L'Ocean dispose d'une fonctionnalité intégrée vous permettant d'assigner facilement une eRéférence à un autre utilisateur sur votre site Ocean.
Ceci est utile pour signaler, trier, organiser et traiter les eRéférences. Une eRéférence peut être signalée pour examen à tout moment pendant le processus de référence, permettant ainsi un examen approprié même avant de décider de l'accepter ou de la refuser.
Le processus d'examen peut également être effectué sans signaler une personne spécifique chargée d'examiner une eRéférence. En d'autres termes, la fonctionnalité du formulaire d'examen peut être utilisée comme un outil autonome pour appliquer un processus d'examen structuré aux références que vous recevez.
Veuillez développer l'onglet approprié ci-dessous pour en savoir plus sur chaque aspect du processus d'examen :
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Localiser et ouvrir votre eRéférence
- Commencez par vous connecter au Portail Ocean.
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- Naviguez vers la zone des eRéférences en ouvrant le 'Menu' et en sélectionnant 'eRéférences & eConseils'.
- Localisez l'eRéférence que vous souhaitez signaler pour examen en utilisant les catégories de dossiers ou la barre de recherche. Ouvrez l'eRéférence en cliquant dessus.
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Signaler l'eRéférence pour examen
- Après avoir ouvert l'eRéférence, localisez le champ 'Doit être examiné' en bas à gauche.
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- En cliquant à l'intérieur de la zone de texte, une liste d'utilisateurs de votre site Ocean s'affiche. Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez notifier. Vous pouvez également taper leur nom pour filtrer automatiquement la liste.
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- Une fois que vous avez sélectionné l'utilisateur désiré, le bouton 'Notifier' apparaîtra. Appuyez dessus pour envoyer une notification par courriel à l'utilisateur que vous avez sélectionné, indiquant que son examen est requis.
Note : Pour assigner une eRéférence pour examen sans déclencher de notification par courriel, appuyez simplement sur 'Sauvegarder & Fermer' après avoir sélectionné un utilisateur.
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- Un message de confirmation apparaîtra à l'écran confirmant qu'une notification par courriel a été envoyée, ainsi que l'adresse courriel à laquelle elle a été envoyée.
Note : La notification par courriel sera envoyée à l'Adresse Courriel indiquée dans les paramètres du compte utilisateur Ocean du réviseur.
- Un exemple de l'e-mail que le réviseur recevra peut être consulté en agrandissant l'image à droite.
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- Appuyez sur 'Sauvegarder & Fermer' pour fermer l'eRéférence.
- L'eRéférence sera déplacée dans le dossier 'Doit être examiné' de l'ensemble du site. Elle apparaîtra également dans le dossier 'Pour Moi' du réviseur assigné.
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1. Localiser et ouvrir votre eRéférence
Il existe trois options pour localiser et ouvrir votre eRéférence :
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Option 1 :
Vous pouvez ouvrir l'eRéférence assignée en cliquant sur le bouton 'Voir l'eRéférence' dans l'e-mail de notification. -
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Option 2 :
Si l'eRéférence vous a été assignée sans notification par e-mail, vous pouvez la localiser dans le dossier 'Pour moi'. -
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Option 3 :
Vous pouvez utiliser le filtre 'Relecteur' dans le dossier 'Besoin de révision' pour localiser toutes les références qui ont été assignées à un utilisateur ou un groupe particulier(s). -
2. Réviser l'eRéférence
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Note : La fonctionnalité du panneau 'Révision' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eRéférence, car elle est utilisée pour la révision/le triage par le destinataire de l'eRéférence. Une fois que le destinataire effectue la révision, la note résultante sera visible par tous les intervenants de la référence dans la zone 'Notes'.
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Le panneau 'Révision' dans l'eRéférence s'ouvrira automatiquement pour les utilisateurs médecins.
Pour les utilisateurs non-médecins, ce panneau peut être accédé en sélectionnant l'icône de bulle de dialogue dans la zone 'Notes', et en appuyant sur 'Révision...'.
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- Assigner un niveau de priorité à l'eRéférence et ajouter des commentaires supplémentaires.
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- Compléter le processus de révision en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
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- 1. Refuser la demande
- Ajoute une note simple dans le volet Notes indiquant que l'eRéférence doit être refusée, et la recatégorise automatiquement dans le dossier d'état approprié. L'eRéférence doit ensuite être refusée manuellement par l'utilisateur suivant qui la traite.
- 2. Sauvegarder
- Ajoute une note de synthèse de la revue dans le panneau Notes.
- 3. Révisé
- Ajoute une note de synthèse de la revue dans le panneau Notes, complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier où elle se trouvait précédemment.
- 4. Flèche de révision
- Offre des options supplémentaires pour compléter la revue.
- 'Revoir et accepter' complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier 'Réservation en attente'. Note : Cette option n'est disponible que si l'eRéférence n'a pas déjà été acceptée.
- 'Revoir et refuser' complète le processus de revue et déplace l'eRéférence dans le dossier 'Refusé'.
Conseil rapide
- Le bouton bascule 'Activer le mode de revue' dans le coin inférieur gauche peut être utilisé pour accélérer le processus de revue des eRéférences.
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- Lorsque le mode de revue est activé et qu'il y a plusieurs eRéférences en attente de revue, le bouton 'Révisé et fermé' au centre inférieur de l'eRéférence est remplacé par un bouton 'Révisé et suivant', vous permettant de passer rapidement à la prochaine eRéférence en attente sans devoir la fermer et l'ouvrir manuellement à chaque fois.
1. Localiser et Ouvrir votre eRéférence
- Dans la section 'eRéférences & eConseils' du Ocean Portail, localisez votre référence et cliquez dessus pour l'ouvrir.
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2. Examiner l'eRéférence
Note : La fonctionnalité du panneau 'Examiner' décrite ci-dessous n'est pas disponible pour les expéditeurs d'eRéférences, car elle est utilisée pour l'examen/triage par le destinataire de l'eRéférence. Une fois que le destinataire effectue l'examen, la note résultante sera visible par tous les intervenants de la référence dans la section 'Notes'.
- Dans la section 'Notes' de la référence, appuyez sur l'icône de bulle de dialogue et sélectionnez 'Examiner...'.
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La zone de note d'examen apparaîtra sur le côté droit.
Note : Les formulaires d'examen peuvent être personnalisés pour s'adapter aux processus d'examen de chaque Site Ocean, donc votre formulaire spécifique peut avoir un aspect légèrement différent.
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- Assignez un niveau de priorité à l'eRéférence et ajoutez des commentaires supplémentaires. Votre formulaire d'examen peut comporter des questions supplémentaires s'il a été personnalisé.
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- Complétez le processus d'examen en sélectionnant l'une des options ci-dessous :
- 1. Demande de Refus
- Appose une note simple dans le volet Notes indiquant que l'eRéférence doit être refusée. L'eRéférence doit ensuite être refusée manuellement par l'utilisateur suivant qui la traite.
- 2. Sauvegarder
- Appose une note de synthèse de l'examen dans le volet 'Notes'.