Quelle est la durée de conservation des dossiers des patients (avec RPS) dans l'Ocean?

Ocean n'est pas un DMÉ/DSÉ et n'est pas un référentiel à long terme des informations de santé d'un patient. Tous les dossiers des patients sont finalement supprimés de Ocean. Ocean ne conserve les dossiers des patients que sous un format crypté pendant un temps limité pour soutenir les différentes façons dont les cliniques utilisent le système. Après cette période, le dossier du patient est définitivement supprimé de la base de données Ocean, bien qu'il soit disponible dans les sauvegardes de la base de données pendant un an.

Par exemple, lorsqu'un patient est planifié pour un rendez-vous, le dossier du patient est crypté et téléchargé dans Ocean un jour ou deux avant l'heure du rendez-vous. Il est supprimé après que le DMÉ a téléchargé la note générée. Le temps total dans Ocean peut être de 3 à 4 jours.

À titre d'exemple contrastant, si une patiente nouvellement enceinte s'inscrit pour un rendez-vous pédiatrique pour un nouveau-né, la patiente pourrait recevoir un questionnaire web Ocean Online des mois avant la naissance et être invitée à compléter le formulaire à la livraison. Dans ce cas, le dossier du patient pourrait être conservé dans Ocean pendant 5 mois.

Le comportement d'Ocean est guidé par le principe de confidentialité PIPEDA de "Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation". Les lignes directrices en matière de confidentialité recommandent que les RPS soient conservés dans le moins d'endroits possible et pour la durée la plus courte possible. Le dossier principal des informations de santé personnelle pour les cliniques est le DMÉ/DSÉ. De plus, les patients dans Ocean sont des "instantanés" d'un patient à un moment donné (lorsque le patient a été téléchargé). Bien que les patients puissent être mis à jour facilement par le DMÉ/DSÉ, avoir de multiples copies des dossiers des patients est généralement problématique en raison du risque de données obsolètes.

Avertissements :

• Vous pouvez "verrouiller" un patient dans Ocean pour demander à Ocean de laisser le dossier intact et stocké dans Ocean, bien que cela devrait être réservé à des situations spéciales uniquement.
• Les données d'étude Ocean capturées pour un patient sont conservées indéfiniment (jusqu'à ce qu'elles soient supprimées par le site Ocean propriétaire).
• Le journal d'audit maintenu par Ocean est conservé indéfiniment, ce qui vous permet de faire correspondre l'identifiant du patient du DMÉ à un numéro de référence Ocean pour l'accès à la tablette, l'accès au questionnaire web, les enregistrements d'audit de complétion de formulaire, etc. à des fins d'audit.
• Les RPS cryptés seront conservés dans les sauvegardes de la base de données Ocean pendant un an maximum. Les sauvegardes Ocean sont conservées dans un centre sécurisé avec un accès entièrement journalisé. L'accès est limité au personnel opérationnel d'OceanMD.

Délais détaillés pour les patients conservés dans Ocean :

• Pour les patients avec des formulaires en attente : 30 jours ou jusqu'à ce que le lien sécurisé pour accéder au formulaire expire
  • Le patient restera dans Ocean pour la durée la plus longue des deux.
• Pour les patients avec des notes qui n'ont pas été téléchargées : 90 jours (si vous avez des patients dans cette situation, ce qui suit se produira : "Que dois-je faire si je vois 'Avertissement d'Ocean : Les notes nécessitent un téléchargement'?")
• Pour les patients qui ont toutes les notes téléchargées et aucun formulaire en attente : 14 jours
• Pour les patients qui ont des messages sécurisés non ouverts et aucun formulaire en attente : 14 jours ou jusqu'à ce que le lien sécurisé pour accéder au message expire
  • Le patient restera dans Ocean pour la durée la plus longue des deux.
• Pour les patients avec un rendez-vous planifié dans un DMÉ intégré sans formulaire ou mise à jour en attente : 14 jours après la date du rendez-vous planifié
• Pour les patients avec une eRéférence, un eConseil, des formulaires de site Web, un formulaire de site Web authentifié par le patient ou des soumissions de réservation en ligne associés : jusqu'à ce que toutes les soumissions associées soient purgées du site Ocean
  • Les soumissions sont associées aux patients existants via un numéro d'assurance maladie/ID alternatif correspondant. En cas de création d'un nouveau patient (par exemple, en acceptant une soumission, en créant une nouvelle soumission), le patient est explicitement lié à la soumission à l'aide d'une valeur de référence unique pour le patient.

eConseils/eRéférences

Par défaut, les eConseils/eRéférences envoyés par Ocean ou transcrits dans Ocean sont conservés pendant au moins 1 an avant d'être purgés. Cependant, certaines actions dans Ocean peuvent repousser la date limite de purge au-delà de la valeur par défaut. Des informations détaillées sur le stockage des eRéférences peuvent être trouvées dans : Pendant combien de temps les eConseils/eRéférences sont-ils stockés après avoir été envoyés par Ocean?

Les données analytiques des eConseils/eRéférences capturées par Ocean sont conservées indéfiniment. Pour plus d'informations, veuillez consulter Prise en charge des analyses dans les eConseils et/ou les eRéférences eFormulaires.

Lorsqu'un eConseil/eRéférence approche de sa date limite de purge, il passera automatiquement dans le dossier d'état 'Avertissements de suppression' 14 jours avant d'être purgé d'Ocean. Une notification par courriel d'avertissement de suppression sera également automatiquement envoyée à tous les sites Ocean ayant accès à l'eConseil/eRéférence.

Soumissions de formulaires de site Web/Formulaire de site Web authentifié par le patient

• Les soumissions de formulaires de site Web dans le dossier "Nouveau", "Accepté" ou "Terminé" sont conservées pendant 180 jours à partir de la date de soumission.
• Si des informations de rendez-vous sont ajoutées à la soumission du formulaire du site Web, elles sont conservées jusqu'à la date du rendez-vous + 30 jours.
• Si un "Délai anticipé avant le rendez-vous" est saisi dans la soumission du formulaire du site Web, il est conservé jusqu'à la fin de la plage de dates estimée + 60 jours.
• Si une révision est demandée par un autre utilisateur sur le site, la soumission sera stockée pendant 12 mois après la date à laquelle la révision a été demandée.
• Lorsqu'une soumission de formulaire de site Web est programmée pour être supprimée, elle est déplacée dans le dossier d'Avertissements de suppression, qui apparaît en rouge. Un utilisateur peut "prolonger" le temps de rétention pour des blocs supplémentaires de 60 jours.
• Comme ci-dessus, Ocean vous avertira avec une alerte si vous avez des avertissements de suppression.

Soumissions de réservation en ligne

• Si la date du rendez-vous est inférieure à 180 jours à partir de la date à laquelle la réservation a été effectuée, la soumission sera conservée dans Ocean pendant 180 jours après la date à laquelle la réservation a été effectuée.
• Si la date du rendez-vous est supérieure à 180 jours à partir de la date à laquelle la réservation a été effectuée, la soumission sera conservée dans Ocean pendant 30 jours après la date du rendez-vous réservé.
• Si la révision de la soumission est demandée par un autre utilisateur sur le site en utilisant la fonction 'Requiert une révision', la soumission sera stockée pendant 12 mois après la date à laquelle la révision a été demandée.
• Lorsqu'une soumission de réservation en ligne est programmée pour être supprimée, elle est déplacée dans le dossier d'Avertissements de suppression 14 jours avant d'être supprimée. Un utilisateur peut "prolonger" le temps de rétention pour des blocs supplémentaires de 60 jours.

Pièces jointes de fichiers inutilisés

Ocean prend en charge la possibilité d'inclure des fichiers et/ou des notes à partir de DMÉ intégrés en tant que pièce jointe dans un message au patient, ou en tant que pièce jointe dans un eRéférence/eConseil Ocean.

Ce processus implique généralement 1) de prendre des mesures dans le DMÉ pour d'abord télécharger le fichier dans Ocean, puis 2) d'envoyer ultérieurement le message au patient/l'eRéférence/l'eConseil. Pendant le laps de temps entre ces deux actions, la pièce jointe de fichier téléchargée existe dans Ocean et est associée au patient concerné, mais elle n'est pas encore associée à un message/eRéférence/eConseil spécifique.

À ce moment-là, la pièce jointe est considérée comme "inutilisée". Une fois que la pièce jointe est incluse dans un message/eRéférence/eConseil envoyé, elle est considérée comme "utilisée" et hérite de la chronologie de purge de l'eRéférence/l'eConseil ou du dossier patient associé mentionné ci-dessus.

Lorsque la pièce jointe est dans l'état "inutilisé", elle peut être incluse dans un message/eRéférence/eConseil par n'importe quel utilisateur du site Ocean qui interagit avec le patient associé. Par exemple, si l'Utilisateur A effectue les étapes dans le DMÉ pour d'abord télécharger le fichier dans Ocean mais ne procède pas à l'envoi du message/eRéférence/eConseil, l'Utilisateur B pourrait ensuite sauter ces étapes initiales et "utiliser" la pièce jointe lors de l'envoi d'un message/eRéférence/eConseil pour ce patient.

Tous les soirs, vers 2 h 00 HNE, Ocean purge automatiquement toutes les pièces jointes "inutilisées" qui ont plus de 24 heures. Cela signifie qu'une pièce jointe "inutilisée" peut être conservée dans Ocean jusqu'à un maximum de 48 heures avant d'être automatiquement purgée.