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FAQ sur l'analyse

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Comment activer la contribution à un Répertoire de demandes de Service ?

Les contributions de données à un Répertoire de demandes de service permettent aux systèmes de santé de mieux planifier les ressources en recueillant des informations sur les temps d’attente et plus encore.

Questions sur la collecte de données ?

Si vous avez des questions concernant l’objectif de la collecte de données, veuillez communiquer avec votre autorité régionale respective.

Pour contribuer des données à un répertoire, vous devez activer la fonctionnalité sur votre Liste d’annuaire en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez plusieurs Listes d’annuaires, vous devrez configurer chaque liste individuellement.

Prérequis

  • Connectez-vous à votre site Ocean, accédez à la section Paramètres d’administration et sélectionnez « Listes d’annuaires ».
  • Cliquez sur « Modifier » sur la liste concernée.

  • Dans l’onglet « Activation » de la liste, activez la case à cocher « Contribuer des données au répertoire ».

    Note : Si votre clé de chiffrement partagée n’est pas déjà stockée dans Ocean Cloud Connect, il vous sera demandé de le faire. Pour obtenir des instructions, veuillez suivre les étapes de cet article.

    La clé de chiffrement partagée est requise, car les contributions au répertoire contiennent des renseignements personnels sur la santé chiffrés. Une fois complété, retournez à votre Liste d’annuaire et activez la case à cocher.

  • Appuyez sur « Sauvegarder les modifications » au bas de la page.
  • Assurez-vous que la case à cocher « Activer Ocean Cloud Connect » est activée dans la section Fonctionnalités du site de votre site Ocean.

Avertissement : Suppression de votre clé de chiffrement partagée

Si votre clé de chiffrement partagée est supprimée d’Ocean Cloud Connect, la connexion entre votre site Ocean et le Répertoire de demandes de service sera rompue. Pour rétablir la connexion, vous devez réenregistrer votre clé de chiffrement partagée dans Ocean Cloud Connect dès que possible.

Comment ajouter des valeurs analytiques personnalisées à mon formulaire d’eOrientation/eConsultation ?

Des valeurs analytiques personnalisées peuvent être ajoutées à votre eFormulaire d’eOrientation/eConsultation Ocean afin de recueillir des données sur les eOrientations reçues à votre site Ocean. Bien que les informations analytiques de base soient toujours automatiquement recueillies sous l’ensemble des valeurs analytiques principales, vous pouvez, si vous le souhaitez, définir des valeurs analytiques supplémentaires pour répondre à vos besoins spécifiques.

Note : Les analyses eSubmission ne prennent pas en charge les champs ax personnalisés pour le moment.

Identifier votre eFormulaire d’eOrientation/eConsultation

Avant de suivre les étapes de cet article, veuillez vous assurer d’avoir identifié l’eFormulaire Ocean que vous utilisez comme formulaire d’orientation/consultation pour les eOrientations/eConsultations entrantes à votre site Ocean.

Ajouter des valeurs analytiques personnalisées à votre formulaire d’orientation/consultation

Chaque élément dans un eFormulaire Ocean possède une référence d’élément unique. En configurant des références d’élément spécifiques avec le préfixe « fx_ » ou « ax_ » pour les différents éléments de votre formulaire d’orientation/consultation, vous pouvez créer des rapports analytiques personnalisés contenant les données de réponse agrégées pour les éléments d’eFormulaire configurés.

Note : Toute référence d’élément « ax_ » doit être choisie à partir de la liste des analyses supplémentaires disponibles.

Les étapes ci-dessous expliquent comment configurer les éléments d’eFormulaire dans votre formulaire d’orientation afin de les utiliser avec les modèles d’exportation analytiques personnalisés dans Ocean.

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le Menu et sélectionnez « eFormulaires ».
  • Repérez l’eFormulaire que vous utilisez comme formulaire d’orientation/consultation. Sélectionnez-le et appuyez sur « Modifier » pour l’ouvrir dans l’éditeur d’eFormulaires.
  • Sélectionnez l’élément spécifique de votre eFormulaire pour lequel vous souhaitez recueillir des données analytiques, puis sélectionnez l’onglet « Script et plus » sur la partie droite.

  • Dans le champ « Référence d’élément », indiquez un nom descriptif pour cet élément d’eFormulaire avec le préfixe « fx_ » ou « ax_ ».

    À titre d’exemple simple, si l’élément d’eFormulaire choisi sert à recueillir le statut tabagique du patient, une référence d’élément appropriée pourrait être « fx_smokes ».

  • Poursuivez l’ajout des références d’élément « fx_ » ou « ax_ » appropriées pour chacun des éléments de l’eFormulaire pour lesquels vous souhaitez recueillir des données analytiques.

    Assurez-vous de garder une trace et de noter l’utilisation prévue de chacune des références d’élément que vous configurez dans votre eFormulaire de façon organisée, car elles seront importantes lors de la configuration de votre modèle d’exportation personnalisé par la suite. Un tableur ou un fichier texte est recommandé.

  •  
  • Une fois terminé, assurez-vous d’appuyer sur « Sauvegarder les modifications » pour sauvegarder votre eFormulaire.

Une fois le mappage des références d’éléments analytiques personnalisés complété dans votre formulaire d’orientation, vous pouvez poursuivre avec la création d’un modèle d’exportation analytique personnalisé. Le modèle d’exportation sert à générer des rapports contenant les réponses aux éléments d’eFormulaire configurés avec les préfixes « fx_ » ou « ax_ ».

Comment créer un modèle d’exportation personnalisé pour les données analytiques d’eOrientation et d’eConsultation ?

Note :

Pour plus d'informations sur l'analytique eSubmission, consultez l’article Accéder à l’analytique eSubmission et créer des rapports eSubmission personnalisés.

Pour capturer des données personnalisées dans votre Exportation analytique eOrientation, vous pouvez utiliser un modèle d’exportation personnalisé. Un modèle d’exportation vous permet de définir les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez capturer dans votre fichier d’exportation .csv.

Avant de créer un modèle d’exportation, vous devez vous assurer que les valeurs analytiques souhaitées et leur mappage de référence d’élément eForm respectif sur l’eForm d’orientation ont été complétés. Veuillez consulter l’article de soutien Capturer l’analytique du formulaire d’orientation pour plus d’informations détaillées.

Créer un modèle d’exportation

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le Menu et sélectionnez « Admin ».
  • Sélectionnez l’option « Rapports ».
  • Sous l’en-tête « Exporter les données analytiques d’orientation », appuyez sur le bouton « Ajouter un modèle personnalisé ». Cela ouvre la page « Nouveau modèle d’exportation ».
  • Entrez un nom pour votre modèle d’exportation personnalisé. Il est recommandé que le nom décrive brièvement l’objectif de ce modèle afin que vous puissiez le reconnaître facilement à l’avenir.

  • La zone de texte « Champs de colonne » vous permet de spécifier les en-têtes de colonne souhaités pour votre fichier d’exportation .csv final. Entrez les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre exportation en tant que colonnes, séparées par une virgule.

    Veuillez noter que les champs de colonne doivent être soit une valeur analytique principale, une valeur analytique supplémentaire avec le préfixe « ax_ », ou une valeur analytique personnalisée avec le préfixe « fx_ ». Les valeurs analytiques sont sensibles à la casse.

  • Une fois vos champs de colonne finalisés, appuyez sur « Sauvegarder » en bas.

Analytique principale

Nous recommandons fortement d’inclure l’analytique principale dans votre modèle d’exportation personnalisé afin de vous assurer d’obtenir les informations de base sur chaque orientation, suivies de vos valeurs analytiques personnalisées souhaitées. L’ordre dans lequel les valeurs analytiques sont saisies représente l’ordre dans lequel les en-têtes de colonne seront affichés de gauche à droite dans le fichier .csv exporté.

Développez l’onglet ci-dessous pour obtenir une liste de l’analytique principale minimale recommandée. Une liste complète de l’analytique principale disponible se trouve dans Analytique prise en charge dans les eConsultations et/ou eFormulaires eOrientation.

Tableau de l’analytique principale
Valeur analytique Nom convivial Description
referralRef Référence Le numéro de référence unique pour l’orientation dans Ocean.
referralCreationDate Date d’envoi La date à laquelle l’orientation a été envoyée OU resoumise par le fournisseur référent. Cette valeur peut être la date d’orientation rétroactive saisie pour une demande entrante (par télécopieur). Elle est utilisée comme point de référence de départ pour le calcul du temps d’attente.
referralInitialCreationDate Date d’envoi initiale La date d’envoi initiale de l’orientation d’un point de vue clinique. Cette valeur peut être la date d’orientation rétroactive saisie pour une demande entrante (par télécopieur). Contrairement à la date d’envoi, cette valeur ne change pas lors des resoumissions.
oceanCreationDate Date de création de l’orientation La date à laquelle l’orientation a été créée dans Ocean. Peut être la date à laquelle elle a été envoyée dans Ocean à partir de la carte de santé, ou la date à laquelle elle a été transcrite à partir d’un fax.
modificationDate Date de dernière modification La date/heure à laquelle l’orientation a été mise à jour pour la dernière fois (au format ISO 8601).
patientId ID du patient Le numéro de référence unique pour le patient dans Ocean. Si le numéro de carte santé du patient est omis lors de l’envoi de l’orientation, l’ID du patient ne sera pas généré.
siteNum Site n° du responsable Le numéro de site Ocean du site qui gère actuellement l’orientation en tant que fournisseur de soins traitant.
regionalAuthoritySiteNum Site n° de l’autorité régionale principale Le numéro de site Ocean de l’autorité régionale initiale (RA) sous laquelle l’orientation est capturée (si elle est envoyée à une inscription sous une autorité régionale).
inbound Requête entrante saisie manuellement par fax/téléphone/autre Indique que l’orientation a été créée comme une eRequête entrante. Sera VRAI si l’orientation a été reçue par téléphone ou fax, et FAUX si elle a été reçue via Ocean.
currentHealthService Service de santé actuellement assigné Le service de santé sur l’orientation actuellement assigné (qui peut différer du service de santé initial si quelqu’un réassigne le service manuellement, par exemple lors du triage, ou si l’orientation est séparée d’une orientation principale)
srcSiteNum Site n° source Le numéro de site Ocean à partir duquel l’orientation a été envoyée à l’origine. Ce champ peut être vide si l’orientation n’a pas été envoyée via un site Ocean, par exemple par fax.
srcSiteName Nom du site source Le nom du site source de l’orientation.
referrerName Nom du référent Nom du référent
referralState État L’état principal de l’orientation, tel que « INITIAL », « ACCEPTÉ », « RÉSERVÉ », « TERMINÉ », « ANNULÉ » ou « REFUSÉ ».
patientAge Âge du patient L’âge du patient en années, arrondi à l’inférieur
patientGender Sexe du patient Le sexe du patient, peut être modifié sur le formulaire
patientCity Ville du patient La ville de résidence du patient.
patientPostalFirst3Chars Code postal du patient (3 premiers caractères) Les 3 premiers caractères du code postal du patient.
sentToTestListing Envoyé à une inscription de test Indique si l’orientation a été envoyée à une inscription de test, ou étiquetée manuellement comme orientation de test à l’aide du menu d’action. Utilisé pour exclure l’orientation de l’analytique.

Pour plus de commodité, vous pouvez facilement copier le format style .csv de ces valeurs analytiques principales en appuyant sur le bouton « Copier » ci-dessous, puis ajouter vos propres valeurs analytiques personnalisées séparées par des virgules après la dernière valeur.

referralRef,referralCreationDate,referralInitialCreationDate,modificationDate,patientId,siteNum,regionalAuthoritySiteNum,inbound,currentHealthService,srcSiteNum,srcSiteName,referrerName,referralState,patientAge,patientGender,patientCity,patientPostalFirst3Chars,sentToTestListing

Copier

Analytique personnalisée

L’analytique personnalisée correspond aux valeurs analytiques définies par l’utilisateur qui capturent les données de réponse à partir de leur mappage de référence d’élément eForm respectif dans le formulaire d’orientation. L’analytique personnalisée doit commencer par le préfixe fx_ suivi d’un nom unique (ex. : fx_maPremiereAnalytique).

Vos valeurs analytiques personnalisées peuvent ensuite être incluses comme Champ de colonne dans votre modèle d’exportation personnalisé, et leurs réponses eForm respectives seront incluses dans le fichier d’exportation .csv sous l’en-tête de colonne de valeur analytique approprié. Il est important de noter que les noms de valeurs analytiques sont sensible à la casse.

Générer des rapports personnalisés

Une fois que votre modèle d’exportation personnalisé a été sauvegardé et qu’au moins une orientation capturant les données analytiques souhaitées a été reçue, vous pouvez obtenir le fichier d’exportation .csv.

  • Sous l’en-tête « Exporter les données analytiques d’orientation », sélectionnez le Type de date, la Date de début, la Date de fin, le Type de fichier et le Modèle d’exportation souhaités.
  • Appuyez sur le bouton « Exporter les orientations... » pour télécharger votre fichier d’exportation .csv.

Tester votre modèle d’exportation

Chaque fois qu’un nouveau modèle d’exportation personnalisé est créé, il est recommandé de générer une exportation après qu’au moins une orientation de test ait été reçue, incluant les valeurs analytiques souhaitées, afin de valider que le fichier d’exportation .csv se remplit et affiche les données comme souhaité.

Lors des tests, vérifiez que le « Type de fichier » est réglé sur « Tous » afin de vous assurer de capturer les orientations qui ont été marquées comme orientations de test et/ou celles qui ont été envoyées à partir d’une inscription de test.

Modifier un modèle d’exportation personnalisé

Si vous avez un ou plusieurs modèles d’exportation personnalisés existants, vous pouvez les modifier ou supprimer entièrement le modèle. Il est important de noter que la suppression d’un modèle d’exportation personnalisé ne supprime pas les références d’éléments eForm définies dans le formulaire d’orientation.

  • Sous le titre 'Exporter les données analytiques des références', sélectionnez le modèle d’exportation que vous souhaitez modifier, puis appuyez sur le bouton 'Modifier'.
  • Les propriétés du modèle sélectionné apparaîtront, vous permettant de modifier le modèle et d’utiliser le bouton 'Sauvegarder', ou de supprimer complètement le modèle en utilisant le bouton 'Supprimer le modèle'.

Accéder aux analyses des eOrientations

Note :

Pour plus d'informations sur l'analytique des eSoumissions, consultez l'article Accéder à l'analytique des eSoumissions et créer des rapports personnalisés sur les eSoumissions.

Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent accéder à leurs données analytiques de références à tout moment, à partir de la page des Paramètres d'administration du Portail Ocean. Les analyses de références sont également accessibles via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez consulter l'API ouverte Ocean.

Puisque les analyses de références ne contiennent pas d'informations sur la santé des patients, elles sont conservées indéfiniment dans Ocean. Cela signifie que même si les eOrientations Ocean elles-mêmes sont automatiquement supprimées d'Ocean au fil du temps, leurs données analytiques seront toujours accessibles à partir de votre site Ocean.

Exporter les données analytiques des références

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le menu et sélectionnez « Admin ».

    Note : Vous devez avoir un accès d'administrateur de site sur votre site Ocean pour accéder aux données analytiques des références.

  • Sélectionner « Rapports ».
  • Sous l'en-tête « Exporter les données analytiques des références », précisez un Type de date.

  • Précisez éventuellement une plage de dates.

    Vous pouvez soit télécharger les données dans une plage de dates spécifique, voir toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des références jusqu'à une date précise (sélectionnez seulement une date de fin), toutes les données à partir d'une date précise (sélectionnez seulement une date de début), ou toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des références (laissez les deux dates vides).

  • Sélectionnez éventuellement votre Modèle d'exportation souhaité (si configuré).

  • Cliquez sur « Exporter les eOrientations ». Cela exportera vos données analytiques de références dans un fichier CSV.

    Un dictionnaire de données contenant des informations détaillées sur chaque valeur analytique est disponible en téléchargement en cliquant sur le bouton à droite.

  • Dictionnaire de données analytiques des références

Exporter les messages de référence

  • Le bouton « Exporter les messages de référence » peut être utilisé pour extraire des informations analytiques détaillées sur les messages qui existent dans la zone « Messagerie » de chaque eOrientation/eConsultation.

    Note : Les modèles d'exportation ne s'appliquent pas à cette exportation.