lanceur' qui utilise Actions d'eFormulaire pour déclencher des eFormulaires supplémentaires, Ocean peut accéder aux réponses stockées dans la Mémoire de Formulaire pour les eFormulaires supplémentaires.

Pris en charge:

  • Tablettes/Kiosques
  • eFormulaires envoyés via Messagerie Patient
  • eFormulaires envoyés via Rappels Patient

Non pris en charge:

  • Réservation en ligne
  • Formulaires de site web
  • Formulaires de site web authentifiés par le patient
  • Formulaires d'étude Ocean publics

Mises en garde pour l'utilisation de la Mémoire de Formulaire

La Mémoire de Formulaire est mieux utilisée comme un raccourci utile, plutôt que comme un référentiel de stockage de données persistant pour les informations des patients. La Mémoire de Formulaire ne peut garantir que les informations d'un patient seront toujours disponibles à l'avenir. Par exemple, si un patient change de nom de famille ou de sexe, ses réponses précédentes ne seront plus accessibles.

Comme mesure de sécurité, assurez-vous que votre DMÉ dispose d'une note clinique en texte libre qui capture les informations cliniques équivalentes à celles que vous stockez à l'aide de la Mémoire de Formulaire. Vous pouvez configurer cela en vous assurant que les eFormulaires génèrent une note appropriée (avec des signes vitaux tagués si désiré).

Note importante:

Nous soulignons à nouveau que pour un certain nombre de raisons médico-légales et techniques, votre DMÉ doit être le référentiel ultime des informations cliniques d'un patient. Veuillez NE PAS VOUS FIERS à la Mémoire de Formulaire pour stocker des informations de santé cruciales.

Utilisation de la mémoire de formulaire

Pour que la Mémoire de formulaire fonctionne, les conditions suivantes doivent être remplies :

    • Le formulaire électronique doit être activé pour la mémoire de formulaire. Pour ce faire, ouvrez votre formulaire électronique dans l'Éditeur de formulaire électronique, développez le Menu d'action (en haut à droite), sélectionnez "Propriétés du formulaire", accédez à l'onglet "Stockage et mémoire du formulaire", et définissez le champ "Mémoire de formulaire" sur "Activée".
    • Un patient doit avoir des informations démographiques statiques identifiables suffisantes dans Ocean pour générer leur pseudonyme unique. En particulier, le dossier du patient doit contenir leur : nom de famille, date de naissance et sexe.
    • Le patient doit compléter et soumettre le formulaire électronique en sélectionnant soit le bouton "Suivant" ou "Terminer".

Note : HN n'est pas un champ obligatoire mais sera utilisé s'il est disponible.

  • Une fois que la Mémoire de formulaire a été activée sur un formulaire électronique Ocean particulier, il y a 2 paramètres optionnels dans cette boîte de dialogue lors de l'activation de la Mémoire de formulaire :
Expression de mémorisation si :
Cette valeur n'est affichée que si la Mémoire de formulaire est définie sur "Basée sur une expression de script". Cela vous permet d'utiliser conditionnellement la Mémoire de formulaire en fonction d'une expression de script.
Par exemple, vous pourriez avoir une case à cocher "mémoriserMesRéponsesPourLaProchaineFois" sur le formulaire, et entrer ce qui suit comme Expression de mémorisation si. 
mémoriserMesRéponsesPourLaProchaineFois.r == 'Y'
Expression de balise de mémorisation :
Cette valeur vous permet de stocker n'importe quelle chaîne de texte sur le formulaire en tant que variable.
Par exemple, si vous aviez deux réponses sur un formulaire que vous aimeriez mémoriser, maReponse1 et maReponse2, vous pourriez utiliser ce qui suit comme la chaîne qui stocke les deux valeurs pour "maReponse1 et "maReponse2". 
maReponse1.r + '|' + maReponse2.r

Règles de la tablette d'écriture basées sur la mémoire de forme

Pour réellement tirer parti de la Mémoire de formulaire, vous devrez vous y référer d'une manière ou d'une autre, généralement via le script dans les règles de tablette, les Actions de formulaire électronique, les calculs de visibilité des éléments de formulaire électronique ou les formules. La Mémoire de formulaire est le plus souvent utilisée par les Règles de tablette, pour lesquelles les variables suivantes sont disponibles :

firstTime :
Cette variable est vraie lorsqu'il n'y a aucune Mémoire de formulaire d'une complétion de formulaire antérieure pour le patient actuel (c'est-à-dire que c'est la première fois qu'il complète un formulaire).
daysSinceLastCompleted :
Cette variable renverra le nombre de jours depuis la dernière complétion du formulaire pour le patient actuel.
Par exemple, vous pouvez vouloir afficher un formulaire de Consentement par courriel tous les 6 mois en utilisant la règle : daysSinceLastCompleted > 180.
S'il s'agit de la première fois que le formulaire est affiché (c'est-à-dire aucune complétion antérieure), la valeur est infinie.
lastCompletedTag :
Cette variable utilisera la valeur de chaîne stockée par l'expression "Se souvenir de l'expression de balise" dans l'Éditeur de formulaire électronique lors de l'utilisation du formulaire précédent (utilisé pour le stockage de ensembles de valeurs arbitrairement complexes), comme décrit ci-dessous.
Par exemple, en se basant sur l'exemple donné dans l'expression Se souvenir de la balise ci-dessus, lastCompletedTag.split("|") renverrait un tableau de chaînes contenant les valeurs du formulaire précédent stockées par la Mémoire de formulaire.

Astuce : Vous pourriez trouver utile, lors de vos tests, d'ajouter un élément de formule avec la légende "lastCompletedTag : $$" et la formule "lastCompletedTag". Cette formule vous permettra de voir la valeur de lastCompletedTag dans votre formulaire électronique de test en temps réel.

Récupérer des informations à partir du même formulaire Récupérer des informations à partir d'autres formulaires

Supposons que vous ayez un formulaire : Formulaire 1.

Vous souhaitez pouvoir accéder à une valeur saisie dans le Formulaire 1 lors d'une session précédente sur tablette. Dans cette situation, vous devriez définir les différents champs de la Mémoire du Formulaire comme suit :

Dans le Formulaire A, définissez "Se souvenir si l'expression" à :

true
Copier la règle

Ensuite, définissez "Se souvenir de l'expression de balise" à :

theItemRefToRemember.r
Copier la règle

Ensuite, utilisez la règle de tablette suivante pour ouvrir à nouveau ce formulaire, en fonction de cette valeur stockée :

lastCompletedTag == 'N'
Copier la règle

Suppression de la fiche patient de la mémoire

La mémoire de formulaire est la capacité d'Ocean à se souvenir de l'historique de complétion des formulaires électroniques d'un patient. Une description détaillée de la fonctionnalité de mémoire de formulaire d'Ocean peut être trouvée dans "Mémoire de formulaire (Aperçu)".

La mémoire de formulaire est très utile pour prévenir les soumissions de formulaires électroniques en double, vous n'aurez donc généralement pas besoin de remplacer cette fonction. Cependant, il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir demander à Ocean de supprimer l'historique de complétion des formulaires d'un patient. Par exemple, si vous testez un formulaire avec des sections qui s'affichent ou se cachent en fonction de la dernière fois qu'il a été complété ou d'une action de formulaire électronique qui dépend de la première utilisation. De plus, si un patient a légitimement besoin de re-compléter un formulaire qui est caché en raison de sa complétion précédente, vous devrez supprimer sa mémoire de formulaire.

  • Pour réinitialiser la mémoire de formulaire pour un patient, assurez-vous d'abord que le patient est chargé dans la vue Patients du Portail Ocean :
  • Note : Si vous ne voyez pas votre patient dans la vue Patients, vous devrez peut-être les télécharger dans Ocean (en accédant au formulaire personnalisé Ocean dans le dossier du patient dans votre DMÉ ou en récupérant le patient en entrant son numéro d'assurance maladie dans le Portail Ocean).
  • Ensuite, de retour dans le Portail Ocean, dans la vue Patients, cliquez sur le patient et consultez les informations contextuelles du patient. Cliquez sur "Avancé" et sélectionnez "Visualiser la mémoire de formulaire". Dans cette option, vous pouvez "Effacer la mémoire de formulaire".
  • Note : Rappelez-vous qu'Ocean ne se souvient pas des données réelles du patient, mais plutôt d'un hachage cryptographique qui ne peut pas être inversé.