Si votre clé de chiffrement partagée a été perdue, malheureusement, OceanMD n'a aucun moyen de trouver ou de récupérer votre clé unique en votre nom (c'est l'une des façons dont nous aidons à garantir que les données des patients sont toujours sécurisées). Cependant, il existe quelques étapes de dépannage que vous pouvez suivre pour essayer de la récupérer par vous-même.
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Essayez le Portail Ocean.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Admin.
- Cliquez sur "Encryption" sur la page des Paramètres Admin et votre Clé d'Encryption Partagée devrait apparaître. Sinon, l'indice peut vous aider à retrouver où vous devriez regarder et/ou ce que vous avez choisi comme clé.
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Essayez Ocean Cloud Connect.
Si votre site utilise Cloud Connect pour intégrer Ocean avec votre DMÉ, votre clé sera également stockée dans cette configuration.
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Pour consulter votre clé, connectez-vous à Ocean Cloud Connect, et cliquez sur le bouton bleu intitulé "Voir la Clé d'Encryption Partagée", qui se trouve sous le panneau Clé d'Encryption Partagée sur le côté droit de la page.
Après avoir confirmé cette action, la clé s'affichera à l'écran.
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Note : accéder à votre clé via Cloud Connect alertera l'administrateur clinique de votre site par mesure de sécurité.
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Essayez votre DMÉ.
- Si vous utilisez PS Suite ou OSCAR, vous pourrez peut-être accéder à la clé d'encryption depuis votre DMÉ.
- Si vous utilisez PS Suite, ouvrez le formulaire personnalisé Ocean et cliquez sur "Paramètres" sur le formulaire personnalisé. Entrez vos identifiants Ocean (nom d'utilisateur et mot de passe) et un menu d'options devrait apparaître. Cliquez sur "Clé d'Encryption Partagée" pour voir votre clé d'encryption partagée.
- Si vous utilisez OSCAR, ouvrez le eFormulaire Ocean dans OSCAR (en utilisant le raccourci Ocean sur le calendrier des rendez-vous ou dans la section "Gérer les eFormulaires" dans le panneau d'administration) et sélectionnez le bouton "Paramètres".
- Cliquez sur "Paramètres Avancés" puis sélectionnez "Réinitialiser la Clé d'Encryption". Vous verrez ensuite la valeur de votre clé d'encryption partagée existante répertoriée dans la zone de saisie de cette fenêtre. Une fois que vous avez copié la clé à partir de la zone, sélectionnez l'option "Annuler".
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Essayer le navigateur web d'un collègue.
- Un utilisateur d'Ocean qui peut consulter les données des patients dans son navigateur web le peut car il a la clé de chiffrement sauvegardée dans le stockage local de son navigateur. Si vous avez configuré Ocean en utilisant votre navigateur web, il pourrait être disponible en vous connectant au Portail Ocean en utilisant ce même navigateur web. Si un autre collègue a configuré Ocean, vous pouvez lui demander de se connecter à son compte Portail Ocean.
- Dans les deux cas, vous verrez la clé de chiffrement partagée dans la vue Admin du Portail Ocean (que seuls les administrateurs du site peuvent voir) dans la section "Chiffrement" (sélectionnée à partir de la page Paramètres Admin).
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Essayer une tablette Ocean.
- Si vous avez une tablette Ocean, vous pouvez consulter la clé de chiffrement dans le Menu d'administration (auquel un utilisateur Ocean avec des privilèges d'administrateur peut accéder en appuyant sur le logo Ocean ou sur l'icône "cog" en bas à gauche). À partir de ce menu Admin, choisissez "Voir la clé de chiffrement partagée" pour consulter la clé de chiffrement partagée de votre site.
Si vous avez essayé toutes les solutions ci-dessus et que vous ne trouvez toujours pas votre clé de chiffrement...
Si votre Clé de Chiffrement Partagée (CCP) est réellement perdue, vous devrez en créer une nouvelle et mettre à jour tous vos appareils. Veuillez noter qu'une fois qu'une CCP est réinitialisée, toutes les réponses ou recommandations de patients précédentes seront irrécupérables par votre personnel ou l'équipe Ocean.
Si vous avez épuisé toutes les autres options et êtes prêt à réinitialiser votre CCP (et perdre tout enregistrement de patients en attente dans Ocean), veuillez demander à un administrateur de votre site Ocean de contacter l'équipe de support OceanMD.
Veuillez noter qu'Ocean n'acceptera les demandes de réinitialisation de CCP que d'un membre du personnel de la clinique ayant des privilèges d'administrateur Ocean.
Protéger votre Clé de Chiffrement Partagée à l'avenir
Votre Clé de Chiffrement Partagée est une protection importante contre l'accès non autorisé aux données de vos patients, et doit donc être manipulée avec précaution et stockée dans un endroit sûr. Il est également recommandé que l'accès à la clé soit limité aux titulaires de compte administratif de confiance. Afin de prévenir le pire scénario d'une clé perdue (et de données de patients perdues), nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
- L'accès administratif dans Ocean est requis pour changer la Clé de Chiffrement Partagée. Par conséquent, vous devriez limiter les privilèges administratifs à un petit nombre d'utilisateurs de confiance. Assurez-vous cependant d'avoir une redondance, au cas où un utilisateur administratif quitterait l'organisation.
- Ocean vous permet de sauvegarder un "indice". Faites en sorte que cet indice permette toujours à un utilisateur administratif de récupérer la clé. Cela pourrait inclure la notation d'un emplacement de stockage secondaire.
- Vous pouvez télécharger, imprimer et compléter cette Carte de Référence Clinique et la conserver dans un endroit sûr pour référence future.
- Envisagez un outil de stockage de mots de passe en ligne sécurisé conçu pour une utilisation en équipe partagée tel que Common Key ou 1Password.