1. OceanMD
  2. Tablettes pour patients et bornes d'enregistrement
  3. Configurer les kiosques

Configurer les kiosques

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  1. Commandez votre matériel de kiosque

    Vous serez responsable de commander votre support de kiosque, tablette et 3 articles périphériques pour pouvoir compléter avec succès l'installation d'un kiosque d'enregistrement. Le matériel du kiosque peut être acheté auprès de notre fournisseur officiel, Bluebird IT, en utilisant le Formulaire de commande de kiosque ici.

    Vous aurez besoin de tous les éléments suivants pour pouvoir configurer votre kiosque d'enregistrement :

    • 1x Support de Kiosque (Sol/Comptoir)
    • 1x Tablette Android
    • 1x Ensemble Périphérique*

    Pour obtenir les articles ci-dessus, suivez les étapes ci-dessous :

    1. Demandez un devis pour un kiosque d'enregistrement en complétant le formulaire de demande de devis. Un représentant de notre partenaire matériel, BlueBird IT Solutions, fournira un devis. Si vous souhaitez procéder, ils traiteront la commande.

      Note : L'ensemble périphérique comprend un lecteur de carte de santé qui est uniquement compatible pour les cliniques en Colombie-Britannique, Ontario et Nouvelle-Écosse. Si vous êtes en dehors de ces provinces, veuillez indiquer à BlueBird que vous n'avez pas besoin de lecteur de carte et le devis sera ajusté en conséquence.

    2. BlueBird IT Solutions confirmera le modèle de tablette Android compatible avec votre kiosque. Vous êtes responsable de l'achat effectif de la tablette.

    Note :

    En raison des complexités techniques des lecteurs de carte de santé et de l'exploitation prolongée des kiosques, OceanMD n'est pas en mesure de fournir un support pour le matériel non testé provenant de fournisseurs tiers. Pour garantir une fonctionnalité cohérente et fiable, Ocean prend en charge formellement les configurations de kiosque uniquement lorsque le matériel (y compris le support de kiosque, l'adaptateur secteur et le lecteur de carte de santé) est acquis par l'intermédiaire de notre partenaire de confiance, Bluebird.

    Ocean ne peut garantir que le balayage et la lecture des cartes de kiosque fonctionneront correctement avec des configurations matérielles non-Bluebird. En partenariat avec Bluebird, nous visons à assurer une expérience fluide et fiable pour votre clinique et vos patients.

  2. Assemblez votre kiosque

    Une fois que votre support de kiosque est arrivé, vous devrez l'assembler, selon le schéma d'instructions inclus avec le kiosque (dans la zone de maintien de la tablette).

    Assemblez votre kiosque en suivant le schéma d'instructions inclus dans votre colis de kiosque.

    Vous trouverez ce schéma sur la feuille de carton située à l'intérieur de la partie support de tablette du kiosque (au dos de la feuille avec le logo Armodilo).

    Si vous avez perdu cette feuille, vous pouvez également trouver des liens directs vers les schémas d'instructions ci-dessous :

    Modèle sur pied Modèle de comptoir

    Une fois que vous avez terminé d'assembler votre kiosque, laissez le couvercle supérieur (qui ferme le conteneur de tablette) ouvert sur le kiosque jusqu'à ce que vous ayez terminé de configurer votre tablette et de connecter tous les fils internes de votre kiosque et le lecteur de carte, le cas échéant.

  3. Configurer votre tablette pour le kiosque Ocean

    Il y a quelques paramètres supplémentaires de la tablette que vous devrez configurer afin d'optimiser la tablette pour une utilisation en tant que borne d'enregistrement.

    Il y a quelques étapes que vous devrez suivre pour préparer votre tablette pour votre borne d'enregistrement.

    Tout d'abord, vous devrez configurer la tablette, comme n'importe quelle autre tablette Ocean à usage libre pour les patients. Suivez notre guide de configuration étape par étape Guide de configuration de la tablette avant de continuer.

    Une fois que vous avez configuré votre tablette pour une utilisation régulière, ajustez les paramètres spécifiques à la borne d'enregistrement sur votre tablette.

    1. Activer le clavier à l'écran.

      • Accédez à l'application 'Paramètres' sur votre tablette, et sélectionnez 'Gestion générale'.
      • Sélectionnez "Langue et saisie".
      • Sous "Claviers", sélectionnez "Clavier physique".
      • Basculez "Afficher le clavier à l'écran" sur ON (c'est-à-dire vers la droite).

    2. Paramétrez le délai d'extinction de l'écran pour rester toujours allumé.

      • À partir de l'application Paramètres sur votre tablette, sélectionnez "À propos de la tablette" puis "Informations sur le logiciel". Appuyez plusieurs fois sur le "Numéro de build" jusqu'à ce que le mode développeur soit activé et que les "Options pour les développeurs" deviennent disponibles.
      • Une fois que vos "Options pour les développeurs" sont apparues dans le menu principal des paramètres, appuyez dessus et activez la fonction "Rester éveillé" (c'est-à-dire basculez vers la droite) pour que l'écran de la tablette ne se mette jamais en veille lorsqu'elle est en charge. Cela garantira que l'écran reste toujours allumé et prêt pour les patients, même si le kiosque n'est pas toujours en cours d'utilisation.
  4. Installez le logiciel de modulation de batterie LAVA sur votre tablette de kiosque

    Le logiciel de modulation de batterie LAVA empêchera les dommages à votre tablette dus à une surcharge.

    Nous vous recommandons vivement de suivre les étapes ci-dessous pour la santé à long terme de votre tablette de kiosque.

    Cette étape est uniquement requise pour les cliniques dans les provinces avec une bande magnétique sur la carte de santé.

    Le logiciel de modulation de batterie LAVA protégera la batterie de votre tablette de kiosque, empêchant ainsi les dommages dus à une surcharge. Nous vous recommandons vivement de suivre les étapes ci-dessous pour la santé à long terme de votre tablette de kiosque.

    • Quittez le navigateur internet et ouvrez l'application "Mes fichiers". Dans le menu latéral, sélectionnez le dossier "Téléchargements".
    • Sélectionnez le fichier zip "LAVASynC+_Software_Release_XXXXXXXX.zip" qui a été téléchargé et appuyez sur l'option "Extraire" lorsqu'on vous le demande. Une fois extrait, ouvrez le dossier correspondant "LAVASynC+ Software Release XXXXXXXXX" dans Téléchargements.
    • Installez LTM_v4.0X.apk en cliquant sur le fichier et en sélectionnant "Installer" lorsqu'on vous le demande.

      De plus, installez l'application Information sur la batterie LAVA (LBI.apk), qui se trouve dans le dossier "Extra".
    • Sélectionnez "Terminé" après l'installation de chacune des applications.

    Note importante :

    Vous devrez réenregistrer l'application Ocean Tablet après avoir installé les 2 applications LAVA ci-dessus.

  5. Sécurisez vos tablettes

    Avant une utilisation "dans le monde réel" de votre tablette en libre-service, nous vous recommandons vivement de consulter ce guide sur la sécurisation de vos tablettes.

    Veuillez consulter l'article Sécurisation de vos tablettes.
  6. Configurer les paramètres de votre tablette kiosque dans l'Ocean Portail

    Vous pouvez configurer ces paramètres dans l'Ocean Portail, et ils valent la peine d'être pris en compte lors de l'optimisation de la configuration de votre kiosque.

    1. Créer un groupe d'appareils spécifique au kiosque dans l'Ocean Portail.

    Une fois que vous avez installé l'application Ocean Tablet sur votre tablette de kiosque et enregistré la tablette, vous voudrez créer un regroupement d'appareils spécifique au kiosque dans l'Ocean Portail afin de pouvoir indiquer aux appareils "comment se comporter".

    • Connectez-vous à l'Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Tablettes & Kiosques'.
    • Cliquez sur "Cloner" sur un regroupement d'appareils existant.
    • Cliquez sur "Renommer" et donnez au regroupement un nom significatif (par exemple, Groupe Kiosque)
    • Cliquez et faites glisser votre appareil enregistré dans le nouveau regroupement d'appareils.

    2. Définir le 'Mode Tablette' du regroupement d'appareils sur 'Kiosque'

    • Cliquez sur 'Modifier' sur le nouveau regroupement d'appareils.
    • Définissez le 'Mode Tablette' sur 'Kiosque'.

    3. Configurer éventuellement des paramètres supplémentaires du groupe d'appareils

    Il existe une variété de paramètres que vous pouvez vouloir configurer pour votre kiosque. Découvrez chaque paramètre ci-dessous et envisagez de les utiliser pour optimiser l'expérience de votre patient au kiosque.

    Onglet Introduction

    • Toujours afficher l'écran d'introduction
      Nous recommandons de garder cette option activée pour accueillir vos patients dans votre clinique et afficher les annonces de la clinique ou d'autres informations de base, y compris le logo de votre clinique (si vous choisissez d'en télécharger un).
      Utiliser la validation de l'anniversaire
      Nous recommandons de garder la validation de l'anniversaire activée pour les kiosques comme une couche de sécurité supplémentaire (pour confirmer l'identité du patient lors de l'enregistrement). La case "Toujours afficher l'écran d'introduction" doit être activée pour activer la validation de l'anniversaire.
      Image à afficher sur l'écran titre
      Téléchargez éventuellement un fichier image à afficher aux patients sur votre écran d'introduction (par exemple, le logo de la clinique).
      Titre
      Entrez un titre à montrer aux patients sur votre écran d'introduction.
      Message
      Entrez un message à montrer aux patients sur votre écran d'introduction (par exemple, un message de bienvenue).
      Avertissement de confidentialité
      Entrez un avertissement de confidentialité à montrer aux patients sur votre écran d'introduction.

    Onglet Démographie

    • Toujours afficher l'écran de démographie
      Cette option permettra aux patients de revoir et de mettre à jour leurs informations de contact. De nombreuses cliniques choisissent d'activer cette option lors de l'utilisation de tablettes en mode Kiosque.
      Champs démographiques à afficher

      Sélectionnez les éléments démographiques que vous souhaitez que les patients examinent et/ou mettent à jour.

      Note : Tous les éléments démographiques ne peuvent pas être accessibles et/ou mis à jour pour tous les DMÉ intégrés.

      Étiquette de champ vue par les patients
      Précisez éventuellement une étiquette différente pour le champ démographique montré aux patients (par exemple, remplacer "Numéro d'assurance" par "Numéro OHIP" ou "Numéro de dossier" par "Numéro d'étudiant")

    Onglet Langues

    Onglet Règles

    • Règles de la tablette (eForm / Table de déclenchement)
      Pour en savoir plus sur les règles de la tablette et voir quelques exemples de règles de tablette utiles et couramment utilisées, consultez "Règles de la tablette".
      Passer les eFormulaires à la demande
      Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité spécifique au kiosque, veuillez consulter notre article sur "Passer les eFormulaires à la demande".

    Onglet Enregistrement

    • Marquer le patient comme arrivé
      Choisissez de marquer vos patients comme arrivés dans votre DMÉ soit au déverrouillage (c'est-à-dire, au moment où le patient entre son assurance maladie ou glisse sa carte de santé), soit après qu'ils aient terminé de remplir tous leurs formulaires sur la tablette/kiosque, ou jamais.
      Instructions personnalisées d'enregistrement
      Choisissez d'inclure une courte instruction pour les patients sur la page d'enregistrement.
      Type d'enregistrement*
      Choisissez d'utiliser les numéros d'assurance maladie des patients ou un ID alternatif** pour l'enregistrement.
      *Non pris en charge pour Med Access.
      **Les ID alternatifs doivent être uniquement numériques.
      Accepter les patients sans rendez-vous*
      Lorsqu'elle est activée, permet aux patients de s'enregistrer via le Kiosque Ocean même s'ils n'ont pas de rendez-vous.
      *Non disponible lors de l'utilisation d'ID alternatifs avec Accuro.
      Fournisseur dynamique sans rendez-vous (Script)*
      Remplacez le fournisseur par défaut sans rendez-vous défini dans vos paramètres Cloud Connect en entrant le nom d'un fournisseur. Voir Configurations avancées sans rendez-vous pour plus de détails.
      *Non disponible lors de l'utilisation d'ID alternatifs comme type d'enregistrement.
      Délai d'expiration après ___ secondes
      Réglez ceci à 30 secondes pour réinitialiser la tablette du kiosque si le patient n'interagit pas avec le kiosque pendant plus de 30 secondes.
      Bloquer l'enregistrement tardif après ___ minutes
      Activez ce paramètre si vous souhaitez empêcher les patients en retard de s'enregistrer au kiosque. Entrez le délai après l'heure du rendez-vous planifié que vous souhaitez considérer comme "en retard".
      Bloquer l'enregistrement anticipé avant ___ minutes
      Activez ce paramètre si vous souhaitez empêcher les patients en avance de s'enregistrer au kiosque. Entrez le délai avant l'heure du rendez-vous planifié que vous souhaitez considérer comme "en avance".
      Bloquer l'enregistrement si ___
      Entrez une expression JavaScript pour empêcher les patients avec certaines caractéristiques d'utiliser le kiosque pour s'enregistrer pour leur rendez-vous (similaire aux déclencheurs de règles de tablette).

    Onglet HCV

    Cliniques de l'Ontario uniquement

    Cet onglet s'applique uniquement aux sites Ocean situés en Ontario.

    Onglet Préférences

    • Afficher un sondage ou un autre formulaire après que tous les autres formulaires sont complétés
      Activez cette option si vous souhaitez que tous vos patients complètent un sondage ou un autre eFormulaire après avoir complété tous les autres eFormulaires.
      Afficher les champs démographiques mis à jour pour que le patient et la réception puissent les examiner
      Activez cette option si vous souhaitez que la tablette affiche un résumé de tous les champs démographiques mis à jour à la fin de la session du kiosque pour que le patient et la réception puissent les examiner.
      Masquer le bouton Quitter
      Nous recommandons de garder ce paramètre activé pour éviter que les patients ne soient tentés de quitter la session du kiosque avant d'avoir complété tous leurs eFormulaires.
      Message de fin
      Personnalisez le message que vos patients verront après avoir terminé de compléter tous les enregistrements et fourni toutes leurs informations au kiosque. En général, ce message sera quelque chose comme "Merci de vous être enregistré. Veuillez prendre un siège et attendre que votre nom soit appelé."
  7. Connectez les fils de votre kiosque

    Une fois votre kiosque assemblé et votre tablette configurée, la dernière étape d'assemblage consiste à connecter correctement les fils (c'est-à-dire les éléments périphériques) à l'intérieur de votre kiosque.

    Assurez-vous d'avoir connecté tous les fils correctement pour que votre lecteur de carte et votre tablette fonctionnent correctement dans le kiosque.

    Le schéma ci-dessous montre les câbles et connexions requis pour configurer l'intérieur du Kiosque Ocean (en utilisant les éléments périphériques et la tablette que vous avez commandés pour le kiosque).

    Kiosk-Setup-Diagram.png

    Câble court fourni avec le connecteur Similcharge (USB-C vers USB-C)

    A Branchez l'extrémité USB-C à angle droit dans la tablette.

    B Branchez l'autre extrémité USB-C dans le port USB-C sur le bord court de la carte de circuit imprimé.

    Câble de longueur moyenne fourni avec le lecteur (USB-A vers microUSB)

    C Branchez l'extrémité USB-A du câble dans le port USB-A sur le bord court de la carte de circuit imprimé.

    D Faites passer le câble à travers la plaque de montage du kiosque.

    E Branchez l'extrémité microUSB du câble dans le lecteur de carte. Celui-ci peut être capricieux et doit être complètement enfoncé dans le lecteur.

    Câble long (USB-C vers USB-A)

    F Branchez l'extrémité USB-C du câble dans le port USB-C sur le bord long de la carte de circuit imprimé.

    G Faites passer le cordon le long du pied du support et sortez-le par l'ouverture près du sol.

    H Branchez l'extrémité USB-A standard du câble dans le bloc de charge fourni avec votre tablette. Assurez-vous que le bloc de charge est branché dans une prise électrique fonctionnelle.

    Conseils lors de la connexion de vos fils

    • Assurez-vous de ne pas exercer une tension indue sur la courbe naturelle du fil qui relie le Simulcharge et la tablette.
    • Les ports de la carte de circuit imprimé peuvent parfois devenir un peu lâches, alors assurez-vous que les 3 fils sont bien branchés dans leurs ports.
    • Veillez à ce qu'aucune pression ne soit exercée directement sur la carte de circuit imprimé, en particulier sur le dessus des ports.
  8. Connecter le lecteur de carte*

    Pour les provinces utilisant des cartes de santé avec une bande magnétique, vous devrez attacher votre lecteur de carte au kiosque.

    Cette étape est uniquement requise pour les cliniques dans les provinces avec une bande magnétique sur la carte de santé.

    • Note : Avant d'attacher le lecteur de carte de santé au kiosque, assurez-vous que vous avez la prise microUSB orientée dans la bonne direction (c'est-à-dire pointant vers le bas du lecteur de carte).

    Lorsque vous recevez votre matériel de kiosque, il devrait y avoir un paquet avec une plaque de montage noire, une paire de petites vis, et une paire de grandes vis. Suivez ces étapes pour attacher votre lecteur de carte au kiosque :

    • Attachez la plaque de montage noire au lecteur de carte avec la paire de petites vis.
    • Alignez le lecteur de carte sur le côté du kiosque.
    • Attachez le lecteur de carte au kiosque avec la paire de grandes vis.
  9. Configurer Ocean pour prendre en charge les Patients sans rendez-vous*

    Si votre clinique accepte les patients sans rendez-vous, vous pouvez également configurer votre kiosque pour enregistrer les patients sans rendez-vous qui n'ont pas de rendez-vous planifié. 

    Notes

    • Ceci est une étape optionnelle dans la configuration de votre kiosque.
    • Les Kiosques Ocean ne prennent pas en charge la validation de carte de santé en temps réel pour les patients sans rendez-vous.

    Les Kiosques Ocean prennent en charge l'enregistrement des patients sans rendez-vous. Pour activer cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes ci-dessous.

    1. Créez votre horaire spécifique au fournisseur pour les sans rendez-vous (Optionnel)

    Certaines cliniques choisissent de configurer un fournisseur dédié dans leur DMÉ pour gérer tous les sans rendez-vous qui passent par le Kiosque Ocean. Si vous préférez utiliser un horaire de fournisseur existant dans votre DMÉ, veuillez passer cette étape et passer à l'étape 2.

    PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

    Si vous souhaitez définir un horaire spécifique sans rendez-vous pour une utilisation avec le kiosque Ocean, vous pouvez le faire en créant un nouvel horaire de rendez-vous dans Accuro.

    Pour plus de détails sur la création d'horaires supplémentaires, et/ou de fournisseurs pour les sans rendez-vous, veuillez consulter votre documentation d'aide Accuro ou contacter le support client QHR pour plus d'informations.

    2. Définissez les détails de votre fournisseur sans rendez-vous dans Ocean

    • Cliquez sur le menu déroulant pour "Fournisseur sans rendez-vous" et sélectionnez le nom de votre fournisseur. 

    • Cliquez sur le menu déroulant pour "Créer des rendez-vous sans rendez-vous à" et choisissez entre avoir les rendez-vous de vos patients sans rendez-vous insérés dans l'horaire de votre fournisseur sans rendez-vous près de l'heure à laquelle ils s'enregistrent sur le kiosque (c'est-à-dire "Près de l'heure d'enregistrement") ou au début de la journée de votre fournisseur sans rendez-vous (c'est-à-dire "Début de l'horaire").

      Note : Pour OSCAR Pro, ce paramètre n'est pas personnalisable. Ocean créera toujours le rendez-vous sans rendez-vous dans l'horaire OSCAR Pro en utilisant l'option 'Près de l'heure d'enregistrement'.

    • Si vous souhaitez définir la durée d'un rendez-vous sans rendez-vous, vous pouvez le faire via le champ "Durée du rendez-vous sans rendez-vous (minutes)". Par défaut, les rendez-vous sans rendez-vous dureront 5 minutes, mais peuvent être ajustés à des incréments de 10, 15, 20, 30, et 60 minutes.

    • Pour préciser un type de rendez-vous spécifique pour les sans rendez-vous, vous pouvez ajuster le champ déroulant intitulé "Type de rendez-vous sans rendez-vous". Cloud Connect extraira une liste de types de rendez-vous disponibles à partir de votre configuration DMÉ.

      Pour les cliniques Telus, cela correspond à la liste des valeurs "Type" disponibles via le menu déroulant lors de la planification d'un rendez-vous dans le DMÉ.
      Pour les cliniques Accuro, cela correspond aux valeurs sous le menu déroulant "Type" lors de la réservation d'un nouveau rendez-vous. La sélection par "Raison" de rendez-vous n'est pas prise en charge.

      Veuillez noter : Ocean répertorie les types de rendez-vous par Bureau. Assurez-vous de sélectionner le bon type de rendez-vous pour le bureau que vous souhaitez utiliser (voir capture d'écran).
      Pour les cliniques OSCAR Pro, cela correspond à la liste des valeurs "Type" disponibles via le menu déroulant lors de la planification d'un rendez-vous dans le DMÉ.

      Si vous préférez ne pas définir de types de rendez-vous pour les réservations sans rendez-vous, définissez simplement la valeur sur "Aucun".

    • Cliquez sur "Sauvegarder" lorsque vous avez terminé.

    3. Activez les patients sans rendez-vous dans l'Ocean Portail.

    • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche supérieur et sélectionnez "Tablettes & Kiosques".
    • Cliquez sur le bouton "Modifier" sur le groupe de tablettes que vous souhaitez utiliser pour accepter les patients sans rendez-vous.
    • Assurez-vous que votre Mode Tablette est réglé sur "Mode Kiosque"

    • Ouvrez l'onglet "Enregistrement" et cochez la case "Accepter les patients sans rendez-vous".

      Note : Cette option n'est pas disponible pour les sites Accuro lorsque le 'Type d'enregistrement' est réglé sur 'ID alternatif'.

    • Sauvegarder vos modifications.

    • Accédez à Fonctionnalités du site à partir de la page des paramètres administrateur et activez la case intitulée "Permettre au Kiosque Ocean de créer des patients dans votre DMÉ pour les patients sans rendez-vous".

      Note : Ocean ne prend pas en charge la capacité de créer de nouveaux dossiers patients lorsque le 'Type d'enregistrement' est réglé sur 'ID alternatif'.

    • Sauvegarder vos modifications.

    Pour les utilisateurs de Med Access

    TELUS définit l'état des patients nouvellement créés par Ocean comme "Non confirmé". Veuillez vous assurer de vous connecter à votre DMÉ, de rechercher le patient nouvellement créé et de changer son état en "Actif".

    4. Configurations avancées pour les patients sans rendez-vous

    Ceci est une étape optionnelle pour les cliniques qui souhaitent prendre en charge plusieurs configurations de kiosque, chacune liée à l'horaire d'un fournisseur de soins sans rendez-vous différent.

    Horaires Multiples Sélection Dynamique Jours de la Semaine

    • Si vous souhaitez remplacer le fournisseur par défaut défini dans Cloud Connect lors de l'Étape 1 de ce guide, vous pouvez le faire en entrant le nom d'un fournisseur dans le champ "Fournisseur Sans Rendez-vous" dans l'onglet "Enregistrement".

    • Cliquer à l'intérieur du champ de texte "Fournisseur Sans Rendez-vous" générera un menu déroulant des horaires des fournisseurs existants à choisir. Il suffit de sélectionner un nom de fournisseur pour associer son horaire au groupe de tablettes kiosques sélectionné.

    • Répétez ce processus pour chaque groupe de tablettes activé pour l'utilisation sans rendez-vous afin d'assigner différents fournisseurs sans rendez-vous à différents kiosques.

    5. Commencez à accepter les patients sans rendez-vous!

    Désormais, si un patient sans rendez-vous s'enregistre sur la borne, un rendez-vous sera créé pour lui dans l'horaire du prestataire sans rendez-vous dans le DMÉ. À partir de là, vous pouvez soit déplacer le rendez-vous vers les horaires d'autres prestataires, soit demander à vos prestataires sans rendez-vous de consulter le nouvel horaire des rendez-vous sans rendez-vous.

    S'il s'agit d'un patient existant à la clinique, le rendez-vous sera lié à son dossier dans le DMÉ.

    Si le patient est nouveau à la clinique, il sera invité à fournir son prénom et son nom de famille (en plus des informations démographiques habituelles).

  10. Consultez le Guide des Kiosques

    Consultez le Guide des kiosques pour apprendre comment tirer le meilleur parti de votre Kiosque Ocean !

    Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des kiosques pour apprendre comment personnaliser les paramètres de votre tablette de kiosque, ainsi que des conseils sur la meilleure façon d'utiliser vos kiosques d'enregistrement.

Commandez votre matériel de kiosque

Vous serez responsable de commander votre support de kiosque, tablette et 3 articles périphériques pour pouvoir compléter avec succès l'installation d'un kiosque d'enregistrement. Le matériel du kiosque peut être acheté auprès de notre fournisseur officiel, Bluebird IT, en utilisant le Formulaire de commande de kiosque ici.

Vous aurez besoin de tous les éléments suivants pour pouvoir configurer votre kiosque d'enregistrement :

  • 1x Support de Kiosque (Sol/Comptoir)
  • 1x Tablette Android
  • 1x Ensemble Périphérique*

Pour obtenir les articles ci-dessus, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Demandez un devis pour un kiosque d'enregistrement en complétant le formulaire de demande de devis. Un représentant de notre partenaire matériel, BlueBird IT Solutions, fournira un devis. Si vous souhaitez procéder, ils traiteront la commande.

    Note : L'ensemble périphérique comprend un lecteur de carte de santé qui est uniquement compatible pour les cliniques en Colombie-Britannique, Ontario et Nouvelle-Écosse. Si vous êtes en dehors de ces provinces, veuillez indiquer à BlueBird que vous n'avez pas besoin de lecteur de carte et le devis sera ajusté en conséquence.

  2. BlueBird IT Solutions confirmera le modèle de tablette Android compatible avec votre kiosque. Vous êtes responsable de l'achat effectif de la tablette.

Note :

En raison des complexités techniques des lecteurs de carte de santé et de l'exploitation prolongée des kiosques, OceanMD n'est pas en mesure de fournir un support pour le matériel non testé provenant de fournisseurs tiers. Pour garantir une fonctionnalité cohérente et fiable, Ocean prend en charge formellement les configurations de kiosque uniquement lorsque le matériel (y compris le support de kiosque, l'adaptateur secteur et le lecteur de carte de santé) est acquis par l'intermédiaire de notre partenaire de confiance, Bluebird.

Ocean ne peut garantir que le balayage et la lecture des cartes de kiosque fonctionneront correctement avec des configurations matérielles non-Bluebird. En partenariat avec Bluebird, nous visons à assurer une expérience fluide et fiable pour votre clinique et vos patients.

Assemblez votre kiosque

Une fois que votre support de kiosque est arrivé, vous devrez l'assembler, selon le schéma d'instructions inclus avec le kiosque (dans la zone de maintien de la tablette).

Assemblez votre kiosque en suivant le schéma d'instructions inclus dans votre colis de kiosque.

Vous trouverez ce schéma sur la feuille de carton située à l'intérieur de la partie support de tablette du kiosque (au dos de la feuille avec le logo Armodilo).

Si vous avez perdu cette feuille, vous pouvez également trouver des liens directs vers les schémas d'instructions ci-dessous :

Modèle sur pied Modèle de comptoir

Une fois que vous avez terminé d'assembler votre kiosque, laissez le couvercle supérieur (qui ferme le conteneur de tablette) ouvert sur le kiosque jusqu'à ce que vous ayez terminé de configurer votre tablette et de connecter tous les fils internes de votre kiosque et le lecteur de carte, le cas échéant.

Configurer votre tablette pour le kiosque Ocean

Il y a quelques paramètres supplémentaires de la tablette que vous devrez configurer afin d'optimiser la tablette pour une utilisation en tant que borne d'enregistrement.

Il y a quelques étapes que vous devrez suivre pour préparer votre tablette pour votre borne d'enregistrement.

Tout d'abord, vous devrez configurer la tablette, comme n'importe quelle autre tablette Ocean à usage libre pour les patients. Suivez notre guide de configuration étape par étape Guide de configuration de la tablette avant de continuer.

Une fois que vous avez configuré votre tablette pour une utilisation régulière, ajustez les paramètres spécifiques à la borne d'enregistrement sur votre tablette.

  1. Activer le clavier à l'écran.

    • Accédez à l'application 'Paramètres' sur votre tablette, et sélectionnez 'Gestion générale'.
    • Sélectionnez "Langue et saisie".
    • Sous "Claviers", sélectionnez "Clavier physique".
    • Basculez "Afficher le clavier à l'écran" sur ON (c'est-à-dire vers la droite).

  2. Paramétrez le délai d'extinction de l'écran pour rester toujours allumé.

    • À partir de l'application Paramètres sur votre tablette, sélectionnez "À propos de la tablette" puis "Informations sur le logiciel". Appuyez plusieurs fois sur le "Numéro de build" jusqu'à ce que le mode développeur soit activé et que les "Options pour les développeurs" deviennent disponibles.
    • Une fois que vos "Options pour les développeurs" sont apparues dans le menu principal des paramètres, appuyez dessus et activez la fonction "Rester éveillé" (c'est-à-dire basculez vers la droite) pour que l'écran de la tablette ne se mette jamais en veille lorsqu'elle est en charge. Cela garantira que l'écran reste toujours allumé et prêt pour les patients, même si le kiosque n'est pas toujours en cours d'utilisation.

Installez le logiciel de modulation de batterie LAVA sur votre tablette de kiosque

Le logiciel de modulation de batterie LAVA empêchera les dommages à votre tablette dus à une surcharge.

Nous vous recommandons vivement de suivre les étapes ci-dessous pour la santé à long terme de votre tablette de kiosque.

Cette étape est uniquement requise pour les cliniques dans les provinces avec une bande magnétique sur la carte de santé.

Le logiciel de modulation de batterie LAVA protégera la batterie de votre tablette de kiosque, empêchant ainsi les dommages dus à une surcharge. Nous vous recommandons vivement de suivre les étapes ci-dessous pour la santé à long terme de votre tablette de kiosque.

  • Quittez le navigateur internet et ouvrez l'application "Mes fichiers". Dans le menu latéral, sélectionnez le dossier "Téléchargements".
  • Sélectionnez le fichier zip "LAVASynC+_Software_Release_XXXXXXXX.zip" qui a été téléchargé et appuyez sur l'option "Extraire" lorsqu'on vous le demande. Une fois extrait, ouvrez le dossier correspondant "LAVASynC+ Software Release XXXXXXXXX" dans Téléchargements.
  • Installez LTM_v4.0X.apk en cliquant sur le fichier et en sélectionnant "Installer" lorsqu'on vous le demande.

    De plus, installez l'application Information sur la batterie LAVA (LBI.apk), qui se trouve dans le dossier "Extra".
  • Sélectionnez "Terminé" après l'installation de chacune des applications.

Note importante :

Vous devrez réenregistrer l'application Ocean Tablet après avoir installé les 2 applications LAVA ci-dessus.

Configurer les paramètres de votre tablette kiosque dans l'Ocean Portail

Vous pouvez configurer ces paramètres dans l'Ocean Portail, et ils valent la peine d'être pris en compte lors de l'optimisation de la configuration de votre kiosque.

1. Créer un groupe d'appareils spécifique au kiosque dans l'Ocean Portail.

Une fois que vous avez installé l'application Ocean Tablet sur votre tablette de kiosque et enregistré la tablette, vous voudrez créer un regroupement d'appareils spécifique au kiosque dans l'Ocean Portail afin de pouvoir indiquer aux appareils "comment se comporter".

  • Connectez-vous à l'Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et sélectionnez 'Tablettes & Kiosques'.
  • Cliquez sur "Cloner" sur un regroupement d'appareils existant.
  • Cliquez sur "Renommer" et donnez au regroupement un nom significatif (par exemple, Groupe Kiosque)
  • Cliquez et faites glisser votre appareil enregistré dans le nouveau regroupement d'appareils.

2. Définir le 'Mode Tablette' du regroupement d'appareils sur 'Kiosque'

  • Cliquez sur 'Modifier' sur le nouveau regroupement d'appareils.
  • Définissez le 'Mode Tablette' sur 'Kiosque'.

3. Configurer éventuellement des paramètres supplémentaires du groupe d'appareils

Il existe une variété de paramètres que vous pouvez vouloir configurer pour votre kiosque. Découvrez chaque paramètre ci-dessous et envisagez de les utiliser pour optimiser l'expérience de votre patient au kiosque.

Onglet Introduction

  • Toujours afficher l'écran d'introduction
    Nous recommandons de garder cette option activée pour accueillir vos patients dans votre clinique et afficher les annonces de la clinique ou d'autres informations de base, y compris le logo de votre clinique (si vous choisissez d'en télécharger un).
    Utiliser la validation de l'anniversaire
    Nous recommandons de garder la validation de l'anniversaire activée pour les kiosques comme une couche de sécurité supplémentaire (pour confirmer l'identité du patient lors de l'enregistrement). La case "Toujours afficher l'écran d'introduction" doit être activée pour activer la validation de l'anniversaire.
    Image à afficher sur l'écran titre
    Téléchargez éventuellement un fichier image à afficher aux patients sur votre écran d'introduction (par exemple, le logo de la clinique).
    Titre
    Entrez un titre à montrer aux patients sur votre écran d'introduction.
    Message
    Entrez un message à montrer aux patients sur votre écran d'introduction (par exemple, un message de bienvenue).
    Avertissement de confidentialité
    Entrez un avertissement de confidentialité à montrer aux patients sur votre écran d'introduction.

Onglet Démographie

  • Toujours afficher l'écran de démographie
    Cette option permettra aux patients de revoir et de mettre à jour leurs informations de contact. De nombreuses cliniques choisissent d'activer cette option lors de l'utilisation de tablettes en mode Kiosque.
    Champs démographiques à afficher

    Sélectionnez les éléments démographiques que vous souhaitez que les patients examinent et/ou mettent à jour.

    Note : Tous les éléments démographiques ne peuvent pas être accessibles et/ou mis à jour pour tous les DMÉ intégrés.

    Étiquette de champ vue par les patients
    Précisez éventuellement une étiquette différente pour le champ démographique montré aux patients (par exemple, remplacer "Numéro d'assurance" par "Numéro OHIP" ou "Numéro de dossier" par "Numéro d'étudiant")

Onglet Langues

Onglet Règles

  • Règles de la tablette (eForm / Table de déclenchement)
    Pour en savoir plus sur les règles de la tablette et voir quelques exemples de règles de tablette utiles et couramment utilisées, consultez "Règles de la tablette".
    Passer les eFormulaires à la demande
    Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité spécifique au kiosque, veuillez consulter notre article sur "Passer les eFormulaires à la demande".

Onglet Enregistrement

  • Marquer le patient comme arrivé
    Choisissez de marquer vos patients comme arrivés dans votre DMÉ soit au déverrouillage (c'est-à-dire, au moment où le patient entre son assurance maladie ou glisse sa carte de santé), soit après qu'ils aient terminé de remplir tous leurs formulaires sur la tablette/kiosque, ou jamais.
    Instructions personnalisées d'enregistrement
    Choisissez d'inclure une courte instruction pour les patients sur la page d'enregistrement.
    Type d'enregistrement*
    Choisissez d'utiliser les numéros d'assurance maladie des patients ou un ID alternatif** pour l'enregistrement.
    *Non pris en charge pour Med Access.
    **Les ID alternatifs doivent être uniquement numériques.
    Accepter les patients sans rendez-vous*
    Lorsqu'elle est activée, permet aux patients de s'enregistrer via le Kiosque Ocean même s'ils n'ont pas de rendez-vous.
    *Non disponible lors de l'utilisation d'ID alternatifs avec Accuro.
    Fournisseur dynamique sans rendez-vous (Script)*
    Remplacez le fournisseur par défaut sans rendez-vous défini dans vos paramètres Cloud Connect en entrant le nom d'un fournisseur. Voir Configurations avancées sans rendez-vous pour plus de détails.
    *Non disponible lors de l'utilisation d'ID alternatifs comme type d'enregistrement.
    Délai d'expiration après ___ secondes
    Réglez ceci à 30 secondes pour réinitialiser la tablette du kiosque si le patient n'interagit pas avec le kiosque pendant plus de 30 secondes.
    Bloquer l'enregistrement tardif après ___ minutes
    Activez ce paramètre si vous souhaitez empêcher les patients en retard de s'enregistrer au kiosque. Entrez le délai après l'heure du rendez-vous planifié que vous souhaitez considérer comme "en retard".
    Bloquer l'enregistrement anticipé avant ___ minutes
    Activez ce paramètre si vous souhaitez empêcher les patients en avance de s'enregistrer au kiosque. Entrez le délai avant l'heure du rendez-vous planifié que vous souhaitez considérer comme "en avance".
    Bloquer l'enregistrement si ___
    Entrez une expression JavaScript pour empêcher les patients avec certaines caractéristiques d'utiliser le kiosque pour s'enregistrer pour leur rendez-vous (similaire aux déclencheurs de règles de tablette).

Onglet HCV

Cliniques de l'Ontario uniquement

Cet onglet s'applique uniquement aux sites Ocean situés en Ontario.

Onglet Préférences

  • Afficher un sondage ou un autre formulaire après que tous les autres formulaires sont complétés
    Activez cette option si vous souhaitez que tous vos patients complètent un sondage ou un autre eFormulaire après avoir complété tous les autres eFormulaires.
    Afficher les champs démographiques mis à jour pour que le patient et la réception puissent les examiner
    Activez cette option si vous souhaitez que la tablette affiche un résumé de tous les champs démographiques mis à jour à la fin de la session du kiosque pour que le patient et la réception puissent les examiner.
    Masquer le bouton Quitter
    Nous recommandons de garder ce paramètre activé pour éviter que les patients ne soient tentés de quitter la session du kiosque avant d'avoir complété tous leurs eFormulaires.
    Message de fin
    Personnalisez le message que vos patients verront après avoir terminé de compléter tous les enregistrements et fourni toutes leurs informations au kiosque. En général, ce message sera quelque chose comme "Merci de vous être enregistré. Veuillez prendre un siège et attendre que votre nom soit appelé."

Connectez les fils de votre kiosque

Une fois votre kiosque assemblé et votre tablette configurée, la dernière étape d'assemblage consiste à connecter correctement les fils (c'est-à-dire les éléments périphériques) à l'intérieur de votre kiosque.

Assurez-vous d'avoir connecté tous les fils correctement pour que votre lecteur de carte et votre tablette fonctionnent correctement dans le kiosque.

Le schéma ci-dessous montre les câbles et connexions requis pour configurer l'intérieur du Kiosque Ocean (en utilisant les éléments périphériques et la tablette que vous avez commandés pour le kiosque).

Kiosk-Setup-Diagram.png

Câble court fourni avec le connecteur Similcharge (USB-C vers USB-C)

A Branchez l'extrémité USB-C à angle droit dans la tablette.

B Branchez l'autre extrémité USB-C dans le port USB-C sur le bord court de la carte de circuit imprimé.

Câble de longueur moyenne fourni avec le lecteur (USB-A vers microUSB)

C Branchez l'extrémité USB-A du câble dans le port USB-A sur le bord court de la carte de circuit imprimé.

D Faites passer le câble à travers la plaque de montage du kiosque.

E Branchez l'extrémité microUSB du câble dans le lecteur de carte. Celui-ci peut être capricieux et doit être complètement enfoncé dans le lecteur.

Câble long (USB-C vers USB-A)

F Branchez l'extrémité USB-C du câble dans le port USB-C sur le bord long de la carte de circuit imprimé.

G Faites passer le cordon le long du pied du support et sortez-le par l'ouverture près du sol.

H Branchez l'extrémité USB-A standard du câble dans le bloc de charge fourni avec votre tablette. Assurez-vous que le bloc de charge est branché dans une prise électrique fonctionnelle.

Conseils lors de la connexion de vos fils

  • Assurez-vous de ne pas exercer une tension indue sur la courbe naturelle du fil qui relie le Simulcharge et la tablette.
  • Les ports de la carte de circuit imprimé peuvent parfois devenir un peu lâches, alors assurez-vous que les 3 fils sont bien branchés dans leurs ports.
  • Veillez à ce qu'aucune pression ne soit exercée directement sur la carte de circuit imprimé, en particulier sur le dessus des ports.

Connecter le lecteur de carte*

Pour les provinces utilisant des cartes de santé avec une bande magnétique, vous devrez attacher votre lecteur de carte au kiosque.

Cette étape est uniquement requise pour les cliniques dans les provinces avec une bande magnétique sur la carte de santé.

  • Note : Avant d'attacher le lecteur de carte de santé au kiosque, assurez-vous que vous avez la prise microUSB orientée dans la bonne direction (c'est-à-dire pointant vers le bas du lecteur de carte).

Lorsque vous recevez votre matériel de kiosque, il devrait y avoir un paquet avec une plaque de montage noire, une paire de petites vis, et une paire de grandes vis. Suivez ces étapes pour attacher votre lecteur de carte au kiosque :

  • Attachez la plaque de montage noire au lecteur de carte avec la paire de petites vis.
  • Alignez le lecteur de carte sur le côté du kiosque.
  • Attachez le lecteur de carte au kiosque avec la paire de grandes vis.

Configurer Ocean pour prendre en charge les Patients sans rendez-vous*

Si votre clinique accepte les patients sans rendez-vous, vous pouvez également configurer votre kiosque pour enregistrer les patients sans rendez-vous qui n'ont pas de rendez-vous planifié. 

Notes

  • Ceci est une étape optionnelle dans la configuration de votre kiosque.
  • Les Kiosques Ocean ne prennent pas en charge la validation de carte de santé en temps réel pour les patients sans rendez-vous.

Les Kiosques Ocean prennent en charge l'enregistrement des patients sans rendez-vous. Pour activer cette fonctionnalité, veuillez suivre les étapes ci-dessous.

1. Créez votre horaire spécifique au fournisseur pour les sans rendez-vous (Optionnel)

Certaines cliniques choisissent de configurer un fournisseur dédié dans leur DMÉ pour gérer tous les sans rendez-vous qui passent par le Kiosque Ocean. Si vous préférez utiliser un horaire de fournisseur existant dans votre DMÉ, veuillez passer cette étape et passer à l'étape 2.

PS Suite Med Access Accuro OSCAR Pro

Si vous souhaitez définir un horaire spécifique sans rendez-vous pour une utilisation avec le kiosque Ocean, vous pouvez le faire en créant un nouvel horaire de rendez-vous dans Accuro.

Pour plus de détails sur la création d'horaires supplémentaires, et/ou de fournisseurs pour les sans rendez-vous, veuillez consulter votre documentation d'aide Accuro ou contacter le support client QHR pour plus d'informations.

2. Définissez les détails de votre fournisseur sans rendez-vous dans Ocean

  • Cliquez sur le menu déroulant pour "Fournisseur sans rendez-vous" et sélectionnez le nom de votre fournisseur. 

  • Cliquez sur le menu déroulant pour "Créer des rendez-vous sans rendez-vous à" et choisissez entre avoir les rendez-vous de vos patients sans rendez-vous insérés dans l'horaire de votre fournisseur sans rendez-vous près de l'heure à laquelle ils s'enregistrent sur le kiosque (c'est-à-dire "Près de l'heure d'enregistrement") ou au début de la journée de votre fournisseur sans rendez-vous (c'est-à-dire "Début de l'horaire").

    Note : Pour OSCAR Pro, ce paramètre n'est pas personnalisable. Ocean créera toujours le rendez-vous sans rendez-vous dans l'horaire OSCAR Pro en utilisant l'option 'Près de l'heure d'enregistrement'.

  • Si vous souhaitez définir la durée d'un rendez-vous sans rendez-vous, vous pouvez le faire via le champ "Durée du rendez-vous sans rendez-vous (minutes)". Par défaut, les rendez-vous sans rendez-vous dureront 5 minutes, mais peuvent être ajustés à des incréments de 10, 15, 20, 30, et 60 minutes.

  • Pour préciser un type de rendez-vous spécifique pour les sans rendez-vous, vous pouvez ajuster le champ déroulant intitulé "Type de rendez-vous sans rendez-vous". Cloud Connect extraira une liste de types de rendez-vous disponibles à partir de votre configuration DMÉ.

    Pour les cliniques Telus, cela correspond à la liste des valeurs "Type" disponibles via le menu déroulant lors de la planification d'un rendez-vous dans le DMÉ.
    Pour les cliniques Accuro, cela correspond aux valeurs sous le menu déroulant "Type" lors de la réservation d'un nouveau rendez-vous. La sélection par "Raison" de rendez-vous n'est pas prise en charge.

    Veuillez noter : Ocean répertorie les types de rendez-vous par Bureau. Assurez-vous de sélectionner le bon type de rendez-vous pour le bureau que vous souhaitez utiliser (voir capture d'écran).
    Pour les cliniques OSCAR Pro, cela correspond à la liste des valeurs "Type" disponibles via le menu déroulant lors de la planification d'un rendez-vous dans le DMÉ.

    Si vous préférez ne pas définir de types de rendez-vous pour les réservations sans rendez-vous, définissez simplement la valeur sur "Aucun".

  • Cliquez sur "Sauvegarder" lorsque vous avez terminé.

3. Activez les patients sans rendez-vous dans l'Ocean Portail.

  • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin gauche supérieur et sélectionnez "Tablettes & Kiosques".
  • Cliquez sur le bouton "Modifier" sur le groupe de tablettes que vous souhaitez utiliser pour accepter les patients sans rendez-vous.
  • Assurez-vous que votre Mode Tablette est réglé sur "Mode Kiosque"

  • Ouvrez l'onglet "Enregistrement" et cochez la case "Accepter les patients sans rendez-vous".

    Note : Cette option n'est pas disponible pour les sites Accuro lorsque le 'Type d'enregistrement' est réglé sur 'ID alternatif'.

  • Sauvegarder vos modifications.

  • Accédez à Fonctionnalités du site à partir de la page des paramètres administrateur et activez la case intitulée "Permettre au Kiosque Ocean de créer des patients dans votre DMÉ pour les patients sans rendez-vous".

    Note : Ocean ne prend pas en charge la capacité de créer de nouveaux dossiers patients lorsque le 'Type d'enregistrement' est réglé sur 'ID alternatif'.

  • Sauvegarder vos modifications.

Pour les utilisateurs de Med Access

TELUS définit l'état des patients nouvellement créés par Ocean comme "Non confirmé". Veuillez vous assurer de vous connecter à votre DMÉ, de rechercher le patient nouvellement créé et de changer son état en "Actif".

4. Configurations avancées pour les patients sans rendez-vous

Ceci est une étape optionnelle pour les cliniques qui souhaitent prendre en charge plusieurs configurations de kiosque, chacune liée à l'horaire d'un fournisseur de soins sans rendez-vous différent.

Horaires Multiples Sélection Dynamique Jours de la Semaine

  • Si vous souhaitez remplacer le fournisseur par défaut défini dans Cloud Connect lors de l'Étape 1 de ce guide, vous pouvez le faire en entrant le nom d'un fournisseur dans le champ "Fournisseur Sans Rendez-vous" dans l'onglet "Enregistrement".

  • Cliquer à l'intérieur du champ de texte "Fournisseur Sans Rendez-vous" générera un menu déroulant des horaires des fournisseurs existants à choisir. Il suffit de sélectionner un nom de fournisseur pour associer son horaire au groupe de tablettes kiosques sélectionné.

  • Répétez ce processus pour chaque groupe de tablettes activé pour l'utilisation sans rendez-vous afin d'assigner différents fournisseurs sans rendez-vous à différents kiosques.

5. Commencez à accepter les patients sans rendez-vous!

Désormais, si un patient sans rendez-vous s'enregistre sur la borne, un rendez-vous sera créé pour lui dans l'horaire du prestataire sans rendez-vous dans le DMÉ. À partir de là, vous pouvez soit déplacer le rendez-vous vers les horaires d'autres prestataires, soit demander à vos prestataires sans rendez-vous de consulter le nouvel horaire des rendez-vous sans rendez-vous.

S'il s'agit d'un patient existant à la clinique, le rendez-vous sera lié à son dossier dans le DMÉ.

Si le patient est nouveau à la clinique, il sera invité à fournir son prénom et son nom de famille (en plus des informations démographiques habituelles).

Consultez le Guide des Kiosques

Consultez le Guide des kiosques pour apprendre comment tirer le meilleur parti de votre Kiosque Ocean !

Maintenant que vous avez terminé la configuration, consultez le Guide des kiosques pour apprendre comment personnaliser les paramètres de votre tablette de kiosque, ainsi que des conseils sur la meilleure façon d'utiliser vos kiosques d'enregistrement.