Le Gestionnaire de Modèles vous permettra de créer et de sauvegarder des modèles, vous permettant d'avoir une collection de messages standard (avec des messages sécurisés et/ou des formulaires accompagnants) à envoyer aux patients à travers les Messages aux Patients ou les Rappels aux Patients.
Les modèles personnalisés sont très utiles si vous envoyez souvent le même message spécifique et/ou un ensemble de formulaires aux patients. De plus, un modèle personnalisé est essentiel si vous utilisez les Rappels aux Patients.
En utilisant le Gestionnaire de Modèles, vous pouvez créer de tout nouveaux modèles à partir de zéro, modifier des modèles existants, ou même dupliquer un modèle pour en faire une version similaire mais légèrement différente.
Note : Vous devez être un Administrateur de Site Ocean pour personnaliser les Modèles.
- Pour créer un tout nouveau modèle, connectez-vous à l'Ocean Portail.
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- Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
- Appuyez sur le bouton "Ajouter Modèle". Cela vous amènera dans l'Éditeur de Modèles.
- Certains champs sont pré-remplis avec un libellé standard que vous pouvez choisir de modifier légèrement, ou même de remplacer entièrement par votre propre contenu.
- Une fois que vous êtes satisfait du contenu de votre modèle, appuyez sur "Sauvegarder" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
- Alternativement, vous pouvez appuyer sur "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" si vous souhaitez que ce modèle apparaisse automatiquement chaque fois que vous envoyez un message au patient.
- Astuce : Vous pouvez facilement déterminer le modèle par défaut de votre site à partir du Gestionnaire de Modèles en recherchant le modèle étiqueté "Défaut du Site".
- Pour personnaliser un modèle existant, connectez-vous à l'Ocean Portail.
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- Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
- Le Gestionnaire de Modèles affiche tous vos modèles existants. Pour personnaliser un modèle existant, appuyez sur le bouton "Modifier" à côté de celui-ci.
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- Dans l'Éditeur de Modèles, vous pouvez voir le contenu existant de votre modèle et le modifier à votre guise.
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- Une fois que vous avez terminé vos modifications, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" en bas de la page.
Si vous souhaitez créer un catalogue de modèles à utiliser dans votre clinique, la fonctionnalité Dupliquer est utile pour construire efficacement vos modèles et apporter de petits changements au contenu.
- Pour dupliquer un modèle, connectez-vous à l'Ocean Portail.
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- Dans le coin supérieur gauche, sélectionnez "Menu" et cliquez sur "Modèles". Cela vous amène au Gestionnaire de Modèles.
- À partir du Gestionnaire de Modèles, appuyez sur le bouton "Dupliquer" à côté du modèle que vous souhaitez dupliquer.
- Vous serez lancé dans l'Éditeur de Modèles qui est automatiquement rempli avec le contenu du modèle que vous avez choisi de dupliquer.
- Le modèle est automatiquement nommé "Copie de [nom du modèle original]". Vous pouvez modifier le nom pour refléter les changements que vous apportez au contenu du modèle.
- Une fois que vous avez terminé de modifier le contenu de votre modèle, appuyez sur le bouton "Sauvegarder" ou "Sauvegarder & Définir comme Défaut du Site" en bas de la page pour sauvegarder votre modèle.
Paramètres du modèle
Nom du modèle
- Le nom du modèle vous permet de reconnaître facilement le contenu du modèle. Il n'est jamais visible pour les patients, vous pouvez donc l'utiliser pour décrire l'objectif du modèle pour vous-même et les autres utilisateurs sur votre site Ocean.
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Objet
- L'objet personnalisable est ce qui apparaîtra dans la boîte de réception des patients lorsqu'ils recevront un message sécurisé ou un rappel utilisant ce modèle.
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Salutation
- La salutation est la ligne d'ouverture du corps de l'email.
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Astuce : Le mot-clé @ptPreferredOrFirstName remplira automatiquement le nom du patient tel qu'il apparaît dans votre DMÉ, fournissant une salutation automatiquement personnalisée pour vos patients.
Corps de l'email
- Le corps de l'email vous permet de personnaliser le message que le patient verra dans sa boîte de réception.
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Note : Le contenu inclus dans le corps de l'email ne sera pas enregistré dans le dossier du patient.
Les mots-clés '[weblink]'
Le mot-clé '[weblink]' indique où dans le corps de votre email un hyperlien apparaîtra automatiquement pour que le patient puisse cliquer dessus pour accéder à tout contenu sécurisé. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous,' ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.
Le mot-clé '[weblink_french]' peut être utilisé pour afficher la version française de l'hyperlien. L'hyperlien apparaîtra comme suit : 'Afficher le message sécurisé', 'Remplir le questionnaire', 'Confirmer le rendez-vous', ou 'Afficher le message sécurisé et remplir le questionnaire'.
- Vous pouvez utiliser les mots-clés anglais et français séparément ou ensemble dans vos modèles.
- Si aucun mot-clé n'est inclus dans le modèle, Ocean ajoutera automatiquement la version anglaise '[weblink]' du mot-clé à la fin du corps de l'email.
Message sécurisé
- Choisissez si vous souhaitez inclure un message sécurisé dans ce modèle. Un reçu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier DMÉ du patient avec un horodatage.
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- Les messages sécurisés sont accessibles par les patients lorsqu'ils cliquent sur le lien hypertexte dans le corps de l'email.
- Contenu du message sécurisé
- Vous pouvez taper toute information dans cette zone de texte que vous souhaitez sauvegarder comme message sécurisé pour ce modèle. Le contenu du message sécurisé sera enregistré dans le dossier du patient.
- Permettre au patient de répondre
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Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', cette option permettra au patient de fournir une réponse tapée unique au message. Les réponses des patients peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, et vous recevrez une notification par email vous alertant qu'ils ont répondu.
Notez que cette fonctionnalité n'est pas disponible lors de l'utilisation de Messages de groupe avec Ocean.
- Permettre au patient de répondre avec pièce jointe
- Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', l'option permettra au patient de répondre avec un ou des fichiers en pièce jointe. Les pièces jointes soumises par le patient peuvent être trouvées dans leur dossier dans votre DMÉ, ou dans l'Ocean Portail.
- Notifier l'expéditeur lorsque le patient a accusé réception du message sécurisé
- Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', une notification sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient a accédé au message sécurisé.
eFormulaires
- Choisissez si vous souhaitez ajouter un ou des eFormulaires à ce modèle.
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- Ajouter eFormulaire
- Ce bouton ouvrira une fenêtre pour rechercher et sélectionner un eFormulaire Ocean. Une fois un formulaire ajouté, il sera affiché sous le bouton.
- Vous pouvez prévisualiser ou supprimer l'eFormulaire en utilisant les boutons à droite de son nom.
- Si vous ajoutez plusieurs eFormulaires, le symbole "↑" à gauche vous permet de modifier l'ordre dans lequel les patients complètent les eFormulaires.
- Notifier l'expéditeur lorsque le patient a complété ses formulaires
- Lorsqu'il est réglé sur 'Oui', une notification par email sera envoyée à l'email de l'expéditeur ou aux emails des délégués cliniques lorsque le patient complète tous ses eFormulaires.
Paramètres avancés
- Cette zone vous permet de personnaliser les paramètres avancés, y compris le temps d'expiration pour le lien hypertexte dans le corps de l'email, les exigences de vérification d'identité, une URL de redirection, et un délai de réponse en retard.
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- Date d'expiration
- Ce champ détermine la période pendant laquelle le patient peut accéder à un message sécurisé, une pièce jointe ou un formulaire Ocean en cliquant sur le lien hypertexte dans l'email.
- Si un formulaire Ocean est ouvert, complété et soumis par le patient, il ne peut plus être accessible. Cependant, les messages sécurisés et les pièces jointes restent disponibles jusqu'à l'expiration du lien.
- Vérification d'identité
- Décidez comment les patients peuvent vérifier leur identité pour accéder aux messages sécurisés et/ou formulaires. Par défaut, Ocean utilise la date de naissance comme méthode de validation requise. Cependant, vous pouvez changer cela pour le numéro d’assurance-maladie du patient, le numéro de DMÉ, un mot de passe d'accès (donné au patient au préalable), ou un ID alternatif.
- URL de redirection
- Cela vous permettra de rediriger le patient vers l'URL de votre choix une fois qu'il a complété tout formulaire Ocean associé au message. Le patient peut également accéder à l'URL en cliquant sur le bouton 'Visiter le lien recommandé' sur le message sécurisé associé (par exemple, dans le cas où il n'a pas de formulaires Ocean à compléter).
- Notification de retard
- Recevez une notification par email vous alertant que le patient n'a pas encore accédé à son message sécurisé en entrant le nombre de jours ici.