Les questionnaires et les messages sécurisés des patients d'Ocean nécessitent souvent des réponses cliniquement importantes de la part des patients. Par exemple, un message sécurisé peut être envoyé à un patient lui demandant de vérifier sa tension artérielle et de faire un retour à la clinique. Il est donc important d'avoir un mécanisme systématique de suivi de ces messages dans votre clinique.
Contrairement aux e-mails simples ou aux messages vocaux, Ocean propose une fonctionnalité de sécurité intégrée pour aider à éviter que les réponses en retard ne "passent à la trappe".
- Lorsque vous envoyez un questionnaire ou un message au patient, vous pouvez demander à être notifié si le patient n'a pas répondu dans un délai spécifique (en utilisant les fonctionnalités "Me notifier en cas d'absence de réponse après"). Vous pouvez ajuster ce paramètre dans le panneau Avancé dans la boîte de dialogue utilisée pour envoyer un message en ligne ou un questionnaire.
- Plus tard, si le patient n'a pas consulté ce message ou complété le questionnaire, sa réponse sera considérée comme en retard.
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Note : Vous n'avez pas besoin d'utiliser la fonctionnalité "Autoriser la réponse" pour suivre ces messages.
Modèles de messages aux patients
Vous pouvez mettre à jour le modèle de votre message en ligne ou questionnaire pour mémoriser le paramètre de notification/en retard afin de ne pas avoir à le définir à chaque fois. Pour plus d'informations sur la configuration de vos modèles, veuillez consulter Personnalisation de vos modèles.
- Certains sites préfèrent recevoir un résumé quotidien de tous les patients dans Ocean avec des réponses en retard, même si un courriel de rappel pour ces patients a déjà été envoyé.
- D'autres sites préfèrent éviter de recevoir des courriels de notification répétitifs chaque soir lorsqu'ils ont déjà été informés de ces réponses spécifiques en retard.
- Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans vos Paramètres de modèle globaux dans le Portail Ocean.
- Vous pouvez choisir entre les options suivantes :
- Informer l'expéditeur de tous les patients en retard jusqu'à ce que leur état soit effacé
- Pour un résumé quotidien.
- Informer l'expéditeur une seule fois pour chaque patient
- Pour des réponses en retard spécifiques uniquement.
- Peu importe vos paramètres de notification par courriel, nous vous recommandons de désigner une personne dans votre établissement (généralement une réceptionniste) pour faire le suivi de tous les patients avec des réponses en retard. Les cliniciens individuels peuvent également choisir de faire le suivi manuellement de leurs messages sécurisés.
- Pour voir tous les patients avec des messages en retard, connectez-vous au Portail Ocean. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur "Menu" dans le coin supérieur droit et cliquez sur "Patients". Cliquez sur la boîte de recherche sous "Rechercher des patients" pour choisir l'option de recherche "Patients avec des réponses en retard".
Les réponses des patients peuvent être en retard pour les raisons suivantes :
- Le patient n'a pas consulté récemment son courriel
- L'adresse courriel du patient est incorrecte (ce qui peut avoir rebondi ou non)
- Le courriel a été filtré comme spam (heureusement, les courriels d'Ocean sont généralement considérés comme légitimes par les clients de messagerie et ne sont généralement pas filtrés comme spam, mais cela peut quand même arriver)
- Le patient n'a pas lu ou ouvert le courriel
Peu importe la raison du retard de la réponse, il est probablement cliniquement nécessaire de faire le suivi avec le patient en utilisant vos moyens de communication traditionnels : appeler, laisser un message vocal, envoyer un SMS ou discuter de la prochaine visite. Vous pouvez vouloir demander pourquoi ils n'ont pas reçu le message afin que vous ou eux puissent prendre des mesures pour gérer la prochaine tentative avec succès.
Un exemple du cabinet du Dr Kavanagh
Le personnel administratif du Dr Kavanagh suit souvent en appelant les patients lorsque qu'un message sécurisé ou un questionnaire est en retard pour une réponse. Si le répondeur du patient est atteint, la secrétaire laisse simplement un message demandant au patient de vérifier son courriel pour le message envoyé à une date particulière. Cette technique est utile car elle fait non seulement le suivi de la préoccupation liée à la notification, mais "forme" également le patient pour s'assurer que des messages similaires sont reçus avec succès à l'avenir. Les cliniciens individuels peuvent suivre cette approche en envoyant une tâche/un message à leur secrétaire dans leur DMÉ, en leur demandant de faire de même.
- Si vous avez contacté le patient et résolu la réponse en retard, vous pouvez reporter l'avertissement de retard de 7 jours, 30 jours ou supprimer manuellement l'état "Réponse en retard" du patient pour arrêter de recevoir des notifications par courriel. Dans le Portail Ocean, localisez le patient dans la vue Patients et cliquez sur l'avertissement "Réponse en retard" en rouge. Vous verrez l'option pour effacer l'avertissement de retard ou le reporter de 7 ou 30 jours.
