Comment Ocean interagit avec les systèmes de réservation DMÉ intégrés
Conditions préalables
- Votre site Ocean doit être intégré à votre DMÉ en utilisant Cloud Connect Ocean.
- Votre(s) horaire(s) DMÉ doit(ent) être activé(s) pour une utilisation dans la réservation en ligne sous une 'Licence d'engagement des patients (Plus)'. Pour ce faire, veuillez consulter l'article suivant : Ajouter des licences Ocean.
- Votre site Ocean doit avoir une inscription au répertoire validée. Les détails de l'inscription au répertoire sont utilisés pour remplir les informations de votre clinique sur la page de confirmation et/ou l'email au patient.
Le planificateur
- Définir l'heure de réservation et effacer l'heure de réservation. Utilisez la fonction Définir l'heure de réservation et Effacer l'heure de réservation pour indiquer les créneaux horaires réservables dans votre emploi du temps. Les créneaux horaires indisponibles seront indiqués par un "x" violet dans l'emploi du temps de PS Suite.
- Rendez-vous de remplissage de réservation. Les créneaux horaires avec des patients assignés sont indisponibles pour la réservation en ligne. Vous pouvez également bloquer un créneau horaire en mettant une description dans le champ "Détails" du créneau horaire dans votre emploi du temps de PS Suite - comme "pas de réservation en ligne", "déjeuner", "réunion", etc. Lorsque le champ "Détails" est rempli, Ocean considérera ce créneau comme indisponible.
- Types de rendez-vous de PS Suite. Pour des restrictions avancées, telles qu'un nombre maximum d'un certain type de rendez-vous par jour, ou une disponibilité différente en fonction du type de rendez-vous réservé, vous devrez utiliser le mappage des types de rendez-vous DMÉ en plus de créer des types de rendez-vous de remplacement dans PS Suite. Vous devez inclure "réservation en ligne" ou "/ob" dans le titre de ces types de rendez-vous de remplacement.
Avertissement pour les utilisateurs de PS Suite :
Ocean ne reconnaît pas le texte et la couleur d'arrière-plan du planificateur de PS Suite. Les créneaux horaires marqués uniquement avec du texte ou de la couleur d'arrière-plan en utilisant la fonction 'Texte & Couleur récurrents' dans PS Suite seront considérés comme des créneaux horaires ouverts et réservables par Ocean. Ne tentez pas de bloquer des créneaux horaires dans l'emploi du temps en modifiant les créneaux à l'aide de cette fonction.
Telus ne rend pas ces couleurs d'arrière-plan disponibles pour des systèmes tiers comme Ocean, donc le moteur de réservation en ligne ne peut pas déterminer leur existence. En ce qui concerne Ocean, un créneau avec un arrière-plan bleu sans rendez-vous est le même qu'un créneau avec un arrière-plan blanc sans rendez-vous.
- Ocean ne peut réserver des rendez-vous que dans des créneaux horaires vides ou des créneaux de modèle prédéterminés de votre DMÉ. Vous pouvez sélectionner les créneaux horaires dans lesquels Ocean doit réserver sur la page Modifier l'emploi du temps de réservation.
- Il existe plusieurs façons de rendre les créneaux indisponibles pour la réservation en ligne.
- Créneaux de modèle. Les créneaux de modèle que vous ne souhaitez pas voir réservés en ligne par les patients doivent être désélectionnés dans la configuration de l'emploi du temps de réservation (sous le paramètre “Autoriser les patients à réserver dans ces créneaux de modèle”).
- Heures de travail. Ocean peut lire les paramètres des heures de travail et ne réservera pas de rendez-vous aux dates et créneaux horaires marqués comme heures non travaillées.
- Rendez-vous de remplissage de réservation. Les créneaux horaires avec des patients assignés sont indisponibles pour la réservation en ligne. Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous dans Med Access que vous souhaitez bloquer. Ensuite, cliquez sur "Menu", puis cliquez sur "Définir le type de rendez-vous", et enfin cliquez sur "Bloqué". À partir de là, vous devriez pouvoir entrer "pas de réservation en ligne" dans le champ de description et préciser la période que vous souhaitez bloquer.
- Ocean ne peut réserver des rendez-vous que dans des créneaux prédéterminés de suggestions de type de rendez-vous dans votre DMÉ. Vous pouvez sélectionner les suggestions de type de rendez-vous dans la page Modifier le calendrier de réservation. Veuillez noter que seules les suggestions qui sont Actives seront sélectionnables dans Ocean. Les suggestions de rendez-vous doivent également avoir le paramètre "Autoriser la création de rendez-vous Accuro" coché.
- Lors de la réservation de rendez-vous, Ocean recherchera d'autres rendez-vous réservés dans les colonnes du planificateur. Si un rendez-vous existe dans une colonne adjacente, Ocean considérera que ce créneau horaire n'est pas réservable. Ocean ne peut réserver des rendez-vous que dans la première colonne du planificateur.
- Un créneau horaire occupé par un rendez-vous avec un patient assigné n'apparaîtra jamais comme réservable en ligne.
- Il existe plusieurs façons de rendre des créneaux indisponibles pour la réservation en ligne :
- Jour de congé réservé : Les jours marqués comme Jour de congé réservé n'apparaîtront pas comme réservables en ligne.
- Réservation de rendez-vous de remplissage : Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, ajoutez des détails dans le champ “Notes” du rendez-vous (par exemple, “Déjeuner” ou “Enseignement”), cliquez sur “Ok”. Ocean rendra ce créneau indisponible pour la réservation en ligne.
Mode 'Planification des ressources' Accuro
La réservation en ligne Ocean est non compatible avec les instances de DMÉ Accuro qui utilisent le mode hérité 'Planification des ressources'.
Veuillez contacter les services à la clientèle de QHR (support@QHRtech.com) pour désactiver la planification des ressources si vous souhaitez utiliser la réservation en ligne Ocean.
- Ocean peut réserver des rendez-vous dans des créneaux horaires sans codes de modèle, cependant Ocean ne peut pas voir l'heure de début, l'heure de fin ou la période dans vos préférences de calendrier. Vous devez fournir ces informations dans la page Modifier le calendrier de réservation, en définissant l'intervalle de créneaux horaires DMÉ et en utilisant les restrictions de jour/heure.
- Ocean peut réserver dans des créneaux horaires avec des codes de modèle spécifiés. Vous pouvez déterminer lequel de ces moyens Ocean utilisera pour réserver dans la page Modifier le calendrier de réservation.
- Un créneau horaire rempli par un rendez-vous avec un patient assigné n'apparaîtra jamais comme réservable en ligne.
- Pour rendre les créneaux horaires indisponibles pour la réservation en ligne via le calendrier OSCAR Pro :
- La fonction "Ne pas réserver" : L'utilisation de la fonction “Ne pas réserver” disponible dans le calendrier OSCAR Pro empêchera ces créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne d'Ocean. Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, cliquez sur le bouton 'Ne pas réserver', puis cliquez sur 'Ajouter un rendez-vous'. Cela empêchera les créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne d'Ocean.
- Réservation de rendez-vous de remplissage : Pour ce faire, cliquez d'abord sur l'heure du rendez-vous que vous souhaitez bloquer. Ensuite, ajoutez des détails dans le champ “Notes” du rendez-vous (par exemple, “Déjeuner” ou “Enseignement”), cliquez sur “Ajouter un rendez-vous”. Cela empêchera les créneaux horaires d'être réservables via la réservation en ligne d'Ocean.
Fournisseurs principaux
Ocean peut appliquer des restrictions pour la réservation en ligne en fonction du fournisseur du patient - par exemple, si seuls les patients du Dr Kavanagh devraient pouvoir réserver en ligne dans le calendrier DMÉ du Dr Kavanagh. Les cliniques peuvent définir les fournisseurs principaux différemment dans leur DMÉ - veuillez voir ci-dessous pour apprendre quels champs Ocean examine pour chaque DMÉ.
Une note sur la recherche de fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans PSS : Cliquez sur Rendez-vous pour ouvrir le planificateur DMÉ. Dans le menu supérieur, cliquez sur Fournisseurs -> Voir un fournisseur pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans Med Access : Cliquez sur le menu déroulant sous Fournisseur ou Ressource pour afficher une liste de tous les fournisseurs dans votre DMÉ.
Dans Accuro : Appuyez sur F2 pour ouvrir la fenêtre de gestion des fournisseurs.
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Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants dans le dossier du patient dans PS Suite :
- • Médecin/NP du patient
- • Médecin/NP de la famille
- • Fournisseur principal
- • Autre fournisseur
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- Note : Le(s) nom(s) du fournisseur dans le(s) champ(s) ci-dessus doivent correspondre au(x) nom(s) dans le Prénom(s) et Nom de l'Utilisateur dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs.
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Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants dans le dossier du patient dans Med Access :
- • Fournisseur principal
- • Fournisseur secondaire
- • Fournisseur de la famille
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Note : Le nom du fournisseur qui est transmis par Med Access est la description textuelle et ne correspond pas toujours au nom du fournisseur dans Med Access. Veuillez vous assurer que les noms des fournisseurs dans Med Access sont cohérents.
- Ocean considérera le Fournisseur de bureau comme le fournisseur principal du patient.
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Ocean a la capacité d'évaluer les champs de fournisseur suivants dans le dossier du patient dans OSCAR Pro :
- • Médecin/MRP
- • Médecin de famille
- • Équipe de soins de santé
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Raison de la Visite
Lors du processus de réservation de rendez-vous en ligne, les patients doivent remplir un Formulaire de Pré-Réservation personnalisable (tel que le Réservation en Ligne - Médecine Familiale eForm).
- Les Formulaires de Pré-Réservation peuvent être configurés pour poser au patient une variété de questions, bien qu'ils demandent généralement au patient de préciser le Type de Rendez-vous souhaité et la Raison de la Visite.
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- L'élément de question Raison de la Visite est souvent configuré pour se mapper à la référence d'élément eForm spécial 'reasonForVisit', qui remplit ensuite directement le champ "raison" correspondant dans le DMÉ. Le champ "raison" spécifique pour chaque DMÉ est décrit ci-dessous :
- Pour PS Suite, la réponse de l'élément eForm Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Détails' du rendez-vous.
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- Pour Med Access, la réponse de l'élément eForm Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Préoccupation' du rendez-vous.
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- Pour Accuro, la réponse de l'élément eForm Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Notes' du rendez-vous.
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- Pour OSCAR Pro, la réponse de l'élément eForm Ocean 'reasonForVisit' apparaîtra dans le champ 'Raison' du rendez-vous.
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