Par défaut, les messages de groupe dans Ocean peuvent être envoyés à des groupes contenant jusqu'à 100 patients. Si vous avez exporté un fichier .csv de votre DMÉ et qu'il contient plus de 100 patients, vous devrez diviser le fichier .csv en plusieurs fichiers plus petits contenant 100 patients ou moins à télécharger dans Ocean.
Pour diviser un fichier .csv, nous vous recommandons de ne pas utiliser Microsoft Excel, car ce programme peut parfois supprimer ou modifier des aspects de la structure des colonnes du fichier. Cela entraînera des fichiers incompatibles avec Ocean.
Pour les utilisateurs de Windows, nous recommandons d'utiliser un éditeur de texte tel que Notepad++. Pour les utilisateurs d'Apple, nous recommandons Sublime Text.
Note : Avant de suivre les étapes ci-dessous, veuillez vous assurer que vous avez déjà obtenu votre fichier de cohorte maître de votre DMÉ.
Étape 1 : Localiser votre fichier .csv principal
- Localisez le fichier .csv sur votre ordinateur que vous avez obtenu de votre DMÉ.
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- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier .csv, et sélectionnez 'Modifier avec Notepad++'. Cela ouvrira le fichier en utilisant Notepad++.
Étape 2 : Comprendre votre fichier .csv principal
- Après avoir ouvert votre fichier dans Notepad++, vous verrez une ligne d'en-tête (ligne 1) suivie de lignes de patients exportés.
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- Sur le côté gauche de la fenêtre, vous verrez chaque numéro de ligne.
- La ligne d'en-tête définit l'ordre des valeurs séparées par chaque virgule. Dans cet exemple, nous pouvons voir que l'ordre des valeurs dans la ligne d'en-tête est : "Nom de famille", "Prénom(s)", "DMG", "Date de naissance", "Sexe", "Téléphone à la maison", "État".
- Sous la ligne d'en-tête, chaque ligne représente un record de patient unique, avec leurs informations respectives présentées dans la séquence ci-dessus, séparées par une seule virgule.
Étape 3 : Diviser votre fichier .csv principal
Créer un Nouveau Fichier
- Dans Notepad++, appuyez sur 'Fichier' et sélectionnez 'Nouveau'. Cela créera un nouveau fichier.
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- Un nouvel onglet apparaîtra automatiquement dans votre fenêtre Notepad++.
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Dupliquer la Ligne d'En-tête
- Retournez à l'onglet de votre fichier principal d'origine en cliquant dessus.
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- Sélectionnez toute la ligne d'en-tête (ligne 1) et copiez-la en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant 'Copier'.
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- Accédez au nouveau fichier qui a été créé.
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- Collez la ligne d'en-tête copiée en cliquant avec le bouton droit et en appuyant sur 'Coller'.
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- Assurez-vous que les lignes d'en-tête des deux fichiers sont identiques.
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Étape 4: Déplacer les Patients du Fichier Principal vers le Nouveau Fichier
Sélection des patients à partir du fichier principal
- Dans votre fichier principal, localisez la ligne 102. Cela représente le 101e patient dans votre fichier principal, car la ligne d'en-tête (ligne 1) est prise en compte dans le nombre total de lignes.
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- Sélectionnez tous les patients de la ligne 102 à la ligne 201 inclusivement (ce qui sélectionne 100 patients individuels), faites un clic droit, et sélectionnez 'Couper' pour les supprimer du fichier et les copier.
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Coller les patients dans un nouveau fichier
- Accédez au nouveau fichier qui comprend actuellement uniquement une ligne d'en-tête, placez votre curseur à la fin de la ligne d'en-tête (ligne 1), et appuyez sur la touche 'Entrée' ou 'Retour' de votre clavier pour ajouter une nouvelle ligne (ligne 2) sous l'en-tête.
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- Faites un clic droit sur la ligne 2, et sélectionnez 'Coller' pour transposer les 100 patients que vous avez coupés précédemment dans le nouveau fichier sous l'en-tête.
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- Après avoir collé, défilez jusqu'en bas du nouveau fichier et vérifiez qu'il y a 101 lignes au total. La ligne 1 devrait être la ligne d'en-tête, suivie de 100 lignes supplémentaires de patients.
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- Sauvegardez le nouveau fichier en appuyant sur 'Fichier' et en sélectionnant 'Enregistrer sous...'. Entrez un nom reconnaissable pour le fichier, et assurez-vous d'ajouter l'extension de fichier '.csv' à la fin du nom. Cette étape garantit que le fichier reste dans le bon format.
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Étape 5: Créer plusieurs fichiers de cohorte
- Répétez les étapes 3 et 4 ci-dessus (c'est-à-dire, Créer un Nouveau Fichier, Dupliquer la Ligne d'En-tête, Sélectionner 100 Patients à partir du Fichier Principal, et Coller les Patients dans le Nouveau Fichier) jusqu'à ce que votre fichier principal ait été réduit à un total de 100 patients (101 lignes au total).
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- Assurez-vous de sauvegarder vos fichiers de cohorte (y compris votre fichier principal réduit) une fois terminé.
- Lorsque vous avez terminé de diviser votre fichier, vous pouvez procéder au téléchargement des cohortes vers Ocean pour les utiliser avec la Messagerie de Groupe.
Étape 1 : Localiser votre fichier .csv principal
- Localisez le fichier .csv sur votre ordinateur que vous avez obtenu de votre DMÉ.
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- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier .csv, sélectionnez 'Ouvrir avec', et sélectionnez 'Sublime Text'. Cela ouvrira le fichier en utilisant Sublime Text.
Étape 2 : Comprendre votre fichier .csv principal
- Après avoir ouvert votre fichier dans Sublime Text, vous verrez une ligne d'en-tête (ligne 1) suivie de lignes de patients exportés.
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- Sur le côté gauche de la fenêtre, vous verrez chaque numéro de ligne.
- La ligne d'en-tête définit l'ordre des valeurs séparées par chaque virgule. Dans cet exemple, nous pouvons voir que l'ordre des valeurs dans la ligne d'en-tête est : "Nom de famille", "Prénom(s)", "PHN", "Date de naissance", "Sexe", "Téléphone à la maison", "État".
- Sous la ligne d'en-tête, chaque ligne représente un record de patient unique, avec leurs informations respectives présentées dans la séquence ci-dessus, séparées par une seule virgule.
Étape 3 : Diviser votre fichier .csv principal
Créer un Nouveau Fichier
- Dans Sublime Text, cliquez sur 'Fichier' et sélectionnez 'Nouveau Fichier'. Cela créera un nouveau fichier.
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- Un nouvel onglet apparaîtra automatiquement dans votre fenêtre Sublime Text.
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Dupliquer la Ligne d'En-tête
- Retournez à votre onglet de fichier principal d'origine en cliquant dessus.
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- Sélectionnez toute la ligne d'en-tête (ligne 1) et copiez-la en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant 'Copier'.
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- Accédez au nouveau fichier qui a été créé.
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- Collez la ligne d'en-tête copiée en cliquant avec le bouton droit et en appuyant sur 'Coller'.
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- Assurez-vous que les lignes d'en-tête des deux fichiers sont identiques.
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Étape 4: Déplacer les Patients du Fichier Principal vers le Nouveau Fichier
Sélection des patients à partir du fichier principal
- Dans votre fichier principal, localisez la ligne 102. Cela représente le 101e patient dans votre fichier principal, car la ligne d'en-tête (ligne 1) est prise en compte dans le nombre total de lignes.
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- Sélectionnez tous les patients de la ligne 102 à la ligne 201 inclusivement (ce qui sélectionne 100 patients individuels), faites un clic droit, et sélectionnez 'Couper' pour les supprimer du fichier et les copier.
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Coller les patients dans un nouveau fichier
- Accédez au nouveau fichier qui comprend actuellement uniquement une ligne d'en-tête, placez votre curseur à la fin de la ligne d'en-tête (ligne 1), et appuyez sur la touche 'Entrée' ou 'Retour' de votre clavier pour ajouter une nouvelle ligne (ligne 2) en dessous de l'en-tête.
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- Faites un clic droit sur la ligne 2, et sélectionnez 'Coller' pour transposer les 100 patients que vous avez coupés précédemment dans le nouveau fichier sous l'en-tête.
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- Après avoir collé, défilez jusqu'en bas du nouveau fichier et vérifiez qu'il y a 101 lignes au total. La ligne 1 devrait être la ligne d'en-tête, suivie de 100 lignes supplémentaires de patients.
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- Sauvegardez le nouveau fichier en appuyant sur 'Fichier' et en sélectionnant 'Enregistrer sous...'. Entrez un nom reconnaissable pour le fichier, et assurez-vous d'ajouter l'extension de fichier '.csv' à la fin du nom. Cette étape garantit que le fichier reste dans le bon format.
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Étape 5: Créer plusieurs fichiers de cohorte
- Répétez les étapes 3 et 4 ci-dessus (c'est-à-dire, Créer un Nouveau Fichier, Dupliquer la Ligne d'En-tête, Sélectionner 100 Patients à partir du Fichier Principal, et Coller les Patients dans le Nouveau Fichier) jusqu'à ce que votre fichier principal ait été réduit à un total de 100 patients (101 lignes au total).
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- Assurez-vous de sauvegarder vos fichiers de cohorte (y compris votre fichier principal réduit) une fois terminé.
- Lorsque vous avez terminé de diviser votre fichier, vous pouvez procéder au téléchargement des cohortes vers Ocean pour les utiliser avec la Messagerie de Groupe.