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FAQ sur l'analyse

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Comment activer la contribution à un dépôt de demande de Service ?

Les contributions de données à un Répertoire de Demandes de Service permettent aux systèmes de santé de mieux planifier les ressources en collectant des informations sur les temps d'attente et plus encore.

Questions sur la collecte de données ?

Si vous avez des questions sur l'objectif de la collecte de données, veuillez contacter votre Autorité Régionale respective.

Pour contribuer des données à un répertoire, vous devez activer la fonctionnalité sur votre Directory Listing en utilisant les étapes ci-dessous. Si vous avez plusieurs Directory Listings, vous devrez configurer chaque listing individuellement.

Prérequis

  • Connectez-vous à votre site Ocean, accédez à la zone des paramètres d'administration et sélectionnez 'Directory Listings'.
  • Utilisez le menu déroulant pour sélectionner le Directory Listing pour lequel vous activerez la contribution au Service Request Repository.

  • Dans l'onglet 'Enablement' de la liste, activez la case à cocher 'Contribute data to repository'.

    Note : Si votre clé de chiffrement partagée n'est pas déjà stockée dans Ocean Cloud Connect, vous serez invité à le faire. Pour obtenir des instructions, veuillez suivre les étapes de cet article.

    La clé de chiffrement partagée est requise car les contributions au dépôt contiennent des informations de santé personnelles chiffrées. Une fois complété, retournez à votre Directory Listing et activez la case à cocher.

  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' en bas de la page.
  • Assurez-vous que la case à cocher 'Enable Ocean Cloud Connect' est activée dans la zone Fonctionnalités du site de votre site Ocean.

Avertissement : Suppression de votre clé de chiffrement partagée

Si votre clé de chiffrement partagée est supprimée d'Ocean Cloud Connect, la connexion entre votre site Ocean et le Service Request Repository sera rompue. Pour rétablir la connexion, vous devez re-stocker votre clé de chiffrement partagée dans Ocean Cloud Connect dès que possible.

Comment puis-je Ajouter des valeurs analytiques personnalisées à mon formulaire d'eOrientation/Consultation électronique ?

Des valeurs analytiques personnalisées peuvent être ajoutées à votre formulaire de Consultation électronique/eOrientation Ocean pour capturer des données sur les Orientations électroniques reçues sur votre site Ocean. Bien que les informations analytiques de base soient toujours automatiquement collectées sous l'ensemble des valeurs d'Analytique de base, vous pouvez éventuellement définir des valeurs analytiques supplémentaires pour votre objectif spécifique.

Identifier votre Formulaire d'eOrientation/eConsultation

Avant de suivre les étapes de cet article, veuillez vous assurer que vous avez identifié le formulaire Ocean que vous utilisez comme formulaire de référence/consultation pour les eOrientations/eConsultations entrantes sur votre site Ocean.

Ajouter des Valeurs Analytiques Personnalisées à votre Formulaire de Référence/Consultation

Chaque élément dans un formulaire Ocean a une référence d'élément unique. En configurant des références d'élément spécifiques avec le préfixe 'fx_' ou 'ax_' pour les différents éléments de votre formulaire de référence/consultation, vous pouvez créer des rapports analytiques personnalisés contenant les données de réponse agrégées pour les éléments de formulaire configurés.

Note : Toute référence d'élément 'ax_' doit être choisie dans la liste des analyses supplémentaires disponibles.

Les étapes ci-dessous décrivent comment configurer les éléments de formulaire dans votre formulaire de référence pour être utilisés avec les modèles d'exportation analytique personnalisés dans Ocean.

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, ouvrez le Menu, et sélectionnez 'eFormulaires'.
  • Localisez l'eFormulaire que vous utilisez comme votre formulaire de référence/consultation. Sélectionnez-le et appuyez sur 'Modifier' pour l'ouvrir dans l'éditeur d'eFormulaires.
  • Sélectionnez l'élément spécifique dans votre eFormulaire pour lequel vous souhaitez collecter des données analytiques, et sélectionnez l'onglet 'Script et Plus' sur le côté droit.

  • Dans le champ 'Référence de l'élément', fournissez un nom descriptif pour cet élément spécifique de l'eFormulaire avec le préfixe 'fx_' ou 'ax_'.

    À titre d'exemple simple, si l'élément d'eFormulaire choisi est utilisé pour collecter l'état de tabagisme du patient, une référence d'élément appropriée pourrait être 'fx_smokes'.

  • Continuez à ajouter les références d'élément 'fx_' ou 'ax_' appropriées pour chacun des éléments de l'eFormulaire pour lesquels vous souhaitez collecter des données analytiques.

    Assurez-vous de suivre et de noter l'utilisation prévue pour chacune des références d'élément que vous configurez dans votre eFormulaire de manière organisée, car elles sont importantes lors de la configuration de votre modèle d'exportation personnalisé plus tard. Un tableur ou un fichier texte est recommandé.

  •  
  • Une fois terminé, assurez-vous d'appuyer sur 'Sauvegarder les modifications' pour sauvegarder votre eFormulaire.

Une fois le mappage de référence d'élément analytique personnalisé terminé dans votre formulaire de référence, vous pouvez procéder à la création d'un modèle d'exportation analytique personnalisé. Le modèle d'exportation est utilisé pour générer des rapports contenant les réponses aux éléments d'eFormulaire qui sont configurés avec les préfixes 'fx_' ou 'ax_'.

Comment Créer un modèle d'exportation personnalisé pour les données analytiques d'eOrientation et de Consultation électronique ?

Pour capturer des données personnalisées dans votre Exportation des analyses eOrientation, vous pouvez utiliser un modèle d'exportation personnalisé. Un modèle d'exportation vous permet de définir les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez capturer dans votre fichier d'exportation .csv.

Avant de créer un modèle d'exportation, vous devez vous assurer que les valeurs analytiques souhaitées et leur mappage de référence d'élément eForm respectif sur le formulaire de référence eForm ont été complétés. Veuillez consulter l'article de support Capturer les analyses du formulaire de référence pour plus d'informations détaillées.

Créer un modèle d'exportation

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, ouvrez le Menu, et sélectionnez 'Admin'.
  • Sélectionnez l'option 'Rapports'.
  • Sous le titre 'Exporter les données analytiques de référence', appuyez sur le bouton 'Ajouter un modèle personnalisé'. Cela ouvre la page 'Nouveau modèle d'exportation'.
  • Entrez un nom pour votre modèle d'exportation personnalisé. Il est recommandé que le nom décrive brièvement l'objectif de ce modèle, afin que vous puissiez le reconnaître facilement à l'avenir.

  • La zone de texte 'Champs de colonne' vous permet de préciser vos en-têtes de colonne souhaités pour votre fichier d'exportation .csv final. Entrez les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre exportation en tant que colonnes, séparées par une virgule.

    Veuillez noter que les champs de colonne doivent être soit une valeur analytique de base, une valeur analytique supplémentaire avec le préfixe 'ax_', ou une valeur analytique personnalisée avec le préfixe 'fx_'. Les valeurs analytiques sont sensibles à la casse.

  • Une fois vos champs de colonne finalisés, appuyez sur 'Sauvegarder' en bas.

Analyses de base

Nous recommandons fortement d'inclure les analyses de base dans votre modèle d'exportation personnalisé pour vous assurer d'obtenir des informations de base sur chaque référence, suivies de vos valeurs analytiques personnalisées souhaitées. La séquence dans laquelle les valeurs analytiques sont saisies représente la séquence dans laquelle les en-têtes de colonne seront affichés de gauche à droite dans le fichier .csv exporté.

Développez l'onglet ci-dessous pour une liste des analyses de base minimales recommandées. Une liste complète des analyses de base disponibles peut être trouvée dans Analyses de soutien dans les Consultations électroniques et/ou eFormulaires d'eOrientation.

Tableau d'analytique de base
Valeur analytique Nom convivial Description
referralRef Référence Le numéro de référence unique pour la référence dans Ocean.
referralCreationDate Date d'envoi La date à laquelle la référence a été envoyée OU resoumise par le fournisseur référent. Cette valeur peut être la date de référence antidatée entrée sur une demande entrante (par fax). Elle est utilisée comme point de référence de départ pour les calculs de temps d'attente.
referralInitialCreationDate Date d'envoi initiale La date d'envoi initiale de la référence d'un point de vue clinique. Cette valeur peut être la date de référence antidatée entrée sur une demande entrante (par fax). Contrairement à la Date d'envoi, cette valeur ne change pas avec les resoumissions.
oceanCreationDate Date de création de la référence La date à laquelle la référence a été créée dans Ocean. Cela pourrait être la date à laquelle elle a été envoyée dans Ocean à partir de la carte de santé, ou la date à laquelle elle a été transcrite à partir d'un fax.
modificationDate Date de dernière modification La date/heure à laquelle la référence a été mise à jour le plus récemment (au format ISO 8601).
patientId ID du patient Le numéro de référence unique pour le patient dans Ocean. Si le numéro de carte de santé du patient est omis lors de l'envoi de la référence, l'ID du patient ne sera pas généré.
siteNum Numéro de site du responsable Le numéro de site Ocean du site gérant actuellement la référence en tant que fournisseur de soins traitant.
regionalAuthoritySiteNum Numéro de site de l'autorité régionale principale Le numéro de site Ocean pour l'autorité régionale initiale (RA) sous laquelle la référence est capturée (si elle est envoyée à une liste sous une autorité régionale).
inbound Demande entrante saisie manuellement par fax/téléphone/autre Indique que la référence a été créée en tant que demande entrante. Sera VRAI si la référence a été reçue par téléphone ou fax, et FAUX si elle a été reçue via Ocean.
currentHealthService Service de santé actuellement assigné Le service de santé sur la référence qui est actuellement assigné (ce qui peut différer du service de santé initial si quelqu'un réassigne le service de santé manuellement, par exemple lors du triage, ou si la référence est séparée d'une référence principale)
srcSiteNum Numéro de site source Le numéro de site Ocean à partir duquel la référence a été initialement envoyée. Ce champ pourrait être vide si la référence n'a pas été envoyée via un site Ocean, comme par fax.
srcSiteName Nom du site source Le nom du site de référence source.
referrerName Nom du référent Nom du référent
referralState État L'état primaire de base de la référence, tel que "INITIAL", "ACCEPTÉ", "RÉSERVÉ", "COMPLÉTÉ", "ANNULÉ" ou "REFUSÉ".
patientAge Âge du patient L'âge du patient en années, arrondi à l'inférieur
patientGender Sexe du patient Le sexe du patient, peut être modifié sur le formulaire
patientCity Ville du patient La ville de résidence du patient.
patientPostalFirst3Chars Code postal du patient (Premiers 3 caractères) Les trois premiers caractères du code postal du patient.
sentToTestListing Envoyé à la liste de test Indicateur pour indiquer si la référence a été envoyée à une liste de test, ou étiquetée manuellement comme une référence de test en utilisant le menu d'action. Utilisé pour exclure la référence des analyses.

Pour plus de commodité, vous pouvez facilement copier le format de style .csv de ces valeurs d'analyse de base en appuyant sur le bouton 'Copier' ci-dessous, et ajouter vos propres valeurs analytiques personnalisées séparées par des virgules après la dernière valeur.

referralRef,referralCreationDate,referralInitialCreationDate,modificationDate,patientId,siteNum,regionalAuthoritySiteNum,inbound,currentHealthService,srcSiteNum,srcSiteName,referrerName,referralState,patientAge,patientGender,patientCity,patientPostalFirst3Chars,sentToTestListing
Copier

Analytique Personnalisée

Les Analytiques Personnalisées sont les valeurs analytiques définies par l'utilisateur qui capturent les données de réponse à partir de leur mappage de référence d'élément eForm respectif dans le formulaire de référence. Les Analytiques Personnalisées doivent commencer par le préfixe fx_ suivi d'un nom unique après le soulignement (par exemple, fx_monPremierAnalytique).

Vos valeurs analytiques personnalisées peuvent ensuite être incluses comme un Champ de Colonne dans votre Modèle d'Exportation personnalisé, et leurs réponses eForm respectives seront incluses dans le fichier d'exportation .csv sous l'en-tête de colonne de valeur analytique approprié. Il est important de noter que les noms de valeurs analytiques sont sensible à la casse.

Génération de Rapports Personnalisés

Une fois que votre Modèle d'Exportation personnalisé a été sauvegardé et qu'au moins une référence capturant les données analytiques souhaitées a été reçue, vous pouvez obtenir le fichier d'exportation .csv.

  • Sous le titre 'Exporter les Données Analytiques de Référence', sélectionnez votre Type de Date souhaité, Date de début, Date de fin, Type de Fichier, et Modèle d'Exportation.
  • Appuyez sur le bouton 'Exporter les Références...' pour télécharger votre fichier d'exportation .csv.

Tester votre Modèle d'Exportation

Chaque fois qu'un nouveau Modèle d'Exportation personnalisé est créé, il est recommandé de générer une exportation après qu'au moins une référence de test a été reçue incluant les valeurs analytiques souhaitées pour valider que le fichier d'exportation .csv se remplit et affiche les données comme souhaité.

Lors des tests, vérifiez que le 'Type de Fichier' est réglé sur 'Tous' pour vous assurer que vous capturez les références qui ont été marquées comme références de test, et/ou les références qui ont été envoyées à partir d'une liste de test.

Modification d'un Modèle d'Exportation Personnalisé

Si vous avez un ou plusieurs Modèles d'Exportation personnalisés existants, vous pouvez les modifier ou supprimer le Modèle entièrement. Il est important de noter que la suppression d'un Modèle d'Exportation personnalisé ne supprime pas les références d'éléments eForm définies dans le formulaire de référence.

  • Sous le titre 'Exporter les Données Analytiques de Référence', sélectionnez le Modèle d'Exportation que vous souhaitez modifier, et appuyez sur le bouton 'Modifier'.
  • Les propriétés du Modèle sélectionné apparaîtront, vous permettant de modifier le modèle et d'utiliser le bouton 'Sauvegarder', ou de supprimer entièrement le modèle en utilisant le bouton 'Supprimer le Modèle'.

Accéder aux analyses d'eOrientation

Les sites Ocean recevant des eOrientations peuvent accéder à leurs données analytiques d'orientation à tout moment, à partir de la page des paramètres d'administration du Ocean Portail. Les analyses d'orientation peuvent également être accessibles via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'Ocean Open API.

Étant donné que les analyses d'orientation ne contiennent pas d'informations sur la santé des patients, elles sont conservées indéfiniment dans Ocean. Cela signifie que même si les eOrientations Ocean elles-mêmes sont automatiquement supprimées d'Ocean au fil du temps, leurs données analytiques seront toujours accessibles depuis votre site Ocean.

Exporter les données analytiques d'orientation

  • Connectez-vous au Ocean Portail, ouvrez le menu et sélectionnez 'Admin.'

    Note : Vous devez avoir un accès d'administrateur de site sur votre site Ocean pour accéder aux données analytiques d'orientation.

  • Sélectionnez 'Rapports'.
  • Sous le titre 'Exporter les données analytiques d'orientation', précisez un Type de Date.

  • Précisez éventuellement une plage de dates.

    Vous pouvez soit télécharger les données dans une plage de dates spécifique, voir toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des orientations jusqu'à une date spécifique (sélectionnez juste une date de fin), toutes les données à partir d'une date spécifique (sélectionnez juste une date de début), ou toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des orientations (laissez les deux dates vides).

  • Sélectionnez éventuellement votre Modèle d'exportation souhaité (si configuré).

  • Cliquez sur 'Exporter les orientations'. Cela exportera vos données analytiques d'orientation dans un fichier CSV.

    Un dictionnaire de données contenant des informations détaillées sur chaque valeur analytique est disponible pour téléchargement en cliquant sur le bouton à droite.

  • Dictionnaire des données analytiques d'orientation

Exporter les messages d'orientation

  • Le bouton 'Exporter les messages d'orientation' peut être utilisé pour extraire des informations analytiques détaillées sur les messages qui existent dans la zone 'Messagerie' de chaque eOrientation/Consultation électronique.

    Note : Les modèles d'exportation ne sont pas applicables à cette exportation.