Les notifications par courriel automatiques sont déclenchées pour les patients et les expéditeurs chaque fois qu'un statut d'eConseil/eRéférence est modifié de 'Nouveau' à 'Réservé'/'Annulé'/'Refusé', ou lorsqu'un Temps d'attente anticipé pour le rendez-vous est spécifié dans la référence, ou lorsque la date ou l'heure du rendez-vous de la référence est modifiée.
Simplement "Accepter" un eConseil/eRéférence n'envoie généralement pas de notification par courriel (à moins qu'il ne soit accepté suite à la spécification d'un 'Temps d'attente anticipé pour le rendez-vous', ou si vous vous trouvez dans le scénario rare où la eRéférence est soumise dans le cadre d'une eDemande spécifiquement configurée pour le faire).
La détermination de(s) adresse(s) courriel à laquelle/auxquelles les notifications sont envoyées dépend des conditions dans lesquelles la consultation/référence a été envoyée et de la nature de la notification.
- Un exemple du courriel de notification fourni aux patients peut être consulté en agrandissant l'image sur la droite.
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Règles de notification par courriel
Notifications par courriel pour les expéditeurs
Les courriels de notification sont envoyés à l'expéditeur/référent lorsque :
- Une date de rendez-vous est réservée, modifiée ou supprimée dans l'eRéférence
- Un Délai anticipé pour le rendez-vous est fourni dans l'eRéférence
- Commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans l'eRéférence
- L'eConseil ou l'eRéférence est transmis
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L'eConseil ou l'eRéférence est refusé et renvoyé à l'expéditeur/référent d'origine*
*Note : Si la référence a été précédemment transmise à une autre partie prenante qui refuse ensuite la référence, l'expéditeur/référent d'origine ne recevra pas de courriel de notification concernant le refus.
- Un message sécurisé (ou une réponse d'eConseil) est envoyé à l'expéditeur/référent (les patients ne reçoivent pas ce message)
Les notifications seront envoyées en fonction des conditions suivantes :
Un utilisateur Ocean est associé à la référence
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Les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, en fonction de l'ordre des adresses courriel dans la page Mon compte de l'utilisateur (trouvée dans le portail Ocean, en cliquant sur votre nom en haut à droite, et en sélectionnant "Mon compte") :
- Courriel de notification de référence
- Courriel de délégué clinique
- L'adresse courriel de l'utilisateur
Si l'utilisateur Ocean référent a été supprimé du site Ocean, les notifications seront envoyées à la première adresse courriel définie, en fonction de l'ordre des adresses courriel dans le site Ocean :
- Courriel de notification de référence entrante par défaut pour le site Ocean
- Administrateur clinique / Contact de support Ocean pour le site Ocean
- L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean
L'expéditeur/référent n'était pas connecté à un compte utilisateur Ocean, mais a fourni une adresse courriel de notification spécifique lors de l'envoi de la référence
Les notifications seront envoyées à l'adresse courriel fournie.
Notifications par courriel pour les délégués de référence
Si un utilisateur délégué envoie une référence au nom d'un fournisseur référent, Ocean utilisera les paramètres utilisateur du fournisseur pour déterminer où les notifications sont dirigées comme ci-dessus.
En conséquence, l'utilisateur délégué ne recevra pas les notifications eux-mêmes, sauf si le fournisseur n'est plus un utilisateur sur le site Ocean, auquel cas les notifications par courriel seront envoyées à :
- Le courriel de notification de référence du délégué
- L'adresse courriel de l'utilisateur délégué
Dans le cas où à la fois le fournisseur et le délégué ont été supprimés du site Ocean, les notifications par courriel seront envoyées à la première adresse courriel disponible dans la liste suivante :
- Courriel de notification de référence entrante par défaut pour le site Ocean
- Administrateur clinique / Contact de support Ocean pour le site Ocean
- L'adresse courriel associée au compte utilisateur du payeur du site Ocean
Notifications par courriel pour les Spécialistes
Les courriels de notification sont envoyés au Spécialiste lorsque :
- Tout nouveau eConseil ou eRéférence est reçu
- Un message sécurisé est envoyé au Spécialiste
- Un eConseil ou eRéférence est annulé
- Un eConseil ou eRéférence est transféré au Spécialiste puis révoqué
- L'expéditeur convertit un eConseil en cours en eRéférence en utilisant le bouton 'Changer en eRéférence'
- L'expéditeur demande qu'un eConseil en cours soit converti en eRéférence en utilisant le bouton 'Poursuivre avec l'eRéférence'
- Un eConseil est marqué comme terminé par l'expéditeur
- Les courriels de notification seront envoyés au niveau de l'offre, du listing ou du site, en fonction de la configuration des notifications pour le site.
- Les notifications concernant une consultation/référence spécifique seront envoyées à la première adresse électronique définie, en fonction de l'ordre des adresses électroniques dans la Vue Admin (du Portail Ocean) du site :
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- Courriel de notification de l'Offre
- Défini par le site dans l'Offre de Service de Santé spécifique taguée dans la section "Détails du Service" d'un "Listing de l'Annuaire" du site
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- Courriel de notification du Listing
- Défini par le site dans la section "Avancé" du "Listing de l'Annuaire"
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- Courriels de notification par défaut pour les Références Entrantes
- Défini par le site dans la section "Configuration des Références"
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- Administrateur Clinique/Contact de Support Ocean
- Défini par le site dans la section "Compte du Site"
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- Adresse e-mail du payeur du site
- Définie par le site dans la section "Facturation"
- Note: Vous pouvez répertorier plusieurs adresses e-mail sous chaque section en les énumérant, en séparant chaque adresse e-mail par des virgules (,) ou des points-virgules (;).
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Notifications par courriel pour les patients
- Pour qu'une notification par courriel soit envoyée au patient, l'adresse courriel du patient doit être incluse dans la référence (ce qui n'est autorisé qu'après un consentement par courriel du patient).
- Vous pouvez ajouter, mettre à jour ou supprimer l'adresse courriel d'un patient à tout moment en modifiant la démographie du patient dans la fenêtre de consultation/référence.
Les courriels de notification sont envoyés au patient lorsque :
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- La eRéférence est envoyée avec succès
- Un Rendez-vous anticipé est fourni dans la eRéférence
- Une date de rendez-vous est réservée, supprimée ou modifiée dans la eRéférence
- Des commentaires de réservation sont ajoutés ou modifiés dans la eRéférence
- La eRéférence est transmise
- La eRéférence est annulée
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La eRéférence est refusée et renvoyée à l'expéditeur initial*.
*Note : Dans certaines circonstances, le destinataire de la référence peut choisir de ne pas informer le patient du refus. De plus, si la référence a été précédemment transmise à une autre partie prenante qui refuse ensuite la référence, le patient ne recevra pas de courriel de notification concernant le refus.
- La eRéférence est redirigée (suite à une annulation ou un refus initial)
- Pour plus de détails sur les notifications par courriel liées à la eRéférence envoyées aux patients, veuillez consulter "Quelles notifications par courriel les patients recevront-ils concernant leurs eRéférences ?".
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Désactiver les notifications par courriel
- Si vous êtes un site destinataire et que vous souhaitez désactiver les notifications automatiques par courriel aux patients, vous pouvez le faire dans la zone de configuration des références de votre site Ocean.
