Pendant combien de temps les eConseils/eRéférences sont-ils stockés après avoir été envoyés via l'Ocean?

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Les références sont conservées pendant une durée minimale d'1 an/365 jours après leur envoi/réception ou leur transcription dans Ocean. Il s'agit de la durée de stockage par défaut d'une référence si aucune autre action n'est entreprise.

Un courriel d'avertissement de suppression est envoyé 14 jours avant la date limite de purge. Les cliniques peuvent choisir de prolonger la date de purge de la référence en utilisant les actions décrites ci-dessous.

Actions Prolongeant la Date Limite de Purge

Les actions énumérées ci-dessous peuvent prolonger la durée de stockage/la date limite de purge au-delà de la durée de stockage par défaut de 365 jours.

  • Ajouter une Date de Rendez-vous
    La référence sera conservée pendant 30 jours après le dernier rendez-vous réservé dans Ocean. Si cette date tombe avant les 365 jours, la référence sera conservée pendant les 365 jours par défaut. *
  • Ajouter un 'Délai d'Attente Anticipé avant le Rendez-vous'
    Si un délai d'attente anticipé est ajouté à la référence, elle sera conservée pour la période d'attente plus 60 jours, calculée à partir de la date à laquelle la référence a été initialement reçue/saisie dans Ocean.
    • Exemple : La référence est reçue le 1er janvier 2024. Un délai d'attente anticipé de 14 à 18 mois est ajouté le 1er mars 2024 (2 mois après la réception). La référence sera conservée jusqu'au 1er mai 2025 (14 mois après le 1er janvier 2024, plus 60 jours)
  • Transférer vers une Autre Inscription dans l'Annuaire
    La date limite de purge de la référence sera de 1 an après la dernière date de transfert.
  • Marquer pour Révision
    L'eRéférence/l'eConseil sera conservé pendant 1 an après que la référence a été marquée pour révision en utilisant la fonction 'Besoin de Révision'
  • Prolonger Manuellement la Date Limite de Purge
    En cliquant sur le bouton de rafraîchissement sur la référence (à partir de la vue de liste du dossier 'Avertissements de Suppression'), la date limite de purge sera prolongée de 60 jours.

*NOTE : Si une référence est envoyée à une Clinique d'Accès Rapide/Centre d'Évaluation, la date limite de purge sera de 1 an à partir de la date d'évaluation initiale.

  • Vérification de la Date Limite de Purge pour un eConseil/eRéférence

    • Pour vérifier la date limite de purge pour un eConseil/eRéférence à tout moment, cliquez sur le menu 'Action' dans la référence et sélectionnez 'Voir le Journal des Événements'. La date de purge programmée s'affichera en bas du journal des événements.
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