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Qu'est-ce qu'une autorité régionale ?

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Qu'est-ce qu'une Autorité Régionale ?

Une Autorité Régionale (AR) est un concept au sein de la plateforme Ocean, conçu pour permettre aux programmes régionaux ou provinciaux de gérer et d'administrer de manière centralisée divers aspects de leur déploiement Ocean. Les utilisateurs désignés comme Autorité Régionale ont accès à un site Ocean configuré avec des fonctionnalités supplémentaires pour leur permettre de gérer de manière autonome les éléments clés du programme sans avoir besoin d'une assistance directe de OceanMD.

Plus précisément, les utilisateurs désignés comme AR peuvent faire ce qui suit à partir de leur site Ocean d'Autorité Régionale :

  • Approuver les Directory Listings sur le Healthmap Ocean
  • Approuver/accepter la responsabilité des licences de site pour les orientations électroniques Ocean, les consultations électroniques, la messagerie des patients et les rappels, et la réservation en ligne
  • Télécharger et gérer les accords d'Autorité Régionale
  • Accéder aux rapports et analyses pour l'utilisation et les licences de l'Autorité Régionale

Ces fonctionnalités visent à rationaliser l'administration sur plusieurs sites, garantissant que les programmes régionaux ou provinciaux peuvent gérer efficacement leurs solutions Ocean à grande échelle.

Qu'est-ce qui rend une Autorité Régionale unique ?

Zone d'Approbations

  • Étant donné que le principal objectif d'une Autorité Régionale est d'aider les entités de programme provinciales à administrer le déploiement d'Ocean dans leur juridiction, des fonctionnalités uniques ont été créées spécifiquement pour les sites Ocean d'Autorité Régionale pour les aider dans cette tâche.
  • Beaucoup de ces fonctionnalités se trouvent dans la zone 'Approbations' du site Ocean d'Autorité Régionale, accessible via le menu.

  • Rappel : La zone 'Approbations' est accessible uniquement si le site Ocean a été configuré comme une Autorité Régionale par les administrateurs système de OceanMD.

Les différentes fonctionnalités trouvées dans la zone 'Approbations' sont détaillées ci-dessous :

Liste des approbations

Par défaut, les sites Ocean entraîneront des frais lorsqu'ils recevront une eOrientation/Consultation électronique sauf si le Directory Listing destinataire a postulé et a été approuvé par une autorité régionale.

  • L'onglet 'Approbations de Listing' affiche une vue en tableau de tous les Directory Listings (et leur site Ocean associé) qui ont postulé et/ou ont été approuvés par votre site Ocean d'autorité régionale.

Pour qu'un Directory Listing apparaisse dans le tableau, un administrateur de site au sein du site Ocean qui possède le Directory Listing doit soumettre manuellement une demande à l'autorité régionale (c'est-à-dire, Étape 8 dans "Mise à jour de vos paramètres de Directory Listing").

  • Lorsqu'une nouvelle demande est soumise, une notification par courriel est envoyée à l'adresse courriel du 'Administrateur Clinique / Contact de Support Ocean' définie au sein du site Ocean d'autorité régionale pour les alerter de la demande en attente.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un ou plusieurs Directory Listings spécifiques en utilisant un terme clé.

La case à cocher 'Nécessite une approbation' peut être utilisée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les Directory Listings qui ont postulé à l'autorité régionale mais qui n'ont pas encore été approuvés (c'est-à-dire, un état 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver un Directory Listing sous l'autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'autorité régionale doivent avoir accès administrateur de site pour approuver un Directory Listing.

Une fois approuvée, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur Clinique/Contact de Support Ocean du site Ocean du demandeur indiquant que la demande a été approuvée.

Important : Avant d'approuver un Directory Listing, les utilisateurs de l'autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné le listing conformément à tout processus standardisé ou critère d'approbation défini par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Retirer' peut être utilisé pour refuser la demande actuellement en attente d'un Directory Listing à l'autorité régionale, ou retirer un Directory Listing précédemment approuvé de l'autorité régionale.

Note : Les utilisateurs de l'autorité régionale doivent avoir accès administrateur de site pour refuser un Directory Listing.

Lors du refus/retrait, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel du Administrateur Clinique/Contact de Support Ocean du site Ocean du demandeur indiquant que la demande a été refusée.

  • Important : Avant de refuser/supprimer un Directory Listing, les utilisateurs de l'autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la liste conformément à tout processus standardisé ou critère de refus défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une demande/supprimer un Directory Listing précédemment approuvé, l'autorité régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/la suppression. Cette raison est incluse dans la notification par courriel de refus.
  • Cliquer sur le bouton 'Modifier' à droite d'un Directory Listing permet aux utilisateurs de l'autorité régionale de voir et de modifier la valeur du 'Nombre de cliniciens' et le 'Commentaire' associé.
Approbations de licence de site

L'onglet 'Approbations de licence de site' est utile pour les programmes provinciaux afin de gérer la mise en œuvre et l'assomption des frais de licence pour les produits d'engagement des Patients d'Ocean et de contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de Demandes de Service externe.

Note : Par défaut, les sites Ocean des utilisateurs finaux encourront des frais de licence lors de l'utilisation de la Messagerie des Patients d'Ocean et/ou de la Réservation en ligne sauf si une Autorité Régionale a d'abord assumé la responsabilité des frais.

  • Le tableau affiche tous les sites Ocean qui ont au moins un Directory Listing qui a postulé et/ou a été approuvé par l'Autorité Régionale.

Pour chaque site Ocean, le nombre respectif de Directory Listings qui ont été approuvés, le nombre de licences de Messagerie des Patients dont l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité, le nombre de licences de Réservation en ligne dont l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité, et les frais de licence de site estimés par mois sont affichés.

Notes sur les valeurs des colonnes
  • Sous la colonne '# de Directory Listings approuvés', une valeur de '0' indique qu'au moins un Directory Listing au sein du site Ocean a postulé auprès de l'Autorité Régionale, mais n'a pas encore été approuvé (c'est-à-dire qu'il est actuellement en attente).
  • Sous la colonne '# de licences de Messagerie des Patients', une valeur vide indique que l'Autorité Régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie des Patients pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Messagerie des Patients pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée au sein du site Ocean.
  • Sous la colonne '# de licences de Réservation en ligne', une valeur vide indique que l'Autorité Régionale n'a pas assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en ligne pour le site Ocean.
    • Une valeur de '0' indique que l'Autorité Régionale a assumé la responsabilité des frais de licence liés à la Réservation en ligne pour le site Ocean, cependant aucune licence n'a été activée au sein du site Ocean.

Pour gérer l'accord de site pour un site Ocean, les utilisateurs de l'Autorité Régionale avec accès Admin de site peuvent cliquer sur le bouton 'Gérer' sur le côté droit.

Accords de licence signés
  • L'onglet 'Accords de licence signés' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont signé l'Accord de licence de l'autorité régionale en activant la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à un Directory Listing qui a été approuvé par l'autorité régionale.
  • Lors de la première visualisation de l'onglet 'Accords de licence signés', aucun utilisateur ne sera affiché par défaut. Pour rechercher et/ou visualiser des utilisateurs, utilisez l'une des options suivantes :
  • Option 1 : Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Nom', entrez le terme de recherche, puis cliquez sur l'icône de la loupe pour exécuter la recherche.
  • Option 2 : Définissez le critère 'Rechercher par' sur 'Version' et sélectionnez la version souhaitée de l'Accord de licence de l'autorité régionale. Le tableau ci-dessous affichera tous les utilisateurs qui ont signé la version sélectionnée de l'Accord de licence de l'autorité régionale.
  • Tout utilisateur sur le site Ocean de l'autorité régionale (c'est-à-dire même les utilisateurs sans accès administrateur du site) peut invalider l'accord de licence signé d'un utilisateur en cliquant sur le bouton 'Modifier la licence' pour l'utilisateur concerné et en sélectionnant 'Invalider'.

  • Note : Le paramètre 'Signataire de l'accord HINP' et le bouton 'Mise à jour HINP' associé sont obsolètes.

Une fois qu'un accord de licence signé par un utilisateur a été invalidé, il sera de nouveau invité à activer la case à cocher 'J'accepte les conditions d'utilisation' la prochaine fois qu'il enverra une recommandation à un Directory Listing qui a été approuvé par l'autorité régionale.

Important : Avant d'invalider un accord de licence signé par un utilisateur, les utilisateurs de l'autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont respecté tous les processus ou critères standardisés définis par l'entité du programme provincial.

Approbations des utilisateurs de consultation électronique

L'onglet 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique' vous permet de trouver et de visualiser les utilisateurs qui ont postulé et/ou ont été approuvés par l'Autorité régionale pour rejoindre un programme de Consultation électronique.

  • Pour postuler à un programme de Consultation électronique, les utilisateurs cliquent sur le bouton 'Soumettre la demande à l'Autorité régionale' dans les paramètres de leur compte utilisateur.

  • Note : Seuls les utilisateurs avec les 'rôles d'utilisateur' suivants sont autorisés à soumettre une demande : Spécialiste, Médecin de famille, Infirmière praticienne.

Interface utilisateur spécifique à la province

Note : Selon la valeur de la 'Province' définie dans le compte utilisateur, le nom et la description du paramètre peuvent être différents :

  • Lorsqu'elle est définie sur Ontario, le paramètre est nommé 'Demande TReC' et inclut une description spécifique à l'Ontario.
  • Lorsqu'elle est définie sur Nouvelle-Écosse, le paramètre est nommé 'Demande NSHA Consultation électronique PoC' et inclut une description spécifique à la Nouvelle-Écosse.
  • Lorsqu'elle est définie sur toute autre province/territoire, le paramètre est nommé 'Demande de Consultation électronique' et inclut une description générique.
  • Une fois qu'une demande d'utilisateur a été soumise, elle apparaîtra dans le tableau 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique'.

La boîte de recherche en haut du tableau peut être utilisée pour rechercher un utilisateur spécifique par nom/nom d'utilisateur.

La case à cocher 'Besoin de révision' peut être activée pour filtrer le tableau afin d'afficher uniquement les utilisateurs qui ont soumis une demande mais qui n'ont pas encore été approuvés (c'est-à-dire un état de demande 'En attente').

Le bouton 'Approuver' peut être utilisé pour approuver la demande d'un utilisateur pour rejoindre le programme de Consultation électronique. Une fois approuvée, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean les informant de l'approbation.

Important : Avant d'approuver une demande, les utilisateurs de l'Autorité régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné la demande de l'utilisateur conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l'entité du programme provincial.

Le bouton 'Refuser/Retirer' peut être utilisé pour refuser une application actuellement en attente d'un utilisateur, ou retirer un utilisateur précédemment approuvé. Lors du refus/retrait, une notification par courriel sera envoyée à l'adresse courriel associée au compte utilisateur Ocean les informant du refus.

  • Important : Avant de refuser/retirer une application, les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent s'assurer qu'ils ont examiné l'utilisateur/application conformément à tout processus ou critère standardisé défini par l'entité du programme provincial.
  • Au moment de refuser une application/retirer un utilisateur précédemment approuvé, l'Autorité Régionale est invitée à préciser une raison pour le refus/retrait. Cette raison est incluse dans la notification par courriel informant l'utilisateur du refus.
  • Une fois qu'une application d'utilisateur a été approuvée, la case à cocher 'Répondre en tant que Consultation électronique' et le paramètre 'Temps de facturation' sont mis à la disposition de l'utilisateur dans la zone 'Messagerie' de toute eOrientation/Consultations électroniques reçues à leur site Ocean.

Rappel : Les utilisateurs fournissant des Consultations électroniques doivent s'assurer que leur site Ocean a été configuré pour afficher les dossiers d'état des Consultations électroniques et que les offres de services de santé sur leur Directory Listing ont été configurées pour accepter les Consultations électroniques Ocean (sauf si l'utilisateur participe à l'Initiative eOrientation à Consultation électronique spécifique à l'Ontario).

Bouton 'Exporter les inscriptions'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant toutes les Directory Listings qui ont postulé et/ou ont été approuvées par le site Ocean de l'autorité régionale. L'export inclut les Directory Listings qui sont en état 'En attente' et/ou 'Approuvé'.
  • Dictionnaire de données 'Exporter les inscriptions'
Bouton 'Exporter les sites'
Bouton 'Exporter les utilisateurs'
  • Cet export fournit un fichier CSV contenant tous les utilisateurs Ocean qui ont accepté les conditions d'utilisation de l'accord de licence du fournisseur de l'autorité régionale au moment de l'envoi d'une eOrientation à une Directory Listing qui a été approuvée par le site Ocean de l'autorité régionale.
  • Dictionnaire de données 'Exporter les utilisateurs'
Bouton 'Voir l'accord de licence'

Ce bouton peut être utilisé pour voir la version actuelle de l'accord de licence qui a été téléchargée vers le site Ocean de l'autorité régionale. Une fois cliqué, la version actuelle de l'accord de licence est affichée, et l'identificateur de la version actuelle peut être vu en bas de la fenêtre de visualisation de l'accord de licence.

Bouton 'Téléchargez vers Nouveau Contrat de Licence'

Ce bouton peut être utilisé pour télécharger ou mettre à jour le Contrat de Licence pour l'Autorité Régionale.

  • Dans le champ 'Version', précisez un identificateur de version à associer à la version du Contrat de Licence qui est en cours de téléchargement.
  • Dans le champ 'Fichier de Licence', cliquez sur 'Choisir le Fichier', sélectionnez le fichier HTML pertinent depuis votre ordinateur, et cliquez sur 'Télécharger'.
  • Lors du téléchargement, la version précédente du Contrat de Licence sera immédiatement remplacée par la version la plus récente.

Notes du Contrat de Licence

  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence soit téléchargée vers le site Ocean de l'Autorité Régionale, tous les utilisateurs qui envoient des recommandations devront réactiver la case à cocher 'J'accepte les Conditions d'Utilisation' au moment d'envoyer leur première recommandation à un Directory Listing qui a été approuvé par l'Autorité Régionale après que la mise à jour de la version ait été effectuée.
  • Après qu'une nouvelle version du Contrat de Licence soit téléchargée vers le site Ocean de l'Autorité Régionale, tous les Directory Listings qui ont été précédemment approuvés par l'Autorité Régionale seront automatiquement mis à jour avec la dernière version du Contrat de Licence de l'Autorité Régionale.
    • Les entités des programmes provinciaux sont responsables de s'assurer que les destinataires des recommandations (c'est-à-dire, ceux avec un ou des Directory Listing(s) approuvé(s) par l'Autorité Régionale) soient informés de tout changement au Contrat de Licence qui est appliqué à leur(s) Directory Listing(s).
  • Lors de la création de votre fichier HTML, nous déconseillons d'utiliser Microsoft Word car il peut générer des formats HTML non standard qui ne sont pas acceptés par le téléchargeur HTML d'Ocean.
  • La politique de sécurité de contenu (CSP) d'Ocean impose des règles qui bloquent les scripts (script-src 'aucun'), le contenu intégré (child-src 'aucun'), les plugins (object-src 'aucun'), les soumissions de formulaires (form-action 'aucun'), et les URL relatives (base-uri 'aucun') dans le fichier du Contrat de Licence.

Enquêtes de l'Autorité Régionale

Chaque site Ocean de l'Autorité Régionale a la possibilité d'intégrer trois liens d'enquête dans l'acheminement des eOrientations/Consultations électroniques pour collecter les Mesures d'Expérience Rapportées par les Patients (PREMs) et les données de satisfaction des Fournisseurs. Les Autorités Régionales peuvent profiter de jusqu'à trois Études Ocean gratuites à cette fin, ou utiliser un outil d'enquête tiers.

Pour plus d'informations, veuillez vous référer à l'article suivant : Qu'est-ce qu'une enquête de l'Autorité Régionale et comment puis-je la configurer ?

Analytique de l'Autorité Régionale

Par défaut, les valeurs analytiques dé-identifiées sont toujours capturées sur les sites Ocean qui reçoivent des eOrientations/Consultations électroniques. Cela donne aux sites Ocean individuels la capacité d'analyser une variété de métriques pour leurs orientations/consultations reçues, telles que les modèles d'orientation, les taux de refus et les temps d'attente. Pour plus d'informations sur ce sujet, veuillez vous référer à Soutenir l'analytique dans les consultations électroniques et/ou les eFormulaires d'orientation et Accéder à l'analytique des eOrientations.

Dans le contexte d'un déploiement financé par la province d'Ocean, il est précieux d'avoir un aperçu de ces données dé-identifiées à travers tous les sites Ocean participant au programme. Ocean réalise cela en fournissant aux sites Ocean de l'Autorité Régionale l'accès à toutes les données analytiques dé-identifiées pour les orientations envoyées aux Directory Listings qui ont été 'Approuvés' par l'Autorité Régionale (comme décrit ci-dessus).

Note : Les utilisateurs de l'Autorité Régionale doivent avoir un accès Admin du site pour exporter les données analytiques.

  • Cela signifie que lorsqu'un utilisateur sur le site Ocean de l'Autorité Régionale exporte les données analytiques d'orientation, le fichier de sortie .csv contiendra les données analytiques agrégées pour les orientations envoyées à tout Directory Listing qui a été 'Approuvé' par l'Autorité Régionale.

Notes analytiques

  • Ocean ne prend en charge l'exportation que de 50 000 enregistrements analytiques d'orientation à la fois lors de l'exécution de l'exportation des analyses d'orientation dans l'Ocean Portail.
    • Pour exporter plus de 50 000 enregistrements analytiques d'orientation, nous recommandons d'exécuter plusieurs rapports avec des valeurs de 'Date de début' et 'Date de fin' séquentielles (par exemple, exportation par mois ou par trimestre civil).
  • Les analyses d'orientation peuvent également être accessibles via notre API Ocean. Pour plus de détails, veuillez vous référer à l'API ouverte Ocean.
    • L'API ouverte Ocean ne prend en charge l'exportation que de 1 000 enregistrements analytiques d'orientation à la fois.
  • Bien qu'Ocean collecte toujours les valeurs 'Analytique de base' par défaut, les formulaires d'orientation peuvent être personnalisés pour capturer des 'Analytique personnalisé (ax_)' et 'Analytique personnalisé (fx_)' supplémentaires.

Résumé de l'accès utilisateur : 'Admin du site' vs. 'Non-Admin du site'

Pour référence pratique, le tableau ci-dessous décrit les actions qui peuvent être effectuées au sein d'un site Ocean d'une Autorité Régionale (RA) par un utilisateur avec ou sans accès Admin du site :

Tableau récapitulatif des Actions 'Administrateur du site' vs. 'Non-administrateur du site'

'Y' indique que l'action peut être effectuée, tandis que 'N' indique que l'action ne peut pas être effectuée par l'utilisateur.

Action Non-Administrateur du site Administrateur du site
Accéder à la zone 'Approbations' sur le site RA Ocean Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les utilisateurs' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les listings' Y Y
Exécuter le rapport 'Exporter les sites' Y Y
Cliquez sur le bouton 'Voir l'accord de licence' Y Y
Téléchargez vers un nouvel accord de licence en utilisant le bouton 'Télécharger un nouvel accord de licence' Y Y
Cliquez sur le bouton 'Modifier' sur un Directory Listing dans le tableau des approbations de listings Y Y
Accéder à la zone 'Paramètres d'administration' du site RA Ocean N Y
'Approuver' et 'Refuser/Retirer' les Directory Listings dans l'onglet 'Approbations de listings' N Y
'Approuver' et 'Refuser/Retirer' les utilisateurs dans l'onglet 'Approbations des utilisateurs de Consultation électronique' N Y
Cliquez sur le bouton 'Modifier la licence' pour 'Invalider' un utilisateur dans l'onglet 'Accords de licence signés' Y Y
Cliquez sur le bouton 'Gérer l'accord de site' pour un site Ocean dans l'onglet 'Approbations de licence de site' N Y
Contrôler la contribution d'un site Ocean à un Répertoire de demandes de service dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Contrôler l'assomption de responsabilité du site RA Ocean pour les frais de licence de messagerie aux patients et de réservation en ligne pour les sites Ocean des utilisateurs finaux dans la zone 'Gérer l'accord de site' N Y
Accéder aux analyses de référence au niveau de l'autorité régionale dans la zone 'Rapports' du site RA Ocean N Y
Configurer les enquêtes de l'autorité régionale dans la zone 'Fonctionnalités du site' du site RA Ocean N Y
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