Comment spécifier les parties prenantes copiées
- Lorsqu'une consultation ou une référence est envoyée pour la première fois, l'expéditeur peut spécifier des parties prenantes supplémentaires à copier sur la référence/consultation en utilisant le champ 'Copie de la référence et des mises à jour d'état à' en bas de la fenêtre de référence.
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- Si une consultation ou une référence a déjà été envoyée, l'expéditeur ou le destinataire de la référence peut ajouter ou supprimer des parties prenantes copiées en utilisant la même fonctionnalité dans la zone 'Général' de la référence.
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- Pour ajouter une partie prenante copiée à la consultation/référence à n'importe quel moment du cycle de vie de la référence, la partie prenante doit exister en tant que Répertoire dans l'Ocean Healthmap. Après avoir saisi un terme clé dans le champ de texte, le(s) Répertoire(s) correspondant(s) apparaîtront pour la sélection.
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Comment les parties prenantes copiées sont-elles notifiées ?
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Si une partie prenante est copiée lorsque la consultation/référence est envoyée pour la première fois, elle recevra une notification par e-mail l'informant avec un langage spécifique indiquant qu'elle a été copiée en tant que partie prenante.
Note : La notification par e-mail est envoyée à l'adresse 'E-mail de notification de référence' répertoriée dans le Répertoire de la partie prenante copiée.
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- Si une partie prenante est copiée après que la consultation/référence ait déjà été envoyée, elle recevra une notification par e-mail au moment de la prochaine mise à jour d'état importante (par exemple, réservation de rendez-vous, annulation) l'informant de la mise à jour d'état.
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- Si vous copiez une partie prenante après que la référence ait déjà été envoyée et que vous souhaitez les informer immédiatement, vous pouvez les alerter manuellement en leur envoyant un message en utilisant la zone 'Messagerie' dans la référence.
Copie des listes revendiquées par rapport aux listes non revendiquées
Lorsqu'un état change, Ocean détermine comment chaque partie prenante doit être notifiée.
Les listes des parties prenantes qui ont été réclamées par un site Ocean sont automatiquement notifiées par courriel, comme décrit ci-dessus.
Les listes des parties prenantes qui n'ont pas été réclamées par un site Ocean ne peuvent pas être notifiées par courriel Ocean ou recevoir des résultats électroniquement via Ocean. Par conséquent, la consultation/référence et les informations associées doivent être faxées à la liste ou envoyées d'une autre manière.
- Lorsqu'une consultation/référence avec une liste de parties prenantes non réclamée est mise à jour par un utilisateur, Ocean informe l'utilisateur qu'une notification manuelle est nécessaire pour la liste. Les utilisateurs peuvent envoyer ces notifications manuelles en cliquant sur 'Imprimer la feuille de notification pour télécopie', imprimer le dossier de référence faxable sur papier, puis le télécopier au destinataire.
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- Alternativement, l'utilisateur peut sélectionner l'une des autres options pour indiquer qu'il notifiera par téléphone, ou qu'il a déjà été notifié, ou qu'aucune notification n'est nécessaire.
Quand les parties prenantes copiées sont-elles notifiées?
Les parties prenantes copiées électroniquement reçoivent une notification par courriel pour chacun des scénarios suivants:
- Lorsque la nouvelle consultation/référence est envoyée pour la première fois et qu'elles sont incluses dans le champ 'Copie de la référence et des mises à jour d'état à'
- Lorsque la consultation/référence est Annulée, Refusée ou Resoumise
- Lorsque des Informations sur le rendez-vous sont ajoutées ou modifiées dans la référence/consultation
- Lorsque des Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans la référence/consultation
- Lorsque des Pièces jointes de réservation sont ajoutées ou modifiées dans la référence/consultation
- Lorsque la référence/consultation est Transférée
Où les parties prenantes copiées sont-elles affichées?
Les parties prenantes copiées sont affichées dans les zones suivantes:
- La zone 'Général' dans la consultation/référence dans Ocean
- La liste des destinataires de messages électroniques dans la zone de messagerie de la consultation/référence (uniquement si la liste des parties prenantes a été réclamée par un site Ocean)
- La feuille de notification de référence, qui est utilisée pour aider les sites à notifier d'autres sites hors ligne via télécopie
- Le dossier de référence
- La note de référence
Comment les intervenants copiés accèdent-ils à la consultation/référence?
- Les intervenants copiés sur une consultation/référence peuvent y accéder en cliquant sur le bouton 'Voir l'eRéférence' dans les notifications par courriel qu'ils reçoivent.
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- Les intervenants copiés peuvent également accéder à la consultation/référence directement dans la section 'eConseils & eRéférences' de leur site Ocean en utilisant le dossier 'Toutes reçues'.
Quelles actions un intervenant copié peut-il effectuer dans la consultation/référence?
Les intervenants copiés peuvent :
- Envoyer et recevoir des messages en utilisant la zone de Messagerie
- Ajouter et consulter des Notes publiques dans la référence
- Télécharger manuellement une copie PDF du record de référence
- Importer la référence dans leur DMÉ (si leur site Ocean est intégré à leur DMÉ) en utilisant le Menu d'action
Un intervenant copié peut-il être retiré de la consultation/référence?
htmlOui, un intervenant copié peut être retiré d'une consultation/référence à tout moment. Les intervenants copiés peuvent être retirés par l'expéditeur de la référence, le destinataire de la référence ou par l'intervenant copié lui-même.