- Dans certains cas, les destinataires d'eRéférence peuvent choisir d'effectuer une action sur une eRéférence en utilisant un bouton d'action restreint 'Recevoir et gérer à l'externe' au sein de l'eRéférence.
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- Cela entraîne l'eRéférence à être automatiquement classée dans le dossier d'état 'Géré à l'externe' pour les sites Ocean de référence et de réception.
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- En règle générale, une fois qu'une eRéférence a été marquée comme 'Géré à l'externe', elle n'est généralement plus mise à jour dans Ocean par le destinataire de la référence.
Note : Une exception à cette règle existe, dans laquelle un site Ocean de réception central intermédiaire responsable de l'acheminement des références peut effectuer un transfert électronique supplémentaire d'une référence gérée à l'externe à un nouveau destinataire de référence qui accepte actuellement les eRéférences Ocean (par exemple, dans le cas où elle a été refusée par le destinataire initial en dehors d'Ocean).
Lorsque cela se produit, la référence est retirée du dossier 'Géré à l'externe' et automatiquement reclassée dans le dossier d'état approprié.
Qui peut accéder au bouton 'Recevoir et gérer à l'externe' ?
Le bouton 'Recevoir et gérer à l'externe' est uniquement disponible pour les destinataires de référence si leur Directory Listing a été spécialement configuré par un employé d'OceanMD.
Cette configuration est généralement réservée aux scénarios suivants :
- Sites Ocean qui reçoivent strictement des eRéférences en utilisant une intégration API personnalisée qui ne fournit pas de mises à jour d'état d'eRéférence ultérieures à Ocean.
- Sites Ocean non intégrés qui reçoivent des eRéférences mais gèrent et mettent à jour l'état des références en utilisant des systèmes externes (par exemple, un système d'information de santé).
- Sites Ocean de réception central qui peuvent transférer manuellement des eRéférences en dehors d'Ocean (par exemple, par fax) mais ne suivent pas et ne mettent pas à jour l'état de l'eRéférence dans Ocean au-delà de la décision actuelle du destinataire d'accepter ou de refuser la référence.
Y a-t-il une indication lorsqu'un Directory Listing est configuré de cette manière ?
- Oui. Lorsqu'un Directory Listing standard est configuré avec cette option, une note est appliquée au Directory Listing dans l'Ocean Healthmap pour informer les référents. La note indique :
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- "Cette liste ne met pas à jour l'état de l'eRéférence dans Ocean. Contactez directement la liste si nécessaire pour un suivi."
Prises centrales gérant les eRéférences de manière externe
- Dans le cas où un Directory Listing de prise centrale est configuré de cette manière, une note légèrement différente est appliquée au Directory Listing dans l'Ocean Healthmap. La note indique :
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- "Ce listing de prise centrale peut ne pas toujours afficher les mises à jour de l'état de l'eRéférence dans Ocean. Les mises à jour de la référence apparaîtront pour les fournisseurs de services qui fournissent des détails sur les dates et heures de rendez-vous."
Une eRéférence que j'ai envoyée a été marquée comme 'Gérée Externement'. Que dois-je faire maintenant ?
Dans la plupart des cas, une eRéférence ne sera plus mise à jour dans Ocean une fois qu'un destinataire l'aura marquée comme 'Gérée Externement'. Selon le type de Directory Listing auquel la référence a été envoyée, vous devrez peut-être faire un suivi d'une manière différente pour obtenir des mises à jour de l'état concernant la référence.
- Si l'eRéférence a été initialement envoyée à un Directory Listing standard sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez faire un suivi directement avec le destinataire en utilisant les informations de contact fournies sur leur Directory Listing dans l'Ocean Healthmap.
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- Si l'eRéférence a été initialement envoyée à (ou redirigée automatiquement vers) un Directory Listing de prise centrale sur l'Ocean Healthmap, un utilisateur du site Ocean de prise centrale vous enverra un message détaillé dans l'eRéférence pour vous informer de l'endroit/où la référence a été transférée et des informations de contact pertinentes que vous pouvez utiliser pour obtenir des mises à jour futures de l'état concernant la référence.
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Note : Si la prise centrale décide par la suite de transférer électroniquement la référence à un nouveau destinataire qui accepte les eRéférences Ocean (par exemple, dans le cas où elle a été refusée par le destinataire initial en dehors d'Ocean), la référence sera automatiquement reclassée dans votre dossier d'état 'En attente de réponse' et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.
J'ai reçu une eRéférence et l'ai marquée comme 'Gérée Externement'. Que dois-je faire maintenant ?
Après avoir marqué une eRéférence comme 'Gérée Externement', vous devez traiter la référence conformément au processus défini par votre organisation en dehors d'Ocean.
Si vous êtes un destinataire de référence avec un Directory Listing standard sur l'Ocean Healthmap, vous pouvez vous attendre à ce que les référents vous contactent (via les informations de contact fournies sur votre Directory Listing) concernant l'état courant de l'eRéférence.
Si vous êtes un utilisateur sur un Site Ocean de Réception Centrale, vous devriez envoyer un message au référent dans l'eRéférence pour l'informer que l'eRéférence a été transférée manuellement en dehors d'Ocean, à qui/où la référence a été transférée, et les informations de contact que le référent peut utiliser pour obtenir des mises à jour futures sur l'état de la référence.
Note : Si le destinataire de la référence transférée manuellement refuse la référence en dehors d'Ocean et que vous choisissez de la transférer électroniquement à un nouveau destinataire qui accepte les eRéférences Ocean, la référence sera automatiquement reclassée dans le dossier d'état 'Transféré (Nouveau)' de votre Site Ocean de Réception Centrale et elle sera mise à jour pour inclure les détails du destinataire actuel.
Les références peuvent-elles être retirées du dossier d'état 'Géré Externement' ?
Oui, dans le cas où une référence est maintenant gérée dans Ocean (plutôt qu'en dehors d'Ocean), elle peut être retirée du dossier d'état Géré Externement. Cela peut être fait en utilisant les options suivantes :
Option 1 : La Réception Centrale Transfère Électroniquement l'eRéférence Ocean
- Localisez et ouvrez la référence depuis le dossier 'Géré Externement'.
- Recherchez et sélectionnez le Directory Listing souhaité qui accepte les eRéférences Ocean auquel vous souhaitez transférer la référence.
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Examinez les informations du Directory Listing puis cliquez sur 'Transférer la Référence'.
Durant cette étape, un message apparaîtra pour vous informer que le transfert électronique de cette référence la retirera automatiquement du dossier d'état Géré Externement.
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La référence sera transférée électroniquement au nouveau destinataire, et sera automatiquement reclassée du dossier 'Géré Externement' au dossier 'Transféré (Nouveau)' dans votre Site Ocean de Réception Centrale.
Sur le Site Ocean du référent, la référence sera automatiquement reclassée dans le dossier 'En Attente de Réponse'.
Sur le Site Ocean du destinataire, la référence arrivera dans le dossier 'Nouveau'.
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Option 2 : Ajouter/Retirer Manuellement l'eRéférence Ocean au/du Dossier 'Géré Externement'
Lorsqu'une eRéférence Ocean est actuellement "possédée" par un Directory Listing qui a été spécialement configuré par un employé d'OceanMD pour prendre en charge l'utilisation de la fonctionnalité 'Gérée Externement', un nouveau bouton 'Ajouter à Gérée Externement' ou 'Retirer de Gérée Externement' est disponible sous le menu 'Action' dans l'eRéférence.
- Ce bouton permet aux utilisateurs d'ajouter ou de retirer manuellement la référence du dossier d'état 'Gérée Externement' pour une action ultérieure dans Ocean.
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- Lorsqu'une référence est retirée manuellement du dossier Gérée Externement en utilisant cette option, elle est automatiquement re-catégorisée dans le dossier d'état dans lequel elle se trouvait avant d'être marquée comme Gérée Externement sur tous les sites Ocean.
Les eRéférences 'Gérées Externement' déclenchent-elles des avertissements de suppression ?
Non, les eRéférences qui ont été marquées comme 'Gérées Externement' ne déclenchent pas d'avertissements de suppression.
Les eRéférences 'Gérées Externement' sont-elles incluses dans les exportations analytiques de références ?
Oui, les eRéférences qui ont été marquées comme 'Gérées Externement' sont incluses dans les exportations analytiques de références. Elles sont désignées avec une valeur de 'completionState ' de 'EXTERNALLY_MANAGED'.