Qu’est-ce que la Réservation en équipe ?
La Réservation en équipe est la toute dernière amélioration de la solution de Réservation de rendez-vous en ligne d’Ocean, conçue pour soutenir les cliniques sans rendez-vous, les cliniques de vaccination contre la grippe et les cliniques qui fonctionnent selon une approche basée sur l’équipe.
Quelles fonctionnalités sont incluses dans la Réservation en équipe ?
Ce nouveau module introduit des fonctionnalités puissantes conçues pour améliorer l’expérience de réservation tant pour les patients que pour le personnel :
- Flux simplifié pour le patient : Les patients sélectionnent maintenant d’abord leur type de rendez-vous, puis voient une liste de fournisseurs admissibles, afin de simplifier le processus de réservation.
- Premier rendez-vous disponible : Les cliniques peuvent choisir d’afficher aux patients le premier créneau horaire disponible.
- Planification de groupe : Regroupez plusieurs fournisseurs dans un horaire partagé afin que les patients puissent réserver un rendez-vous sans sélectionner un fournisseur spécifique. Parfait pour les soins urgents, les cliniques sans rendez-vous et les cliniques de vaccination contre la grippe.
Comment la Réservation en équipe se compare-t-elle à la Réservation standard ?
| Fonctionnalité | Description | Réservation standard | Réservation en équipe |
|---|---|---|---|
| Processus de réservation | L’ordre des étapes que le patient effectue pour réserver un rendez-vous en ligne. | 1) Sélectionner la planification des horaires 2) Sélectionner le type de rendez-vous |
1) Sélectionner le type de rendez-vous 2) Sélectionner la planification des horaires |
| Formulaire de pré-réservation | Le formulaire électronique que le patient complète lors de la réservation d’un rendez-vous en ligne. | Hautement personnalisable, peut être utilisé pour appliquer des règles de réservation très complexes et contient des types d’éléments de formulaire électronique sensibles. | Hautement personnalisable, ne prend pas en charge les règles de réservation complexes et ne contient pas de types d’éléments de formulaire électronique sensibles. |
| Première disponibilité | La capacité d’afficher le premier rendez-vous disponible pour vos planifications des horaires. | Non disponible. | Peut être activée en option. |
| Horaires de groupe | La capacité de créer un seul « horaire de groupe » composé de plusieurs planifications des horaires indépendantes. | Non disponible. | Peut être configurée en option. |
Comment puis-je commencer à utiliser la Réservation en équipe ?
Prérequis
- Votre site Ocean doit être approuvé pour la participation par l’équipe OceanMD.
Étape 1 : Configurer les types de rendez-vous disponibles pour la Réservation en ligne
La première étape consiste à configurer les types de rendez-vous disponibles pour la Réservation en ligne pour tous les fournisseurs qui utiliseront la réservation en ligne.
Note : Nous recommandons fortement d’activer et de configurer la correspondance des types de rendez-vous DMÉ afin de profiter des restrictions puissantes disponibles dans chaque planification des horaires.
Développez l’onglet ci-dessous pour obtenir de l’information supplémentaire concernant la configuration des types de rendez-vous lors de l’utilisation de la Réservation en équipe.
Puisque les patients choisissent d’abord leur type de rendez-vous puis choisissent une planification des horaires lors de la réservation en ligne, il est important de décider à quel point vos types de rendez-vous doivent être généraux ou spécifiques selon les préférences et les acheminements de votre clinique.
Par exemple, une large gamme de types de rendez-vous spécifiques qui peuvent ou non être offerts par un grand nombre de planifications des horaires est plus pertinente dans l’expérience de Réservation en équipe, puisque Ocean orientera intelligemment le patient pour qu’il sélectionne uniquement parmi la liste des planifications des horaires qui offrent le type de rendez-vous choisi.
En revanche, si vous n’avez que quelques types de rendez-vous identiques offerts par les fournisseurs de votre clinique, il y a une limite à la quantité d’acheminement intelligent type-vers-fournisseur qui peut être réalisée en fonction du type de rendez-vous choisi par le patient.
Étape 2 : Configurer les planifications des horaires
La deuxième étape consiste à configurer les planifications des horaires dans Ocean pour chacun des horaires DMÉ dans lesquels vous souhaitez que les patients puissent réserver en ligne.
Développez l’onglet ci-dessous pour obtenir de l’information supplémentaire concernant la configuration des planifications des horaires lors de l’utilisation de la Réservation en équipe.
- Un concept clé à comprendre lors de l’utilisation de la Réservation en équipe est la différence dans le formulaire de pré-réservation personnalisable que les patients remplissent lors de la réservation de leur rendez-vous en ligne :
- Dans l’expérience de Réservation standard, les patients sélectionnent d’abord la planification des horaires désirée, puis sélectionnent leur type de rendez-vous directement dans le formulaire de pré-réservation de l’horaire choisi. Cela donne aux cliniques la possibilité de configurer une logique de règles de réservation complexes basée sur le type de rendez-vous choisi par le patient (par exemple, empêcher le patient de réserver en fonction de ses réponses à des questions de dépistage personnalisées).
- Dans l’expérience de Réservation en équipe, puisque le patient sélectionne d’abord son type de rendez-vous désiré avant de sélectionner la planification des horaires (c’est-à-dire, à l’extérieur du formulaire de pré-réservation), les cliniques ne peuvent pas configurer de logique de règles de réservation complexes basée sur le type de rendez-vous choisi par le patient.
- Pour permettre à une planification des horaires individuelle d’être utilisée à la fois dans un lien de Réservation en équipe et un lien de Réservation standard simultanément, Ocean offre des formulaires de pré-réservation dédiés pour chaque processus de réservation à l’intérieur même de la planification des horaires.
- Lorsque le processus de Réservation en équipe est utilisé, Ocean continuera de respecter toutes les restrictions configurées dans chaque planification des horaires.
Étape 3 : Configurer les liens de réservation
La troisième étape consiste à configurer votre ou vos liens de réservation dans Ocean pour héberger les planifications des horaires que vous avez configurées précédemment.
- Dans la section « Réservation en ligne » du Portail Ocean, cliquez sur le bouton « Paramètres ».
- À côté de l’en-tête « Liens de réservation », cliquez sur « Configurer ».
- Cliquez sur « Ajouter un lien de réservation »
- Sélectionnez « Lien de réservation en équipe »
- Consultez la section « Paramètres de configuration du lien de réservation en équipe » ci-dessous pour plus de détails sur les nouveaux paramètres et options de configuration disponibles dans le lien de réservation en équipe.
-
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder » au bas de la page.
Après la sauvegarde, l’URL de votre lien de réservation sera générée et disponible sous l’en-tête « Liens de réservation » dans la page des paramètres de Réservation en ligne.
Paramètres de configuration du lien de réservation en équipe
Ensuite, consultez l’article Configurer les liens de réservation pour plus de détails sur les paramètres de configuration disponibles dans les liens de réservation standard et les liens de réservation en équipe.
Les options de configuration spécifiques aux liens de réservation en équipe sont décrites ci-dessous :
Premier rendez-vous disponible
- Activez en option la possibilité d’afficher aux patients le premier créneau horaire disponible pour chaque planification des horaires ou horaire groupé lors de la sélection de leur fournisseur.
- Lorsque cette option est activée, Ocean affichera également le nombre de créneaux horaires supplémentaires disponibles au cours des 10 prochains jours.
Ajouter un horaire groupé
Configurez en option un horaire groupé pour combiner jusqu’à dix planifications des horaires individuelles en un seul choix d’horaire pour que les patients puissent le sélectionner lors du processus de réservation.
- Cliquez sur « Ajouter un horaire groupé ».
- Saisissez un Nom de groupe que les patients verront et sélectionneront pour réserver dans ce groupe.
- Choisissez le Formulaire de réservation de groupe que les patients compléteront lors de la réservation avec ce groupe.
- Sélectionnez les planifications des horaires individuelles à inclure dans ce groupe.
- Cliquez sur « Sauvegarder les modifications ».
- Une fois sauvegardé, l’horaire groupé apparaîtra comme une seule option pour les patients lors de la réservation en ligne.
- Lorsqu’un patient réserve dans un horaire groupé, Ocean sélectionnera aléatoirement une planification des horaires individuelle du groupe pour y réserver le patient, tout en respectant toutes les restrictions configurées dans chaque planification des horaires indépendante.
Note : Les temps de chargement peuvent être affectés pour les sites configurés avec plusieurs groupes, chacun comportant jusqu’à 10 horaires. Pour ces configurations, nous recommandons de désactiver l’option Premier rendez-vous disponible afin de maintenir la performance.
Quelle est l’expérience du patient ?
Lorsqu’un lien de Réservation en équipe est utilisé, les patients réservent en ligne selon les étapes suivantes :
- Enregistrement
- Sélectionner le type & l’horaire
- Fournir les détails
- Choisir la date & l’heure
- Confirmation de la réservation
Développez l’onglet ci-dessous pour un aperçu visuel :
- Enregistrement : Le patient saisit ses informations.
-
Sélectionner le type & l’horaire : Le patient sélectionne le type de rendez-vous souhaité, puis peut choisir parmi les horaires qui l’offrent.
Note : Si le paramètre « Premier rendez-vous disponible » a été activée dans le lien de réservation, Ocean affichera le premier créneau horaire disponible pour chaque horaire ainsi que le nombre de créneaux supplémentaires disponibles au cours des 10 prochains jours.
- Fournir les détails : Le patient complète le formulaire de pré-réservation (équipe) pour l’horaire choisi.
- Choisir la date & l’heure : Le patient choisit une date et une heure de rendez-vous.
- Confirmation de la réservation : Le patient voit les détails de confirmation de son rendez-vous et a la possibilité de compléter le formulaire post-réservation pour l’horaire choisi.
Questions fréquemment posées
Développez chaque onglet ci-dessous pour en savoir plus :
Lorsqu’un horaire de réservation est configuré pour n’accepter que les rendez-vous le jour même et est hébergé dans un lien de réservation en équipe, Ocean continuera de respecter l’heure à laquelle l’horaire devient disponible pour les patients chaque jour, et les patients ne pourront réserver que pour la journée en cours.
Lorsque la fonctionnalité « Premier rendez-vous disponible » est activée et qu’aucun rendez-vous n’est disponible dans les 10 prochains jours, Ocean invite les patients à passer à l’étape suivante de la séquence de réservation pour consulter les rendez-vous au-delà des 10 prochains jours. Si aucun rendez-vous n’est disponible du tout (c’est-à-dire y compris au-delà des 10 prochains jours), les patients ne verront aucune disponibilité dans le calendrier de réservation et ne pourront pas réserver de rendez-vous.
Lorsque la fonctionnalité « Premier rendez-vous disponible » est désactivée et qu’aucun rendez-vous n’est disponible, les patients ne verront aucune disponibilité dans le calendrier de réservation et ne pourront pas réserver de rendez-vous.
Oui, vous pouvez héberger plusieurs configurations alternatives d’un horaire de réservation dans un seul lien de réservation en équipe.
Oui, un horaire de réservation peut être hébergé dans un lien de réservation en équipe à la fois comme horaire indépendant et comme partie d’un horaire groupé.
Non, puisque les patients choisissent leur type de rendez-vous avant de compléter le formulaire de pré-réservation lors du processus de réservation en équipe, le type de rendez-vous choisi par le patient n’est pas inclus dans la note générée à partir du formulaire de pré-réservation.
Cependant, lorsque la correspondance du type de rendez-vous DMÉ est activée (fortement recommandée), le type de rendez-vous pertinent sera appliqué directement au rendez-vous dans l’horaire du DMÉ.
Lorsque le paramètre « Premier rendez-vous disponible » est activée, Ocean évalue le ou les horaires DMÉ concernés et détermine le premier créneau horaire disponible. Ocean évalue également le nombre de créneaux supplémentaires disponibles dans les 10 prochains jours, en ignorant toute disponibilité en double entre les horaires (par exemple, dans le cas d’un horaire groupé).
Par exemple, si quatre horaires individuels dans un horaire groupé ont tous un créneau ouvert à 10 h, Ocean reconnaît que [4 x 10 h] créneaux existent, mais présentera cela au patient comme un seul créneau disponible à 10 h, puisque les quatre créneaux sont au même moment et que la disponibilité en double n’est généralement pas pertinente pour le patient au moment de réserver le rendez-vous.
La réservation en équipe coûte 10 $ supplémentaires pour chaque licence Engagement du patient (Plus) active sur votre site Ocean.
- Utiliser activement la réservation en ligne Ocean, avec au moins 3 horaires de réservation
- Être disponible pour planifier une session de configuration de 30 minutes dans les 4 prochaines semaines
- Utiliser l’un des DMÉ suivants : PS Suite, Med Access, Accuro ou OSCAR Pro
- Pour le moment, seuls les utilisateurs de PS Suite, Med Access, Accuro et OSCAR Pro peuvent participer.
Non, ce nouveau module a été conçu pour ressembler fortement à notre expérience de réservation en ligne standard, afin que les patients la trouvent familière et facile à utiliser.
La principale différence est qu’il permet aux patients d’accélérer leur réservation en leur montrant le premier rendez-vous disponible parmi un groupe de fournisseurs offrant le même service.
Pour les horaires comme les sans rendez-vous ou les réservations groupées, les patients ne sélectionneront pas un fournisseur spécifique. Ils réserveront plutôt avec n’importe quel fournisseur disponible du groupe, ce qui aide à remplir l’horaire plus rapidement sans nuire à l’expérience patient.
Problèmes connus
Aucun problème connu pour le moment. Veuillez utiliser le formulaire de rétroaction de la clinique pour signaler tout problème rencontré.