Apprenez comment accepter, refuser et importer des eOrientations dans votre DMÉ.
1. Recevez une notification par courriel et accédez à l'eOrientation
- Lorsque vous recevez une nouvelle eOrientation, vous recevrez une notification par courriel basée sur votre configuration de notification.
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- Connectez-vous au Ocean Portail, et utilisez le menu pour naviguer vers la zone 'Orientations électroniques & Consultations électroniques'.
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Localisez l'eOrientation sous l'onglet 'Reçue' et dans le dossier d'état 'Nouveau'. Cliquez sur l'orientation pour l'ouvrir et voir plus de détails.
Astuce : Certaines colonnes peuvent être utilisées pour trier vos orientations par ordre croissant/décroissant. Cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne.
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2. Examinez et acceptez ou refusez l'eOrientation
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Après avoir ouvert l'eOrientation, examinez son contenu pour obtenir une compréhension plus détaillée de l'orientation et assurez-vous qu'elle contient toutes les informations dont vous avez besoin.
Astuce : Si nécessaire, vous pouvez assigner l'orientation pour qu'elle soit examinée par un autre utilisateur sur votre site Ocean pour un examen secondaire.
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- Utilisez le bouton 'Refuser' ou 'Accepter' en bas de l'orientation pour indiquer votre décision.
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PS Suite avec intégration Cloud Connect
- Lorsque vous acceptez une nouvelle orientation et que votre DMÉ PS Suite est intégré en utilisant Cloud Connect, Ocean recherchera un patient existant dans votre DMÉ avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants, et importera automatiquement la note d'orientation dans le dossier correspondant en tant que note de rencontre nouvelle.
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- Si aucun dossier correspondant n'est trouvé, un nouveau dossier sera généré et rempli avec les informations de l'orientation.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses PS Suite, le champ de dossier 'Médecin/NP référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.
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Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses PS Suite en utilisant Prénom(s) et Nom de famille.
Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses PS Suite avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour faire correspondre avec le bon fournisseur.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin/NP référent'.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Médecin/NP référent'.
Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
PS Suite sans intégration Cloud Connect
- Si votre DMÉ PS Suite n'est pas intégré en utilisant Cloud Connect, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :
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- Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans PS Suite. Si le patient n'existe pas encore dans le DMÉ, créez un nouveau dossier provisoire.
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- Vous pouvez ensuite utiliser le bouton 'Importer' sur la barre d'outils Ocean pour importer l'eOrientation du patient en utilisant le code numérique fourni. Les champs démographiques du patient mettront automatiquement à jour le dossier lorsque l'orientation sera importée, et une nouvelle note de rencontre contenant le résumé de l'orientation sera générée.
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Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
- Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, les informations de l'orientation seront automatiquement importées comme une nouvelle Tâche active dans le dossier du patient avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants dans votre DMÉ Med Access.
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- Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
- Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes de l'orientation. Les champs démographiques du patient seront également mis à jour automatiquement dans le dossier du patient.
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Note : Le champ 'État du patient' dans les nouveaux dossiers générés par Ocean sera par défaut défini sur 'Non confirmé'. Assurez-vous de mettre à jour l'état à 'Actif' (ou votre état préféré) après avoir accepté l'orientation.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Med Access, le champ de dossier 'Fournisseur référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.
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Note : Ocean fait correspondre les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Med Access en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.
Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Med Access avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Fournisseur référent'.
Extension Ocean-MA : Ajustements de la catégorie et du type de tâche
- Si vous utilisez l'Extension Ocean-MA, elle reconnaîtra automatiquement à l'ouverture de la Tâche qu'elle est associée à une eOrientation Ocean.
- L'extension ajustera automatiquement les valeurs de 'Catégorie' et 'Type' de la Tâche pour correspondre à l'eOrientation Ocean.
Après avoir examiné les modifications et effectué tous les autres ajustements nécessaires à la Tâche, cliquez sur 'Sauvegarder'. La Tâche sera automatiquement classée dans la section 'Demandes actives' de la zone 'Consultations' ou 'Investigations' correspondante du dossier du patient.
- Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans Accuro avec le numéro de carte de santé et la date de naissance correspondants.
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- Selon votre configuration de Cloud Connect, la note d'orientation apparaîtra soit comme une Note de rencontre soit comme un Document.
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Note : Il est recommandé que vos paramètres Cloud Connect soient configurés pour sauvegarder les orientations envoyées et reçues comme Documents afin de garantir que toute pièce jointe de fichier d'orientation soit automatiquement importée dans Accuro.
Par défaut, le Fournisseur de documents sera 'Non assigné'. Cependant, l'assignation automatique du Fournisseur de documents peut être activée dans vos paramètres Cloud Connect.
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Si aucun dossier avec un numéro de carte de santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le nom du fournisseur référent existe déjà dans votre carnet d'adresses Accuro, le champ de dossier 'Physicien référent' sera également mis à jour avec le nom du référent.
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Note : Ocean associe les informations du fournisseur référent avec le carnet d'adresses Accuro en utilisant le Prénom(s) et le Nom de famille.
Si plus d'un fournisseur existe dans le carnet d'adresses Accuro avec le même prénom et nom de famille, Ocean utilise le numéro de fax du référent pour correspondre avec le bon fournisseur.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille et numéro de fax, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.
Si plusieurs fournisseurs ont le même prénom, nom de famille, mais qu'aucun numéro de fax correspondant n'est trouvé, Ocean ne mettra pas à jour le champ 'Physicien référent'.
Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
- Si vous utilisez OSCAR, un code numérique vous sera fourni pour importer l'orientation dans votre DMÉ en suivant les étapes suivantes :
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- Naviguez manuellement dans le dossier du patient dans votre DMÉ OSCAR. Si le dossier du patient n'existe pas encore, créez un nouveau dossier provisoire.
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- Appuyez sur le bouton 'Import' dans la barre d'outils Ocean dans le dossier du patient, et entrez le code numérique fourni précédemment.
- Confirmez que le patient que vous importez de l'eOrientation correspond à l'information du patient du dossier dans lequel vous importez l'orientation.
- Les informations de l'orientation seront ensuite importées dans le dossier DMÉ en tant que nouvelle note de rencontre. Les champs démographiques du patient dans le DMÉ seront également automatiquement mis à jour lorsque l'eOrientation est importée.
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Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
Lorsque vous acceptez une nouvelle eOrientation, la note d'orientation sera automatiquement importée dans le dossier du patient dans OSCAR Pro avec le numéro de carte santé et la date de naissance correspondants.
Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
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La note d'orientation est importée au format PDF dans la zone 'Documents' du dossier, et la barre d'outils Ocean est mise à jour pour afficher le nombre d'orientations électroniques actives.
Note : Il peut prendre jusqu'à 1 heure pour que le nombre d'orientations électroniques actives soit mis à jour.
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Si aucun dossier avec un numéro de carte santé et une date de naissance correspondants n'est trouvé, Ocean générera automatiquement un nouveau dossier et y importera les notes d'orientation. Les champs démographiques du patient seront également automatiquement mis à jour dans le dossier du patient.
- Si Ocean a automatiquement généré un nouveau dossier patient et que le 'Numéro de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent est associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, les champs de dossier 'Numéro du médecin référent' et 'Médecin référent' seront automatiquement mis à jour avec le numéro de facturation et le nom au complet du référent (tel que défini dans leur compte utilisateur Ocean).
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Note : Si le 'Numéro de facturation' défini dans le compte utilisateur Ocean du fournisseur référent n'est pas associé à un contact dans votre bibliothèque de spécialistes OSCAR Pro, Ocean ne mettra pas à jour les champs 'Numéro du médecin référent' et 'Médecin référent'.
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Si vous utilisez un DMÉ non intégré, vous pouvez télécharger l'orientation après l'avoir acceptée et la télécharger manuellement dans votre DMÉ sous forme de PDF.
Astuce : Vous pouvez télécharger une copie du record d'orientation à tout moment.
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Dans Ocean, l'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'En attente de réservation'.
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Si vous refusez une eOrientation, vous serez invité à entrer une raison pour le refus, avec l'option de fournir un message supplémentaire pour les notifications par courriel de refus.
Un message apparaîtra également pour vous informer de la partie prenante à qui l'orientation sera retournée.
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- Si le patient a consenti aux notifications par courriel, vous pouvez également choisir si le patient doit également recevoir la notification par courriel de refus.
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- L'orientation sera automatiquement déplacée dans le dossier d'état 'Refusé'.