Comment puis-je utiliser les identifiants alternatifs pour enregistrer les patients ?

Si votre clinique utilise des identifiants autres que le numéro d’assurance-maladie (par exemple, les numéros de carte étudiante), vous pouvez utiliser le paramètre 'ID alternatif' comme Type de Check-in.

Conditions préalables

Pour utiliser la fonctionnalité de check-in avec ID alternatif, vous devez :

  • Être un utilisateur de DMÉ PS Suite, Accuro ou OSCAR Pro.
  • Votre appareil doit être configuré en 'Mode Kiosque'.
  • Enregistrer la valeur de l'ID alternatif dans le champ approprié de votre DMÉ comme indiqué ci-dessous.
  • Les ID alternatifs doivent être numériques uniquement et uniques pour chaque patient.
PS Suite Accuro OSCAR Pro
  • Dans DMÉ PS Suite, la valeur de l'ID alternatif doit être enregistrée dans le champ 'Numéro de dossier' du dossier du patient.

Pour utiliser les ID alternatifs pour le check-in au kiosque :

  • Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez le 'Menu' dans le coin supérieur gauche, et sélectionnez 'Tablettes et Kiosques'.
  • Trouvez le groupe de périphériques pertinent et appuyez sur 'Modifier'.
  • Sous l'onglet 'Enregistrement', localisez le paramètre 'Type d'enregistrement', et sélectionnez 'ID Alternatif'.

    Si vous êtes un utilisateur du DMÉ Accuro, les fonctionnalités de rendez-vous sans rendez-vous seront indisponibles.

  • Appuyez sur 'Sauvegarder' dans le coin inférieur droit.
  • Rafraîchissez ou redémarrez l'application Tablet Ocean sur le périphérique.

Pourquoi est-ce que je vois des notes et/ou des mises à jour démographiques dans le mauvais dossier?

Si vous examinez le dossier d'un patient et découvrez que les notes contiennent des réponses ou des mises à jour démographiques qui semblent incohérentes pour le patient, il est très probable que le mauvais patient ait apporté des mises à jour à un autre dossier de patient.

Comment cela se produit-il?

Cette situation se produit principalement avec les appareils configurés en mode tablette "initié par le personnel". Dans l'utilisation quotidienne, une erreur utilisateur accidentelle peut se produire lorsque le personnel entre le mauvais numéro de référence Ocean dans la tablette pour la déverrouiller pour l'utilisation du patient.

Une simple confusion avec les numéros de référence, par exemple, entrer "132" au lieu de "123", peut mettre en file d'attente un patient totalement différent de celui attendu par le personnel.

Lorsque le patient reçoit la tablette, le plus souvent, il modifie simplement des champs démographiques qui ne correspondent pas aux siens sans y réfléchir à deux fois.

Comment puis-je empêcher que cela se produise?

Nous vous recommandons vivement d'activer la validation de la date de naissance sur tous les appareils "initiés par le personnel". Cela aide à garantir que si le personnel entre accidentellement le mauvais numéro de référence Ocean utilisé pour déverrouiller la tablette, il y a une deuxième couche de validation affichée directement au patient pour s'assurer qu'il s'agit de la bonne personne.

Le fait de ne pas saisir la bonne date de naissance mettra immédiatement fin à la session de la tablette et forcera le patient à retourner l'appareil au bureau d'accueil pour obtenir de l'aide. Cela donne au personnel l'occasion de revoir et de saisir à nouveau le bon numéro de référence dans l'application Ocean Tablet avant de le retourner au patient.

Activation de la validation de la date de naissance

Pour activer la validation de la date de naissance, accédez à l'onglet "Tablettes" du Portail Ocean. Cliquez sur "Modifier" sur le groupe de tablettes applicable. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez "Introduction", cochez "Utiliser la validation de la date de naissance", puis cliquez enfin sur le bouton bleu "Sauvegarder". (Répétez au besoin pour d'autres groupes applicables.)


Comment faire apparaître automatiquement un formulaire sur la tablette pour certains patients?

Vous pouvez faire apparaître automatiquement des eFormulaires, en fonction des informations d'un patient, en ajustant les paramètres de la tablette (en ajoutant une enquête de complétion ou en configurant des règles de tablette) ou en utilisant des Actions d'eFormulaires. Ces formulaires qui apparaissent automatiquement seront ajoutés à la file d'attente avec tous les formulaires qui ont été chargés explicitement pour le patient (via le DMÉ ou le Portail Ocean).

  • Paramètres de la tablette

    • Enquête de complétion
    • Si vous souhaitez simplement ajouter une enquête sur l'expérience du patient à la fin de la session de la tablette du patient, vous pouvez utiliser la fonction d'invitation à l'enquête, qui se trouve dans l'onglet Préférences des paramètres de la tablette. Cochez simplement la case "Afficher une enquête ou un autre formulaire après que tous les autres formulaires sont complétés" et sélectionnez l'enquête appropriée en recherchant dans la zone "eForm à afficher". C'est facile à configurer, mais pas très polyvalent car vous ne pouvez pas ajouter de formulaires cliniques.
    • Règles de tablette
    • La méthode la plus utile est de configurer des règles de tablette. Pour un groupe de paramètres de tablette donné, vous pouvez configurer des règles en utilisant le langage de script Ocean pour afficher un eFormulaire spécifique si un patient répond à un certain ensemble de conditions. Par exemple, vous pourriez afficher le formulaire Ménopause pour les femmes de plus de 55 ans (comme illustré ci-dessous). Vous pouvez avoir autant de règles de tablette dans un groupe de tablettes que vous le souhaitez. Veuillez consulter "Règles de tablette" pour des exemples d'autres règles de tablette couramment utilisées.
  • Actions d'eFormulaires

    • Vous pouvez également utiliser les "Actions d'eFormulaires" pour déclencher l'ajout d'eFormulaires pour un patient, en fonction de sa réponse à une certaine question sur un autre eFormulaire. Celles-ci peuvent être configurées en utilisant l'Éditeur d'eFormulaires. Consultez notre article sur Actions d'eFormulaires pour plus de détails sur la configuration de vos Actions d'eFormulaires.
    • Pour un exemple d'une Action d'eFormulaire en action, consultez le PHQ-9 et le questionnaire de suivi sur l'idéation suicidaire qui apparaît si le patient répond à la question n°9 de manière cohérente avec l'idéation suicidaire.

Est-ce que je peux obtenir des formulaires qui s'affichent automatiquement, en fonction de la raison de la visite du patient?

Vous pouvez configurer des Règles de tablette qui afficheront automatiquement des formulaires spécifiques au rendez-vous. Cela peut être très utile pour recueillir des informations pertinentes auprès des patients avant leur rendez-vous sans avoir à ajouter manuellement des formulaires à leur file d'attente.

Par exemple, si un patient est programmé pour un rendez-vous pour "douleur au dos", il pourrait automatiquement se voir présenter un Formulaire électronique sur la douleur au dos.

Veuillez noter : Pour tous les exemples fournis, Ocean s'attend à une correspondance exacte, sensible à la casse, sur vos types/de raisons de rendez-vous. Par exemple, Ocean considère "MPOC" et "mpoc" comme deux termes différents. Assurez-vous que les valeurs saisies dans vos règles de tablette correspondent exactement à la configuration de rendez-vous de votre DMÉ.

Suite PS/Med Access Accuro OSCAR Pro Autres DMÉ
Note: Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur l'intégration de l'API Telus. Les intégrations de formulaires personnalisés de PS Suite ne peuvent pas prendre en charge cette fonctionnalité.

Pour tous les exemples fournis ci-dessous, pt.getReasonForVisit() source les informations définies sous l'option "Type" du rendez-vous dans les fenêtres de réservation correspondantes de PS Suite et de Med Access.

tablet-rules1-pss.png tablet-rules2-ma.png

Remplacez les occurrences de "apptType" par la valeur correspondante de votre DMÉ.


Le type de rendez-vous est :

Si vous devez faire correspondre un seul type de rendez-vous.

pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit() == "apptType"
Copier la règle
Exemple : Si vous souhaitez faire correspondre un rendez-vous "MPOC", votre script complété serait le suivant : pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit() == "MPOC"

Le type de rendez-vous n'est pas :

Si vous devez exclure un seul type de rendez-vous mais faire correspondre tous les autres types.

pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit() != "apptType"
Copier la règle

Le type de rendez-vous est l'un des suivants :

Faire correspondre un ou plusieurs types de rendez-vous.

pt.getReasonForVisit() != null && (pt.getReasonForVisit() == "apptType1" || pt.getReasonForVisit() == "apptType2")
Copier la règle
Note : Il est possible de faire correspondre plus de deux types de rendez-vous différents. Vous pouvez modifier la règle pour inclure des fonctions supplémentaires pt.getReasonForVisit() == "" séparées par des opérateurs || ("ou").

Le type de rendez-vous n'est pas l'un des suivants :

Exclure un ou plusieurs types de rendez-vous, mais faire correspondre tous les autres types.

pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit() != "apptType1" && pt.getReasonForVisit() != "apptType2"
Copier la règle
Note : Il est possible d'exclure plus de deux types de rendez-vous différents. Vous pouvez modifier la règle pour inclure des fonctions supplémentaires pt.getReasonForVisit() != "" séparées par des opérateurs && ("et").

Le type de rendez-vous contient :

Faire correspondre des types de rendez-vous par une valeur partielle ou commune.

pt.getReasonForVisit() != null && pt.getReasonForVisit().includes("apptType")
Copier la règle

Exemple : Si vous avez une série de rendez-vous contenant des termes communs — Suivi virtuel, BPCO virtuel, Prescription virtuelle — vous pouvez faire correspondre le terme commun "virtuel" pour cibler tous les types de rendez-vous.

Veuillez noter : La fonction includes() correspond à toutes les occurrences de la valeur fournie, ce qui signifie que quelque chose comme "Virtuellement" serait également considéré comme une correspondance car il contient le terme "virtuel".


Le type de rendez-vous ne contient pas :

Exclure le(s) type(s) de rendez-vous par une valeur partielle ou commune.

pt.getReasonForVisit() != null && !pt.getReasonForVisit().includes("apptType")
Copier la règle

Pour plus d'informations sur la configuration des règles de tablette et des exemples de règles utiles, veuillez consulter le guide "Règles de tablette".


Comment supprimer ou modifier une règle de tablette?

Note: Pour supprimer une règle de tablette, vous devrez disposer de privilèges administratifs.

  • Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes et Kiosques".
  • Trouvez le regroupement de tablettes auquel vous souhaitez apporter des modifications et sélectionnez l'option "Modifier".
  • Cela ouvrira la fenêtre des paramètres de la tablette. Sélectionnez l'onglet "Règles".
  • Pour SUPPRIMER une règle, cliquez sur l'icône de roue dentée tout à droite de la ligne de règle et sélectionnez "Supprimer" dans le menu déroulant qui apparaît.
  • Pour MODIFIER une règle, modifiez le script de Déclenchement dans le champ blanc de cette ligne.
  • Vous pouvez en apprendre davantage sur les règles de tablette dans "Règles de tablette".

Comment puis-je empêcher les patients d'abuser des tablettes pour patients ?

Activer Épinglage de l'écran est la meilleure défense contre l'utilisation abusive par les patients des tablettes.

Épingler l'application Ocean Tablet empêchera les patients de naviguer en dehors d'Ocean lorsqu'ils utilisent la tablette. L'épinglage désactive les boutons physiques sur l'appareil, ainsi que la zone de notification normalement accessible en faisant glisser vers le bas depuis le tout haut de l'écran.

Veuillez consulter la section "Activer l'épinglage de l'écran" du guide Sécuriser vos tablettes pour les instructions.



Que se passe-t-il si ma tablette est volée?

Heureusement, rien de trop grave.

Absolument aucune information du patient n'est stockée sur l'appareil. Par conséquent, les pirates informatiques ne pourraient pas accéder à des informations sur les patients à partir de la tablette.

À partir de nos serveurs Ocean, nous pouvons désactiver instantanément et définitivement l'accès d'une tablette à la clinique.

Une nouvelle tablette peut ensuite être commandée chez Best Buy, Future Shop ou Amazon et est généralement disponible dans un délai de 2 à 3 jours ouvrables.

Si l'une de vos tablettes a été volée, connectez-vous au Portail Ocean pour désactiver la tablette dès que possible. Si vous rencontrez des problèmes lors de ce processus, n'hésitez pas à envoyer un e-mail à notre équipe de support (ocean.tips/support) et nous serons heureux de vous aider à revenir à la normale.


Puis-je utiliser la tablette pour la saisie de données orientée clinicien ?

Ocean est principalement une plateforme de questionnaires (par opposition à une interface utilisateur basée sur une tablette à usage général pour votre DMÉ).

Actuellement, la tablette et son contenu clinique associé sont principalement conçus pour une utilisation par les patients, et non par les cliniciens.

Cependant, les cliniciens sont libres d'utiliser la tablette à des fins de saisie de données, et il existe certains formulaires qui fonctionnent bien à cette fin.


Puis-je utiliser la tablette à d'autres fins en dehors des heures de bureau?

Pour des raisons de sécurité, vous ne devriez probablement pas le faire.

Il est difficile d'utiliser un ordinateur ou une tablette à des fins générales sans laisser de données personnelles sur l'appareil. Il est particulièrement risqué de le configurer avec vos mots de passe personnels pour les e-mails ou d'autres comptes.

Cela dit, il s'agit de votre propre tablette, et si vous êtes conscient du risque et prêt à le sécuriser vous-même, vous pouvez la personnaliser comme bon vous semble.

Étant donné que la tablette Ocean fonctionne sous le système Android de base, vous pouvez parcourir les sites de support Android de Google pour plus d'informations.


Je veux remplacer une de mes tablettes par une nouvelle tablette. Comment puis-je procéder ?

Oui, vous pouvez facilement désactiver une tablette que vous ne souhaitez plus utiliser.

  • Pour désactiver votre ancienne tablette :

    • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes et Kiosques".
    • Repérez la ou les tablettes que vous souhaitez désactiver, cliquez dessus et sélectionnez "Désenregistrer". La ou les tablettes sont maintenant désactivées.
  • Pour configurer votre nouvelle tablette :

    • Suivez les étapes habituelles pour configurer Ocean sur votre tablette (veuillez vous référer à notre Guide de Configuration des Tablettes Ocean pour des instructions détaillées).
    • Connectez-vous au Ocean Portail. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Tablettes et Kiosques".
    • Assurez-vous que votre nouvelle tablette est configurée sous le bon groupe de paramètres dans le portail Ocean. Les nouvelles tablettes sont automatiquement ajoutées au groupe de paramètres "Défaut". Si vous souhaitez modifier cela, faites glisser la nouvelle tablette dans le groupe de tablettes correct.

Comment réenregistrer un appareil?

  • Réinscription d'un appareil

    • Si vous souhaitez réinscrire votre tablette, vous pouvez le faire à partir du Menu d'administration de la tablette Ocean.
    • Ouvrez l'application Tablette Ocean sur votre tablette.
    • Appuyez sur le logo Ocean (ou sur l'engrenage) dans le coin inférieur gauche de l'écran principal.
    • Entrez votre nom d'utilisateur et mot de passe Ocean pour accéder au Menu d'administration.
    • Note : Vous devrez disposer d'un accès administrateur à votre site Ocean pour pouvoir accéder à ce Menu d'administration sur votre tablette (pour apprendre comment accorder l'accès administratif aux utilisateurs, veuillez vous référer à "Accorder aux utilisateurs l'accès administratif à votre site Ocean").
    • À partir du Menu d'administration, sélectionnez "Désinscrire".
    • Complétez tous les champs vides à l'écran.
    • Redémarrez l'application Tablette Ocean.
    • Note : Après la réinscription d'une tablette, elle apparaîtra automatiquement dans le groupe des Paramètres par défaut dans la page des Tablettes et Kiosques du Portail Ocean.