Qu'est-ce qu'une autorité régionale?

Qu'est-ce qu'une Autorité Régionale?

Une Autorité Régionale (AR) est un concept au sein de la plateforme Ocean, conçu pour permettre aux programmes régionaux ou provinciaux de gérer et d'administrer de manière centralisée divers aspects de leur déploiement Ocean. Les utilisateurs désignés en tant qu'Autorité Régionale ont accès à un site Ocean configuré avec des fonctionnalités supplémentaires pour leur permettre de gérer de manière autonome les éléments clés du programme sans avoir besoin d'une assistance directe d'OceanMD.

Plus précisément, les utilisateurs désignés en tant qu'AR peuvent effectuer les actions suivantes à partir de leur site Ocean d'Autorité Régionale:

  • Approuver les listes de répertoires sur la Healthmap Ocean
  • Approuver/accepter la responsabilité des licences de site pour les eRéférences Ocean, les eConseils, les messages et rappels aux patients, et la réservation en ligne
  • Télécharger et gérer les accords d'Autorité Régionale
  • Accéder aux rapports et aux analyses de l'utilisation et des licences de l'Autorité Régionale

Ces fonctionnalités sont conçues pour rationaliser l'administration à travers plusieurs sites, garantissant que les programmes régionaux ou provinciaux peuvent gérer efficacement leurs solutions Ocean à grande échelle.

Qu'est-ce qui rend une Autorité Régionale unique?

Zone d'approbations

  • Étant donné que le but principal d'une Autorité Régionale est d'aider les entités de programme provinciaux à administrer le déploiement d'Ocean dans leur juridiction, des fonctionnalités uniques ont été créées spécifiquement pour les sites Ocean d'Autorité Régionale pour les aider dans cette tâche.
  • Beaucoup de ces fonctionnalités se trouvent dans la zone 'Approbations' du site Ocean d'Autorité Régionale, qui peut être consultée via le Menu.
  • Rappel: La zone 'Approbations' est uniquement accessible si le site Ocean a été configuré en tant qu'Autorité Régionale par les administrateurs système d'OceanMD.

Les différentes fonctionnalités trouvées dans la zone 'Approbations' sont détaillées ci-dessous:

Approbations de listage

Par défaut, les sites Ocean entraîneront des frais lorsqu'ils reçoivent une eRéférence/eConseil à moins que l'annuaire du destinataire ait fait une demande et ait été approuvé par une Autorité régionale.

  • L'onglet 'Approbations de la liste' affiche une vue en tableau de tous les annuaires (et leurs sites Ocean associés) qui ont fait une demande et/ou ont été approuvés par votre site Ocean de l'Autorité régionale.

Pour qu'un annuaire apparaisse dans le tableau, un administrateur de site du site Ocean propriétaire de l'annuaire doit soumettre manuellement une demande à l'Autorité régionale (c'est-à-dire, Étape 8 dans "Mettre à jour les paramètres de votre annuaire").

  • Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, une notification par courriel est envoyée à l'adresse électronique du 'Administrateur clinique / Contact de soutien Ocean' définie dans le site Ocean de l'Autorité régionale pour les alerter de la demande en attente.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un ou des annuaires spécifiques en utilisant un terme clé.

La case à cocher 'En attente d'approbation' peut être utilisée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les annuaires qui ont fait une demande à l'Autorité régionale mais qui n'ont pas encore été approuvés (c'est-à-dire, un état de 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver un annuaire sous l'Autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent avoir accès en tant qu'administrateur de site pour approuver un annuaire.

Après approbation, une notification par courriel sera envoyée aux adresses électroniques du ou des Administrateurs cliniques/Contacts de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été approuvée.

Important : Avant d'approuver un annuaire, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère d'approbation défini par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Supprimer' peut être utilisé pour refuser une demande en attente actuelle d'un annuaire à l'Autorité régionale, ou supprimer un annuaire précédemment approuvé de l'Autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent avoir accès en tant qu'administrateur de site pour refuser un annuaire.

Après refus/suppression, une notification par courriel sera envoyée aux adresses électroniques du ou des Administrateurs cliniques/Contacts de soutien Ocean du site Ocean demandeur indiquant que la demande a été refusée.

  • Important: Avant de refuser/supprimer une Directory Listing, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère de refus défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/supprimer une Directory Listing précédemment approuvée, l'Autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/la suppression. Cette raison est incluse dans la notification par courriel de refus.
  • En cliquant sur le bouton 'Modifier' à droite d'une Directory Listing, les utilisateurs de l'Autorité régionale peuvent consulter et modifier la valeur 'Nombre de cliniciens' et le 'Commentaire' associé.
Approbations de licence de site

La tabulation 'Approbations de licence de site' est utile pour les programmes provinciaux afin de gérer la mise en œuvre et l'assomption des frais de licence pour les produits d'engagement des patients d'Ocean et de contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de demandes de service externe.

Note : Par défaut, les sites Ocean des utilisateurs finaux supporteront des frais de licence lors de l'utilisation de la messagerie aux patients Ocean et/ou de la réservation en ligne à moins qu'une autorité régionale n'ait d'abord assumé la responsabilité des frais.

  • Le tableau affiche tous les sites Ocean qui ont au moins une inscription dans l'annuaire qui a été demandée et/ou approuvée par l'autorité régionale.

Pour chaque site Ocean, le nombre respectif d'inscriptions dans l'annuaire qui ont été approuvées, le nombre de licences de messagerie aux patients pour lesquelles l'autorité régionale a assumé la responsabilité, le nombre de licences de réservation en ligne pour lesquelles l'autorité régionale a assumé la responsabilité, et les frais de licence estimés par mois sont affichés.

Notes sur les valeurs des colonnes
  • Sous la colonne '# d'inscriptions dans l'annuaire approuvées', une valeur de '0' indique qu'au moins une inscription dans l'annuaire du site Ocean a été demandée à l'autorité régionale, mais n'a pas encore été approuvée (c'est-à-dire qu'elle est actuellement en attente).
  • Sous la colonne '# de licences de messagerie aux patients', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la messagerie aux patients pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la messagerie aux patients pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.
  • Sous la colonne '# de licences de réservation en ligne', une valeur vide indique que l'autorité régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la réservation en ligne pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'autorité régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la réservation en ligne pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée dans le site Ocean.

Pour gérer l'accord de site pour un site Ocean, les utilisateurs de l'autorité régionale ayant un accès administrateur de site peuvent cliquer sur le bouton 'Gérer' du côté droit.

Accords de licence signés
  • L'onglet 'Accords de licence signés' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont signé l'Accord de licence de l'Autorité régionale en activant la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à une fiche de répertoire approuvée par l'Autorité régionale.
  • Lors de la première visualisation de l'onglet 'Accords de licence signés', aucun utilisateur ne sera affiché par défaut. Pour rechercher et/ou visualiser des utilisateurs, utilisez l'une des options suivantes :
  • Option 1: Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Nom', saisissez le terme de recherche, puis cliquez sur l'icône de la loupe pour exécuter la recherche.
  • Option 2: Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Version' et sélectionnez la version souhaitée de l'Accord de licence de l'Autorité régionale. Le tableau ci-dessous affichera tous les utilisateurs ayant signé la version sélectionnée de l'Accord de licence de l'Autorité régionale.
  • Tout utilisateur sur le site Ocean de l'Autorité régionale (c'est-à-dire même les utilisateurs sans accès administrateur au site) peut invalider l'Accord de licence signé d'un utilisateur en cliquant sur le bouton 'Modifier la licence' pour l'utilisateur concerné et en sélectionnant 'Invalider'.
  • Note : Le paramètre 'Signataire de l'accord HINP' et le bouton 'Mettre à jour HINP' associé sont obsolètes.

Une fois l'Accord de licence signé d'un utilisateur invalide, il lui sera demandé de réactiver la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' la prochaine fois qu'il enverra une recommandation à une fiche de répertoire approuvée par l'Autorité régionale.

Important : Avant d'invalider un Accord de licence signé par un utilisateur, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont respecté tout processus standardisé ou critère défini par l'entité du programme provincial.

Approbations d'utilisateurs eConseil

La tabulation 'Approbations des utilisateurs eConseil' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont postulé et/ou ont été approuvés par l'Autorité régionale pour rejoindre un programme eConseil.

  • Pour postuler à un programme eConseil, les utilisateurs cliquent sur le bouton 'Envoyer une demande à l'Autorité régionale' dans les paramètres de leur compte utilisateur.
  • Note : Seuls les utilisateurs ayant les 'Rôles d'utilisateur' suivants sont autorisés à soumettre une demande : Spécialiste, Médecin de famille, Infirmière praticienne.

Interface utilisateur spécifique à la province

Note : Selon la valeur de 'Province' définie dans le compte utilisateur, le nom et la description du paramètre peuvent être différents :

  • Lorsque défini sur Ontario, le paramètre est nommé 'Demande TReC' et inclut une description spécifique à l'Ontario.
  • Lorsque défini sur Nouvelle-Écosse, le paramètre est nommé 'Demande PoC eConseil du RNS' et inclut une description spécifique à la Nouvelle-Écosse.
  • Lorsque défini sur une autre province/territoire, le paramètre est nommé 'Demande eConseil' et inclut une description générique.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été soumise, elle apparaîtra dans le tableau 'Approbations des utilisateurs eConseil'.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un utilisateur spécifique par nom/nom d'utilisateur.

La case à cocher 'En attente de révision' peut être activée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les utilisateurs ayant soumis une demande mais n'ayant pas encore été approuvés (c'est-à-dire, un état de demande 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver la demande d'un utilisateur pour rejoindre le programme eConseil. Après approbation, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean pour les informer de l'approbation.

Important : Avant d'approuver une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer d'avoir examiné la demande de l'utilisateur conformément à tout processus standardisé ou critères définis par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Supprimer' peut être utilisé pour refuser une demande en attente d'un utilisateur ou supprimer un utilisateur précédemment approuvé. Après la refus/suppression, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse électronique associée au compte utilisateur Ocean pour les informer du refus.

  • Important : Avant de refuser/supprimer une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné l'utilisateur/la demande conformément à tout processus ou critère standard défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/supprimer un utilisateur précédemment approuvé, l'Autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/suppression. Cette raison est incluse dans la notification par courriel informant l'utilisateur du refus.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été approuvée, la case à cocher 'Répondre en tant qu'eConseil' et le paramètre 'Temps de facturation' sont mis à la disposition de l'utilisateur dans la zone 'Messagerie' de tout eRéférence/eConseil reçu sur leur site Ocean.

Rappel : Les utilisateurs fournissant des eConseils doivent s'assurer que leur site Ocean a été configuré pour afficher les dossiers d'état des eConseils et que les Offres de services de santé sur leur liste répertoire ont été configurées pour accepter les eConseils Ocean (à moins que l'utilisateur ne participe à l'Initiative eRéférence à eConseil spécifique à l'Ontario).

Bouton 'Exporter les annonces'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant toutes les annonces répertoriées dans l'annuaire qui ont été soumises et/ou approuvées par le site Ocean de l'Autorité Régionale. L'export inclut les annonces répertoriées qui sont dans un état 'En attente' et/ou 'Approuvé'.
  • Dictionnaire des données de l'exportation des annonces
Bouton 'Exporter les sites'
Bouton 'Exporter les utilisateurs'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean qui ont accepté les conditions d'utilisation de l'Accord de licence du fournisseur de l'Autorité Régionale au moment de l'envoi d'une eRéférence à une annonce répertoriée qui a été approuvée par le site Ocean de l'Autorité Régionale.
  • Dictionnaire des données de l'exportation des utilisateurs
Bouton 'Voir l'accord de licence'

Ce bouton peut être utilisé pour visualiser la version actuelle de l'Accord de licence qui a été téléchargée vers le site Ocean de l'Autorité Régionale. Une fois cliqué, la version actuelle de l'Accord de licence est affichée, et l'identificateur de la version actuelle peut être vu en bas de la fenêtre de visualisation de l'Accord de licence.

Bouton 'Télécharger le Nouveau Contrat de Licence'

Ce bouton peut être utilisé pour télécharger ou mettre à jour le Contrat de Licence pour l'Autorité Régionale.

  • Dans le champ 'Version', précisez un identificateur de version à associer à la version du Contrat de Licence qui est en cours de téléchargement.
  • Dans le champ 'Fichier de Licence', cliquez sur 'Choisir un fichier', sélectionnez le fichier HTML pertinent depuis votre ordinateur, et cliquez sur 'Télécharger'.
  • Une fois téléchargée, la version précédente du Contrat de Licence sera immédiatement écrasée par la nouvelle version.

Notes sur le Contrat de Licence

  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence a été téléchargée sur le site Ocean de l'Autorité Régionale, tous les utilisateurs qui envoient des recommandations devront réactiver la case à cocher 'J'accepte les Conditions d'Utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à une Fiche de Répertoire approuvée par l'Autorité Régionale après la mise à jour de la version.
  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence a été téléchargée sur le site Ocean de l'Autorité Régionale, toutes les Fiches de Répertoire qui ont été précédemment approuvées par l'Autorité Régionale seront automatiquement mises à jour avec la dernière version du Contrat de Licence de l'Autorité Régionale.
    • Les entités des programmes provinciaux sont responsables de s'assurer que les destinataires des recommandations (c'est-à-dire ceux ayant une ou plusieurs Fiches de Répertoire approuvées par l'Autorité Régionale) sont informés de tout changement apporté au Contrat de Licence qui s'applique à leurs Fiches de Répertoire.
  • Lors de la création de votre fichier HTML, nous déconseillons l'utilisation de Microsoft Word car il peut générer des formats HTML non standard qui ne sont pas acceptés par le téléchargeur HTML Ocean.

Enquêtes des autorités régionales

Chaque site Ocean des autorités régionales a la possibilité d'intégrer trois liens d'enquête dans le workflow eRéférence/eConseil pour recueillir les Mesures d'Expérience Rapportées par les Patients (PREMs) et les données de satisfaction des fournisseurs. Les autorités régionales peuvent profiter de jusqu'à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil d'enquête tiers.

Pour plus d'informations, veuillez consulter l'article suivant : Qu'est-ce qu'une enquête des autorités régionales et comment puis-je la configurer ?

Analytiques des autorités régionales

Par défaut, les valeurs analytiques dépersonnalisées sont toujours capturées sur les sites Ocean qui reçoivent des eRéférences/eConseils. Cela donne aux sites Ocean individuels la possibilité d'analyser diverses mesures pour leurs références/consultations reçues, telles que les schémas de référence, les taux de refus et les temps d'attente. Pour plus d'informations sur ce sujet, veuillez consulter Soutien analytique dans les eConseils et/ou les eFormulaires eRéférence et Accès aux analytiques eRéférence.

Dans le cadre d'un déploiement financé par la province d'Ocean, il est précieux d'avoir un aperçu de ces données dépersonnalisées à travers tous les sites Ocean qui participent au programme. Ocean y parvient en fournissant aux sites Ocean des autorités régionales l'accès à toutes les données analytiques dépersonnalisées pour les références envoyées aux inscriptions répertoire qui ont été 'Approuvées' par l'autorité régionale (comme décrit ci-dessus).

Note : Les utilisateurs des autorités régionales doivent avoir un accès administrateur du site pour exporter les données analytiques.

  • Cela signifie que lorsque qu'un utilisateur sur le site Ocean des autorités régionales exporte les données analytiques des références, le fichier .csv en sortie contiendra les données analytiques agrégées pour les références envoyées à toute inscription répertoire qui a été 'Approuvée' par l'autorité régionale.

Notes Analytiques

  • Ocean prend en charge l'exportation de jusqu'à 50 000 enregistrements analytiques de référence à la fois lors de l'exécution de l'exportation d'analyse de référence dans le Portail Ocean.
    • Pour exporter plus de 50 000 enregistrements analytiques de référence, nous recommandons d'exécuter plusieurs rapports avec des valeurs de 'Date de début' et 'Date de fin' séquentielles (par exemple, exporter par mois, ou par trimestre civil).
  • Les analyses de référence peuvent également être consultées via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'API Ouverte Ocean.
    • L'API Ouverte Ocean prend en charge l'exportation de jusqu'à 1 000 enregistrements analytiques de référence à la fois.
  • Alors qu'Ocean collecte toujours les valeurs 'Analytiques de Base' par défaut, les formulaires de référence peuvent être personnalisés pour capturer des 'Analyses Personnalisées (ax_)' et 'Analyses Personnalisées (fx_)' supplémentaires.

Résumé de l'Accès Utilisateur: 'Administrateur du Site' vs. 'Non-Administrateur du Site'

Pour référence pratique, le tableau ci-dessous décrit les actions pouvant être effectuées au sein d'un Site Ocean de l'Autorité Régionale (AR) par un utilisateur avec ou sans accès Administrateur du Site:

Tableau récapitulatif des actions 'Administrateur du site' vs 'Non-administrateur du site'

'O' indique que l'action peut être effectuée, tandis que 'N' indique que l'action ne peut pas être effectuée par l'utilisateur.

Action Non-Site Admin Site Admin
Accéder à la zone 'Approbations' dans le site RA Ocean Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les utilisateurs' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les annonces' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les sites' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Voir l'accord de licence' Y Y
Télécharger un nouveau contrat de licence en utilisant le bouton 'Télécharger un nouveau contrat de licence' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Modifier' sur une annonce répertoriée dans le tableau des approbations d'annonces Y Y
Accéder à la zone 'Paramètres administratifs' du site RA Ocean N Y
Approuver et Refuser/Supprimer des annonces répertoriées dans l'onglet 'Approbations d'annonces' N Y
Approuver et Refuser/Supprimer des utilisateurs dans l'onglet 'Approbations d'utilisateurs eConseil' N Y
Cliquer sur le bouton 'Modifier le contrat' pour 'Invalider' un utilisateur dans l'onglet 'Accords de licence signés' Y Y
Cliquer sur le bouton 'Gérer l'accord de site' pour un site Ocean dans l'onglet 'Approbations de licence de site' N Y
Contrôler la contribution d'un site Ocean à un référentiel de demandes de service dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Contrôler la prise en charge par le site RA Ocean des frais de licence de messagerie patient et de réservation en ligne pour les sites Ocean des utilisateurs finaux dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Accéder aux analyses de référencement au niveau de l'autorité régionale dans la zone 'Rapports' du site RA Ocean N Y
Configurer les enquêtes de l'autorité régionale dans la zone 'Fonctionnalités du site' du site RA Ocean N Y
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