Comment activer la contribution à un référentiel de demandes de service ?

Les contributions de données à un Répertoire de Demandes de Service permettent aux systèmes de santé de mieux planifier les ressources en collectant des informations sur les temps d'attente et plus encore.

Questions sur la collecte de données ?

Si vous avez des questions sur le but de la collecte de données, veuillez contacter votre Autorité Régionale respective.

Pour contribuer des données à un répertoire, vous devez activer la fonctionnalité sur votre Fiche d'Annuaire en suivant les étapes ci-dessous. Si vous avez plusieurs Fiches d'Annuaire, vous devrez configurer chaque fiche individuellement.

Prérequis

  • Connectez-vous à votre site Ocean, accédez à la zone des Paramètres Administratifs, et sélectionnez 'Fiches d'Annuaire'.
  • Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la Fiche d'Annuaire pour laquelle vous activerez la contribution au Répertoire de Demandes de Service.
  • Au sein de la section 'Autorité Régionale' de la fiche, activez la case à cocher 'Contribuer des données au répertoire'.

    Note : Si votre Clé de Chiffrement Partagée n'est pas déjà stockée dans Ocean Cloud Connect, vous serez invité à le faire. Pour les instructions, veuillez suivre les étapes de cet article.

    La Clé de Chiffrement Partagée est requise car les contributions au répertoire contiennent des Informations de Santé Personnelles chiffrées. Une fois complété, retournez à votre Fiche d'Annuaire et activez la case à cocher.

  • Appuyez sur 'Sauvegarder les modifications' en bas de la page.
  • Assurez-vous que "Activer Ocean Cloud Connect" est activé dans Admin > Fonctionnalités du Site

Avertissement : Suppression de votre clé de chiffrement partagée

Si votre clé de chiffrement partagée est supprimée de Cloud Connect Ocean, la connexion entre votre site Ocean et le Service Request Repository sera interrompue. Pour restaurer la connexion, vous devez réenregistrer votre clé de chiffrement partagée dans Cloud Connect Ocean dès que possible.


Comment ajouter des valeurs analytiques personnalisées à mon formulaire eRéférence/eConseil?

Les valeurs analytiques personnalisées peuvent être ajoutées à votre formulaire Ocean eRéférence/eConseil pour capturer des données sur les eRéférences reçues sur votre site Ocean. Alors que des informations analytiques de base sont automatiquement collectées sous l'ensemble des valeurs Analytiques de base, vous pouvez facultativement définir des valeurs analytiques supplémentaires pour votre objectif spécifique.

Identifier votre formulaire eRéférence/eConseil

Avant de suivre les étapes de cet article, assurez-vous d'avoir identifié le formulaire Ocean que vous utilisez comme formulaire de référence/consultation pour les eRéférences/eConseils entrants sur votre site Ocean.

Ajout de valeurs analytiques personnalisées à votre formulaire de Référence/Consultation

Chaque élément dans un formulaire Ocean eForm a une référence d'élément unique. En configurant des références d'éléments spécifiques avec le préfixe 'fx_' ou 'ax_' pour les différents éléments de votre formulaire de référence/consultation, vous pouvez créer des rapports analytiques personnalisés contenant les données de réponse agrégées pour les éléments de formulaire eForm configurés.

Note: Toute référence d'élément 'ax_' doit être choisie dans la liste des analyses supplémentaires disponibles.

Les étapes ci-dessous décrivent comment configurer les éléments de formulaire eForm dans votre formulaire de référence pour être utilisés avec les Modèles d'exportation analytique personnalisés dans Ocean.

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le Menu et sélectionnez 'eFormulaires'.
  • Localisez l'eFormulaire que vous utilisez comme formulaire de référence/consultation. Sélectionnez-le et appuyez sur 'Modifier' pour l'ouvrir dans l'éditeur d'eFormulaire.
  • Sélectionnez l'élément spécifique de votre eFormulaire sur lequel vous souhaitez collecter des données analytiques, et sélectionnez l'onglet 'Scripting and More' sur le côté droit.
  • Dans le champ 'Référence de l'élément', fournissez un nom descriptif pour cet élément spécifique de l'eFormulaire avec le préfixe 'fx_' ou 'ax_'.

    À titre d'exemple simple, si l'élément d'eFormulaire choisi est utilisé pour collecter le statut tabagique du patient, une référence d'élément appropriée pourrait être 'fx_fume'.

  • Continuez d'ajouter les références d'éléments 'fx_' ou 'ax_' appropriées pour chacun des éléments de l'eFormulaire sur lesquels vous souhaitez collecter des données analytiques.

    Assurez-vous de suivre et de noter l'utilisation prévue pour chacune des références d'éléments que vous configurez dans votre eFormulaire de manière organisée, car elles sont importantes lors de la configuration de votre modèle d'exportation personnalisé ultérieurement. Un tableur ou un fichier texte est recommandé.

  • Une fois terminé, assurez-vous d'appuyer sur 'Sauvegarder les modifications' pour enregistrer votre eFormulaire.

Une fois la cartographie des références d'éléments analytiques personnalisés terminée dans votre formulaire de référence, vous pouvez procéder à la création d'un modèle d'exportation analytique personnalisé. Le modèle d'exportation est utilisé pour générer des rapports contenant les réponses aux éléments d'eFormulaire configurés avec les préfixes 'fx_' ou 'ax_'.


Comment créer un modèle d'exportation personnalisé pour les données analytiques d'eRéférence et d'eConseil?

Pour capturer des données personnalisées dans votre Exportation d'Analyses de l'eRéférence, vous pouvez utiliser un Modèle d'Exportation personnalisé. Un Modèle d'Exportation vous permet de définir les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez capturer dans votre fichier d'exportation .csv.

Comme préalable à la création d'un Modèle d'Exportation, vous devez vous assurer que les valeurs analytiques souhaitées et leur mappage de référence d'élément eFormulaire respectif sur le formulaire de référence ont été complétés. Veuillez consulter l'article de support Capture des Analyses de Formulaire de Référence pour des informations plus détaillées.

Création d'un Modèle d'Exportation

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le Menu, et sélectionnez 'Admin'.
  • Sélectionnez l'option 'Rapports'.
  • Sous l'en-tête 'Exportation des Données Analytiques de Référence', appuyez sur le bouton 'Ajouter un Modèle Personnalisé'. Cela ouvre la page 'Nouveau Modèle d'Exportation'.
  • Entrez un nom pour votre Modèle d'Exportation personnalisé. Il est recommandé que le nom décrive brièvement le but de ce modèle, afin que vous puissiez facilement le reconnaître à l'avenir.
  • La zone de texte 'Champs de Colonnes' vous permet de spécifier les en-têtes de colonnes souhaités pour votre fichier d'exportation .csv final. Entrez les valeurs analytiques spécifiques que vous souhaitez inclure dans votre exportation en tant que colonnes, séparées par une virgule.

    Veuillez noter que les champs de colonnes doivent être soit une valeur analytique de base, une valeur analytique supplémentaire avec le préfixe 'ax_', ou une valeur analytique personnalisée avec le préfixe 'fx_'. Les valeurs analytiques sont sensibles à la casse.

  • Une fois vos champs de colonnes finalisés, appuyez sur 'Sauvegarder' en bas.

Analyses de Base

Nous vous recommandons vivement d'inclure les Analyses de Base dans votre Modèle d'Exportation personnalisé pour vous assurer d'obtenir des informations de base sur chaque référence, suivies de vos valeurs analytiques personnalisées souhaitées. La séquence dans laquelle les valeurs analytiques sont saisies représente la séquence dans laquelle les en-têtes de colonnes seront affichés de gauche à droite dans le fichier .csv exporté.

Étendez l'onglet ci-dessous pour obtenir une liste des analyses de base recommandées minimales. Une liste complète des analyses de base disponibles peut être trouvée dans Analytiques de soutien dans les eConseils et/ou les eRéférences eFormulaires.

Tableau d'analyse de base
Valeur analytique Nom convivial Description
referralRef Référence Le numéro de référence unique pour la référence dans Ocean.
referralCreationDate Date d'envoi La date à laquelle la référence a été envoyée ou resoumise par le fournisseur de soins traitant. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Elle est utilisée comme point de référence de départ pour les calculs de temps d'attente.
referralInitialCreationDate Date d'envoi initiale La date d'envoi initiale de la référence d'un point de vue clinique. Cette valeur peut être la date de référence antérieure saisie sur une demande entrante (par télécopieur). Contrairement à la Date d'envoi, cette valeur ne change pas avec les resoumissions.
oceanCreationDate Date de création de la référence La date à laquelle la référence a été créée dans Ocean. Pourrait être la date à laquelle elle a été envoyée dans Ocean à partir de la carte de santé, ou la date à laquelle elle a été transcrite à partir d'un fax.
modificationDate Date de dernière modification La date/heure à laquelle la référence a été la plus récemment mise à jour (au format ISO 8601).
patientId Identifiant du patient Le numéro de référence unique pour le patient dans Ocean. Si le numéro de carte de santé du patient est omis lors de l'envoi de la référence, l'identifiant du patient ne sera pas généré.
siteNum Numéro de site du responsable Le numéro de site Ocean du site qui gère actuellement la référence en tant que fournisseur de soins traitant.
regionalAuthoritySiteNum Numéro de site de l'autorité régionale principale Le numéro de site Ocean de l'autorité régionale initiale (AR) sous laquelle la référence est enregistrée (si elle est envoyée à une liste sous une autorité régionale).
inbound Demande entrante saisie manuellement par fax/téléphone/autre Indique que la référence a été créée en tant que demande entrante. Sera VRAI si la référence a été reçue par téléphone ou fax, et FAUX si elle a été reçue via Ocean.
currentHealthService Service de santé actuellement assigné Le service de santé sur la référence qui est actuellement assigné (ce qui peut différer du Service de santé initial si quelqu'un réassigne manuellement le service de santé par exemple pendant le triage, ou si la référence est séparée d'une référence principale)
srcSiteNum Numéro de site source Le numéro de site Ocean à partir duquel la référence a été initialement envoyée. Ce champ peut être vide si la référence n'a pas été envoyée via un site Ocean, par exemple via un fax.
srcSiteName Nom du site source Le nom du site de référence source.
referrerName Nom du référent Nom du référent
referralState État Le statut primaire de base de la référence, tel que "INITIAL", "ACCEPTÉ", "RÉSERVÉ", "COMPLÉTÉ", "ANNULÉ" ou "REFUSÉ".
patientAge Âge du patient L'âge du patient en années, arrondi à la baisse
patientGender Sexe du patient Le sexe du patient, peut être modifié dans le formulaire
patientCity Ville du patient La ville de résidence du patient.
patientPostalFirst3Chars Code postal du patient (3 premiers caractères) Les 3 premiers caractères du code postal du patient.
sentToTestListing Envoyé à la liste de test Indicateur pour indiquer si la référence a été envoyée à une liste de test, ou étiquetée manuellement comme une référence de test en utilisant le Menu d'action. Utilisé pour exclure la référence des analyses.

Pour plus de commodité, vous pouvez facilement copier le format .csv de ces valeurs d'analyse de base en appuyant sur le bouton 'Copier' ci-dessous, et ajouter vos propres valeurs d'analyse personnalisées séparées par des virgules après la dernière valeur.

referralRef,referralCreationDate,referralInitialCreationDate,modificationDate,patientId,siteNum,regionalAuthoritySiteNum,inbound,currentHealthService,srcSiteNum,srcSiteName,referrerName,referralState,patientAge,patientGender,patientCity,patientPostalFirst3Chars,sentToTestListing
Copier

Analyses personnalisées

Les analyses personnalisées sont les valeurs analytiques définies par l'utilisateur qui capturent les données de réponse de leur mapping de référence d'élément eForm respectif dans le formulaire de recommandation. Les analyses personnalisées doivent commencer par le préfixe fx_ suivi d'un nom unique après le tiret bas (par exemple, fx_maPremièreAnalyse).

Vos valeurs analytiques personnalisées peuvent ensuite être incluses en tant que Champ de colonne dans votre modèle d'exportation personnalisé, et leurs réponses eForm respectives seront incluses dans le fichier d'exportation .csv sous l'en-tête de colonne de valeur analytique appropriée. Il est important de noter que les noms de valeur analytique sont sensibles à la casse.

Générer des rapports personnalisés

Une fois votre modèle d'exportation personnalisé enregistré et au moins une recommandation capturant les données analytiques souhaitées a été reçue, vous pouvez obtenir le fichier d'exportation .csv.

  • Sous le titre 'Exporter les données analytiques de recommandation', sélectionnez le type de date souhaité, la date de début, la date de fin, le type de fichier et le modèle d'exportation.
  • Appuyez sur le bouton 'Exporter les recommandations...' pour télécharger votre fichier d'exportation .csv.

Tester votre modèle d'exportation

Chaque fois qu'un nouveau modèle d'exportation personnalisé est créé, il est recommandé de générer un export après qu'au moins une recommandation de test a été reçue incluant les valeurs analytiques souhaitées pour valider que le fichier d'exportation .csv se remplit et affiche les données comme souhaité.

Pendant les tests, vérifiez que le 'Type de fichier' est défini sur 'Tous' pour vous assurer que vous capturez les recommandations qui ont été marquées comme recommandations de test, et/ou les recommandations qui ont été envoyées à partir d'une liste de test.

Modifier un modèle d'exportation personnalisé

Si vous avez un ou plusieurs modèles d'exportation personnalisés existants, vous pouvez les modifier ou supprimer le modèle entièrement. Il est important de noter que la suppression d'un modèle d'exportation personnalisé ne supprime pas les références d'éléments eForm définies dans le formulaire de recommandation.

  • Sous le titre 'Exporter les données analytiques de recommandation', sélectionnez le modèle d'exportation que vous souhaitez modifier, et appuyez sur le bouton 'Modifier'.
  • Les propriétés du modèle sélectionné s'afficheront, vous permettant de modifier le modèle et d'utiliser le bouton 'Sauvegarder', ou de supprimer entièrement le modèle en utilisant le bouton 'Supprimer le modèle'.

Accès aux analyses eRéférence

Les sites Ocean recevant des eRéférences peuvent accéder à leurs données analytiques de référence à tout moment, depuis la page des Paramètres d'administration du Portail Ocean. Les analyses de référence peuvent également être consultées via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'API Ocean Open.

Étant donné que les analyses de référence ne contiennent pas d'informations de santé des patients, elles sont conservées indéfiniment dans Ocean. Cela signifie que même si les eRéférences Ocean sont automatiquement purgées de Ocean avec le temps, leurs données analytiques seront toujours accessibles depuis votre Site Ocean.

Exporter les données analytiques de référence

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le Menu, et sélectionnez 'Admin.'

    Note : Vous devez avoir un accès administrateur du site sur votre Site Ocean pour accéder aux données analytiques de référence.

  • Sélectionnez 'Rapports'.
  • Sous l'en-tête 'Exporter les données analytiques de référence', précisez un Type de Date.
  • Spécifiez facultativement une plage de dates.

    Vous pouvez soit télécharger des données dans une plage de dates spécifique, afficher toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des références jusqu'à une date spécifique (sélectionnez simplement une date de fin), toutes les données à partir d'une date spécifique (sélectionnez simplement une date de début), ou toutes les données depuis que vous avez commencé à recevoir des références (laissez les deux dates vides).

  • Sélectionnez facultativement votre Modèle d'exportation souhaité (si configuré).
  • Cliquez sur 'Exporter les références'. Cela exportera vos données analytiques de référence dans un fichier CSV.

    Un dictionnaire de données contenant des informations détaillées sur chaque valeur analytique est disponible en téléchargement en cliquant sur le bouton à droite.

  • Dictionnaire de données analytiques de référence

Exporter les messages de référence

  • Le bouton 'Télécharger les messages de référence' peut être utilisé pour extraire des informations analytiques détaillées sur les messages qui existent dans la zone 'Messagerie' de chaque eRéférence/eConseil.

    Note : Les modèles d'exportation ne s'appliquent pas à cet export.