1. Accéder et Examiner la Soumission
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Une fois qu'un patient soumet un Formulaire de site Web authentifié par le patient, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse 'Courriel de notification du formulaire de site Web' définie dans la page de votre Compte de site Ocean Site.
Note : Si aucun 'Courriel de notification du formulaire de site Web' n'a été défini, la notification par courriel sera envoyée à l'adresse 'Administrateur clinique / Contact de support Ocean' de votre site Ocean.
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- Dans le Portail Ocean, la soumission peut être trouvée dans le dossier 'Nouveau' de la zone des Formulaires de site Web.
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Après avoir ouvert la soumission, les détails de la soumission du patient sont affichés sous la section 'Résumé du formulaire de référence' et toutes les pièces jointes de fichier sont incluses sous la section 'Messagerie'.
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2. Importer la Soumission dans votre DMÉ
- Cliquez sur le bouton 'Aperçu' (œil violet) pour afficher la pièce jointe dans un nouvel onglet de votre navigateur Web.
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- Faites un clic droit sur l'image dans votre navigateur Web et cliquez sur 'Copier' pour la copier dans votre presse-papiers.
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- Retournez à l'onglet de soumission principal et cliquez sur 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher le téléchargement de la note du formulaire Ocean dans le dossier du patient correspondant dans le DMÉ.
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- Ouvrez le dossier du patient correspondant dans PS Suite.
- Localisez et faites un clic droit à l'intérieur de la note Ocean nouvellement générée, puis sélectionnez 'Coller' pour insérer la pièce jointe de votre presse-papiers.
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- Dans la fenêtre d'aperçu de la pièce jointe, cliquez sur 'Sauvegarder dans [nom du patient]'.
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- La pièce jointe sera désormais associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. En cliquant sur l'icône de trombone, vous pourrez consulter la pièce jointe.
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PS Suite dispose d'un acheminement intégré de "Gérer les documents reçus". Cet acheminement permet aux utilisateurs de PS Suite de pointer leur DMÉ vers un dossier spécifique sur leur ordinateur, de donner au DMÉ l'accès aux fichiers téléchargés à partir de ce dossier, et de les supprimer immédiatement après leur téléchargement dans le DMÉ.
Cela permet d'éviter l'étape manuelle importante de devoir supprimer les fichiers contenant des RPS d'un ordinateur. À la clinique, cette fonctionnalité est généralement utilisée par les administrateurs pour importer des documents par télécopieur, mais peut également être utile lors de la gestion de ces pièces jointes via Ocean.
- À partir du dossier d'un patient, choisissez Dossier, et sélectionnez Gérer les documents reçus dans le menu
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- Saisissez le nom du patient dans la case Sélectionner le patient. Ensuite, sélectionnez l'option du bouton radio Pièce jointe à une note existante. Enfin, cliquez sur le bouton Sélectionner la note pour recevoir la pièce jointe.
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- Dans le dossier du patient, choisissez la note à laquelle vous souhaitez attacher le document en cliquant sur la case à cocher à côté de la date pour la mettre en surbrillance en vert (vous ne pouvez attacher le document qu'à une seule note). Laissez le dossier du patient ouvert et revenez à la fenêtre "Gérer les documents reçus". Si nécessaire, modifiez les utilisateurs à notifier qui doivent examiner ce document. Cliquez sur le bouton Sauvegarder dans le dossier du patient.
- La pièce jointe sera désormais associée à la note via une icône de trombone à côté de la date. En cliquant sur l'icône de trombone, vous pourrez examiner la pièce jointe. Le document disparaît également de la liste "Gérer les documents reçus" et est supprimé de manière sécurisée du dossier source sur votre poste de travail.
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Fonctionnalité d'accès anticipé
Note: La fonctionnalité 'Automatically Import Attachments to DMÉ' est une fonctionnalité d'accès anticipé. Si vous souhaitez participer au programme d'accès anticipé, veuillez contacter l'équipe de soutien d'OceanMD.
Avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous que le paramètre 'Automatically Import Attachments to DMÉ' a été activé dans vos paramètres Ocean Cloud Connect.
- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans le Portail Ocean, la note de formulaire Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de progrès.
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- Toute(s) pièce(s) jointe(s) générera une autre Note de progrès avec le fichier pertinent téléchargé et attaché automatiquement via une icône de trombone.
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- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans le Portail Ocean, la note de formulaire Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Tâche Terminée.
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Toute pièce jointe de fichier sera téléchargée en tant que Tâche Active avec une pièce jointe PDF.
Prérequis
- Vérifiez que le paramètre 'Enregistrer les formulaires de site Web sous' est défini sur 'Documents' et qu'un dossier de document/sous-dossier a été sélectionné dans Ocean Cloud Connect.
- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans le Portail Ocean, la note de formulaire Ocean résultante et toute(s) pièce(s) jointe(s) de fichier seront téléchargées dans le dossier du patient respectif en tant qu'un seul 'Document'.
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- Une fois que la soumission a été 'Acceptée' ou 'Terminée' dans le Portail Ocean, la note de formulaire Ocean résultante sera téléchargée dans le dossier du patient respectif en tant que Note de Progrès.
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- Toute pièce jointe de fichier sera téléchargée en tant que nouveau 'Document'.