Messages de groupe de patients avec Ocean

L'Ocean vous permet de télécharger en masse une liste de patients à partir d'un fichier pour vous aider à effectuer des interventions basées sur la population ou des messages de groupe de patients. Une liste de patients peut être téléchargée avec un "ID de cohorte" spécifié par l'utilisateur, que vous pouvez utiliser pour envoyer des lots de questionnaires en ligne ou des messages sécurisés.

Téléchargement d'un fichier de cohorte de patients vers Ocean

1. Créez votre fichier de liste de patients.

   • À partir de votre DMÉ, vous devrez exporter une liste de patients, incluant leurs informations démographiques de base.
   • La méthode pour obtenir cette liste de patients varie en fonction du DMÉ que vous utilisez, mais cela implique généralement l'exécution et l'exportation d'un rapport de recherche dans le système.
   • Pour apprendre comment obtenir un fichier correctement formaté que Ocean accepte, veuillez consulter cet article.

2. Téléchargez et nommez votre fichier de liste de patients.

   • Connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur le bouton "Menu" dans le coin supérieur gauche et sélectionnez "Patients". Sous le menu Actions dans la barre latérale gauche (près du bas), sélectionnez "Télécharger des patients à partir d'un fichier".
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   • Recherchez le fichier que vous avez créé à l'étape 1.
   • Sélectionnez le fichier approprié "Importateur" dans le menu déroulant.
   • Donnez un nom au fichier à côté de "Assigner un ID de cohorte".

   • Si nécessaire, vous pouvez également ajouter des eFormulaires à inclure dans l'e-mail sous "Mettre en file d'attente des eFormulaires pour les patients téléchargés".

     Note : Un patient ne peut appartenir qu'à une seule cohorte. Si un patient est inclus dans deux fichiers de cohortes, il sera assigné à la cohorte la plus récemment téléchargée.

3. Envoyez votre message de groupe de patients.

   Note : Veuillez attendre au moins 30 minutes entre le téléchargement d'une cohorte et l'envoi d'un message à la cohorte. Cela garantit qu'Ocean a eu suffisamment de temps pour synchroniser tous les patients.

   • Pour envoyer un message de groupe de patients, sélectionnez "Envoyer un e-mail à la cohorte" dans le menu Actions en bas à gauche de l'onglet Patients.
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   • Sélectionnez votre groupe en utilisant le menu déroulant "Sélectionner une cohorte".
   • Sélectionnez le modèle que vous souhaitez envoyer dans le menu Modèles dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue. (Apprenez comment configurer vos modèles de messages en ligne dans cet article).
   • Note : La fonctionnalité "Autoriser les réponses" n'est pas disponible lors de l'utilisation des Messages de groupe avec Ocean. Les patients n'auront pas la possibilité de répondre à votre message, même si la fonctionnalité est activée sur le modèle que vous avez choisi.
   • Sélectionnez "Envoyer les invitations" pour envoyer vos e-mails.

4. Voir les journaux des transactions de messages de groupe de patients.

   • Pour des raisons d'audit ou de suivi, vous voudrez peut-être télécharger un enregistrement de tous les e-mails en lot qui ont été envoyés à vos différents groupes de patients. Pour ce faire, accédez à la page des paramètres d'administration dans le Portail Ocean.
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   • Cliquez sur "Rapports" et sous "Exportation des journaux des transactions par e-mail en lot", sélectionnez la plage de dates que vous souhaitez voir dans votre fichier exporté. Pour voir toutes les transactions de messages de groupe, laissez ces champs de date vides.
   • Si vous souhaitez uniquement voir le rapport pour un groupe spécifique, saisissez l'ID de cohorte dans le champ sous la plage de dates. Si vous souhaitez voir tous vos groupes, laissez ce champ vide.
   • Cliquez sur "Exporter" et votre journal sera téléchargé sous forme de fichier .csv, qui pourra ensuite être ouvert dans Microsoft Excel. Un dictionnaire de données de l'exportation peut être téléchargé en cliquant sur le bouton bleu à droite.
   • Télécharger le dictionnaire de données des 'Journaux des transactions par e-mail en lot'

Télécharger un fichier de cohorte de patients à partir d'Ocean

Ocean offre la possibilité de visualiser/exporter les patients d'une cohorte Ocean particulière. Cela est utile pour déterminer quel(s) patient(s) appartiennent à quelle cohorte dans Ocean. Pour exporter une cohorte :