Qu'est-ce qu'une Admission Centrale?
Une Admission Centrale est un type spécial de site Ocean utilisé pour coordonner les références et optimiser l'utilisation des ressources d'une région géographique. Cette configuration spéciale du site permet aux utilisateurs de l'Admission Centrale de rester parties prenantes des références et de suivre la mise à jour de l'état de la référence pendant son traitement en aval. Les prestataires de soins de santé de la région peuvent choisir d'orienter leurs références vers une Admission Centrale plutôt que de les adresser directement à un fournisseur de services spécifique.
Le site de l'Admission Centrale peut garantir l'exhaustivité de la référence, transcrire les références reçues par télécopie, trier les références et gérer d'autres aspects administratifs. Ils peuvent transférer la référence à un Centre d'Évaluation pour des investigations supplémentaires, ou directement à un autre fournisseur de services de soins de santé qui fournit le service demandé.
Qu'est-ce qui rend un site d'Admission Centrale unique?
Étant donné que l'objectif principal d'une Admission Centrale est de gérer les références au sein d'une région, des fonctionnalités uniques ont été créées dans Ocean pour les aider dans leurs workflows.
Configuration de l'Annuaire
Les sites d'Admission Centrale disposent de Listings d'annuaire uniques spécifiquement configurés par OceanMD. Si vous souhaitez que votre Listing d'annuaire soit configuré comme une liste d'Admission Centrale, veuillez soumettre une demande à notre équipe de support.
Bouton de Transfert
- Une fois configuré en tant que site d'Admission Centrale par OceanMD, un bouton 'Transférer' apparaîtra sur chaque référence reçue.
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- Cela permet aux utilisateurs de l'Admission Centrale de transférer la référence au fournisseur de services approprié.
Dossiers Transférés
- Les sites d'Admission Centrale ont accès au dossier 'Transférés (Nouveau)' dans la zone des eRéférences.
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- Le dossier 'Transférés (Nouveau)' contient les références qui ont été électroniquement transférées par l'Admission Centrale et qui attendent maintenant dans le dossier 'Nouveau' du site destinataire.
Bouton Traitée
- Une fois qu'une recommandation a été marquée comme 'Réservée' ou 'Terminée' par un site destinataire (dans le cas de la transmission électronique), ou qu'un rendez-vous a été ajouté au volet de planification des horaires par le site de prise en charge central (dans le cas de la transmission manuelle), les utilisateurs de la prise en charge centrale peuvent ensuite utiliser le bouton 'Traité' dans la recommandation.
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- Cela déplace la recommandation dans le dossier 'Terminé' pour le site de prise en charge central, tout en la conservant dans le dossier existant pour les autres parties prenantes de la recommandation. Marquer la recommandation comme 'Traité' n'a aucun impact sur les calculs de temps d'attente.
- Ce workflow 'Traité' est utile pour les sites de prise en charge centrale s'ils effectuent certaines de leurs propres fonctions administratives pour clôturer la recommandation de leur point de vue (par exemple, tout enregistrement manuel en dehors d'Ocean).
Filtrage des dossiers d'état 'Réservation en attente'
- Les sites de prise en charge centrale ont accès au filtre 'Transferts' dans leur dossier d'état 'Réservation en attente'.
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- 'Non transféré (plus refusé)' inclut les recommandations qui n'ont jamais été transférées, ainsi que les recommandations qui ont été transférées, acceptées, puis refusées par la suite par le destinataire.
- 'Jamais transféré' inclut les recommandations qui n'ont jamais été transférées.
- 'Tout historique de transfert' inclut les recommandations qui ont été transférées au moins une fois (que ce soit numériquement ou manuellement).
Les utilisateurs de la prise en charge centrale peuvent superposer le filtre 'Transferts' sur les filtres 'Priorité' et/ou 'Protocole' pour se concentrer sur les recommandations d'un état particulier.
Gestion des temps d'attente
Dans certains modèles de mise en œuvre, les sites de prise en charge centrale peuvent jouer un rôle important dans la gestion d'un grand volume de recommandations. Cela pourrait entraîner l'affichage d'informations de temps d'attente calculées moins précises dans l'Ocean Healthmap pour certains services de santé en raison d'heuristiques de routage de recommandations définies en dehors d'Ocean.
Dans ces cas, il peut être préférable d'indiquer que les temps d'attente sont 'Gérés par la prise en charge centrale', plutôt que d'afficher les temps d'attente calculés par Ocean. Les sites de prise en charge centrale peuvent demander que cette fonctionnalité soit activée par un administrateur d'OceanMD en contactant l'équipe de support OceanMD.
- Une fois activée, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans l'annuaire de répartition centralisée seront remplacés par 'Géré par la répartition centralisée'.
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- De plus, tous les temps d'attente calculés pour les offres de services de santé dans les annuaires des utilisateurs finaux qui ont été configurés pour rediriger automatiquement les références vers la répartition centralisée seront remplacés par 'Géré par la répartition centralisée'.
- Lorsqu'un temps d'attente pour une offre de services de santé est 'Géré par la répartition centralisée', le temps d'attente affiché dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap est vide.
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Note: Les annuaires de répartition centralisée et les annuaires des utilisateurs finaux peuvent être configurés avec des temps d'attente auto-déclarés qui peuvent être affichés dans les résultats de recherche de l'Ocean Healthmap.
Comment les sites de répartition centralisée reçoivent-ils des références?
Les sites de répartition centralisée reçoivent des références soit en les envoyant directement par les fournisseurs référents à leur fiche de répartition centralisée sur l'Ocean Healthmap, soit en redirigeant automatiquement leurs références entrantes vers la fiche de répartition centralisée. Les sites de répartition centralisée peuvent également recevoir des références envoyées manuellement par fax, et les transcrire dans Ocean pour profiter des fonctionnalités numériques.
- L'image à droite est un exemple d'une fiche de répartition centralisée sur l'Ocean Healthmap vers laquelle un fournisseur référent pourrait envoyer directement.
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- Les sites destinataires des références qui souhaitent rediriger automatiquement leurs références vers une répartition centralisée peuvent sélectionner le site de répartition centralisée approprié en le recherchant dans le champ 'Fiche de répartition centralisée' de leurs propres paramètres d'annuaire.
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Processus de répartition centralisée
Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour obtenir des informations sur les différents processus que les sites de répartition centralisée utilisent pour transmettre les références.
Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de prise en charge centrale lorsqu'ils transmettent une référence à un fournisseur de soins de santé qui accepte les eRéférences via la plateforme Ocean.
- Localisez la référence pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.
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Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Examiner...' pour ouvrir le formulaire d'examen.
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Optionnel : Complétez le formulaire d'examen, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour apposer la note dans le volet des 'Notes' de la référence.
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- Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de la référence pour la transférer.
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- Sélectionnez ou recherchez le destinataire de la référence souhaité avec une icône verte. L'icône verte indique qu'ils acceptent les eRéférences.
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- Examinez les informations de la fiche du destinataire, et appuyez sur 'Transférer la référence' lorsque vous êtes prêt.
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La référence transférée peut maintenant être trouvée dans votre dossier 'Transféré (Nouveau)', avec une flèche verte indiquant qu'elle a été transférée électroniquement au site destinataire.
Si le site destinataire accepte la référence, elle passera dans le dossier 'Rendez-vous en attente'.
Lorsque le site destinataire prend un rendez-vous pour la référence, elle passera dans le dossier approprié 'Rendez-vous non confirmé' ou 'Rendez-vous confirmé'.
Si nécessaire, le site de prise en charge centrale peut marquer une référence comme 'Terminée' une fois qu'un rendez-vous a été pris, la déplaçant dans le dossier 'Complété' pour le site de prise en charge centrale uniquement.
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Les étapes ci-dessous peuvent être utilisées par les sites de Réception centralisée lorsqu'ils transmettent une référence à un fournisseur de soins de santé qui n'accepte pas les eRéférences via la plateforme Ocean.
Cela implique l'envoi manuel par télécopie de la référence en dehors de la plateforme Ocean, et simplement mettre à jour l'état dans Ocean au nom du véritable destinataire de la référence.
- Localisez la référence pertinente dans le dossier 'Nouveau', et cliquez dessus pour l'ouvrir.
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Optionnel : Dans la zone des Notes, cliquez sur l'icône de bulle de dialogue, et sélectionnez 'Examiner...' pour ouvrir le formulaire d'examen.
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Optionnel : Complétez le formulaire d'examen, et appuyez sur 'Sauvegarder' pour apposer la note dans le volet des 'Notes' de la référence.
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- Utilisez le bouton 'Transférer' en bas de la référence pour transférer la référence.
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- Sélectionnez ou recherchez le destinataire de la référence souhaité avec une icône grise. L'icône grise indique qu'ils n'acceptent pas actuellement les eRéférences.
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- Examinez les informations de la fiche du destinataire, et appuyez sur 'Imprimer la référence' pour obtenir un fichier imprimable de la référence.
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- Imprimez le fichier et faxez manuellement la référence au destinataire à l'aide d'une machine à faxer.
- Utilisez la case de confirmation dans Ocean pour confirmer que vous avez transféré manuellement la référence au destinataire.
- Appuyez sur 'Transférer la référence' pour compléter le processus.
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La référence est déplacée dans le dossier 'Rendez-vous en attente', avec une flèche grise indiquant qu'elle a été transférée manuellement.
Étant donné que la référence a été transférée manuellement au destinataire, le site de prise en charge central conserve la responsabilité de mettre à jour les informations de référence et de planification des rendez-vous dans Ocean.
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- Si désiré, le site de prise en charge central peut utiliser le bouton 'Traité' pour déplacer la référence vers 'Terminé' uniquement pour le site de prise en charge central.