Envoyer des courriels aux patients en utilisant votre propre adresse courriel – OceanMD

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Que signifie ceci?

Par défaut, les messages aux patients sont envoyés depuis Ocean en utilisant "no-reply@cognisantmd.com" comme adresse e-mail "De". Cependant, vous avez la possibilité de changer cela pour votre propre adresse personnalisée si vous possédez votre propre nom de domaine, tel que "no-reply@myclinic.com".

L'utilisation de votre propre adresse e-mail présente les avantages suivants:

L'e-mail a moins de chances d'être dirigé vers le dossier de spam de votre patient.
Il est plus susceptible de capter l'attention de votre patient.
En cas d'adresse e-mail incorrecte du patient, tout e-mail de retour de rebondissement peut vous être renvoyé au lieu d'être perdu.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez utiliser votre propre nom de domaine et avoir la capacité de modifier vos enregistrements DNS avec votre registraire de nom de domaine.

Plus précisément, vous devez ajouter soit un enregistrement SPF TXT ou des enregistrements DKIM indiquant aux fournisseurs de messagerie (comme Google et Yahoo) d'utiliser la clé de domaine d'Ocean pour vérifier que l'e-mail de votre domaine a été envoyé par Ocean.

Alors qu'Ocean utilisera votre adresse e-mail personnalisée "De" lorsque SPF ou DKIM sont configurés correctement, nous recommandons que tous les enregistrements DNS suivants soient créés pour une meilleure délivrabilité:

Enregistrement SPF TXT permettant à Ocean d'envoyer des e-mails en votre nom.
Enregistrements DKIM CNAME utilisant la clé de domaine d'Ocean.
Enregistrement DMARC TXT indiquant aux fournisseurs de messagerie comme Google et Yahoo ce qu'ils doivent faire si un message e-mail ne peut pas être vérifié comme légitime. (Cela peut être le cas si un e-mail est envoyé par quelqu'un se faisant passer pour vous).

Comment faire?

Comme ce changement nécessite une expertise technique et la possession de votre propre nom de domaine, ce n'est pas pour tout le monde.

Avertissement: Nous recommandons vivement de consulter un professionnel de l'informatique pour vous aider à modifier les enregistrements DNS, car des erreurs peuvent entraîner le marquage incorrect de vos e-mails comme spam, ou des problèmes avec votre site web.

SPF

Allez sur le site web de votre fournisseur DNS et vérifiez si vous avez un enregistrement SPF TXT existant. Les enregistrements SPF TXT existants ressemblent à ceci:
```
"v=spf1 ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"
```
Si vous n'avez pas d'enregistrement SPF TXT existant, nous vous recommandons de consulter un professionnel de l'informatique pour en créer un.

La construction de l'enregistrement SPF TXT n'est pas abordée dans cet article, mais votre registraire de domaine devrait avoir des instructions détaillées sur la façon d'en créer un.

Tous les enregistrements SPF sont de type "TXT". Une fois votre enregistrement SPF TXT créé, veuillez vous référer à l'étape 3 ci-dessous.

Note: Seuls les enregistrements TXT au format SPF sont pris en charge. Le type d'enregistrement DNS SPF ne peut pas être utilisé.
Si vous avez un enregistrement SPF TXT existant, ajoutez ce qui suit après v=spf1 et avant -all:
```
include:_spf.cognisantmd.com
```

Le produit fini dans l'exemple ci-dessus ressemblerait à ceci:

"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com ip4:192.0.2.0/24 ip4:198.51.100.123 -all"

ou ceci:

"v=spf1 include:_spf.cognisantmd.com -all"

Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure ou même 1 à 2 jours, selon vos paramètres DNS.)

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Note: Seul l'un des SPF ou DKIM est requis pour qu'Ocean envoie des e-mails depuis votre domaine. Nous vous recommandons cependant vivement de configurer les deux (ainsi que DMARC) pour une meilleure délivrabilité des e-mails.

DKIM

Accédez au site Web de votre fournisseur DNS.
Créez un enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : oceanmd1._domainkey.cognisantmd.com
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).
Créez un deuxième enregistrement CNAME avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : oceanmd2._domainkey.cognisantmd.com
- Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).

DMARC

Accédez au site Web de votre fournisseur DNS.
Recherchez un enregistrement nommé : _dmarc
Si vous avez déjà configuré un enregistrement DMARC existant, vous n'avez pas besoin de le modifier. Vous pouvez passer au reste de ces étapes DMARC.
Si vous n'avez pas encore configuré d'enregistrement DMARC, nous vous recommandons d'en créer un.
Créez un enregistrement TXT avec les valeurs suivantes :
- Nom de l'enregistrement : _dmarc.votre_domaine
- Valeur de l'enregistrement : v=DMARC1; p=none
Enregistrez le nouvel enregistrement et laissez le temps aux modifications DNS de se propager. (Cela peut prendre une heure, voire 1 à 2 jours, en fonction de vos paramètres DNS).

Note: Il s'agit d'un enregistrement de politique DMARC minimal. Le configurer davantage dépasse le cadre de cet article. Veuillez consulter un professionnel de l'informatique pour obtenir de l'aide.

Envoyer un e-mail de test

Il est conseillé d'envoyer quelques e-mails de test à l'aide de votre client e-mail habituel pour vous assurer qu'ils ne sont pas signalés comme spam.

Vous pouvez vérifier votre configuration SPF et / ou DKIM en inspectant le corps complet et non formaté de l'e-mail. Dans Gmail, vous pouvez le voir en cliquant sur l'icône des trois points en haut à droite et en sélectionnant "Afficher l'original". Le résumé devrait afficher une section avec SPF PASS, DKIM PASS, ou les deux.

Conseils

La commande terminal macOS "dig votrenomdedomaine txt" confirmera si l'enregistrement SPF est sauvegardé comme prévu. Il devrait finalement afficher votre enregistrement SPF une fois propagé. Notez cependant qu'il peut y avoir d'autres retards avant que les fournisseurs de messagerie reconnaissent ce changement.
La commande terminal macOS "dig oceanmd1._domainkey.votre_domaine cname" confirmera si votre nouvel enregistrement DKIM a été sauvegardé comme prévu. Il devrait finalement afficher votre enregistrement DKIM une fois propagé. Notez cependant qu'il peut y avoir d'autres retards avant que les fournisseurs de messagerie reconnaissent ce changement.
- Vérifiez le deuxième enregistrement DKIM avec la commande terminal macOS "dig oceanmd2._domainkey.votre_domaine cname".

Activer votre adresse e-mail personnalisée "De" dans Ocean

Une fois que vous avez configuré correctement vos enregistrements DNS, connectez-vous au Portail Ocean, cliquez sur 'Menu' dans le coin supérieur gauche, sélectionnez 'Admin', puis sélectionnez 'Compte du site'.

Entrez votre adresse e-mail dans le champ 'Adresse e-mail 'De''.

Comment Ocean valide vos enregistrements DNS

Après avoir saisi votre adresse e-mail personnalisée dans le champ 'Adresse e-mail 'De'', Ocean validera que vos enregistrements DNS nous permettent d'envoyer des e-mails en votre nom :

Si une icône d'état verte apparaît, cela signifie que SPF et DKIM sont valides et pris en charge par un enregistrement DMARC. C'est la configuration recommandée.

Si une icône d'état jaune apparaît, cela signifie que SPF est valide ou DKIM est valide. Cela signifie que l'exigence de configuration minimale a été respectée.

Si une icône d'état rouge apparaît, cela signifie que ni les enregistrements SPF ni DKIM ne sont valides. C'est l'exigence de configuration minimale. L'adresse e-mail personnalisée 'De' ne sera pas utilisée.

Si Ocean trouve que vos enregistrements DNS sont valides (c'est-à-dire qu'une icône d'état jaune ou verte apparaît), un e-mail sera automatiquement envoyé à l'équipe de support OceanMD pour approbation manuelle.

Tant que l'approbation de l'équipe de support OceanMD n'a pas été donnée, la configuration n'est pas complète.

Si vos enregistrements DNS ne peuvent pas être validés (c'est-à-dire qu'une icône d'état rouge apparaît), ou si l'équipe de support OceanMD n'approuve pas votre adresse personnalisée, Ocean ne ne l'utilisera pas. Dans ce cas, veuillez vérifier votre configuration DNS pour vous assurer qu'elle est correcte et/ou contacter l'équipe de support OceanMD pour le suivi de votre approbation.

Une fois configuré et approuvé avec succès, Ocean continuera de valider automatiquement périodiquement votre adresse e-mail personnalisée "de" pour s'assurer que les enregistrements DNS SPF, DKIM (SPF ou DKIM doivent toujours être configurés correctement) et DMARC (non requis mais recommandé) permettent toujours de nous envoyer des e-mails en votre nom en cas de présence.

En cas d'échec de la validation, Ocean reviendra automatiquement à l'utilisation de l'adresse e-mail par défaut "no-reply" d'Ocean, donc aucune action de votre part n'est requise.

Si vous changez un jour l'adresse e-mail personnalisée, l'équipe de support OceanMD devra approuver à nouveau la nouvelle adresse.