Si vous êtes un site récepteur qui accepte les eOrientations, vous souhaiterez peut-être activer la fonction de rappels de rendez-vous eOrientation au sein de votre site.
Les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations peuvent envoyer des rappels de rendez-vous automatisés aux patients concernant leurs rendez-vous à venir.
Note : Il s'agit d'une étape optionnelle dans la configuration de votre site Ocean pour recevoir des eOrientations.
Cet article explique la configuration requise pour envoyer des rappels aux patients basés sur les informations de rendez-vous réservées stockées dans vos eOrientations Ocean.
Alternativement, si votre site Ocean est intégré à votre DMÉ (par exemple, PS Suite, Med Access, Accuro, OSCAR Pro), Ocean peut utiliser votre calendrier DMÉ comme source d'informations pour les rappels de rendez-vous. Veuillez vous référer au Guide de configuration des rappels aux patients pour des instructions détaillées sur cette option de configuration alternative.
Prérequis
- Vous devez avoir accès en tant qu'administrateur de site sur votre site Ocean.
- Ocean Cloud Connect doit être configuré et activée pour votre site Ocean.
Configuration du site Ocean
- Après vous être connecté à l'Ocean Portail, ouvrez le 'Menu' et cliquez sur 'Rappels aux patients'.
- Cliquez sur le bouton 'Paramètres' en haut à droite.
- Cliquez sur le bouton 'Modifier la configuration' pour modifier les paramètres universels de rappel pour votre site Ocean.
- Définissez la 'Source de rendez-vous' sur 'eOrientations'.
- Définissez l'Heure d'exécution quotidienne' à votre heure préférée de la journée. Ocean commencera à traiter les rappels à l'heure sélectionnée.
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Cliquez sur 'Sauvegarder'.
Note : Les rappels par message texte ne sont actuellement pas disponibles lorsque la 'Source de rendez-vous' est définie sur 'eOrientations'.
Création de règle de rappel
Une fois la configuration ci-dessus complétée, vous pouvez créer votre ou vos règles de rappel. Les règles de rappel vous permettent de définir combien de temps à l'avance un rappel doit être envoyé avant un rendez-vous.
Vous pouvez créer un nombre quelconque de Règles de Rappel pour envoyer plusieurs notifications par courriel au patient avant leur rendez-vous. Par exemple, vous pouvez configurer une règle pour envoyer 1 mois avant le rendez-vous, une deuxième règle pour envoyer 1 semaine avant le rendez-vous, puis une autre règle pour envoyer la veille du rendez-vous.
- À partir de la zone Paramètres des Rappels aux Patients, cliquez sur 'Ajouter une Règle de Rappel'.
- Entrez un 'Nom de Règle'. Ce nom n'est jamais visible pour les patients. Il est recommandé de fournir un nom reconnaissable ou descriptif pour votre règle.
- Précisez le nombre de jours avant le rendez-vous que le rappel doit être envoyé.
- Activez éventuellement la case à cocher pour inclure un fichier iCal dans le courriel de rappel.
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Cliquez sur le bouton 'Sauvegarder' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans son état actuel. Pour les nouvelles règles, cela sauvegarde la règle dans un état désactivé.
Alternativement, cliquez sur le bouton 'Sauvegarder & Activer la Règle' pour sauvegarder votre Règle de Rappel dans un état activé.
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Votre ou vos Règles de Rappel apparaîtront dans la page principale des Paramètres des Rappels aux Patients, où vous pouvez désactiver, activer, modifier les règles existantes, et créer de nouvelles règles.
Les règles existantes peuvent être supprimées en modifiant la règle puis en cliquant sur le bouton 'Supprimer la Règle'
Vous êtes prêt ! À l'heure de la journée spécifiée dans la configuration des rappels de votre site Ocean, Ocean Cloud Connect enverra des courriels de rappel de rendez-vous à tous les patients ayant des références réservées qui répondent à tous les critères de règle de rappel activée et qui ont consenti à recevoir des notifications par courriel.
- Le courriel de rappel de rendez-vous contient les mêmes informations qui ont été fournies au patient dans le courriel de notification de réservation initial, y compris tous les commentaires de réservation, pièces jointes, et la possibilité de confirmer le rendez-vous (s'il n'a pas déjà été confirmé).
