Le répertoire des services de santé d'Ocean aide les fournisseurs à localiser d'autres fournisseurs de services de santé qui peuvent fournir des services à leurs patients.
Chaque fournisseur a une inscription correspondante dans le répertoire des services de santé (OceanHealthMap.ca) qui répertorie les informations de contact du fournisseur, ainsi que diverses options pour la communication entre fournisseurs.
Les principaux canaux de communication utilisés par ces fournisseurs incluent les moyens suivants :
- Téléphone
- Fax
- Adresse physique
- Communication électronique sécurisée utilisant Ocean (pour les eOrientations, consultations électroniques, formulaires de site Web, etc.)
Étant donné que la communication entre fournisseurs implique généralement l'échange d'informations personnelles sur la santé (IPS) d'un patient dans le but de fournir des soins, d'un point de vue de la confidentialité, il est crucial que ces inscriptions fournissent des informations de contact précises et un moyen de communication sécurisé.
En tant que fournisseur de services électroniques, OceanMD suit un certain nombre de stratégies pour assurer l'intégrité des inscriptions dans le répertoire des services de santé d'Ocean.
Fournisseurs de Réseaux d'Informations sur la Santé (FRIS) peuvent aider à la validation et à la maintenance des inscriptions sous leur juridiction. Les FRIS sont encouragés à utiliser les stratégies suivantes, ainsi que leurs propres meilleures pratiques, pour protéger la confidentialité des patients.
Validation des Informations de Contact de Base des Inscriptions
En tant que FRIS facilitant cette communication pour un ensemble spécifique de fournisseurs utilisant Ocean, vous assumez la responsabilité de vous assurer raisonnablement que les fournisseurs dans le répertoire ont des informations de contact précises et à jour.
Il est très important de garder les informations des inscriptions actuelles. Sinon, les fournisseurs peuvent utiliser des informations incorrectes ou obsolètes pour envoyer des informations personnelles sur la santé (IPS), comme un ancien numéro de fax utilisé pour une orientation de patient, ce qui pourrait potentiellement entraîner une violation de la confidentialité.
Votre FRIS doit développer et mettre en œuvre un processus dédié et continu pour maintenir en toute sécurité l'exactitude et l'actualité de ces informations de contact. Pour des conseils sur le développement de ce processus, veuillez consulter cet article : Comment OceanMD valide-t-il les inscriptions au répertoire des services de santé en tant que fournisseurs de soins de santé légitimes ?
Lorsque les informations de contact de l'inscription sont validées avec succès, elles peuvent être utilisées comme une référence raisonnablement fiable pour les moyens de communication traditionnels (téléphone, fax, courrier, etc.).
Cependant, l'approbation pour utiliser les inscriptions pour la communication électronique (telle que l'eOrientation), implique certaines considérations supplémentaires en matière de confidentialité. Des étapes supplémentaires sont nécessaires pour valider complètement les fournisseurs qui fournissent ces services électroniques.
Validation des Inscriptions pour la Réception de Communications Électroniques Utilisant Ocean
Avant de permettre aux fournisseurs de participer à l'échange sécurisé d'IPS utilisant Ocean, il est important pour le FRIS de s'assurer que ces fournisseurs non seulement ont des informations de contact à jour dans l'inscription, mais qu'ils :
- S'assurent que les fournisseurs sont véritablement représentés dans le monde réel par les comptes utilisateurs Ocean et le site Ocean qu'ils prétendent représenter dans l'inscription (par le processus de validation d'identité)
- S'assurent que ces fournisseurs ont fourni un consentement éclairé pour participer en tant que fournisseurs de soins au sein du réseau Ocean, ainsi que l'engagement de traiter les communications électroniques envoyées via Ocean de manière sûre, sécurisée et en temps opportun. Ce consentement est généralement fourni avec un accord de participation spécifique au FRIS signé.
1. Validation d'Identité
Il est important de savoir que tout utilisateur malveillant sur Internet pourrait tenter de s'inscrire à un compte Ocean et se faire passer pour un prestataire de soins de santé réel en revendiquant une inscription dans l'annuaire. Contrairement à un téléphone public, un numéro de fax publié ou une adresse postale physique, cet utilisateur pourrait recevoir directement des informations de santé personnelles (par exemple, sous la forme d'une eOrientation envoyée par un référent non averti), sauf si des mesures de protection appropriées sont en place.
- Ce processus initial d'inscription et de revendication est autorisé par Ocean (pour des raisons de facilité d'utilisation lors de l'intégration de nouveaux cliniciens), malgré la possibilité d'un demandeur illégitime. Pour alerter les référents et autres prestataires de soins de santé de ce risque, ces inscriptions sont considérées comme "non validées" et sont marquées d'un avertissement dans l'annuaire.
-
Un HINP est capable de valider que la revendication d'inscription de l'utilisateur est légitime. Pour être confiant dans cette étape de validation, au minimum, le HINP doit d'abord :
- Parler avec une personne en personne ou au téléphone et vérifier leur intention récente de revendiquer cette inscription dans Ocean.
- Avoir des preuves objectives que cette personne a l'autorité d'agir au nom de la clinique (par exemple, en les appelant en utilisant le numéro de téléphone public de la clinique)
- Valider les informations de contact de l'inscription en utilisant une source externe telle qu'une page Internet publique ou l'annuaire du CPSO (dans l'article susmentionné)
- S'assurer que le nom d'utilisateur Ocean et le site Ocean revendiquant cette inscription dans Ocean correspondent aux informations de cette personne telles qu'elles ont été transmises en dehors d'Ocean (c'est-à-dire pour s'assurer qu'elles correspondent aux mêmes informations qui ont été transmises par téléphone ou en personne).
2. Consentement et Engagement du Prestataire
Avant de valider une revendication d'inscription, le HINP devrait avoir un accord standard en place avec le prestataire. L'accord devrait inclure, au minimum :
- Rôles et responsabilités du prestataire agissant en tant que destinataire de messages Ocean.
- Un examen de la manière dont les services peuvent affecter la vie privée des personnes qui font l'objet des informations (par exemple, une Évaluation d'Impact sur la Vie Privée).
- Un accord pour se conformer aux restrictions et conditions conformément à la LPRPDE et/ou à la loi provinciale locale sur la vie privée.
- Un examen de leur responsabilité de surveiller les messages Ocean et de répondre à ces messages de manière raisonnablement rapide (similaire à la norme de soins pour les spécialistes en ce qui concerne la réponse aux orientations par fax dans les délais prescrits)
Si les critères ci-dessus sont remplis conformément à la politique de votre propre organisation (telle que déterminée par votre responsable de la protection de la vie privée), vous pouvez procéder à la validation de la revendication de l'inscription.
Validation des Revendications d'Inscription dans Ocean pour la Communication Électronique
Une fois que les exigences ci-dessus ont été examinées et approuvées, un représentant du HINP peut procéder à la validation de l'inscription (une fois que le compte utilisateur Ocean du représentant a reçu ce privilège par OceanMD).
- Pour valider l'inscription, allez sur le site Ocean qui possède l'inscription, mettez à jour les informations pertinentes, et cliquez sur 'Sauvegarder'.
-
- Si l'inscription n'a pas encore été validée pour recevoir des orientations électroniques, vous verrez une invite vous demandant de vérifier que le site est valide. Une fois que vous confirmez, l'inscription sera considérée comme valide et l'avertissement affiché dans la carte de santé Ocean ne sera plus visible.