Les questionnaires pour patients et les messages sécurisés d'Ocean nécessitent souvent des réponses cliniquement importantes de la part des patients. Par exemple, un message sécurisé peut être envoyé à un patient lui demandant de vérifier sa tension artérielle et de faire un retour à la clinique. Par conséquent, il est important d'avoir un mécanisme systématique pour faire le suivi de ces messages dans votre clinique.
Contrairement aux courriels ou messages vocaux simples, Ocean offre une fonctionnalité de sécurité intégrée pour aider à prévenir que les réponses en retard ne "passent entre les mailles du filet".
- Lorsque vous envoyez un questionnaire ou un message au patient, vous pouvez demander à être notifié si le patient n'a pas répondu dans un délai spécifique (en utilisant les fonctionnalités "Me notifier si aucune réponse après"). Vous pouvez ajuster ce paramètre dans le panneau Avancé dans la boîte de dialogue utilisée pour envoyer un message ou un questionnaire en ligne.
- Plus tard, si le patient n'a pas accédé à ce message ou complété le questionnaire, alors sa réponse sera considérée comme en retard.
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Note : Vous n'avez pas besoin d'utiliser la fonctionnalité "Permettre au patient de répondre" pour suivre ces messages.
Modèles de Messages aux Patients
Vous pouvez mettre à jour le modèle pour votre message ou questionnaire en ligne pour mémoriser le paramètre de notification/en retard afin de ne pas avoir à le définir à chaque fois. Pour plus d'informations sur la configuration de vos modèles, veuillez vous référer à Personnalisation de vos Modèles.
- Certains sites préfèrent recevoir un résumé nocturne de tous les patients dans Ocean avec des réponses en retard, même si un courriel de notification de rappel pour ces patients a déjà été envoyé.
- D'autres sites préfèrent éviter de recevoir des courriels de notification répétitifs chaque soir lorsqu'ils ont déjà été informés de ces réponses spécifiques en retard.
- Vous pouvez personnaliser ce paramètre dans vos Paramètres de Modèle globaux dans le Ocean Portail.
- Vous pouvez choisir entre les options suivantes :
- Alerter l'expéditeur de tous les patients en retard jusqu'à ce que leur état soit effacé
- Pour un résumé nocturne.
- Alerter l'expéditeur de chaque patient une fois
- Pour des réponses spécifiques en retard seulement.
- Indépendamment de votre paramètre de notification par courriel, nous recommandons de désigner quelqu'un sur votre site (généralement un réceptionniste) pour faire le suivi de tous les patients avec des réponses en retard. Les cliniciens individuels peuvent également choisir de suivre manuellement leurs messages sécurisés.
- Pour voir tous les patients avec des messages en retard, connectez-vous au Ocean Portail. Si vous n'êtes pas déjà dans la vue Patients, cliquez sur "Menu" dans le coin supérieur gauche et cliquez sur "Patients". Cliquez sur la boîte de recherche sous "Trouver des Patients" pour choisir l'option de recherche "Avec des réponses en retard".
Les réponses des patients peuvent être en retard pour les raisons suivantes :
- Le patient n'a pas vérifié son courriel récemment
- Le courriel du patient est incorrect (ce qui peut ou non avoir été rejeté)
- Le courriel a été filtré comme spam (heureusement, les courriels d'Ocean sont généralement considérés comme légitimes par les clients de messagerie et ne sont généralement pas filtrés comme spam, mais cela peut encore arriver)
- Le patient n'a pas lu ou ouvert le courriel
Quelle que soit la raison du retard de la réponse, il est probablement cliniquement nécessaire de faire un suivi avec le patient en utilisant vos moyens de communication traditionnels : téléphoner, laisser un message vocal, envoyer un texto ou discuter la prochaine fois qu'il revient pour une visite. Vous pouvez vouloir vous renseigner sur la raison pour laquelle ils n'ont pas reçu le message afin que vous ou eux puissiez prendre des mesures pour gérer la prochaine tentative avec succès.
Un Exemple de la Clinique du Dr. Kavanagh
Le personnel administratif du Dr. Kavanagh fera souvent un suivi en appelant les patients lorsqu'un message sécurisé ou un questionnaire est en retard pour une réponse. Si la messagerie vocale du patient est rencontrée, la secrétaire laisse simplement un message demandant au patient de vérifier son courriel pour le message envoyé à une date particulière. Cette technique est utile car elle suit non seulement la préoccupation liée à la notification, mais elle "forme" également le patient à s'assurer que des messages similaires sont reçus avec succès à l'avenir. Les cliniciens individuels peuvent suivre cette approche en envoyant une tâche/un message à leur secrétaire dans leur DMÉ, leur demandant de faire de même.
- Si vous avez contacté le patient et résolu la réponse en retard, vous pouvez différer l'avertissement de retard de 7 jours, 30 jours ou supprimer manuellement l'état "Réponse en Retard" sur le patient pour arrêter de recevoir des notifications par courriel. Dans l'Ocean Portail, localisez le patient dans la vue Patients et cliquez sur l'avertissement rouge "Réponse en Retard". Vous verrez l'option pour effacer l'avertissement de retard, ou le différer de 7 ou 30 jours.
