Information pour les premiers utilisateurs de Health Messenger – OceanMD

Ocean Health Messenger a été publié!

Merci de participer au programme de test bêta de l'Ocean Health Messenger! Nous sommes heureux d'annoncer que l'Ocean Health Messenger a été rendu disponible au public à partir du 26 septembre 2024.

Tous les articles de ce portail d'assistance ont été mis à jour pour refléter les dernières fonctionnalités, caractéristiques et exigences de configuration de l'Ocean Health Messenger.

En conséquence, cet article d'assistance sera supprimé du portail d'assistance le 17 octobre 2024.

Cet article contient toutes les informations "à connaître" que vous pouvez consulter pendant que vous aidez à tester le nouveau Ocean Health Messenger dans votre clinique.

Qu'est-ce que l'Ocean Health Messenger?

L'Ocean Health Messenger est le nom de notre expérience de messagerie patient récemment redessinée. Une fois activée, tous les messages sécurisés, fichiers et formulaires envoyés aux patients seront reçus dans le nouvel environnement adapté aux mobiles. En plus du design amélioré, les patients auront également la possibilité d'inclure des pièces jointes de fichiers avec leurs réponses, ouvrant la voie à de nouveaux workflows permettant de gagner du temps.

À quoi s'attendre pendant la phase bêta

Tester de nouvelles fonctionnalités: Vous aurez un accès anticipé aux dernières améliorations de messagerie patient d'Ocean au fur et à mesure de leur déploiement.
Fournir des retours: Vos idées seront précieuses pour affiner la plateforme (veuillez utiliser le Formulaire de retour de la clinique pour partager vos questions, suggestions et retours).
Mises à jour régulières: Nous vous tiendrons informé de tout changement et amélioration pendant la phase bêta.

Aperçu des nouvelles fonctionnalités

Expérience patient adaptée aux mobiles

L'Ocean Health Messenger offre un nouveau look et une nouvelle sensation aux patients lorsqu'ils accèdent à des messages sécurisés, des formulaires ou des pièces jointes qui leur ont été envoyés. Reconnaissant que de nombreux patients consultent généralement ce type d'informations depuis leur appareil mobile, le Health Messenger a été conçu dès le départ en prenant en compte le support complet à la fois pour les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles.

Après avoir effectué l'étape standard de vérification d'identité, le Health Messenger présente aux patients deux onglets principaux : l'onglet 'Messages' et l'onglet 'Formulaires'. L'onglet 'Messages' est l'endroit où se déroule toute correspondance entre vous et le patient.
L'onglet 'Formulaires' est l'endroit où le patient peut compléter tous les formulaires en attente que vous lui avez envoyés. Les patients peuvent désormais naviguer entre ces deux onglets à leur guise, plutôt que de devoir accéder à leurs messages sécurisés et formulaires en séquence.

Capacité des patients à envoyer des pièces jointes

La fonctionnalité existante d'Ocean permettant éventuellement aux patients de répondre à des messages sécurisés a été améliorée avec la nouvelle capacité facultative pour les patients d'inclure des pièces jointes de fichiers dans leur réponse.

Note : Ocean prend en charge les types de fichiers suivants : "jpg", "jpeg", "png", "tiff", "tif", "bmp", "mp3", "mp4", "txt", "pdf", "avi" et "mov"

Vous pouvez contrôler si les patients peuvent ou non utiliser cette nouvelle fonctionnalité dans vos Paramètres de modèle pré-enregistrés (en utilisant le paramètre 'Autoriser le patient à répondre avec une pièce jointe'), ou à la volée au moment d'envoyer le message (en utilisant la case à cocher 'Autoriser la pièce jointe de fichier').

Lorsque cette fonctionnalité est activée, les patients peuvent télécharger et envoyer des pièces jointes directement dans le Messagerie de santé Ocean.
Les patients peuvent cliquer sur l'icône bleue 'trombone' pour ouvrir l'explorateur de fichiers de leur appareil, sélectionner une pièce jointe à télécharger, taper un message dans la zone de réponse, et cliquer sur l'icône 'envoyer' pour envoyer leur message à vous.
La réponse au message et la ou les pièces jointes seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans votre DMÉ :

La réponse tapée par le patient et toutes les pièces jointes de fichiers soumis par le patient seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans PS Suite en tant que nouvelles Notes d'évolution.

La réponse tapée par le patient et toutes les pièces jointes de fichiers soumis par le patient seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans Med Access en tant que nouvelles Tâches.

Note: Vous pouvez choisir si la Tâche de réponse tapée est générée dans un état 'Actif' ou 'Complété' en ajustant le paramètre 'Créer des notes de consultation en tant que' dans la configuration de votre Ocean Cloud Connect.

La Tâche contenant la pièce jointe de fichier soumise par le patient sera toujours générée dans l'état 'Actif'.

Prérequis

Veuillez d'abord consulter la section 'Configuration des prérequis Cloud Connect d'Accuro' ci-dessous pour obtenir des détails sur la mise à jour de votre configuration Cloud Connect pour une utilisation avec Ocean Health Messenger.

En fonction de votre configuration Cloud Connect, la réponse tapée par le patient sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro en tant que nouveau 'Dossier' ou 'Note de rencontre'.

La(les) pièce(s) jointe(s) soumise(s) par le patient sera toujours automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro en tant que nouveau 'Dossier'.

Types de fichiers non pris en charge par Accuro

Ocean prend en charge une variété de types de fichiers comme indiqué ci-dessus, cependant Accuro ne prend en charge que les types de fichiers "pdf", "jpg" et "jpeg". Cela signifie que lorsqu'un patient télécharge un fichier dans Ocean qui n'est pas pris en charge par Accuro, il ne sera peut-être pas automatiquement importé dans le dossier du patient dans Accuro.

Pour pallier à cela, Ocean convertit automatiquement certains types de fichiers afin qu'ils puissent être automatiquement importés dans Accuro. Cette conversion est reflétée dans la colonne 'Note' pour le document correspondant dans Accuro.

Actuellement, Ocean effectue les conversions de fichiers suivantes pour Accuro :

Les fichiers "txt" sont convertis en fichiers "pdf"
Les fichiers "png" sont convertis en fichiers "jpg"
Les fichiers "bmp" sont convertis en fichiers "jpg"

Dans le cas où un patient télécharge un type de fichier dans Ocean qui n'est pas pris en charge par Accuro et ne peut pas être converti automatiquement par Ocean (par exemple, "mov"), une note est ajoutée dans le dossier du patient dans Accuro pour vous informer que le patient a téléchargé un type de fichier non pris en charge par Accuro.

Note : En fonction de votre configuration du paramètre 'Enregistrer les notes de message sécurisé en tant que' dans votre Ocean Cloud Connect, cette note peut apparaître en tant que Dossier ou Note de rencontre dans le dossier du patient dans Accuro.

Vous pouvez afficher et récupérer la pièce jointe de fichier non importée en sélectionnant le patient dans la section 'Patients' du Portail Ocean, ou en ouvrant le tableau de bord du patient Ocean. Le fichier apparaîtra aux côtés de la note de message sécurisé associée.

Cliquez simplement sur l'icône d'œil violet pour prévisualiser le fichier dans votre navigateur web (si votre navigateur prend en charge l'affichage du type de fichier), ou cliquez sur le nom du document pour le télécharger sur votre ordinateur.

Note: Après avoir téléchargé le fichier et l'avoir stocké dans un système d'enregistrement approprié, assurez-vous de le supprimer de votre ordinateur pour garantir que toutes les informations de santé personnelles sont correctement nettoyées.

La réponse tapée par le patient sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro en tant que nouvelle Note de progrès et toutes les pièces jointes soumises par le patient seront automatiquement importées dans le dossier du patient dans OSCAR Pro.
La pièce jointe soumise par le patient sera automatiquement importée dans la section 'Documents' du dossier, avec une Note de progrès associée générée.

La réponse tapée par le patient et toutes les pièces jointes soumises par le patient peuvent être consultées en localisant le patient pertinent dans la page 'Patients' du Portail Ocean.

La réponse tapée et toutes les pièces jointes soumises par le patient peuvent également être consultées directement dans le Tableau de bord du patient Ocean.

Pour les utilisateurs d'Accuro uniquement

Exigences de configuration de Cloud Connect

Pour qu'Ocean importe des Documents dans Accuro, un dossier de documents (et éventuellement un sous-dossier) doit être spécifié. Avant de permettre aux patients de soumettre des pièces jointes de fichiers en utilisant l'Ocean Health Messenger, les utilisateurs d'Accuro doivent spécifier le dossier/sous-dossier de documents souhaité dans vos paramètres Ocean Cloud Connect en suivant les étapes ci-dessous.

Note : Les paramètres 'Autoriser le patient à répondre avec une pièce jointe' et 'Autoriser la pièce jointe de fichier' seront indisponibles tant que les étapes ci-dessous n'auront pas été complétées.

Dans un navigateur web, accédez à cloudconnect.cognisantmd.com et connectez-vous en utilisant vos identifiants de compte utilisateur Ocean.

Note : Vous devez avoir un accès administrateur du site Ocean pour vous connecter à Cloud Connect.

Dans la section 'État de synchronisation', cliquez sur 'Modifier les paramètres'.

Localisez le paramètre 'Enregistrer les notes de message sécurisé en tant que' :

Lorsqu'il est défini sur 'Documents', à la fois les réponses des patients tapées et les pièces jointes de fichiers soumises par les patients seront importées en tant que Documents et seront catégorisées dans le dossier/sous-dossier de documents spécifié.

Lorsqu'il est défini sur 'Notes de rencontre', les réponses des patients tapées seront importées en tant que Notes de rencontre et catégorisées en utilisant le 'Type de lettre' spécifié. Toutes les pièces jointes de fichiers soumises par les patients seront importées en tant que Documents et seront catégorisées dans le dossier/sous-dossier de documents spécifié. N'oubliez pas de cliquer sur 'Sauvegarder' en bas de la fenêtre pour sauvegarder votre configuration Cloud Connect.

Gestion des dossiers et sous-dossiers de documents Accuro

En fonction de vos workflows de clinique et de vos préférences personnelles, il peut être utile de créer des dossiers de documents/sous-dossiers dédiés dans votre DMÉ Accuro à utiliser spécifiquement avec Ocean.

Vous pouvez le faire dans le module 'Documents' de votre DMÉ Accuro en ouvrant le sélecteur de type de document, et en cliquant sur l'option '--Gérer--' en haut de la liste.
Pour des informations détaillées sur la configuration de vos dossiers/sous-dossiers de documents, veuillez consulter cette ressource Accuro : Documents - Type et Sous-type.

Après avoir créé de nouveaux dossiers/sous-dossiers de documents dans Accuro, cliquez sur 'Synchroniser les rendez-vous récents' dans Cloud Connect pour vous assurer qu'Ocean reconnaisse les dossiers nouvellement créés pour que vous puissiez les sélectionner.