Nous prenons actuellement en charge les importations à partir de formulaires Web pour TELUS PS Suite, Med Access, DMÉ OSCAR, OSCAR Pro (WELL Health) et QHR Accuro. Si vous n'utilisez aucun de ces DMÉ, de nombreuses cliniques utilisent toujours des formulaires Web sans intégration de DMÉ, car vous avez également la possibilité d'exporter les soumissions vers un tableur ou en PDF à tout moment.
Formulaire Web collecte le numéro d'assurance maladie
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site Web acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", "eFormulaires". Trouvez le eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre Formulaire Web, et ouvrez le eFormulaire dans l'Éditeur d'eFormulaire.
- Assurez-vous que votre eFormulaire comporte un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de la note).
- Note : Si vous acceptez également les soumissions de patients qui n'ont pas d'enregistrement existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire comporte des champs obligatoires qui sont associés à des champs DMÉ correspondants pour le prénom du patient (Prénom(s)) et nom de famille (Nom), en plus de leur sexe.
- De retour dans le Portail Ocean, ouvrez la vue "Formulaires Web" et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Les informations sont automatiquement téléchargées sous forme de note de rencontre dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie correspondant dans PS Suite, ou si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie correspondant n'existe, un nouveau dossier sera créé.
- Retournez au Portail Ocean et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si ce n'est pas déjà fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.
Formulaire du site Web ne contient pas de champ Assurance maladie
- Si votre formulaire de site Web ne contient pas de champ pour l'assurance maladie, vous pouvez importer la soumission en utilisant le bouton "Import" sur la barre d'outils Ocean. Si votre barre d'outils ne contient pas ce bouton, configurez la dernière barre d'outils Ocean à partir de nos Instructions de Téléchargement de la Barre d'Outils Ocean Telus PS Suite.
- De retour dans le Portail Ocean, ouvrez la vue des Formulaires de site Web et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Accepter".
- Il affichera un numéro de référence du patient (généralement composé de 3 chiffres):
- Sur la barre d'outils dans PS Suite, cliquez sur "Import" et saisissez ce numéro. Les mises à jour démographiques seront appliquées et la note sera importée en tant que note de rencontre par Ocean.
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- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", sélectionnez "eFormulaires", et localisez le formulaire Ocean eForm que vous utilisez pour votre Formulaire de site Web, et ouvrez le formulaire dans l'Éditeur d'eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire contient un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de la note).
- Note : Si vous acceptez également les soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire contient des champs obligatoires qui sont associés aux champs DMÉ correspondants pour le prénom du patient (Prénom(s)) et nom de famille (Nom), en plus de leur sexe.
- Une fois que vous avez reçu une soumission de formulaire de site Web, retournez au Portail Ocean, ouvrez la vue des Formulaires de site Web et localisez la soumission dans le dossier "Nouveau".
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Les informations sont automatiquement téléchargées dans le dossier du patient avec le numéro d'assurance maladie correspondant dans Med Access, ou si aucun dossier avec un numéro d'assurance maladie correspondant n'existe, un nouveau dossier sera créé.
- La soumission sera enregistrée dans le dossier du patient en tant que tâche active avec une pièce jointe PDF contenant les informations de la soumission.
- Retournez au Portail Ocean et marquez la soumission comme étant soit 'Acceptée' ou 'Terminée' si ce n'est pas déjà fait. La soumission sera catégorisée dans le dossier de réception respectif.
TELUS définit l'état des patients nouvellement créés par Ocean comme "Non confirmé". Veuillez vous assurer de vous connecter à votre DMÉ, de rechercher le patient nouvellement créé et de changer son état en "Actif".
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin et assurez-vous que "Permettre aux formulaires de site Web acceptés de créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", eFormulaires". Trouvez le eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre Formulaire de site Web, et ouvrez le eFormulaire dans l'Éditeur eFormulaire.
- Assurez-vous que votre eFormulaire comporte un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de note).
- Note : Si vous acceptez également les soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire comporte des champs obligatoires qui sont associés à des champs DMÉ correspondants pour le prénom du patient (Prénom(s)) et nom de famille (Nom), en plus de leur sexe.
- Une fois que le patient a soumis le formulaire, il apparaîtra dans le dossier "Nouveau" de la vue des Formulaires de site Web du Portail Ocean.
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Ocean recherchera un patient existant dans le DMÉ avec le numéro d'assurance maladie correspondant. S'il n'en trouve pas, il créera automatiquement un nouveau dossier patient avec les informations démographiques de la demande. La soumission sera stockée dans le dossier du patient sous forme de Note de consultation ou de Document, en fonction de votre configuration Cloud Connect.
- Retournez au Portail Ocean et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si ce n'est pas déjà fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "eFormulaires". Trouvez le eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre Formulaire de Site Web, et ouvrez le eFormulaire dans l'Éditeur eFormulaires.
- Assurez-vous que votre eFormulaire contient un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de Note).
- Une fois que vous avez reçu une demande de votre formulaire de site web, vérifiez s'il existe un dossier patient existant dans le DMÉ. Si le patient n'existe pas, vous devez créer manuellement un patient fictif avec le numéro d'assurance maladie du patient.
- De retour dans le Portail Ocean, ouvrez la vue "Formulaires de Site Web" et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Accepter". La fenêtre d'importation affichera un numéro d'importation.
- Accédez à votre DMÉ OSCAR et localisez ce patient. Ouvrez la barre d'outils Ocean et cliquez sur le bouton "Importer".
- Entrez le numéro d'importation provenant du Portail Ocean. Une confirmation
- Une fenêtre de confirmation apparaîtra pour confirmer quelles notes de patient seront mises à jour dans le dossier. Cliquez sur "Oui - Il s'agit du Dossier Correct". Les mises à jour des notes et des données démographiques seront appliquées au dossier du patient.
- Connectez-vous au Portail Ocean. Cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Admin". Cliquez sur "Fonctionnalités du site" depuis la page Paramètres Admin et assurez-vous que "Autoriser les formulaires de site acceptés à créer des patients dans votre DMÉ" est coché.
- Cliquez sur le bouton "Menu", eFormulaires". Trouvez le eFormulaire Ocean que vous utilisez pour votre Formulaire de site Web, et ouvrez le eFormulaire dans l'Éditeur eFormulaire.
- Assurez-vous que votre eFormulaire comporte un élément obligatoire demandant le numéro d'assurance maladie du patient et que le champ "Remplir la réponse pour le champ DMÉ" pour cet élément est défini sur "hn" (dans l'onglet Format de la note).
- Note : Si vous acceptez également les soumissions de patients qui n'ont pas de dossier existant dans votre DMÉ, vous voudrez également vous assurer que votre formulaire comporte des champs obligatoires qui sont associés à des champs DMÉ correspondants pour le prénom du patient (Prénom(s)) et nom de famille (Nom), en plus de leur sexe.
- Une fois que le patient a soumis le formulaire, il apparaîtra dans le dossier "Nouveau" de la vue des Formulaires de site Web du Portail Ocean.
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Ouvrez la soumission que vous souhaitez importer et cliquez sur "Importer dans le DMÉ".
Alternativement, vous pouvez utiliser les boutons 'Accepter' ou 'Terminé' pour déclencher l'importation et catégoriser la soumission dans le dossier respectif.
- Ocean recherchera un patient existant dans le DMÉ avec le numéro d'assurance maladie correspondant. S'il n'en trouve pas, il créera automatiquement un nouveau dossier patient avec les informations démographiques de la demande. La note sera automatiquement téléchargée sous forme de document PDF dans le dossier du patient.
- Retournez au Portail Ocean et marquez la soumission comme 'Acceptée' ou 'Terminée' (si ce n'est pas déjà fait). La soumission sera catégorisée dans le dossier respectif.
- Connectez-vous au Portail Ocean, ouvrez la vue des Formulaires de site Web et trouvez la soumission que vous souhaitez importer. Elle se trouvera normalement dans le dossier "Nouveau".
- Une fois que vous avez localisé la soumission du patient, ouvrez-la et cliquez sur 'Accepter'.
- Une fois que vous avez accepté la soumission, vous aurez la possibilité de la télécharger. Cliquez avec le bouton droit sur le lien de téléchargement et enregistrez le PDF dans un dossier de votre choix.
- À partir d'ici, vous pouvez télécharger votre fichier PDF nouvellement téléchargé dans le dossier du patient dans votre DMÉ.